Para satisfazer as exigências das próximas reformas nos cuidados geriátricos, a HammondCare procurou substituir a sua gestão de risco e conformidade baseada em folhas de cálculo por uma plataforma centralizada que fornece dados de risco consistentes e credíveis para decisões confiantes.

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Desafio

A HammondCare é uma instituição de beneficência independente que apoia milhares de pacientes anualmente através de mais de 100 instalações de cuidados residenciais e serviços de cuidados domiciliários em toda a Austrália. Devido à sua extensa e diversificada presença de serviços, os processos de risco e conformidade da organização tornaram-se fragmentados entre folhas de cálculo e sistemas legados, dificultando a obtenção de uma visão completa da exposição ao risco e do estado de conformidade.

As próximas reformas nos cuidados geriátricos introduziram centenas de novas ações de conformidade. Como resultado, era difícil demonstrar a conformidade com os padrões de qualidade ou evidenciar os cuidados de alta qualidade prestados.

Quando Alison Cameron se juntou à HammondCare como diretora de risco e regulamentação, trabalhou com a equipa de risco para identificar oportunidades de melhoria. “A forma como estávamos a gerir os registos de risco e a monitorizar as atividades de conformidade era muito manual. Os relatórios eram limitados e não estavam ao nível que pretendíamos. Se tiver sistemas que não comunicam entre si, acaba por ter duplicação, erros e diferentes interpretações dos mesmos dados. Isso afeta a integridade dos seus relatórios.”

“Se as pessoas não conseguem confiar nas informações, então não tem uma base para uma boa tomada de decisões.” 

À medida que as reformas dos cuidados a idosos se aproximavam, a HammondCare procurou uma forma melhor de gerir o risco, monitorizar centenas de ações de conformidade e garantir aos líderes e reguladores que estava a cumprir as normas. A solução tinha de ser fácil de adotar, integrar-se com os sistemas de RH existentes e fornecer processos estruturados para relatórios fiáveis ao nível do conselho de administração.

Solução

A HammondCare utiliza agora a plataforma Riskonnect para gestão de risco estratégico, monitorização de conformidade e acompanhamento de auditorias. A Riskonnect unificou os registos de risco e as obrigações de conformidade da HammondCare numa solução centralizada. A plataforma captura dados num formato estruturado alinhado com os seus requisitos de governança empresarial. Agora podem implementar uma estrutura de risco consistente, definir controlos e monitorizar ações de mitigação de forma holística.

“A Riskonnect destacou-se absolutamente em termos dos sistemas que analisámos. Era muito importante que pudéssemos ter relatórios adequados e que tivéssemos a capacidade de configurar a solução para que fosse adequada para o nosso conselho de administração e equipa de liderança. A Riskonnect conseguiu fornecer ambos.” 

A Riskonnect integra-se com o sistema de RH da HammondCare, garantindo dados consistentes, permitindo o carregamento de obrigações de conformidade e simplificando os esforços de conformidade. Podem monitorizar as ações de conformidade em vários serviços, manter ligações com controlo de versão para políticas e normas e captar facilmente evidências. Cameron observou que “O carregamento em massa foi muito importante. Deu-nos uma base de referência a partir da qual podíamos trabalhar e, em seguida, identificar o que precisava de ser priorizado.”

A implementação foi concluída em seis a oito semanas. “Foi muito tranquilo do ponto de vista do software”, recorda Cameron. “A capacidade de pegar no telefone a qualquer momento e obter uma resposta rápida foi inestimável – nunca tivemos um atraso de problemas.”

O software é fácil de usar, mesmo para aqueles que são menos experientes em tecnologia, o que está a ajudar a inspirar a adoção. Cameron observou: “A interface do utilizador estava muito bem organizada e era super fácil de usar, o que realmente ajudou na gestão da mudança e incentivou a adoção por parte dos funcionários.”

Resultados

Desde a implementação da Riskonnect, a HammondCare transformou os seus processos de GRC, com tarefas manuais outrora trabalhosas, que agora levam apenas alguns minutos. “Os relatórios são muito sofisticados – visualmente atraentes, consistentes e fáceis de entender”, diz Cameron. “Pode contar a história de uma forma clara e envolvente. Isso aumenta a confiança e elimina o debate sobre se os dados são precisos.”

“As pessoas podem confiar nas informações, e isso muda tudo.” 

Cameron percebeu a melhoria quase imediatamente, quando uma reunião foi inesperadamente antecipada. Ela conseguiu gerar os relatórios de que precisava instantaneamente. “Os executivos elogiaram a facilidade com que as informações eram digeridas. Essa foi uma verdadeira história de sucesso para nós”, recorda.

Além disso, o risco e a conformidade estão agora culturalmente “na ordem do dia” em toda a organização. Os funcionários podem aceder a dados em tempo real, entender as expectativas e responder proativamente a problemas emergentes. “A confiança nos dados é fundamental”, explica ela. “Significa que podemos ter conversas focadas sobre onde é necessária atenção, em vez de debater a precisão das informações.”

A Riskonnect monitoriza as ações de conformidade na linha da frente, documentando a conformidade com os reguladores e mantendo-se à frente de potenciais problemas. “Os dados ajudam-nos a identificar áreas de foco precocemente, permitindo-nos trabalhar em relatórios de liderança em vez de relatórios de atraso.” Cameron partilhou que estes dados lhes permitem “agir antes que se tornem problemas maiores”.

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