Ist Ihr Unternehmen auf die langfristige Verwaltung von Fernarbeitskräften vorbereitet? Siebzig Prozent der Angestellten arbeiten nach wie vor aus der Ferne, und die meisten Mitarbeiter möchten zumindest eine Form der Fernarbeit dauerhaft beibehalten. Viele Arbeitnehmer sind sogar bereit, ihren Job zu kündigen, wenn das Unternehmen eine Vollzeitpräsenz im Büro verlangt. Auch wenn sich der ursprüngliche Grund für die Heimarbeit etwas verflüchtigt hat, deuten die Präferenzen der Arbeitnehmer – in Verbindung mit einem angespannten Arbeitsmarkt – darauf hin, dass die Heimarbeit auf Dauer bestehen bleibt. Dies führt zu einigen Herausforderungen bei der Verwaltung von Telearbeitskräften. Als die Unternehmen sich beeilten, ihre Mitarbeiter für die virtuelle Arbeit einzurichten, haben sich ihre einstigen Übergangslösungen in langfristige Unternehmensrisiken verwandelt. Jetzt müssen die Unternehmen zurückgehen, sich die damit verbundenen Risiken genau ansehen und solide, zukunftssichere Maßnahmen ergreifen, um die zusätzlichen Risiken zu kontrollieren, die sich aus der Arbeit vieler Mitarbeiter in der Ferne ergeben. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie diese Risiken erkennen, wie Sie sie bewältigen können und was integrierte Risikomanagement-Technologie dabei leisten kann.
Risiken im Zusammenhang mit Remote Workforce Management
Da erwartet wird, dass die Fernarbeit bis 2025 um bis zu 87 Prozent gegenüber der Zeit vor der Pandemie zunehmen wird, werden Unternehmen einer Reihe neuer Risiken ausgesetzt sein, die neben anderen Unternehmensrisiken gemanagt werden müssen. Im Folgenden finden Sie die drei wichtigsten Risiken für die Telearbeit, die Sie in den Risikomanagementplan Ihres Unternehmens aufnehmen sollten.
1. Wirtschaftliche Risiken
Unternehmen werden die Auswirkungen auf ihre Immobilien- und Bürokosten genau im Auge behalten müssen, da immer mehr Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Außerdem wandern die Mitarbeiter aus den teuren Großstädten in kleinere Städte mit niedrigeren Lebenshaltungskosten ab, so dass die Belegschaft immer weiter verstreut ist. Diese Trends bedeuten, dass die Unternehmen ihre Immobilienstrategien überdenken müssen. Einige Unternehmen werden ihre Büroräume in erstklassigen Lagen konsolidieren wollen, während andere mehr Außenstellen eröffnen werden. Wieder andere entscheiden sich vielleicht für beides. Die Kunst besteht darin, genügend Büroräume zu haben, um diejenigen unterzubringen, die kommen wollen, ohne für Räume zu bezahlen, die niemand nutzt. In jedem Fall muss Ihr Unternehmen alle Optionen und die damit verbundenen Risiken abwägen, um die Anforderungen der Mitarbeiter zu erfüllen und unnötige Kosten zu vermeiden.
2. Compliance-Risiken
In dem Maße, in dem sich die Arbeitnehmer geografisch verteilen, steigen auch die Risiken für die Einhaltung von Vorschriften, insbesondere in Form von Cybersicherheit. Angriffe auf Cloud-basierte E-Mails, Remote-Desktop-Anwendungen und ähnliche Technologien, die die Arbeit an entfernten Standorten unterstützen sollen, nehmen zu. Phishing und Ransomware sind im Vergleich zum Vorjahr um 11 Prozent bzw. 6 Prozent gestiegen, und 61 Prozent der Sicherheitsverletzungen betrafen Anmeldedaten. Unternehmensnetzwerke sind einem besonders hohen Risiko ausgesetzt. Um die Mitarbeiter im Büro schnell nach Hause zu bringen, mussten viele überstürzt Cloud-Dienste einführen, ohne sie vorher gründlich zu prüfen. Die Risiken einer unzureichenden Cybersicherheit werden durch menschliche Fehler nur noch verstärkt. Da es zu Hause mehr Ablenkungen gibt, neigen Mitarbeiter möglicherweise eher dazu, ihren Bildschirm nicht zu entsperren oder auf eine Phishing-E-Mail zu klicken. Damit Unternehmen die Compliance-Risiken bekämpfen können, müssen sie die Cybersicherheit besser umsetzen. Ob das nun bedeutet, dass virtuelle private Netzwerke (VPNs) eingesetzt werden, routinemäßige Sicherheitsschulungen vorgeschrieben werden oder die Nutzung von Arbeitsgeräten auf privaten Geräten verboten wird, Unternehmen müssen strengere Richtlinien einführen und durchsetzen.
