Vous avez mis en place un programme de gestion de la conformité réglementaire. Il couvre tout, des règles de sécurité sur le lieu de travail à la cybersécurité. Vous avez passé des jours, des semaines, voire des mois à en peaufiner les éléments. Vous avez coché toutes les cases. Vous avez satisfait à toutes les exigences légales.
Puis vient le moment de vérité : vous demandez à vos employés ce qu’ils savent de la conformité et vous vous retrouvez face à une salle pleine de regards vides. La situation pourrait être pire. Vous pourriez découvrir trop tard – après qu’une violation grave se soit produite – que les employés ne respectent pas les normes établies par le manuel de conformité.
La solution ? S’assurer que chaque employé connaît votre plan de conformité et comprend ce qu’il implique.
Sensibilisation des employés : Est-ce important ?
De nombreux employeurs considèrent la conformité comme une exigence supplémentaire de l’entreprise ou un obstacle juridique – un obstacle mineur à surmonter. Rien n’est plus faux. Une violation entraîne toutes sortes de ramifications : érosion de la confiance des consommateurs, perte de l’intégrité de la marque, baisse du moral des employés et problèmes avec les organismes de réglementation.
Un plan de conformité efficace minimise ces risques. Il protège votre entreprise et sa réputation d’erreurs évitables. C’est peut-être la raison pour laquelle les programmes de conformité sont de plus en plus importants dans la culture d’entreprise actuelle. Dans un environnement commercial aussi compétitif et hautement réglementé, les questions de conformité peuvent faire la différence entre le succès et l’échec.
La participation des salariés : Est-ce possible ?
La plupart des employés redoutent les formations à la conformité. Rien d’étonnant à cela. À l’évocation du mot « conformité », des images de tableaux noirs et de salles de réunion, de listes de contrôle et de présentations interminables leur viennent à l’esprit.
La formation ne doit pas nécessairement être fastidieuse. Avec la bonne stratégie, vous pouvez créer une campagne amusante, engageante et efficace qui sensibilise et protège votre entreprise contre les manquements à la conformité. Alors, comment faire pour que tout le monde au bureau intériorise le message et intègre la conformité dans sa routine quotidienne ? Essayez les cinq stratégies suivantes.
1. Utiliser un logiciel de gestion de la conformité dédié
Les entreprises modernes sont confrontées à de nombreux défis. La liste des besoins en matière de conformité est longue et s’allonge d’année en année : conformité à la CCPA, conformité à l’ISO, conformité à l’IT, conformité au NIST, conformité à la loi Sarbanes-Oxley, et la liste n’en finit pas de s’allonger.
Si vous ne disposez pas d’un cadre de conformité unifié, le désordre règne. Si vous avez un ensemble de règles pour la cybersécurité et un autre pour la sécurité physique, ou si vous avez un ensemble de lignes directrices pour le département marketing et un autre pour le département sécurité, les gens seront forcément désorientés.
Aujourd’hui, il n’y a plus de raison de subir un tel chaos. La bonne technologie de gestion des risques intégrera la conformité dans ses applications, aidant les responsables de la conformité à centraliser toutes leurs informations et à rationaliser tous leurs processus. En d’autres termes, la technologie de gestion intégrée des risques offre des solutions conviviales qui aident les responsables à éviter la confusion et la redondance.
En fin de compte, la meilleure façon de garantir la conformité est de donner aux responsables de la conformité les outils dont ils ont besoin pour faire leur travail. Tout comme les gestionnaires de risques, si les responsables de la conformité ne peuvent pas avoir une vue d’ensemble, il y a peu d’espoir que le reste de vos employés s’imprègne de la complexité de la situation.
2. Pensez comme un spécialiste du marketing
Si vous voulez sensibiliser les gens, ne pensez pas comme un patron ou un professeur, mais comme un spécialiste du marketing. Les présentations et les manuels sont très bien, mais ce n’est pas la stratégie la plus efficace pour transmettre des connaissances. Si quelqu’un a maîtrisé le secret pour attirer l’attention des gens et la conserver, c’est bien le spécialiste du marketing moderne.
Il existe de nombreuses astuces marketing que vous pouvez utiliser pour faire passer le message. Vous pouvez créer un slogan accrocheur. Les bonnes phrases d’accroche sont mémorables. Elles ne se contentent pas d’attirer l’attention, elles restent dans votre esprit longtemps après la dernière fois que vous les avez vues imprimées. Si vous voulez faire passer une idée à votre public, une bonne accroche est un bon pari.
