Votre entreprise est-elle prête pour une gestion à long terme de la main-d’œuvre à distance ? Soixante-dix pour cent des cols blancs travaillent encore à distance, et la plupart des employés souhaitent à tout jamais conserver au moins une forme de travail à distance. De nombreux travailleurs sont même prêts à quitter leur emploi si l’entreprise exige une présence permanente au bureau. Même si la raison initiale du mouvement en faveur du travail à domicile s’est quelque peu dissipée, les préférences des employés – associées à un marché du travail tendu – indiquent que le travail à distance est en train de perdurer pour de bon. Cette situation crée quelques défis sur le front de la gestion du personnel à distance. Lorsque les entreprises se sont empressées de préparer leurs employés au travail virtuel, leurs solutions temporaires se sont transformées en risques à long terme pour l’entreprise. Aujourd’hui, les entreprises doivent revenir en arrière, examiner attentivement les risques associés et mettre en place des mesures solides et pérennes pour contrôler les risques supplémentaires liés au fait que de nombreux employés travaillent à distance. Voici comment repérer ces risques, comment les gérer et ce que la technologie de gestion intégrée des risques peut faire pour vous aider.
Risques associés à la gestion du personnel à distance
Étant donné que le travail à distance devrait augmenter de 87 % d’ ici 2025 par rapport aux niveaux antérieurs à la pandémie, les entreprises seront exposées à un nouvel ensemble de risques qui devront être gérés en même temps que les autres risques de l’entreprise. Voici trois risques majeurs liés au travail à distance à intégrer dans le plan global de gestion des risques de votre entreprise.
1. Risques économiques
Les entreprises devront surveiller de près l’impact sur leurs coûts d’immobilier et d’espace de bureau, car de plus en plus d’employés travaillent à domicile. Les travailleurs à distance quittent également les villes coûteuses et urbaines pour s’installer dans des villes plus petites où le coût de la vie est moins élevé, créant ainsi une main-d’œuvre plus dispersée. Ces tendances signifient que les entreprises devront réexaminer leurs stratégies immobilières. Certaines d’entre elles voudront peut-être regrouper leurs bureaux dans des endroits privilégiés, tandis que d’autres ouvriront davantage de bureaux satellites. D’autres encore choisiront de faire les deux. L’astuce consiste à disposer de suffisamment d’espace de bureau pour accueillir ceux qui le souhaitent sans avoir à payer pour un espace que personne n’utilise. Quoi qu’il en soit, votre entreprise devra examiner toutes les options et les risques associés pour répondre aux demandes des employés et réduire les coûts inutiles.
2. Risques de non-conformité
Lorsque les travailleurs sont dispersés géographiquement, les risques en matière de conformité augmentent également, en particulier en ce qui concerne la cybersécurité. Les attaques contre les messageries électroniques basées sur le cloud, les applications de bureau à distance et les technologies similaires conçues pour faciliter le travail à distance sont plus nombreuses. Le phishing et les ransomwares ont augmenté respectivement de 11 % et de 6 % par rapport à l’année dernière, et 61 % des intrusions ont concerné des données d’identification. Les réseaux d’entreprise sont particulièrement menacés. Pour transférer rapidement les travailleurs à domicile, de nombreuses entreprises ont dû lancer à la hâte des services en nuage, sans avoir procédé à un examen approfondi. Les risques d’une cybersécurité insuffisante sont aggravés par les erreurs humaines. Avec plus de distractions à la maison, les employés peuvent être plus enclins à laisser leur écran déverrouillé ou à cliquer sur un courriel d’hameçonnage. Pour que les entreprises puissent lutter contre les risques de non-conformité, elles devront améliorer leur cybersécurité. Qu’il s’agisse d’utiliser des réseaux privés virtuels (VPN), d’exiger une formation de routine à la sécurité ou d’interdire l’utilisation d’appareils personnels dans le cadre du travail, les entreprises devront mettre en œuvre des politiques plus strictes et les faire appliquer.
