Um den Anforderungen bevorstehender Reformen in der Altenpflege gerecht zu werden, suchte HammondCare nach einer Möglichkeit, ihr tabellenbasiertes Risiko- und Compliance-Management durch eine zentralisierte Plattform zu ersetzen, die konsistente, glaubwürdige Risikodaten für fundierte Entscheidungen liefert.
Herausforderung
HammondCare ist eine unabhängige Wohltätigkeitsorganisation, die jährlich Tausende von Patienten durch mehr als 100 stationäre Pflegeeinrichtungen und häusliche Pflegedienste in ganz Australien unterstützt. Aufgrund ihres großen und vielfältigen Dienstleistungsangebots waren die Risiko- und Compliance-Prozesse der Organisation über Tabellenkalkulationen und Altsysteme fragmentiert, was es schwierig machte, einen vollständigen Überblick über das Risiko und den Compliance-Status zu erhalten.
Bevorstehende Reformen in der Altenpflege führten Hunderte neuer Compliance-Maßnahmen ein. Infolgedessen war es schwierig, die Einhaltung von Qualitätsstandards nachzuweisen oder die erbrachte hochwertige Pflege zu präsentieren.
Als Alison Cameron als Leiterin für Risiko und Regulierung zu HammondCare kam, arbeitete sie mit dem Risikoteam zusammen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. „Die Art und Weise, wie wir Risikoregister verwalteten und Compliance-Aktivitäten verfolgten, war sehr manuell. Die Berichterstattung war begrenzt und nicht auf dem Niveau, das wir uns wünschten. Wenn Sie Systeme haben, die nicht miteinander kommunizieren, kommt es zu Duplizierungen, Fehlern und unterschiedlichen Interpretationen derselben Daten. Das beeinträchtigt die Integrität Ihrer Berichterstattung.“
„Wenn Menschen den Informationen nicht vertrauen können, dann haben Sie keine Grundlage für gute Entscheidungen.“
Als Reformen in der Altenpflege bevorstanden, suchte HammondCare nach einem besseren Weg, Risiken zu managen, Hunderte von Compliance-Maßnahmen zu verfolgen und Führung und Aufsichtsbehörden zu versichern, dass die Standards eingehalten wurden. Die Lösung musste einfach zu übernehmen sein, sich in bestehende HR-Systeme integrieren lassen und strukturierte Prozesse für eine zuverlässige Berichterstattung auf Vorstandsebene liefern.
Lösung
HammondCare nutzt jetzt die Riskonnect-Plattform für strategisches Risikomanagement, Compliance-Überwachung und Audit-Verfolgung. Riskonnect vereinte die Risikoregister und Compliance-Verpflichtungen von HammondCare in einer zentralisierten Lösung. Die Plattform erfasst Daten in einem strukturierten Format, das auf ihre Anforderungen an die Unternehmensführung abgestimmt ist. Sie können nun einen konsistenten Risikorahmen implementieren, Kontrollen festlegen und mindernde Maßnahmen ganzheitlich verfolgen.
„Riskonnect war ein absoluter Spitzenreiter unter den von uns überprüften Systemen. Es war am wichtigsten, dass wir eine adäquate Berichterstattung hatten und dass wir die Möglichkeit hatten, die Lösung so zu konfigurieren, dass sie für unseren Vorstand und unser Führungsteam passte. Riskonnect konnte beides liefern.“
Riskonnect integriert sich in das HR-System von HammondCare, gewährleistet konsistente Daten, ermöglicht das Hochladen von Compliance-Verpflichtungen und optimiert Compliance-Bemühungen. Sie können Compliance-Maßnahmen über mehrere Dienste hinweg verfolgen, versionskontrollierte Links zu Richtlinien und Standards pflegen und einfach Nachweise erfassen. Cameron bemerkte: „Der Massen-Upload war sehr wichtig. Er gab uns eine Grundlage, von der aus wir arbeiten und dann identifizieren konnten, was priorisiert werden musste.“
Die Implementierung wurde in sechs bis acht Wochen abgeschlossen. „Aus Software-Sicht war es sehr reibungslos“, erinnert sich Cameron. „Die Möglichkeit, jederzeit zum Telefon zu greifen und eine schnelle Antwort zu erhalten, war von unschätzbarem Wert – wir hatten nie einen Rückstand an Problemen.“
Die Software ist auch für weniger technikaffine Nutzer einfach zu bedienen, was die Akzeptanz fördert. Cameron bemerkte: „Die Benutzeroberfläche war sehr gut strukturiert und super benutzerfreundlich, was das Change Management wirklich unterstützte und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern förderte.“
Ergebnisse
Seit der Implementierung von Riskonnect hat HammondCare seine GRC-Prozesse transformiert, wobei einst mühsame manuelle Aufgaben jetzt nur noch Minuten dauern. „Die Berichterstattung ist sehr ausgefeilt – visuell ansprechend, konsistent und leicht verständlich“, sagt Cameron. „Man kann die Geschichte klar und ansprechend erzählen. Das stärkt das Vertrauen und eliminiert Debatten darüber, ob die Daten korrekt sind.“
„Menschen können den Informationen vertrauen, und das ändert alles.“
Cameron nahm die Verbesserung fast sofort wahr, als ein Meeting unerwartet vorgezogen wurde. Sie konnte die benötigten Berichte sofort generieren. „Die Führungskräfte lobten, wie einfach die Informationen zu verarbeiten waren. Das war eine echte Erfolgsgeschichte für uns“, erinnert sie sich.
Darüber hinaus sind Risiko und Compliance in der gesamten Organisation nun kulturell „im Vordergrund“. Mitarbeiter können auf Live-Daten zugreifen, Erwartungen verstehen und proaktiv auf aufkommende Probleme reagieren. „Das Vertrauen in die Daten ist entscheidend“, erklärt sie. „Es bedeutet, dass wir fokussierte Gespräche darüber führen können, wo Aufmerksamkeit erforderlich ist, anstatt über die Genauigkeit der Informationen zu debattieren.“
Riskonnect überwacht Compliance-Maßnahmen an vorderster Front, dokumentiert die Konformität gegenüber Aufsichtsbehörden und ist potenziellen Problemen voraus. „Die Daten helfen uns, Schwerpunktbereiche frühzeitig zu identifizieren, was es uns ermöglicht, vorausschauend statt nachlaufend zu berichten.“ Cameron teilte mit, dass diese Daten es ihnen ermöglichen, „zu handeln, bevor sie zu größeren Problemen werden.“
Riskonnect hat die Art und Weise, wie wir Risiken managen, transformiert“, schließt Cameron. „Die Benutzererfahrung, die Berichtsfunktion, die Integrationsmöglichkeiten – all das zusammen ergibt eine effektive Governance und Datenpräzision. Es gibt uns Vertrauen, und es gibt dem Vorstand Vertrauen. Das ist von unschätzbarem Wert.“
Weitere Informationen zur Software für das Unternehmensrisikomanagement finden Sie in unserem E-Book „Alle in das Unternehmensrisikomanagement für den Geschäftserfolg einbeziehen“ und sehen Sie sich die ERM-Softwarelösung von Riskonnect an.
