Wie man jeden tabellenbasierten Geschäftsprozess automatisiert und online bringt

Unsicher, schwer zu pflegen und fehleranfällig – Tabellenkalkulationen erschweren die Zusammenarbeit und schaffen Datensilos. Jedes Unternehmen hat sie, und auch wenn sie historisch gesehen kein Problem darstellten, könnten veraltete tabellenbasierte Prozesse in der heutigen nachfrageorientierten und schnelllebigen Landschaft sehr wohl den Unterschied zwischen dem Gewinn und Verlust von Marktanteilen bedeuten!

Tabellenkalkulationen mögen ein vielseitiges Werkzeug zum Sammeln, Integrieren, Formatieren und Präsentieren von Daten sein, aber sie sind auch die Hauptursache für Silos in Unternehmen; ihr Nutzen nimmt weiter ab, wenn sie mit wachsenden Datensätzen, mehreren Benutzern und der Notwendigkeit konfrontiert werden, Daten zuzuordnen und zu verknüpfen, um aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen.

Dieser Blog erklärt, warum Tabellenkalkulationen im großen Maßstab problematisch sind, teilt die Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung mit und erläutert, wie das richtige Tool identifiziert werden kann, das in der Lage ist, jeden tabellenbasierten Geschäftsprozess zu automatisieren und online zu bringen.

Ihre Geschäftsprozesse online bringen

Wenn Sie eine kleine Organisation mit weniger als 20 Mitarbeitern sind, hat die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse wahrscheinlich eine geringe Priorität. Aber in größeren Organisationen, in denen Prozesse mehr als 20 Personen den Zugriff auf dieselbe Tabelle erfordern, müssen Unternehmensleiter genau prüfen, ob sie ihre Geschäftsprozesse online bringen sollten.

Auch wenn es für Unternehmen effizient erscheinen mag, mehrere Tabellenkalkulationen zu verwenden, um verschiedene Prozesse auszuführen und Informationen zu erfassen, können die Dinge außer Kontrolle geraten. Selbst wenn Ihr Team klein ist, bedeutet das nicht, dass es von menschlichen Fehlern und Silos ausgenommen ist, die aus einem Mangel an Daten-Governance und getrennten tabellenbasierten Prozessen resultieren.

Warum lassen Unternehmen Tabellenkalkulationen hinter sich?

Bis 2024 wird der Markt für Workflow-Automatisierung und verwandte Technologien voraussichtlich jährlich um 20 % wachsen und 5 Milliarden USD erreichen, doch viele Unternehmen sind sich der Vorteile, die diese vereinfachten neuen technologischen Ansätze bieten, noch nicht bewusst.

Obwohl Tabellenkalkulationen für einfache Aufgaben zunächst vielseitig erscheinen mögen, gibt es Plattformen, die bessere Datenmanagement-, Visualisierungs-, Kollaborations- und Integrationsoptionen bieten, wenn Unternehmen eine robustere Lösung benötigen.

Befreien Sie sich von den Tabellenkalkulationen, die Ihr Geschäft steuern, indem Sie Ihre Geschäftsprozesse online bringen

Ein Bericht aus dem Jahr 2021 ergab, dass 94 % der befragten Mitarbeiter kleiner und mittlerer Unternehmen bestätigten, dass sie repetitive, zeitaufwändige Aufgaben ausführen. Es wurde auch festgestellt, dass 90 % der Arbeitnehmer die Automatisierung als eine enorme Verbesserung ihrer Arbeit empfanden, während weitere 66 % angaben, dass die Automatisierung sie produktiver gemacht habe.