Un exemple frappant est « Réfléchissez avant de cliquer ». C’est une phrase courte, mais qui va droit au but, ce qui est exactement ce dont votre programme de conformité a besoin. En fin de compte, une phrase puissante peut avoir plus d’impact qu’un livre rempli de règles, de règlements et d’explications compliqués.
Parmi les autres conseils de marketing, citons l’utilisation intelligente des campagnes de médias sociaux, qu’il s’agisse de concours, de jeux, de systèmes de récompense ou d’enquêtes. Plus c’est créatif, mieux c’est. Si vous avez besoin d’aide pour votre campagne de sensibilisation, demandez l’aide de votre fidèle service marketing. Il aura certainement des idées pour élaborer un message captivant.
3. Racontez l’histoire
Les gens sont en relation avec d’autres personnes. Ils s’engagent dans le drame. Ils comprennent les histoires. La narration est une forme puissante de communication. Utilisez-la à votre avantage lorsque vous mettez en œuvre une campagne de sensibilisation au respect de la législation.
Tout d’abord, déterminez le type de récit qui se prête à votre campagne. Il peut s’agir de l’histoire de votre entreprise, de l’histoire d’un personnage fictif ou d’une histoire vraie glanée auprès de l’un de vos employés. Envoyez un courriel à vos employés. Demandez-leur de vous envoyer leurs propres histoires – des récits de leur lutte contre les problèmes de conformité ou des anecdotes d’accidents évités de justesse. Vous pourriez être surpris par le niveau d’engagement.
Les faits, les chiffres et le juridisme peuvent donner de la crédibilité à n’importe quel récit, mais, seuls, ils sont insuffisants. Il leur manque l’aspect humain qui intrigue et intéresse les gens. Élaborer un message de conformité qui n’intègre pas le pouvoir de l’histoire, c’est passer à côté d’une grande opportunité.
4. Montrez l’histoire
Une image vaut mille mots. Cela a toujours été vrai, mais c’est d’autant plus vrai dans notre culture très visuelle. Plus vous tirez parti des images, plus votre message sera percutant et plus votre entreprise se portera bien. Si vous pouvez utiliser une simple image pour raconter une histoire intéressante, vous avez trouvé de l’or.
Les images sont très variées. Créez des affiches. Placez-les dans le bureau, en particulier dans les zones où il y a beaucoup d’allées et venues – zones de restauration, salles de pause, couloirs principaux.
Créez des infographies, incluez-les dans le blog de l’entreprise ou envoyez-les par l’intermédiaire de la liste de diffusion des employés. En combinant des faits, des chiffres et des histoires avec des images attrayantes, les infographies s’avèrent particulièrement efficaces pour communiquer des informations complexes d’une manière facile à assimiler et agréable à parcourir.
5. Répétez votre message
Le changement prend du temps. Les gens ne réagissent pas à l’information s’ils ne l’entendent pas plusieurs fois, de plusieurs manières différentes. Si vous répétez votre message, vous aurez beaucoup plus de chances de réussir.
Comment tirer parti de la répétition sans donner l’impression d’être fastidieusement répétitif ? La clé est de dire la même chose d’une manière nouvelle et créative. Réalisez des vidéos. Envoyez des courriels. Utilisez les médias sociaux. Rédigez des livres électroniques. Réutilisez les images et utilisez-les dans toute une série de produits visuels. Mettez un appel à l’action mémorable ou un slogan remarquable à la fin de chaque article de blog ou message électronique ayant trait à la conformité.
En d’autres termes, chaque message doit faire partie d’une campagne de sensibilisation plus large. Au lieu d’organiser une seule réunion, de publier un seul rapport ou de créer une seule infographie, essayez d’aborder la tâche sous différents angles. Faites preuve d’imagination, mais ne vous éloignez jamais du sujet.
Vers une stratégie de gestion de la conformité réussie
Les entreprises de tout le pays se démènent pour se conformer aux nouvelles exigences. Elles dépensent chaque année des millions de dollars pour mettre en place des cours de formation conformes aux directives gouvernementales.
L’argent et le temps consacrés à ces plans ne servent pas à grand-chose si vos employés ne mettent pas les préceptes en pratique. Et encore moins s’ils ne savent pas que le plan existe. Pour favoriser une culture d’entreprise fructueuse, il faut faire passer votre programme de conformité de la planche à dessin au monde du travail.
Des logiciels de gestion des risques axés sur la conformité aux techniques de marketing des médias sociaux, il existe une multitude de stratégies efficaces et créatives pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise, en toute sécurité et dans le respect des règles.
Consultez notre étude de cas pour découvrir comment Riskonnect a aidé une entreprise à gérer sa conformité SOX et à gagner du temps et de l’argent.
