Coronavirus y cumplimiento: 8 áreas en las que centrarse ahora

La plaga de coronavirus está dando paso a una serie de nuevas vulnerabilidades de cumplimiento. Los lugares de trabajo se están volviendo virtuales, se están imponiendo estrictas medidas de cuarentena y se han ordenado cierres de empresas. Las organizaciones están respondiendo con una serie vertiginosa de cambios en los procesos y las políticas.
Las empresas que operaban sin controles bien definidos están luchando por mantenerse al día con recomendaciones y requisitos en constante evolución. Incluso las que cuentan con amplios planes de crisis se están viendo llevadas al límite dada la magnitud de la situación actual. Mientras los equipos de cumplimiento buscan un camino a seguir, la sostenibilidad y la resistencia financiera serán las principales prioridades.

He aquí 8 áreas clave en las que los equipos de cumplimiento deben centrarse ahora:

1. Mantente al día de la situación normativa. Aunque se han flexibilizado informalmente numerosas normativas, se han publicado oficialmente pocas orientaciones concretas. En resumen, no des por sentado que tendrás vía libre sólo porque los organismos reguladores estén experimentando sus propios obstáculos para adaptarse a este nuevo entorno. Los mandatos de cumplimiento siguen existiendo, y las empresas siguen teniendo que desarrollar su actividad en consecuencia.
2. Ten en cuenta las incoherencias geográficas. Las empresas deben hacer frente a los requisitos relacionados con el coronavirus a nivel federal y estatal, así como a nivel regional y local. Sin una respuesta nacional coordinada, lo que se considera una empresa esencial en un lugar, puede no serlo en otro, incluso dentro del mismo estado.
3. Define nuevas normas de trabajo. Si tu organización no tenía antes una política de trabajo desde casa, probablemente la tenga ahora. Según una encuesta reciente de Gartner, el 88% de las organizaciones han animado o exigido a sus empleados que trabajen desde casa debido al coronavirus. Los empresarios de todo el mundo se están apresurando a sustituir las prácticas arbitrarias y discrecionales por políticas de trabajo desde casa objetivas para toda la empresa, que especifiquen qué trabajos pueden hacerse a distancia, en qué condiciones y cuáles son las expectativas.
4. Reforzar la ciberseguridad. Ahora que muchos empleados trabajan desde casa, es más importante que nunca disponer de directrices y controles estrictos para garantizar la protección de los equipos y los documentos relacionados con el trabajo. Aunque la mayoría de la gente utiliza sus redes Wi-Fi domésticas seguras, muchas empresas están añadiendo protocolos de seguridad como la identificación multifactor para las plataformas de colaboración recién instaladas y otras herramientas WFH, lo que es especialmente crítico si los empleados utilizan sus propios dispositivos personales para tareas laborales. Esta guía del NIST ofrece consideraciones y recomendaciones para asegurar el acceso remoto.
5. Mapea la propagación del COVID-19. Rastrea la migración en tiempo real del coronavirus en relación con los activos de tu empresa para que puedas identificar los lugares emergentes de alto riesgo y dirigir recursos y apoyo adicionales para aliviar los puntos de presión.
6. Comprende cualquier normativa provisional. Con el despliegue de la Ley de Protección de la Defensa, junto con los esfuerzos voluntarios por hacer pivotar los modelos empresariales para producir desinfectantes de manos, respiradores, EPI y otros productos fundamentales para luchar contra el COVID-19, podrían entrar en juego normativas desconocidas. Por ejemplo, ¿ofrece la crisis actual protección contra la responsabilidad del producto? ¿Y contra la violación de patentes?
7. Reexaminar las políticas de permisos retribuidos. En las últimas semanas se han promulgado numerosas normativas nuevas y actualizadas en torno a los permisos por enfermedad y familiares retribuidos, en un esfuerzo por conseguir que los empleados enfermos se queden en casa. La Ley de Respuesta al Coronavirus Families First obliga a determinadas empresas a proporcionar hasta final de año bajas por enfermedad retribuidas o permisos familiares y médicos ampliados por motivos relacionados con el coronavirus. También se han publicado directrices sobre el coronavirus y la FMLA.
8. Prioriza la seguridad. Las empresas esenciales con sedes físicas que permanezcan abiertas durante la crisis deben extremar la vigilancia sobre el cumplimiento de las normas de salud y seguridad. Aunque no hay nuevas normas legales propiamente dichas, la OSHA ha emitido una serie de recomendaciones relativas al distanciamiento social, la limpieza ambiental, etc., destinadas a evitar la propagación del virus en el lugar de trabajo. Las agencias federales y estatales están informando de una enorme afluencia de quejas sobre seguridad en el lugar de trabajo. Se insta a las organizaciones a crear planes de control relacionados con la exposición, ya que la COVID-19 es considerada una enfermedad registrable por la OSHA.

Es probable que las empresas se enfrenten a continuos retos de cumplimiento a medida que evolucione la situación. Algunos equipos de cumplimiento pueden verse consumidos por nuevas tareas, como navegar por las ofertas de rescate del gobierno o la Ley temporal de Respuesta al Coronavirus Families First. Y puede que se necesiten otros controles si las medidas temporales, como el experimento del trabajo desde casa, conducen a un cambio duradero en nuestra forma de trabajar.

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