A sua empresa está preparada para a gestão de força de trabalho remota a longo prazo? Setenta por cento dos trabalhadores administrativos ainda trabalham remotamente, e a maioria dos funcionários quer manter permanentemente pelo menos alguma forma de trabalho remoto. Muitos trabalhadores estão até dispostos a deixar os seus empregos se a empresa exigir presença a tempo inteiro no escritório.
Embora a razão original para o movimento do trabalho em casa tenha diminuído um pouco, as preferências dos funcionários – juntamente com um mercado de trabalho restrito – indicam que o trabalho remoto veio para ficar. Isto está a criar alguns desafios na frente da gestão da força de trabalho remota. Quando as empresas se apressaram a preparar os seus funcionários para o trabalho virtual, as suas soluções, outrora temporárias, transformaram-se em riscos empresariais a longo prazo.
Agora, as empresas devem voltar atrás, analisar bem os riscos associados e implementar medidas sólidas e à prova de futuro para controlar os riscos acrescidos de muitos funcionários a trabalhar remotamente. Eis como identificar esses riscos, como geri-los e o que a tecnologia de gestão integrada de riscos pode fazer para ajudar.
Riscos associados à gestão de força de trabalho remota
Uma vez que se prevê que o trabalho remoto aumente até 87 por cento acima dos níveis pré-pandemia até 2025, as empresas estarão expostas a um novo conjunto de riscos que terão de ser geridos juntamente com outros riscos empresariais. Aqui estão três principais riscos da força de trabalho remota a incorporar no plano geral de gestão de riscos da sua organização.
1. Riscos económicos
As empresas terão de acompanhar de perto o impacto nos custos dos seus imóveis e espaços de escritório à medida que mais funcionários trabalham a partir de casa. Os trabalhadores remotos também estão a migrar de cidades urbanas caras para cidades mais pequenas com custos de vida mais baixos, criando uma força de trabalho mais dispersa.
O que estas tendências significam é que as empresas terão de reexaminar as suas estratégias imobiliárias. Algumas empresas podem querer consolidar o espaço de escritório em localizações premium, enquanto outras podem abrir mais escritórios satélite. Outras podem optar por fazer ambas as coisas.
O truque é ter espaço de escritório suficiente para acomodar aqueles que querem vir sem pagar por espaço que ninguém usa. Independentemente disso, a sua empresa terá de considerar todas as opções e riscos associados para atender às exigências dos funcionários e mitigar custos desnecessários.
2. Riscos de conformidade
À medida que os trabalhadores se dispersam geograficamente, os riscos de conformidade também aumentam, particularmente na forma de cibersegurança. Os ataques contra e-mail baseado na nuvem, aplicações de ambiente de trabalho remoto e tecnologias similares concebidas para auxiliar o trabalho remoto são mais elevados. O phishing e o ransomware aumentaram 11 por cento e 6 por cento, respetivamente, em relação ao ano anterior, e 61 por cento das violações envolveram dados de credenciais.
As redes empresariais estão em risco excecionalmente elevado. Para transferir rapidamente os trabalhadores do escritório para casa, muitos tiveram de lançar apressadamente serviços na nuvem sem a devida verificação. Os riscos de cibersegurança inadequada são apenas agravados por erros humanos. Com mais distrações em casa, os funcionários podem ser mais propensos a deixar o ecrã desbloqueado ou clicar naquele e-mail de phishing.
Para as empresas combaterem os riscos de conformidade, necessitarão de uma melhor execução em cibersegurança. Seja isso empregar redes privadas virtuais (VPNs), exigir formação de segurança regular ou proibir o uso de trabalho em dispositivos pessoais, as empresas precisarão de implementar políticas e aplicação mais rigorosas.
3. Riscos psicológicos
A gestão do stress faz parte da nova responsabilidade das empresas que gerem a sua força de trabalho remota. Com as linhas entre ambientes de trabalho e espaço pessoal esbatidas (por exemplo, mesas de cozinha a servir de secretárias), está a tornar-se mais difícil para os trabalhadores desligarem-se do dia.
Quase 70 por cento dos profissionais que transitaram para o trabalho remoto devido à pandemia dizem que agora trabalham aos fins de semana, e 45 por cento dizem que trabalham regularmente mais horas durante a semana do que antes. Além disso, os pais continuam a lutar para equilibrar o trabalho e o cuidado dos seus filhos enquanto estão em casa. Há também evidências crescentes de fadiga do Zoom e do impacto na saúde mental e física.
