Die Kosten von Tabellenkalkulationsfehlern reichen von peinlich bis katastrophal – von verlorenem Geld bis zu beschädigtem Ruf. Große Finanzdienstleistungsunternehmen bis hin zu Spitzenuniversitäten haben aufgrund von Tabellenkalkulationsfehlern öffentlichen Schaden erlitten. Etwas so Einfaches wie ein fehlendes Minuszeichen, eine falsch gesetzte Klammer oder ein Fehler beim Ausschneiden und Einfügen kann Auswirkungen in Milliardenhöhe haben.
Dennoch sind Tabellenkalkulationen nach wie vor das wichtigste Instrument für die Verwaltung von Risiken und Compliance.
Tabellenkalkulationen sind leicht zugänglich, einfach zu verwenden, zu ändern und zu teilen. Die vertrauten Zeilen, Zellen und endlosen Schriftarten und Farben lassen so gut wie alles gut aussehen, während Sie schwierige Berechnungen durchführen. Das gute Aussehen kann jedoch täuschen. Hinter farbigen Rahmen und Pivot-Tabellen verbergen sich eine Vielzahl von Fehlern, die unwissentlich als Fakten ausgegeben werden können. Die Verwendung solcher Informationen zur Unterstützung kritischer Geschäftsprozesse, die große Auswirkungen auf die Zukunft des Unternehmens haben, kann gefährlich sein.
Tabellenkalkulationen sind ein leistungsstarkes Produktivitätswerkzeug. Aber sie lassen sich nicht effektiv skalieren und können winzige, aber entscheidende Fehler verursachen, die übersehen werden. Sie wurden nicht für die enormen Datenmengen, komplizierten Berechnungen oder die zahlreichen Benutzer konzipiert, die für die heutigen Risikomanagementprozesse erforderlich sind. Die dezentralisierte Natur von Tabellenkalkulationen macht es schwierig, Risiken über mehrere Geschäftsbereiche hinweg zu verwalten, und es ist unmöglich, Zusammenhänge zu erkennen oder Trends zu identifizieren.
Wenn Sie an Tabellenkalkulationen festhalten und denken, dass diese gute Arbeit leisten, dann sind sie es wahrscheinlich nicht. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Tabellenkalkulationen Ihrem Unternehmen schaden können, anstatt es zu unterstützen.
Zeitraubende Tabellenkalkulationen
Jede Kalkulationstabelle muss von Grund auf neu erstellt, an die richtigen Personen gemailt und zeitnah zurückerhalten werden – oft begleitet von Folgeanrufen, um weitere Informationen zu sammeln oder zu klären, was eingereicht wurde. Unternehmen können zwei bis drei Monate damit verbringen, Werte zu sammeln, zu überprüfen und zu formatieren, um sich auf ein Ereignis wie die Erneuerung einer Versicherung vorzubereiten. Der Prozess ist zeitaufwendig – und wird bei jeder Erneuerung wiederholt.
Ungenaue Daten
Selbst dem gewissenhaftesten Mitarbeiter kann bei der Eingabe von Daten oder der Konfiguration von Formeln ein Fehler unterlaufen. Ein Tippfehler in einer einfachen Informationstabelle oder ein falscher Tastenanschlag kann in einem Netzwerk von Tabellenkalkulationen eine Lawine von Fehlinformationen auslösen. Die schiere Menge der Daten bedeutet auch, dass es fast unmöglich ist, herauszufinden, wo der Fehler passiert ist. Ungültige Daten oder ein falscher Wert aus einem Zyklus können leicht unentdeckt bleiben und bei der Berechnung der Werte für die Folgejahre bleibende Folgen haben.
Unstimmigkeiten bei der Formatierung
Ohne systematische Struktur – und mit einem breiten Spektrum an Gestaltungsmöglichkeiten – kann jeder eine Tabellenkalkulation nach seinen eigenen Anforderungen und persönlichen Gewohnheiten erstellen.
Die Neuformatierung von Tabellenkalkulationen ist zeitaufwändig, und jeder Teil der Daten, der neu eingegeben oder ausgeschnitten und eingefügt wird, öffnet die Tür für weitere Fehler. Darüber hinaus erhöht das Entwirren von Informationen aus anderen benutzerdefinierten Funktionen, langwierigen Makros und Formatierungen sofort das Risiko von Fehlinterpretationen.
Fehlende Kontrollen der Tabellenkalkulation
Im Gegensatz zu strukturierten Anwendungen, die von IT-Abteilungen kontrolliert werden, gibt es bei Tabellenkalkulationen nur wenige Kontrollen, um die Richtigkeit der Inhalte zu überprüfen. Die Realität sieht so aus, dass, wenn die Benutzer selbst dafür verantwortlich sind, sicherzustellen, dass alles korrekt ist, die Überprüfung der Genauigkeit durch die Maschen fallen kann und die doppelte Überprüfung der Arbeit oft übersehen wird.
