Sie haben ein Programm zur Verwaltung der Einhaltung von Vorschriften eingeführt. Es deckt alles ab, von Sicherheitsvorschriften am Arbeitsplatz bis hin zur Cybersicherheit. Sie haben Tage, Wochen, vielleicht sogar Monate mit der Feinabstimmung der einzelnen Teile verbracht. Sie haben alle Kästchen abgehakt. Sie haben alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Dann kommt der Moment der Wahrheit: Sie fragen Ihre Mitarbeiter, was sie über die Einhaltung von Vorschriften wissen, und Sie werden mit einem Raum voller leerer Blicke konfrontiert. Es könnte schlimmer sein. Sie könnten zu spät herausfinden – nachdem ein schwerwiegender Verstoß stattgefunden hat – dass Ihre Mitarbeiter die im Compliance-Handbuch festgelegten Standards nicht einhalten.
Die Lösung? Stellen Sie sicher, dass jeder einzelne Mitarbeiter Ihren Compliance-Plan kennt und versteht, was er beinhaltet.
Mitarbeiter-Bewusstsein: Spielt das eine Rolle?
Viele Arbeitgeber sehen die Einhaltung von Vorschriften nur als eine weitere Forderung des Unternehmens oder eine rechtliche Hürde an – ein kleines Hindernis, das es zu überwinden gilt. Nichts könnte weiter von der Wahrheit entfernt sein. Ein Verstoß gegen die Datenschutzbestimmungen hat alle möglichen Konsequenzen: Untergrabung des Vertrauens der Verbraucher, Verlust der Markenintegrität, Schwächung der internen Moral und Ärger mit den Aufsichtsbehörden.
Ein effektiver Compliance-Plan minimiert solche Risiken. Er schützt Ihr Unternehmen und seinen guten Namen vor vermeidbaren Fehlern. Vielleicht ist das der Grund, warum Compliance-Programme in der heutigen Unternehmenskultur immer wichtiger werden. In einem so wettbewerbsorientierten und stark regulierten Geschäftsumfeld können Compliance-Fragen den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg bedeuten.
Mitarbeiterbeteiligung: Ist das möglich?
Die meisten Mitarbeiter fürchten sich vor Compliance-Schulungen. Das ist auch kein Wunder. Wenn sie das Wort „Compliance“ erwähnen, denken sie an Kreidetafeln und Besprechungsräume, Checklisten und langwierige Präsentationen.
Schulungen müssen nicht mühsam sein. Mit der richtigen Strategie können Sie eine unterhaltsame, ansprechende und dennoch effektive Kampagne erstellen, die das Bewusstsein für die Einhaltung von Vorschriften schärft und Ihr Unternehmen vor Fehlern schützt. Wie schaffen Sie es also, dass jeder im Büro die Botschaft verinnerlicht und die Einhaltung der Vorschriften zu einem Teil seiner täglichen Routine macht? Versuchen Sie diese 5 Strategien.
1. Verwenden Sie eine spezielle Compliance Management Software
Moderne Unternehmen stehen vor vielen verschiedenen Herausforderungen. Die Liste der Compliance-Anforderungen ist lang und wird jedes Jahr länger – FCPA-Compliance, ISO-Compliance, IT-Compliance, NIST-Compliance, Sarbanes-Oxley-Compliance, und die Liste geht weiter und weiter und weiter.
Wenn Sie nicht über einen einheitlichen Rahmen für die Einhaltung der Vorschriften verfügen, wird Unordnung herrschen. Wenn Sie eine Reihe von Regeln für die Cybersicherheit und eine Reihe von Regeln für die physische Sicherheit haben, oder wenn Sie eine Reihe von Richtlinien für die Marketingabteilung und eine andere Reihe von Richtlinien für die Sicherheitsabteilung haben, werden die Leute zwangsläufig verwirrt sein.