Embora alguns destes fatores de stress da vida estejam além do controlo de uma empresa, é do seu melhor interesse mitigar tantos quanto possível. Por um lado, as despesas com cuidados de saúde são quase 50 por cento maiores para trabalhadores que relatam altos níveis de stress, e 40 por cento da rotatividade de empregos deve-se ao stress. Isto pode ter um impacto grave na organização, uma vez que substituir um funcionário médio custa 120-200 por cento do salário do cargo afetado. E mesmo quando um funcionário permanece, o stress no trabalho pode levar à depressão, que está associada a quase dez dias de baixa por ano.
Para mitigar o risco de perda de produtividade, aumento de custos e funcionários geralmente infelizes, as empresas precisam de avaliar estratégias de trabalho remoto e criar sistemas que proporcionem a segurança psicológica de que os funcionários necessitam. Isto pode traduzir-se em estabelecer limites de horário de trabalho, fazer cumprir o tempo livre remunerado ou simplesmente verificar e perguntar: “Que obstáculos o impedem de fazer o seu melhor trabalho esta semana?”
Como mitigar os riscos de gestão da força de trabalho remota
Os riscos económicos, de conformidade e psicológicos associados à gestão da força de trabalho remota podem exigir novas formas de pensar para uma organização. Não é todos os dias que uma pandemia global força os trabalhadores a ficar em casa ou causa efetivamente um aumento de
O impacto do risco é uma estimativa das potenciais perdas associadas a um risco identificado. Muitos eventos de risco podem causar o mesmo impacto. Assim, quando se trata de gerir os riscos associados a uma força de trabalho remota, pense no impacto na organização, não no evento que causa a crise. Ao focar nos impactos em vez dos cenários, pode construir ações de resposta ao risco e controlos robustos sem criar um plano separado para cada cenário possível.
Por exemplo, a gestão da força de trabalho remota poderia impactar a empresa com:
- Perda de instalações
- Violação de dados
- Diminuição da saúde mental
- Aumento do absentismo e das demissões de funcionários
- Afluxo de pedidos de cuidados de saúde
Ao focar no impacto, pode criar estratégias significativas de mitigação de riscos que o ajudarão a recuperar mais rapidamente de qualquer cenário que surja.
Como a tecnologia pode ajudar a gerir os desafios da força de trabalho remota
Com os riscos de gestão da força de trabalho remota agora fazendo parte do quotidiano, vai querer encontrar uma forma fácil de os avaliar, gerir e monitorizar continuamente. O desafio é que estes riscos podem originar-se em vários departamentos fora dos limites da gestão de riscos tradicional – RH, TI, finanças, etc. – e ser recolhidos em vários formatos, usando diferentes critérios e em sistemas separados. Reunir manualmente todos estes dados pode ser difícil, demorado e propenso a erros, deixando-o especialmente vulnerável a ameaças em mudança.
Por outro lado, a tecnologia de gestão integrada de riscos torna fácil recolher e consolidar dados de múltiplas fontes de dados internas e externas e transformá-los em informações acionáveis. Tem uma única fonte de verdade, o que facilita a comunicação e a tomada de decisões. Uma visão de 360 graus também ajuda a visualizar como os riscos da força de trabalho remota se inter-relacionam e o impacto cumulativo na organização.
Por outras palavras, com uma solução de gestão integrada de riscos, pode reforçar todas as vulnerabilidades em toda a sua empresa, incluindo a saúde mental dos funcionários e a gestão do escritório. A GIR também ajuda a minimizar os gastos gerais ao automatizar processos tediosos e rotineiros, o que liberta recursos para análises mais profundas e outras tarefas mais estratégicas.
A gestão da força de trabalho remota faz parte do novo normal. E com ela vem um novo conjunto de cenários e riscos que atravessam impactos económicos, de conformidade e psicológicos. No entanto, as organizações não precisam de ficar sobrecarregadas, pois a melhor forma de gerir estes riscos é focando nos próprios impactos. Ao adotar uma abordagem integrada à gestão de riscos, pode monitorizar continuamente os riscos da força de trabalho remota, avaliar o impacto noutros riscos – e obter as informações que o ajudarão a tornar-se mais resiliente contra impactos adversos nos anos vindouros.
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