Fallstudie: Baillie Gifford

HINTERGRUND

Die Innenrevision von Baillie Gifford ist in den letzten vier Jahren als Reaktion auf die zunehmende Komplexität des Unternehmens gewachsen. Die Funktion hat ihren Schwerpunkt auf die umfassenderen strategischen Prioritäten des Unternehmens ausgerichtet, um eine unabhängige Kontrolle der Kontrollen in Bereichen mit höherem Risiko zu gewährleisten. In dieser Zeit ist das Audit-Team von fünf auf zehn Mitarbeiter angewachsen – und hat gleichzeitig seine Arbeitsmethoden weiterentwickelt, um den gesamten Audit-Lebenszyklus zu standardisieren und zu verfeinern, was in der Überarbeitung und Formalisierung der internen Audit-Methodik gipfelte. Pete Ferguson, Senior Audit Manager bei Baillie Gifford, erklärt: „In den letzten zwei Jahren haben wir schrittweise untersucht, wie wir unsere Auditverfahren weiterentwickeln können. Der nächste logische Schritt bestand darin, den Bedarf an einem zentralisierten Auditsystem zu prüfen, damit wir unseren Prozess zur Dokumentation von Audits und zur Erfassung und Überwachung von Risikoinformationen verbessern können.“

DIE HERAUSFORDERUNG

Während das Risikomanagementteam bei Baillie Gifford in ein neues Riskonnect-System für operationelle Risiken investiert hatte, arbeitete die interne Revision noch mit manuellen Prozessen und verließ sich auf Excel und Word. Pete Ferguson: „Wir planten, erfassten und verfolgten die Prüfungsaktivitäten mit Hilfe von Excel-Tabellen, wobei die gesamte Dokumentation auf internen Netzlaufwerken gespeichert war. Das wurde unhaltbar, komplex und unhandlich, als wir sowohl als Funktion als auch als Unternehmen wuchsen.“

DER BUSINESS CASE FÜR DEN WANDEL

Pete Ferguson: „Die Möglichkeiten, die ein zentralisiertes Auditsystem bietet, würden es dem Team ermöglichen, wichtige Audit-Informationen genau zu erfassen und sicherzustellen, dass wir unsere Methodik konsistent anwenden, indem wir den gesamten Prozess von der jährlichen Audit-Planung und Risikobewertung bis hin zu den einzelnen Audit-Plänen und -Prüfungen zusammenführen. Die Möglichkeit, Risiken und Kontrollen zu erfassen und zu überwachen, Prüfungsfeststellungen mit Kontrollschwächen zu verknüpfen und auf effiziente und effektive Weise zu berichten, würde den gesamten Prozess wesentlich skalierbarer und effizienter machen. Der direkte Zugriff auf das operative Risikosystem war ein zusätzlicher Bonus.“

AUSWAHL

Das Audit-Team führte erste Untersuchungen der verschiedenen Audit-Lösungen durch und prüfte sowohl Systeme, die ihnen bereits bekannt waren, als auch moderne Systeme wie Riskonnect. Pete Ferguson: „Wir hatten innerhalb des Teams individuelle Erfahrungen mit traditionelleren Systemen und verglichen diese mit Riskonnect. Unser erster Eindruck von der Riskonnect-Lösung für die Innenrevision war, dass uns die Ästhetik der Präsentation sehr gefiel. Sie schien sehr benutzerfreundlich zu sein, und uns gefiel die Möglichkeit, sie direkt mit dem Risikomanagementsystem zu verknüpfen. Ein weiterer wichtiger Aspekt war die Möglichkeit, das System flexibel zu konfigurieren, so dass wir es im Laufe der Zeit an unsere Bedürfnisse anpassen konnten.“ Das Team von Baillie Gifford durchlief einen strengen Prozess, um zu verstehen, wie das System funktioniert und wie es an die definierte Prüfungsmethodik angepasst werden kann. Dazu gehörte die Zusammenarbeit mit dem Riskonnect-Team, um in Planungsworkshops Ideen zu entwickeln und das System zu demonstrieren, was zu einem vereinbarten Arbeitsumfang für die Konfigurationsänderungen führte. Die Teams arbeiteten dann gemeinsam an den Konfigurationen und Änderungen, bevor sie in die Benutzerakzeptanztests gingen. Pete Ferguson: “ Der Teil, der für mich wirklich wichtig war und der wirklich hervorstach, war das kontinuierliche Engagement und die Unterstützung während des gesamten Prozesses durch Riskonnect.“

LIVE GEHEN

Baillie Gifford ging mit der Internal Audit-Lösung von Riskonnect nach nur wenigen Monaten der Konfiguration und Einrichtung in Betrieb. Vier Monate nach dem „Go-Live“ waren der Prüfungsplanungszyklus und mehrere Audits bereits abgeschlossen. Pete Ferguson: „Wir haben jetzt unser Audit-Universum konfiguriert, unseren Jahresplan durchlaufen und eine Reihe von Auditprüfungen mit dem System abgeschlossen. Wir haben keine nennenswerten Probleme mit Riskonnect gehabt, und das System hat so funktioniert, wie wir es wollten und erwartet haben.“ Das Team hat nun eine Reihe von Berichten erstellt, die Riskonnect zusammen mit Tableau als internem Visualisierungstool für die Berichterstattung nutzen. Pete Ferguson:

„Die Verknüpfung von Daten direkt mit Tableau hat dazu geführt, dass wir auf Knopfdruck schnell alle unsere Prüfungsstatus, offenen Maßnahmen und Feststellungen sehen können, die wir früher mit Excel verfolgt haben. Wir haben jetzt auch gelernt, wie wir die Darstellung der Felder in Riskonnect ändern und anpassen können, so dass wir Änderungen an Feldbeschreibungen, Layouts und Berichten selbst vornehmen können, ohne auf Riskonnect angewiesen zu sein. Die Einführung eines modernen Systems wie der internen Audit-Lösung von Riskonnect ermöglicht es uns, die Art und Weise, wie wir prüfen, weiter zu verändern. Sie bietet eine dynamischere Lösung, die uns dabei hilft, weiterhin einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.