3. Psychologische Risiken
Stressbewältigung gehört zu den neuen Aufgaben der Unternehmen bei der Verwaltung ihrer mobilen Mitarbeiter. Da die Grenzen zwischen Arbeitsumgebung und persönlichem Raum verschwimmen (z. B. wird der Küchentisch zum Büroschreibtisch), wird es für Arbeitnehmer immer schwieriger, für den Tag abzuschalten. Fast 70 Prozent der Berufstätigen, die aufgrund der Pandemie zur Telearbeit übergegangen sind, geben an, dass sie jetzt am Wochenende arbeiten, und 45 Prozent sagen, dass sie regelmäßig mehr Stunden unter der Woche arbeiten als früher. Außerdem haben Eltern nach wie vor damit zu kämpfen, Arbeit und Kinderbetreuung unter einen Hut zu bringen, während sie zu Hause sind. Es gibt auch immer mehr Hinweise auf die Zoomüdigkeit und die Auswirkungen auf die geistige und körperliche Gesundheit. Auch wenn einige dieser Stressfaktoren außerhalb der Kontrolle eines Unternehmens liegen, ist es doch in seinem besten Interesse, so viele wie möglich zu mildern. Zum einen sind die Ausgaben für das Gesundheitswesen bei Arbeitnehmern, die über ein hohes Maß an Stress berichten, um fast 50 Prozent höher, und 40 Prozent der Arbeitsplatzwechsel sind auf Stress zurückzuführen. Dies kann für das Unternehmen schwerwiegende Folgen haben, denn die Ersetzung eines durchschnittlichen Mitarbeiters kostet 120-200 Prozent des Gehalts der betroffenen Position. Und selbst wenn ein Mitarbeiter bleibt, kann Stress am Arbeitsplatz zu Depressionen führen, die mit fast zehn jährlichen Krankheitstagen in Verbindung gebracht werden. Um das Risiko von Produktivitätsverlusten, höheren Kosten und rundum unzufriedenen Mitarbeitern zu mindern, müssen Unternehmen Strategien für die Telearbeit bewerten und Systeme schaffen, die den Mitarbeitern die nötige psychologische Sicherheit bieten. Das könnte so aussehen, dass man die Arbeitszeiten begrenzt, PTO durchsetzt oder einfach nachfragt: „Welche Hindernisse halten Sie diese Woche von Ihrer besten Arbeit ab?“
Wie Sie die Risiken des Remote Workforce Management abmildern
Die wirtschaftlichen, rechtlichen und psychologischen Risiken, die mit der Verwaltung von Fernarbeitskräften verbunden sind, können neue Denkansätze für ein Unternehmen erfordern. Es kommt nicht jeden Tag vor, dass eine weltweite Pandemie Arbeitnehmer dazu zwingt, zu Hause zu bleiben, oder dass die Angst in den USA um 31 Prozent zunimmt. Aber selbst wenn diese Szenarien neu sind, können Unternehmen einen belastbaren Risikomanagementplan erstellen, der auch in Zukunft Bestand haben wird. Das beginnt damit, sich auf die Auswirkungen von Risiken zu konzentrieren. Die Risikoauswirkungen sind eine Schätzung der potenziellen Verluste, die mit einem identifizierten Risiko verbunden sind. Viele Risikoereignisse können dieselben Auswirkungen haben. Wenn es also darum geht, die Risiken zu managen, die mit dem Einsatz von Fernarbeitskräften verbunden sind, sollten Sie an die Auswirkungen auf das Unternehmen denken und nicht an das Ereignis, das die Krise verursacht. Wenn Sie sich auf die Auswirkungen und nicht auf die Szenarien konzentrieren, können Sie robuste Maßnahmen und Kontrollen zur Risikobewältigung entwickeln, ohne für jedes mögliche Szenario einen eigenen Plan zu erstellen. Zum Beispiel könnte die Verwaltung von Fernarbeitskräften Auswirkungen auf das Unternehmen haben:
- Verlust von Einrichtungen
- Datenschutzverletzung
- Verminderte geistige Gesundheit
- Erhöhte Abwesenheit von Mitarbeitern und Kündigungen
- Zufluss von Ansprüchen aus dem Gesundheitswesen
Indem Sie sich auf die Auswirkungen konzentrieren, können Sie sinnvolle Strategien zur Risikominderung entwickeln, die Ihnen helfen, schneller wieder auf die Beine zu kommen, egal welches Szenario auf Sie zukommt.
