Estudio de caso: Baillie Gifford

ANTECEDENTES

La función de auditoría interna de Baillie Gifford ha crecido en los últimos cuatro años en respuesta a la creciente complejidad de la empresa. La función ha alineado su enfoque con las prioridades estratégicas más amplias de la empresa para proporcionar una garantía independiente sobre los controles que operan en las áreas de mayor riesgo. Durante este periodo, el equipo de auditoría ha pasado de cinco a diez personas, y al mismo tiempo ha evolucionado sus prácticas de trabajo para normalizar y perfeccionar el ciclo de vida de la auditoría de principio a fin, culminando en la revisión y formalización de su metodología de auditoría interna. Pete Ferguson, director superior de auditoría de Baillie Gifford, explicó: «Durante los dos últimos años, hemos emprendido un proceso paso a paso para ver cómo evolucionamos nuestras prácticas de auditoría. El siguiente paso lógico era considerar la necesidad de un sistema de auditoría centralizado para poder mejorar nuestro proceso de documentación de las auditorías y la forma en que captamos y supervisamos la información sobre riesgos.»

EL RETO

Aunque el equipo de gestión de riesgos de Baillie Gifford había invertido en un nuevo sistema de riesgo operativo Riskonnect, la función de auditoría interna seguía trabajando con procesos manuales y confiando en Excel y Word. Pete Ferguson: «Planificábamos, capturábamos y seguíamos la actividad de auditoría mediante hojas de cálculo de Excel, y toda nuestra documentación se guardaba en unidades de red internas. Esto se volvió insostenible, complejo y difícil de manejar, a medida que crecíamos como función y como empresa.»

EL ARGUMENTO EMPRESARIAL PARA EL CAMBIO

Pete Ferguson: «La oportunidad que brinda un sistema de auditoría centralizado permitiría al equipo capturar con precisión la información clave de la auditoría y garantizar que aplicamos nuestra metodología de forma coherente, reuniendo todo el proceso, desde la planificación anual de la auditoría y las evaluaciones de riesgos hasta los planes de auditoría y las revisiones individuales. La capacidad de capturar y supervisar los riesgos y controles, vincular las conclusiones de las auditorías a los puntos débiles de los controles e informar de forma eficiente y eficaz haría que todo el proceso fuera mucho más escalable y eficiente. Tener acceso directo al sistema de riesgos operativos era una ventaja añadida».

SELECCIÓN

El equipo de auditoría realizó algunas investigaciones iniciales sobre las distintas soluciones de auditoría, revisando sistemas que ya conocían, así como sistemas modernos como Riskonnect. Pete Ferguson: » En el equipo teníamos experiencias individuales de uso de sistemas más tradicionales, y las comparamos con Riskonnect. Nuestra primera impresión de la solución de Auditoría Interna Riskonnect fue que nos gustaba mucho la estética de su presentación. Parecía muy fácil de usar, y nos atrajo la posibilidad de enlazar directamente con el sistema de gestión de riesgos. Otro aspecto clave fue la posibilidad de configurar el sistema con flexibilidad, para poder adaptarlo a nuestras necesidades con el tiempo.» El equipo de Baillie Gifford se sometió a un riguroso proceso para comprender cómo funcionaba el sistema y cómo podía adaptarse para encajar en su metodología de auditoría definida. Esto implicó trabajar con el equipo de Riskonnect para aportar ideas en talleres de planificación junto con demostraciones del sistema, lo que llevó a acordar el alcance de los trabajos para los cambios de configuración. A continuación, los equipos trabajaron juntos en las configuraciones y modificaciones antes de pasar a las pruebas de aceptación del usuario. Pete Ferguson: «La parte que fue realmente importante para mí y que realmente destacó fue el compromiso y el apoyo continuos durante todo el proceso con Riskonnect.»

IR EN VIVO

Baillie Gifford puso en marcha la solución de Auditoría Interna de Riskonnect tras sólo unos meses de configuración e instalación. Cuatro meses después del «go live», ya se había completado el ciclo de planificación de auditorías y varias auditorías. Pete Ferguson: «Ya hemos configurado nuestro universo de auditoría, realizado nuestro plan anual y completado varias revisiones de auditoría en el sistema. No hemos experimentado ningún fallo significativo con Riskonnect, y el sistema ha funcionado como queríamos y esperábamos». El equipo ha creado ahora una serie de informes utilizando Riskonnect junto con Tableau como herramienta de visualización de informes internos elegida. Pete Ferguson:

«La vinculación de los datos directamente a Tableau ha significado que podemos ver rápidamente con sólo pulsar un botón todos nuestros estados de auditoría, acciones abiertas y hallazgos, todo lo cual solíamos rastrear utilizando Excel. Ahora también hemos aprendido a cambiar y adaptar la forma en que Riskonnect presenta los campos, de modo que podemos modificar nosotros mismos las descripciones de los campos, los diseños y los informes sin tener que depender de Riskonnect. La adopción de un sistema moderno como la solución de Auditoría Interna de Riskonnect nos está permitiendo seguir transformando nuestra forma de auditar. Proporciona una solución más dinámica que nos ayuda a seguir aportando valor al negocio.»