Heute könnte jede Abteilung in einer Organisation ein Workflow-Automatisierungssystem nutzen, von Betrieb, Vertrieb und Marketing bis hin zu Personalwesen und Finanzen. Diese Art von Softwareplattformen eignet sich hervorragend zur Automatisierung von Aufgaben und zur Implementierung definierter Prozesse, die es mehreren Teams ermöglichen, in einem konsistenten Format zu arbeiten.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen bietet viele Vorteile für jedes Unternehmen, das ein System in seinen täglichen Betrieb implementiert. Organisationen versuchen im Allgemeinen, ihre manuellen Prozesse zu transformieren, um die Produktivität zu steigern, Kosten zu senken, konform zu bleiben, papierbasierte Prozesse zu eliminieren, Fehler zu reduzieren, ihre Abläufe zu skalieren und die Zeit ihres Teams für Aufgaben freizugeben, die menschlichen Intellekt erfordern.

Workflow-Automatisierung wird am häufigsten verwendet, wenn mehrere Mitarbeiter Daten in einen Prozess einspeisen, Sie einen Schritt-für-Schritt-Prozess mit mehreren Beteiligten strukturieren möchten, Sie Abnahmen, Eskalationen und Genehmigungen formalisieren möchten, Sie verfolgen müssen, wann Daten eingegeben wurden und von wem, und Sie über die erfassten Daten berichten müssen. In solchen Fällen ermöglicht die Workflow-Automatisierung einer Organisation, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und die Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern.

Betrachten Sie einen einfachen Prozess, wie die Führung eines Registers für aufkommende Risiken, eines Protokolls für das Vorfallmanagement oder eines Verzeichnisses für das Asset Management. Tabellenkalkulationen wären ein logischer Ausgangspunkt, würden aber bald außer Kontrolle geraten. Das Management und die Automatisierung solcher Prozesse in einer Softwareplattform bietet jedoch eine Fülle von Vorteilen, darunter:

Die meisten Softwareplattformen sind Online-SaaS-Lösungen, was bedeutet, dass das System von überall aus zugänglich ist.

Anstatt dass Mitarbeiter Daten in eine Tabelle eingeben, werden die Daten über Online-Formulare ausgefüllt, die direkt in die Plattform eingespeist werden. Dies ermöglicht eine strenge Daten-Governance, da Teams Menüs, Dropdowns und vordefinierte Felder festlegen können, um sicherzustellen, dass Daten in einem konsistenten Format erfasst werden. Sie können auch Pflichtfelder definieren, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter niemals Felder leer lassen.

Die Online-Protokolle sind durchsuchbar und können leicht gefiltert werden, um spezifische Informationen anzuzeigen.

Es wird ein vollständiges Protokoll darüber erfasst, wer welche Informationen wann eingegeben hat, wodurch ein sofortiger Audit-Trail der Ereignisse entsteht.

Eine Berechtigungshierarchie kann definiert werden, um sensible Daten auszublenden und Prozesse zu vereinfachen, sodass Mitarbeiter nur die für sie relevanten Daten sehen, was es ihnen erleichtert, Aufgaben zu priorisieren.

Workflow-Automatisierung kann verwendet werden, um Prozesse am Laufen zu halten. Wenn Daten wöchentlich eingegeben werden müssen, können wöchentliche E-Mails an relevante Mitarbeiter automatisiert werden, um sie an die Dateneingabe zu erinnern, und wenn sie dies nicht tun, werden automatisch Erinnerungen gesendet. Workflows können auch für Genehmigungen, Prüfungen und Eskalationen verwendet werden, um sicherzustellen, dass Prozesse ohne Verzögerung in die nächste Phase übergehen.

Aufgaben- und Aktionsmanagement wird einfach, Mitarbeiter erhalten automatisierte Erinnerungen an ihre Aufgaben, und sie können ihre Arbeitslastprioritäten einfach auf ihrem persönlichen Dashboard einsehen und Aktionen online abschließen.

Die Kontrollüberwachung kann auch verwendet werden, um Dinge wie verpasste Fristen, SLAs, KPIs und hohe Datenmengen zu kennzeichnen, die auf ein Problem hindeuten könnten. Teams können die Kontrollüberwachung nutzen, um beliebige Regeln festzulegen, und Benachrichtigungen werden automatisch an den relevanten Stakeholder gesendet, um Maßnahmen zu ergreifen.

