El coste de los errores en las hojas de cálculo oscila entre vergonzoso y catastrófico: desde dinero perdido hasta reputaciones dañadas. Desde grandes empresas de servicios financieros hasta universidades de primer nivel han sufrido daños públicos por errores en las hojas de cálculo. Algo tan simple como la falta de un signo menos, un paréntesis fuera de lugar o un error de cortar y pegar puede tener un impacto de miles de millones de dólares.

Sin embargo, las hojas de cálculo siguen siendo la herramienta número uno para gestionar el riesgo y el cumplimiento.

Las hojas de cálculo son fáciles de acceder, utilizar, modificar y compartir. Las familiares filas, celdas y un sinfín de fuentes y colores hacen que casi todo tenga un aspecto estupendo mientras se realizan cálculos difíciles. Sin embargo, esa buena apariencia puede ser engañosa. Detrás de los cuadros de colores y las tablas dinámicas se esconden multitud de errores que, sin saberlo, pueden hacerse pasar por hechos. Utilizar esa información para apoyar procesos empresariales críticos que tienen importantes implicaciones para el futuro de la organización puede ser peligroso.

Las hojas de cálculo son una poderosa herramienta de productividad. Pero no se escalan eficazmente y pueden crear errores minúsculos pero cruciales que se pasan por alto. No fueron diseñadas para manejar las enormes cantidades de datos, los intrincados cálculos o los numerosos usuarios que requieren los procesos actuales de gestión de riesgos. La naturaleza descentralizada de las hojas de cálculo dificulta la gestión del riesgo en múltiples líneas de negocio e impide ver las relaciones generales o identificar tendencias.

Si te aferras a las hojas de cálculo pensando que hacen un buen trabajo, lo más probable es que no sea así. He aquí algunas formas en que las hojas de cálculo pueden estar perjudicando a tu empresa, en lugar de ayudarla.

Hojas de cálculo que consumen mucho tiempo

Cada hoja de cálculo debe crearse desde cero, enviarse por correo electrónico a las personas adecuadas y recogerse de vuelta en el momento oportuno, a menudo acompañada de llamadas de seguimiento para recabar más información o aclarar lo que se ha enviado. Las empresas pueden pasarse de dos a tres meses recopilando, comprobando y formateando valores para preparar un acontecimiento como la renovación de un seguro. El proceso lleva mucho tiempo, y se repite en cada renovación.

Datos inexactos

Incluso el empleado más concienzudo puede cometer un error al introducir datos o configurar fórmulas. Una errata en una simple tabla de información o una pulsación equivocada de una tecla pueden generar una avalancha de información errónea en una red de hojas de cálculo. El enorme volumen de datos también significa que es casi imposible descubrir dónde se produjo el error. Los datos no válidos o un valor incorrecto de un ciclo pueden pasar fácilmente desapercibidos, dejando un impacto duradero al calcular los valores de los años siguientes.

Inconsistencias de formato

Sin una estructura sistemática -y con un amplio abanico de posibilidades de diseño por parte del usuario- cualquiera puede crear una hoja de cálculo según sus propias necesidades y hábitos personales.
Reformatear hojas de cálculo lleva mucho tiempo, y cada dato que se vuelve a teclear o se corta y pega abre la puerta a más errores. Además, desenmarañar la información de otras funciones definidas por el usuario, largas macros y formatos aumenta instantáneamente el riesgo de malinterpretar la información.

Falta de comprobaciones de las hojas de cálculo

A diferencia de las aplicaciones estructuradas controladas por los departamentos de TI, las hojas de cálculo tienen pocos controles para verificar la exactitud de los contenidos. La realidad es que cuando son los propios usuarios los responsables de asegurarse de que todo es correcto, la comprobación de la exactitud puede pasar desapercibida y el trabajo de doble comprobación suele pasarse por alto.
Además, las suposiciones obsoletas, los cortes y pegados deficientes, los cálculos erróneos y los archivos corruptos pueden colarse fácilmente en una cadena de hojas de cálculo, provocando resultados desastrosos en todo el sistema de datos. ¿Sabías que nueve de cada 10 hojas de cálculo -y una de cada 10 celdas de fórmulas- contienen errores? Es una cifra alarmante.

Dificultades con el control de versiones

En una organización pueden pasar miles de hojas de cálculo en un momento dado. Hacer un seguimiento de todos esos archivos, qué parte los está actualizando y adónde deben ir puede ser un reto, sobre todo cuando hay varios usuarios en una hoja de cálculo. Dos usuarios podrían estar haciendo cambios simultáneamente, deshaciendo potencialmente el trabajo del otro o utilizando accidentalmente la versión equivocada.

Seguridad mínima

Las hojas de cálculo están diseñadas para ser fáciles de copiar y compartir, sin restricciones reales sobre quién tiene acceso. Como los cambios no suelen documentarse ni rastrearse, los usuarios pueden manipular la información, lo que dificulta saber quién ha cambiado qué, o por qué. Además, si cae en las manos equivocadas, una hoja de cálculo a la que acceda una persona no autorizada podría dar lugar a la explotación de empleados, mercados y competidores. Limitar el acceso a una hoja de cálculo, lo que no siempre es práctico, es la única forma de eliminar el riesgo de que se ponga en peligro la integridad.

Puntualidad del informe

Con el aumento de los requisitos de cumplimiento, las organizaciones se ven presionadas para elaborar más informes, con mayor precisión y en menos tiempo. Extraer información relevante, a mano, de numerosas hojas de cálculo no es tarea fácil. Cuando por fin se acorrala la información correcta en un informe significativo, lo más probable es que afloren incoherencias, lo que requerirá más esfuerzo antes de poder entregar un informe final.

Que un programa de hoja de cálculo ya esté en tu ordenador no significa necesariamente que sea gratis. El coste de una solución debe medirse en términos del coste operativo total para la organización a largo plazo. El uso de hojas de cálculo genera costes reales y pérdida de oportunidades que pueden afectar significativamente a la empresa, como el coste de la mano de obra y el tiempo necesario para recopilar, introducir, validar, formular y consolidar los datos. Esto supone un gasto importante y una pérdida de oportunidades. El tiempo dedicado a introducir información es tiempo que los corredores y suscriptores pierden en tareas y análisis estratégicos que añaden valor a largo plazo a la organización.

Las hojas de cálculo son una herramienta. Que sean o no la herramienta adecuada depende del trabajo. Las hojas de cálculo son estupendas para ofrecer instantáneas de información en un momento dado, pero sin datos en tiempo real resulta difícil reaccionar ante condiciones cambiantes, tomar decisiones futuras precisas, supervisar el rendimiento en curso o analizar las relaciones a lo largo del tiempo. Con los datos almacenados por separado, las hojas de cálculo hacen imposible visualizar las relaciones entre riesgos críticos o el impacto acumulativo en la organización.

Las empresas con un número limitado de sedes, empleados y activos pueden encontrar en las hojas de cálculo la herramienta perfecta. Pero a medida que una empresa crece, también lo hacen los riesgos. Al final, el riesgo de utilizar hojas de cálculo se convierte en el mayor riesgo de todos.