Heutzutage gibt es keinen Grund mehr, ein solches Chaos zu ertragen. Die richtige Technologie für das Risikomanagement integriert die Einhaltung der Vorschriften in ihre Anwendungen und hilft den Verantwortlichen für die Einhaltung der Vorschriften, alle Informationen zu zentralisieren und alle Prozesse zu rationalisieren. Mit anderen Worten: Integrierte Risikomanagement-Technologie bietet benutzerfreundliche Lösungen, mit denen Manager Verwirrung und Redundanz vermeiden können.
Der beste Weg, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, ist, den Compliance-Managern die Werkzeuge an die Hand zu geben, die sie für ihre Arbeit benötigen. Genau wie bei den Risikomanagern gilt auch für die Compliance-Manager: Wenn sie nicht in der Lage sind, das Gesamtbild zu überblicken, besteht wenig Hoffnung, dass der Rest Ihrer Mitarbeiter die damit verbundenen komplexen Zusammenhänge begreift.
2. Denken Sie wie ein Vermarkter
Wenn Sie Bewusstsein schaffen wollen, denken Sie nicht wie ein Chef oder ein Lehrer, sondern wie ein Vermarkter. Präsentationen und Handbücher sind schön und gut, aber sie sind nicht die effektivste Strategie, um Wissen zu vermitteln. Wenn jemand das Geheimnis beherrscht, die Aufmerksamkeit der Menschen zu erlangen und zu behalten, dann ist es der moderne Marketingfachmann.
Es gibt viele Marketingtipps, die Sie nutzen können, um Ihre Botschaft zu vermitteln. Sie können eine einprägsame Tagline erstellen. Gute Slogans sind einprägsam. Sie erregen nicht nur Ihre Aufmerksamkeit, sondern bleiben auch noch lange im Gedächtnis, nachdem Sie sie zuletzt in gedruckter Form gesehen haben. Wenn Sie Ihrem Publikum eine Idee einprägen wollen, ist ein guter Aufhänger eine gute Wahl.
Ein prominentes Beispiel ist „Denken Sie nach, bevor Sie klicken“. Kurz, aber auf den Punkt gebracht, genau das, was Ihr unhandliches Compliance-Programm braucht. Schließlich kann ein einziger aussagekräftiger Satz eine größere Wirkung haben als ein Buch voller komplizierter Regeln, Vorschriften und Erklärungen.
Weitere Marketingtipps sind der clevere Einsatz von Kampagnen in den sozialen Medien – alles von Wettbewerben und Spielen bis hin zu Belohnungssystemen und Umfragen. Je kreativer, desto besser. Wenn Sie Hilfe bei Ihrer Aufklärungskampagne benötigen, wenden Sie sich an Ihre vertrauenswürdige Marketingabteilung. Dort hat man sicher Ideen für die Gestaltung einer fesselnden Botschaft.
3. Erzählen Sie die Geschichte
Menschen beziehen sich auf andere Menschen. Sie lassen sich auf ein Drama ein. Sie verstehen Geschichten. Die Erzählung ist eine mächtige Form der Kommunikation. Nutzen Sie sie zu Ihrem Vorteil, wenn Sie eine Kampagne zur Sensibilisierung für Compliance durchführen.
Entscheiden Sie zunächst, welche Art von Erzählung sich für Ihre Kampagne eignet. Es könnte die Geschichte Ihres Unternehmens sein, die Geschichte einer fiktiven Figur oder eine wahre Geschichte, die Sie von einem Ihrer Mitarbeiter erfahren haben. Schreiben Sie Ihren Mitarbeitern eine E-Mail. Bitten Sie sie, Ihnen ihre eigenen Geschichten zu schicken – Geschichten über ihren Kampf mit Compliance-Problemen oder Anekdoten über knappe Fälle. Sie werden überrascht sein, wie groß das Engagement ist.