Das Gewinnen von Erkenntnissen aus den Daten ist auch viel einfacher, wenn Teams eine online automatisierte Lösung verwenden. Diese Plattformen bieten in der Regel eine Reihe von sofort einsatzbereiten Dashboards und Berichten, die es Führungskräften erleichtern, die Daten zu visualisieren, Probleme anzugehen und an höhere Stakeholder zu berichten. Da die Berichte auf Knopfdruck sofort erstellt werden, sind sie immer aktuell. Dies reduziert den Zeitaufwand für die Erstellung von Berichten und gibt den Mitarbeitern Zeit, die Daten zu analysieren und Prozessverbesserungen zu identifizieren.

Wenn eine Organisation mehrere Prozesse im selben System verwaltet, können sie sogar Datensätze verknüpfen und zuordnen, um eine einzige Quelle der Wahrheit zu gewährleisten und tiefe Einblicke in die Geschäftsleistungsmetriken zu liefern. Dies ermöglicht es Unternehmen, „Vorfälle“ oder „Assets“ mit ihrer Risikobibliothek oder ihrem Kontrollregister zu verknüpfen oder Compliance-Anforderungen und regulatorische Änderungen ihrem Geschäftsprozessregister zuzuordnen. Die Zuordnungsmöglichkeiten sind endlos, und die Daten unterstützen Unternehmen dabei, die Auswirkungen verschiedener Teams und Abteilungen im gesamten Unternehmen zu verstehen.

Eine der vielen Herausforderungen, denen sich moderne Organisationen gegenübersehen, ist die Wahl des besten Systems zur Verwaltung ihrer Geschäftsabläufe. Der Kauf von Stand-alone-Tools und Punktlösungen mag zunächst billiger und effektiver erscheinen als der Kauf einer vollständigen integrierten Softwarelösung, aber im Laufe der Zeit führt dies dazu, dass ein Unternehmen mehrere verschiedene Anwendungen verwendet, die hohe Softwarekosten verursachen und keine Integration zwischen den Systemen aufweisen. Die Verwendung mehrerer Systeme führt letztendlich zu isolierten Daten und mehreren Versionen der Wahrheit, und es kann auch für Ihre IT-Teams problematisch sein, viele verschiedene Plattformen zu unterstützen.

In vielen Fällen sind Punktlösungen für einen bestimmten Anwendungsfall sehr starr, und Systeme können übermäßig kompliziert oder nicht auf die individuellen, maßgeschneiderten Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten sein. Darüber hinaus können die Plattformen oft nicht an den spezifischen Geschäftsprozess einer Organisation angepasst werden. Achten Sie daher bei der Auswahl einer Plattform darauf, dass Sie eine mit flexiblen Workflows und anpassbaren Formularen, Menüs und Dropdowns wählen, um sicherzustellen, dass die Lösung leicht an spezifische Prozessanforderungen angepasst werden kann.

Der Hauptvorteil der Verwaltung mehrerer Geschäftsprozesse auf einer Plattform sind jedoch die Erkenntnisse, die Sie aus den Daten gewinnen können. Stellen Sie sich eine Welt vor, in der Sie Vorfälle mit den ursprünglichen Risiken und Kontrollen verknüpfen können. Wo Sie Ihr Geschäftsprozessregister mit Risiken und Compliance-Verpflichtungen verknüpfen können und wo Sie Unternehmensleistung und Projektmanagement mit Ihrer übergeordneten Strategie verknüpfen können. Wenn Sie sich für eine flexible Lösung wie die Riskonnect-Plattform entscheiden, können Prozesse miteinander verknüpft werden, und jeder Mitarbeiter in der gesamten Organisation hat Zugriff und kann Daten eingeben, ohne die lästige Tabelle zu ruinieren!

