Coronavirus und Compliance: 8 Bereiche, auf die Sie sich jetzt konzentrieren sollten

Die Coronavirus-Plage führt zu einer Vielzahl neuer Schwachstellen bei der Einhaltung von Vorschriften. Arbeitsplätze werden virtuell, strenge Quarantänemaßnahmen werden verhängt, und Geschäftsschließungen wurden angeordnet. Die Unternehmen reagieren darauf mit einer schwindelerregenden Anzahl von Prozess- und Richtlinienänderungen.
Unternehmen, die ohne genau definierte Kontrollen gearbeitet haben, haben Mühe, mit den sich ständig weiterentwickelnden Empfehlungen und Anforderungen Schritt zu halten. Selbst Unternehmen mit umfangreichen Krisenplänen stoßen angesichts des Ausmaßes der aktuellen Situation an ihre Grenzen. Wenn die Compliance-Teams nach einem Weg nach vorne suchen, werden Nachhaltigkeit und finanzielle Belastbarkeit oberste Priorität haben.

Hier sind 8 Schlüsselbereiche, auf die sich Compliance-Teams jetzt konzentrieren sollten:

1. Halten Sie sich über den Stand der Gesetzgebung auf dem Laufenden. Während zahlreiche Vorschriften informell gelockert wurden, gibt es offiziell nur wenige konkrete Leitlinien. Kurz gesagt: Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie einen Freifahrtschein bekommen, nur weil die Regulierungsbehörden ihre eigenen Hürden bei der Anpassung an dieses neue Umfeld haben. Es gibt nach wie vor Compliance-Vorschriften, und die Unternehmen müssen ihre Geschäfte weiterhin entsprechend führen.
2. Achten Sie auf geografische Ungereimtheiten. Unternehmen müssen sich mit den Anforderungen des Coronavirus auf Bundes- und Länderebene sowie auf regionaler und lokaler Ebene auseinandersetzen. Da es keine koordinierte nationale Reaktion gibt, ist das, was an einem Ort als lebenswichtiges Geschäft gilt, an einem anderen möglicherweise nicht der Fall – selbst innerhalb desselben Staates.
3. Definieren Sie neue Arbeitsregeln. Wenn Ihr Unternehmen bisher keine Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus hatte, haben Sie jetzt wahrscheinlich eine. Laut einer kürzlich von Gartner durchgeführten Umfrage haben 88 % der Unternehmen ihre Mitarbeiter dazu ermutigt oder verpflichtet, von zu Hause aus zu arbeiten, und zwar aufgrund des Coronavirus. Überall beeilen sich die Arbeitgeber, willkürliche, diskretionäre Praktiken durch unternehmensweite, objektive WFH-Richtlinien zu ersetzen, in denen festgelegt ist, welche Arbeiten aus der Ferne erledigt werden können, unter welchen Bedingungen und welche Erwartungen bestehen.
4. Verschärfen Sie die Cybersicherheit. Da immer mehr Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, ist es wichtiger denn je, strenge Richtlinien und Kontrollen einzuführen, um den Schutz von Geräten und arbeitsbezogenen Dokumenten zu gewährleisten. Während die meisten Menschen ihre sicheren Wi-Fi-Netzwerke zu Hause nutzen, fügen viele Unternehmen Sicherheitsprotokolle wie die Multifaktor-Identifizierung für neu installierte Kollaborationsplattformen und andere WFH-Tools hinzu – was besonders wichtig ist, wenn Mitarbeiter ihre eigenen persönlichen Geräte für Arbeitsaufgaben verwenden. Dieser Leitfaden des NIST enthält Überlegungen und Empfehlungen zur Sicherung des Fernzugriffs.
5. Kartieren Sie die Ausbreitung von COVID-19. Verfolgen Sie in Echtzeit die Ausbreitung des Coronavirus in Bezug auf Ihre Unternehmensressourcen. So können Sie neu entstehende Hochrisikostandorte identifizieren und zusätzliche Ressourcen und Unterstützung bereitstellen, um Druckpunkte zu entschärfen.
6. Verstehen Sie alle vorläufigen Regelungen. Mit der Einführung des Defense Protection Act und den freiwilligen Bemühungen um die Umstellung von Geschäftsmodellen zur Herstellung von Handdesinfektionsmitteln, Beatmungsgeräten, PSA und anderen Produkten, die für die Bekämpfung von COVID-19 entscheidend sind, könnten ungewohnte Regelungen ins Spiel kommen. Bietet die aktuelle Krise zum Beispiel Schutz vor Produkthaftung? Wie sieht es mit Patentverletzungen aus?
7. Überprüfen Sie die Richtlinien für bezahlten Urlaub. In den letzten Wochen wurden zahlreiche neue und aktualisierte Vorschriften über bezahlte Krankheits- und Familienurlaube erlassen, um kranke Arbeitnehmer dazu zu bewegen, zu Hause zu bleiben. Der Families First Coronavirus Response Act schreibt bestimmten Arbeitgebern vor, aus Gründen, die mit dem Coronavirus zusammenhängen, bis zum Jahresende bezahlten Krankenurlaub oder erweiterten Urlaub aus familiären und medizinischen Gründen zu gewähren. Außerdem wurden Leitlinien zum Thema Coronavirus und FMLA herausgegeben.
8. Priorisieren Sie die Sicherheit. Unverzichtbare Unternehmen mit physischen Standorten, die während der Krise geöffnet bleiben, müssen besonders wachsam sein, was die Einhaltung der Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften angeht. Es gibt zwar keine neuen gesetzlichen Vorschriften, aber die OSHA hat eine Reihe von Empfehlungen zur sozialen Distanzierung, zur Reinigung der Umgebung usw. herausgegeben, um die Ausbreitung des Virus am Arbeitsplatz zu verhindern. Bundes- und einzelstaatliche Behörden melden einen enormen Zustrom von Beschwerden über die Sicherheit am Arbeitsplatz. Die Unternehmen werden dringend aufgefordert, Pläne zur Expositionskontrolle zu erstellen, da COVID-19 von der OSHA als meldepflichtige Krankheit eingestuft wird.

Die Unternehmen werden wahrscheinlich weiterhin mit Compliance-Herausforderungen konfrontiert sein, wenn sich die Situation weiterentwickelt. Einige Compliance-Teams könnten mit neuen Aufgaben wie dem Umgang mit staatlichen Rettungsangeboten oder dem zeitlich befristeten Families First Coronavirus Response Act überfordert sein. Und andere Kontrollen könnten erforderlich werden, wenn vorübergehende Maßnahmen wie das Experiment der Heimarbeit zu einer dauerhaften Veränderung der Arbeitsweise führen.

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