3. Risques psychologiques
La gestion du stress fait partie des nouvelles responsabilités des entreprises qui gèrent leur personnel à distance. La frontière entre l’environnement de travail et l’espace personnel s’est estompée (par exemple, les tables de cuisine qui se transforment en bureaux), et il est de plus en plus difficile pour les travailleurs de s’arrêter pour la journée. Près de 70 % des professionnels qui ont opté pour le travail à distance en raison de la pandémie déclarent travailler désormais le week-end, et 45 % affirment travailler régulièrement plus d’heures en semaine qu’auparavant. En outre, les parents continuent de se battre pour trouver un équilibre entre le travail et la garde de leurs enfants à la maison. Il est de plus en plus évident que le programme Zoom fatigue et qu’il a des effets néfastes sur la santé mentale et physique. Bien que certains de ces facteurs de stress soient indépendants de la volonté de l’entreprise, il est dans son intérêt d’en atténuer le plus possible. En effet, les dépenses de santé sont supérieures de près de 50 % pour les travailleurs qui déclarent un niveau de stress élevé, et 40 % des changements d’emploi sont dus au stress. Cela peut avoir un impact important sur l’organisation, car le remplacement d’un employé moyen coûte entre 120 et 200 % du salaire du poste concerné. Et même lorsqu’un employé reste en poste, le stress professionnel peut conduire à la dépression, qui est associée à près de dix jours de maladie par an. Pour limiter le risque de perte de productivité, d’augmentation des coûts et de mécontentement général des employés, les entreprises doivent évaluer les stratégies de travail à distance et créer des systèmes qui offrent aux employés la sécurité psychologique dont ils ont besoin. Il peut s’agir de fixer des limites aux heures de travail, de faire respecter les congés payés ou simplement de prendre des nouvelles et de demander : « Quels sont les obstacles qui vous empêchent de donner le meilleur de vous-même cette semaine ? »
Comment atténuer les risques liés à la gestion de la main-d’œuvre à distance ?
Les risques économiques, psychologiques et de conformité associés à la gestion de la main-d’œuvre à distance peuvent exiger de nouvelles façons de penser de la part d’une organisation. Ce n’est pas tous les jours qu’une pandémie mondiale oblige les travailleurs à rester chez eux ou qu’elle provoque une augmentation de 31 % de l’anxiété aux États-Unis. Pour cela, il faut d’abord se concentrer sur l’impact des risques. L’impact du risque est une estimation des pertes potentielles associées à un risque identifié. De nombreux événements liés à un risque peuvent avoir le même impact. Par conséquent, lorsqu’il s’agit de gérer les risques associés à une main-d’œuvre à distance, pensez à l’impact sur l’organisation, et non à l’événement à l’origine de la crise. En vous concentrant sur les impacts plutôt que sur les scénarios, vous pouvez mettre en place des actions et des contrôles solides pour répondre aux risques sans avoir à créer un plan distinct pour chaque scénario possible. Par exemple, la gestion du personnel à distance pourrait avoir un impact sur l’entreprise :
- Perte d’installations
- Violation de données
- Diminution de la santé mentale
- Augmentation de l’absentéisme et des démissions des employés
- Afflux de demandes de remboursement de soins de santé
En vous concentrant sur l’impact, vous pouvez créer des stratégies significatives d’atténuation des risques qui vous aideront à rebondir plus rapidement quel que soit le scénario qui se présente à vous.
Comment la technologie peut-elle aider à gérer les défis de la main-d’œuvre à distance ?
Les risques liés à la gestion du personnel à distance faisant désormais partie de la vie quotidienne, vous voudrez trouver un moyen facile de les évaluer, de les gérer et de les contrôler en permanence. La difficulté réside dans le fait que ces risques peuvent provenir de plusieurs départements situés en dehors des limites de la gestion traditionnelle des risques (RH, informatique, finances, etc.) et être collectés sous différents formats, selon différents critères et dans des systèmes distincts. – et être collectés sous différents formats, selon différents critères et dans des systèmes distincts. Rassembler manuellement toutes ces données peut s’avérer difficile, chronophage et source d’erreurs, ce qui vous rend particulièrement vulnérable à l’évolution des menaces. La technologie de gestion intégrée des risques, en revanche, facilite la collecte et la consolidation des données provenant de multiples sources internes et externes et les transforme en informations exploitables. Vous disposez d’une seule source de vérité, ce qui facilite la communication et la prise de décision. Une vue à 360 degrés vous aide également à visualiser la façon dont les risques liés à la main-d’œuvre à distance sont liés entre eux et l’impact cumulatif sur l’organisation. En d’autres termes, avec une solution de gestion intégrée des risques, vous pouvez renforcer toutes les vulnérabilités de votre entreprise, y compris la santé mentale des employés et la gestion des bureaux. La GIR permet également de réduire les dépenses globales en automatisant les processus routiniers et fastidieux, ce qui libère des ressources pour des analyses plus approfondies et d’autres tâches plus stratégiques. La gestion de la main-d’œuvre à distance fait partie de la nouvelle normalité. Elle s’accompagne d’un nouvel ensemble de scénarios et de risques qui touchent à la fois à l’économie, à la conformité et à l’impact psychologique. Les organisations ne doivent cependant pas se laisser submerger, car la meilleure façon de gérer ces risques est de se concentrer sur les impacts eux-mêmes. En adoptant une approche intégrée de la gestion des risques, vous pouvez surveiller en permanence les risques liés à la main-d’œuvre à distance, évaluer l’impact sur d’autres risques et acquérir les connaissances qui vous aideront à mieux résister aux impacts négatifs dans les années à venir.
Pour en savoir plus sur la manière dont la gestion intégrée des risques peut vous aider à découvrir les risques cachés, téléchargez notre livre électronique intitulé « Conquérir le nouveau monde du risque grâce à la gestion intégrée des risques« .