Fakten, Zahlen und Gesetzmäßigkeiten können jeder Erzählung Glaubwürdigkeit verleihen, aber für sich genommen sind sie unzureichend. Ihnen fehlt der menschliche Aspekt, der die Menschen fasziniert und interessiert. Wenn Sie eine Compliance-Botschaft verfassen, die die Macht der Geschichte nicht einbezieht, verpassen Sie eine große Chance.
4. Zeigen Sie die Geschichte
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Das war schon immer so; in unserer stark visuell geprägten Kultur ist es besonders wichtig. Je mehr Sie sich Bilder zunutze machen können, desto aussagekräftiger wird Ihre Botschaft sein und desto besser wird Ihr Unternehmen dastehen. Wenn Sie ein einfaches Bild verwenden können, um eine interessante Geschichte zu erzählen, haben Sie einen Volltreffer gelandet.
Bilder gibt es in vielen Varianten. Erstellen Sie Poster. Bringen Sie sie im Büro an, vor allem in Bereichen, in denen viele Menschen kommen und gehen – Essensbereiche, Pausenräume, Hauptflure.
Erstellen Sie Infografiken, fügen Sie sie in einen Unternehmensblog ein oder verschicken Sie sie über die Mitarbeiter-Mailingliste. Durch die Kombination von Fakten, Zahlen und Geschichten mit ansprechendem Bildmaterial eignen sich Infografiken besonders gut, um komplizierte Informationen auf eine leicht verdauliche und unterhaltsame Weise zu vermitteln.
5. Wiederholen Sie Ihre Nachricht
Veränderung braucht Zeit. Die Menschen reagieren nur dann auf Informationen, wenn sie sie viele Male und auf unterschiedliche Weise hören. Wenn Sie Ihre Botschaft wiederholen, haben Sie eine viel größere Chance auf Erfolg.
Wie können Sie sich Wiederholungen zunutze machen, ohne dabei als langweilig zu erscheinen? Der Schlüssel liegt darin, dass Sie das Gleiche auf neue und kreative Weise sagen. Machen Sie Videos. Versenden Sie E-Mails. Nutzen Sie soziale Medien. Schreiben Sie E-Books. Verwenden Sie Bilder neu und nutzen Sie sie in einer Reihe von visuellen Produkten. Setzen Sie einen einprägsamen Aufruf zum Handeln oder einen bemerkenswerten Slogan an das Ende jedes Blogbeitrags oder jeder E-Mail-Nachricht, die sich auf Compliance bezieht.
Mit anderen Worten: Jede Nachricht sollte Teil einer größeren Sensibilisierungskampagne sein. Anstatt ein einziges Treffen abzuhalten, einen einzigen Bericht zu veröffentlichen oder eine einzige Infografik zu erstellen, sollten Sie versuchen, die Aufgabe aus verschiedenen Blickwinkeln anzugehen. Seien Sie phantasievoll, aber kommen Sie nie vom Thema ab.
Auf dem Weg zu einer erfolgreichen Compliance-Management-Strategie
Unternehmen im ganzen Land bemühen sich, mit den neuen Anforderungen Schritt zu halten. Sie geben jedes Jahr Millionen von Dollar aus, um Schulungskurse durchzuführen, die den staatlichen Richtlinien entsprechen.
All das Geld und die Zeit, die für solche Pläne aufgewendet werden, sind wenig wert, wenn Ihre Mitarbeiter die Vorgaben nicht in die Praxis umsetzen. Es bedeutet noch weniger, wenn sie nicht wissen, dass der Plan existiert. Die Pflege einer erfolgreichen Unternehmenskultur bedeutet, dass Sie Ihr Compliance-Programm vom Reißbrett in die Praxis umsetzen müssen.
Von auf die Einhaltung von Vorschriften ausgerichteter Software für das Risikomanagement bis hin zu Marketingtechniken für soziale Medien gibt es eine Vielzahl effektiver und kreativer Strategien, die dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen reibungslos, sicher und gesetzeskonform läuft.
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