Starten Sie Ihre digitale Transformation noch heute mit Riskonnect

Neben ihren Kern-GRC-Funktionen kann die Riskonnect-Plattform Ihre Geschäftsworkflows und -register digitalisieren und optimieren, indem sie alle Geschäftsprozesse online bringt. Dies ermöglicht es Organisationen, Tabellenkalkulationen, Altsysteme und manuelle Prozesse durch strukturierte, umfassende Best-Practice-Systeme zu ersetzen. Die Online-Formulare, Workflows und digitalen Register reduzieren den administrativen Aufwand, erhöhen die operative Effizienz und bieten tiefe Einblicke in die Geschäftsleistung.

Die flexible Natur der Lösung bedeutet, dass Benutzer können:

Formulare, Register und Workflows entwerfen, um den spezifischen Bedürfnissen und der Terminologie ihrer Organisation gerecht zu werden.

Daten aus anderen Systemen und Quellen über API-Integrationen extrahieren, um eine einzige Quelle der Wahrheit zu gewährleisten.

Auf eine Vielzahl von Dashboards zugreifen und maßgeschneiderte Dashboards entwerfen, um spezifische Berichtsanforderungen zu erfüllen.

Ein externes Portal erstellen, das es Anbietern, Auftragnehmern und anderen Dritten ermöglicht, Online-Formulare, Fragebögen und Umfragen einzureichen, wobei alle Daten direkt in die Plattform eingespeist werden.

Workflows nutzen, um Prozesse zu definieren und Benachrichtigungen für Genehmigungen, Eskalationen und überfällige Aktionen zu senden, um den Fortschritt zu gewährleisten.

Regeln und Kontrollen festlegen, um Benachrichtigungen zu senden, wenn Daten ein bestimmtes Niveau erreichen oder eine Frist verpasst wird.

Darüber hinaus können Organisationen, die die Riskonnect-Plattform bereits für GRC-Anforderungen nutzen, Daten mit allen ursprünglichen Risiken, Kontrollen oder Compliance-Verpflichtungen verknüpfen.

Hier sind nur einige der Prozesse, die mit der Riskonnect-Plattform automatisiert werden können:

In einer volatilen Zeit, in der fast jedes Unternehmen mit der Notwendigkeit konfrontiert ist, Kosten zu senken, ist die Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse ein entscheidender Ansatz, der hilft, Arbeitslasten in jeder Abteilung neu zu strukturieren, ohne schwierige Entscheidungen über ihre Belegschaft treffen zu müssen.

Führungskräfte sollten sich darauf konzentrieren, Probleme zu verstehen, Lösungen zu identifizieren und Stakeholder auf die Transformation auszurichten. Es gibt viele Gründe, warum Menschen und Unternehmen Tabellenkalkulationen noch mindestens ein Jahrzehnt lang verwenden werden, aber mit der Zeit kann die übermäßige Nutzung von Tabellenkalkulationen Ihr Geschäft wirklich behindern, und die Akzeptanz automatisierter Softwarelösungen wird voraussichtlich steigen.

Mit vorgefertigten digitalen Prozessen und Lösungen, die sofort einsatzbereit sind, um Effizienzsteigerungen zu erzielen, beseitigt die Geschäftsprozessautomatisierung die Engpässe, die zu Zeit- und Umsatzverlusten führen; und bietet die schnellste Rendite aller ressourcensparenden Maßnahmen.

Manuelle Prozesse, einschließlich Tabellenkalkulationen, sind für kostspielige Fehler, Silos, getrennte Daten und eine verminderte Effizienz in jeder Abteilung verantwortlich. Die Automatisierung von Prozessen im gesamten Unternehmen spart Zeit und Ressourcen und bietet eine ganzheitliche Sicht für bessere Entscheidungen.

Um Ihre digitale Transformation mit Riskonnect zu starten, fordern Sie noch heute eine Demo des Riskonnect Workflows- und Registermoduls an.