Wie Technologie bei der Bewältigung der Herausforderungen von Remote-Mitarbeitern helfen kann
Da die Risiken des Remote Workforce Management heute zum Alltag gehören, möchten Sie eine einfache Möglichkeit finden, diese Risiken zu bewerten, zu verwalten und laufend zu überwachen. Die Herausforderung besteht darin, dass diese Risiken ihren Ursprung in verschiedenen Abteilungen außerhalb des traditionellen Risikomanagements haben können – HR, IT, Finanzen usw. – und in verschiedenen Formaten, nach unterschiedlichen Kriterien und in getrennten Systemen gesammelt werden. Die manuelle Zusammenführung all dieser Daten kann schwierig, zeitaufwändig und fehleranfällig sein und macht Sie besonders anfällig für wechselnde Bedrohungen. Mit integrierter Risikomanagement-Technologie hingegen können Sie ganz einfach Daten aus verschiedenen internen und externen Datenquellen sammeln und konsolidieren und diese in verwertbare Erkenntnisse umwandeln. Sie haben eine einzige Quelle der Wahrheit, was die Kommunikation und die Entscheidungsfindung erleichtert. Eine 360-Grad-Ansicht hilft Ihnen auch dabei, die Zusammenhänge zwischen den Risiken für externe Arbeitskräfte und die kumulativen Auswirkungen auf das Unternehmen zu erkennen. Mit anderen Worten: Mit einer integrierten Risikomanagementlösung können Sie jede Schwachstelle in Ihrem Unternehmen absichern, einschließlich der psychischen Gesundheit der Mitarbeiter und des Büromanagements. IRM trägt auch dazu bei, die Gesamtausgaben zu minimieren, indem mühsame Routineprozesse automatisiert werden, wodurch Ressourcen für tiefer gehende Analysen und andere, strategischere Aufgaben freigesetzt werden. Remote Workforce Management ist Teil der neuen Normalität. Sie bringt eine Reihe neuer Szenarien und Risiken mit sich, die sich auf die Wirtschaft, die Einhaltung von Vorschriften und psychologische Aspekte auswirken. Unternehmen müssen jedoch nicht überfordert sein, denn der beste Weg, diese Risiken zu bewältigen, besteht darin, sich auf die Auswirkungen selbst zu konzentrieren. Mit einem integrierten Ansatz für das Risikomanagement können Sie die Risiken der Telearbeit kontinuierlich überwachen, die Auswirkungen auf andere Risiken abschätzen und Erkenntnisse gewinnen, die Ihnen helfen, sich in den kommenden Jahren besser gegen negative Auswirkungen zu wappnen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie integriertes Risikomanagement dabei helfen kann, versteckte Risiken aufzudecken, laden Sie unser E-Book Erobern Sie die neue Welt der Risiken mit integriertem Risikomanagement herunter.