Außerdem können sich leicht veraltete Annahmen, schlechtes Ausschneiden und Einfügen, Rechenfehler und beschädigte Dateien in eine Tabellenkalkulationskette einschleichen, was zu katastrophalen Ergebnissen im gesamten Datensystem führt. Wussten Sie, dass neun von 10 Tabellenkalkulationen – und eine von 10 Formelzellen – Fehler enthalten? Das ist eine alarmierende Zahl.
Schwierigkeiten mit der Versionskontrolle
Tausende von Tabellenkalkulationen können in einem Unternehmen zu jeder Zeit weitergegeben werden. Es kann schwierig sein, den Überblick über all diese Dateien zu behalten und zu wissen, wer sie aktualisiert und wo sie hingehören, insbesondere wenn mehrere Benutzer an einer Tabelle arbeiten. Zwei Benutzer könnten gleichzeitig Änderungen vornehmen und dabei möglicherweise die Arbeit des jeweils anderen rückgängig machen oder versehentlich die falsche Version verwenden.
Minimale Sicherheit
Tabellenkalkulationen sind so konzipiert, dass sie leicht kopiert und weitergegeben werden können, ohne dass es wirkliche Beschränkungen für den Zugriff gibt. Da Änderungen in der Regel nicht dokumentiert oder nachverfolgt werden, können Benutzer Informationen manipulieren, so dass es schwierig ist, festzustellen, wer was geändert hat – oder warum. Außerdem kann eine Kalkulationstabelle, auf die Unbefugte Zugriff haben, zu einer Ausbeutung von Mitarbeitern, Märkten und Wettbewerbern führen, wenn sie in die falschen Hände gerät. Die Beschränkung des Zugriffs auf eine Kalkulationstabelle, die nicht immer praktikabel ist, ist die einzige Möglichkeit, das Risiko einer gefährdeten Integrität auszuschalten.
Rechtzeitigkeit des Berichts
Angesichts zunehmender Compliance-Anforderungen stehen Unternehmen unter dem Druck, mehr Berichte mit größerer Genauigkeit in kürzerer Zeit zu erstellen. Es ist keine leichte Aufgabe, relevante Informationen von Hand aus zahlreichen Tabellenkalkulationen zu extrahieren. Wenn die richtigen Informationen schließlich in einem aussagekräftigen Bericht zusammengefasst werden, besteht die Gefahr, dass Unstimmigkeiten auftauchen, die weitere Anstrengungen erfordern, bevor ein endgültiger Bericht erstellt werden kann.
Nur weil ein Tabellenkalkulationsprogramm bereits auf Ihrem Computer vorhanden ist, heißt das nicht unbedingt, dass es kostenlos ist. Die Kosten einer Lösung müssen an den gesamten Betriebskosten gemessen werden, die dem Unternehmen langfristig entstehen. Die Verwendung von Tabellenkalkulationen verursacht reale Kosten und entgangene Möglichkeiten, die sich erheblich auf das Unternehmen auswirken können, wie z.B. die Arbeitskosten und die Zeit, die für das Sammeln, Eingeben, Validieren, Formulieren und Konsolidieren von Daten benötigt wird. Das summiert sich zu erheblichen Kosten und verpassten Chancen. Die Zeit, die mit der Eingabe von Informationen verbracht wird, geht Maklern und Underwritern für strategische Aufgaben und Analysen verloren, die einen langfristigen Mehrwert für das Unternehmen schaffen.
Tabellenkalkulationen sind ein Hilfsmittel. Ob sie das richtige Werkzeug sind oder nicht, hängt von der Aufgabe ab. Tabellenkalkulationen eignen sich hervorragend für Momentaufnahmen von Informationen zu einem bestimmten Zeitpunkt, aber ohne Echtzeitdaten wird es schwierig, auf veränderte Bedingungen zu reagieren, genaue Entscheidungen für die Zukunft zu treffen, die laufende Leistung zu überwachen oder Beziehungen im Laufe der Zeit zu analysieren. Da die Daten separat gespeichert werden, ist es mit Tabellenkalkulationen unmöglich, Beziehungen zwischen kritischen Risiken oder die kumulativen Auswirkungen auf das Unternehmen zu visualisieren.
Für Unternehmen mit einer begrenzten Anzahl von Standorten, Mitarbeitern und Vermögenswerten sind Tabellenkalkulationen vielleicht das perfekte Werkzeug. Aber wenn ein Unternehmen wächst, steigen auch die Risiken. Schließlich wird das Risiko der Verwendung von Tabellenkalkulationen zum größten Risiko von allen.
