Para satisfacer las exigencias de las próximas reformas en materia de atención a personas de edad avanzada, HammondCare trató de sustituir su gestión de riesgos y cumplimiento normativo basada en hojas de cálculo por una plataforma centralizada que proporcionara datos de riesgo coherentes y fiables para tomar decisiones con seguridad.

DESCARGAR EL ESTUDIO DE CASO ⇨

Desafío

HammondCare es una organización benéfica independiente que apoya a miles de pacientes cada año a través de más de 100 centros de atención residencial y servicios de atención domiciliaria en toda Australia. Debido a la gran y diversa huella de servicios de la organización, los procesos de gestión de riesgos y cumplimiento normativo se habían fragmentado en hojas de cálculo y sistemas heredados, lo que dificultaba la obtención de una visión completa de la exposición al riesgo y el estado de cumplimiento.

Las próximas reformas en materia de atención a personas de edad avanzada introdujeron cientos de nuevas acciones de cumplimiento. Como resultado, era difícil demostrar el cumplimiento de los estándares de calidad o mostrar la atención de alta calidad que se estaba prestando.

Cuando Alison Cameron se incorporó a HammondCare como jefa de riesgos y regulación, trabajó con el equipo de riesgos para identificar oportunidades de mejora. “La forma en que gestionábamos los registros de riesgos y el seguimiento de las actividades de cumplimiento era muy manual. La presentación de informes era limitada y no estaba al nivel que queríamos. Si tiene sistemas que no se comunican entre sí, termina con duplicaciones, errores y diferentes interpretaciones de los mismos datos. Eso afecta a la integridad de sus informes” .

“Si la gente no puede confiar en la información, entonces no tiene una base para la buena toma de decisiones”. 

A medida que se avecinaban las reformas en materia de atención a personas de edad avanzada, HammondCare buscó una mejor manera de gestionar los riesgos, realizar un seguimiento de cientos de acciones de cumplimiento y asegurar a los líderes y reguladores que estaba cumpliendo con los estándares. La solución tenía que ser fácil de adoptar, integrarse con los sistemas de recursos humanos existentes y ofrecer procesos estructurados para la presentación de informes fiables a nivel de la junta directiva.

Solución

HammondCare ahora utiliza la plataforma Riskonnect para la gestión estratégica de riesgos, el control del cumplimiento y el seguimiento de auditorías. Riskonnect unificó los registros de riesgos y las obligaciones de cumplimiento de HammondCare en una solución centralizada. La plataforma captura los datos en un formato estructurado y alineado con sus requisitos de gobernanza empresarial. Ahora pueden implementar un marco de riesgo coherente, establecer controles y realizar un seguimiento de las acciones de mitigación de forma integral.

“Riskonnect fue un absoluto destacado en términos de los sistemas que revisamos. Lo más importante era que pudiéramos tener una presentación de informes adecuada, y que tuviéramos la capacidad de configurar la solución para que fuera adecuada para nuestra junta directiva y nuestro equipo de liderazgo. Riskonnect pudo ofrecer ambas cosas”. 

Riskonnect se integra con el sistema de recursos humanos de HammondCare, lo que garantiza la coherencia de los datos, permite la carga de obligaciones de cumplimiento y agiliza los esfuerzos de cumplimiento. Pueden realizar un seguimiento de las acciones de cumplimiento en múltiples servicios, mantener enlaces controlados por versiones a las políticas y normas, y capturar fácilmente las pruebas. Cameron señaló que “La carga masiva fue muy importante. Nos dio una base de referencia desde la que podíamos trabajar y luego identificar lo que debía priorizarse” .

La implementación se completó en seis u ocho semanas. “Fue muy sencillo desde la perspectiva del software”, recuerda Cameron. “La capacidad de levantar el teléfono en cualquier momento y obtener una respuesta rápida fue invaluable; nunca tuvimos una acumulación de problemas” .

El software es fácil de usar incluso para aquellos que son menos expertos en tecnología, lo que está ayudando a inspirar la adopción. Cameron señaló: “La interfaz de usuario estaba muy bien diseñada y era muy fácil de usar, lo que realmente ayudó con la gestión del cambio y fomentó la adopción por parte del personal” .

Resultados

Desde la implementación de Riskonnect, HammondCare ha transformado sus procesos de GRC, con tareas manuales que antes eran laboriosas y que ahora solo tardan unos minutos. “La presentación de informes es muy sofisticada: visualmente atractiva, coherente y fácil de entender”, dice Cameron. “Puede contar la historia de una manera clara y atractiva. Eso aumenta la confianza y elimina el debate sobre si los datos son precisos” .

“La gente puede confiar en la información, y eso lo cambia todo”. 

Cameron percibió la mejora casi de inmediato, cuando una reunión se adelantó inesperadamente. Pudo generar los informes que necesitaba al instante. “Los ejecutivos elogiaron lo fácil que era digerir la información. Esa fue una verdadera historia de éxito para nosotros” , recuerda.

Además, el riesgo y el cumplimiento normativo ahora están culturalmente “en la mente” de toda la organización. El personal puede acceder a datos en vivo, comprender las expectativas y responder de manera proactiva a los problemas emergentes. “La confianza en los datos es fundamental”, explica. “Significa que podemos tener conversaciones centradas sobre dónde se necesita atención, en lugar de debatir la precisión de la información” .

Riskonnect supervisa las acciones de cumplimiento en primera línea, documentando la conformidad con los reguladores y manteniéndose a la vanguardia de los posibles problemas. “Los datos nos ayudan a identificar las áreas de enfoque de forma temprana, lo que nos permite trabajar en la presentación de informes de liderazgo en lugar de retraso”. Cameron compartió que estos datos les permiten “actuar antes de que se conviertan en problemas mayores” .

Riskonnect ha transformado la forma en que gestionamos los riesgos”, concluye Cameron. “La experiencia del usuario, la capacidad de presentación de informes, las opciones de integración, todo se suma a una gobernanza eficaz y a la precisión de los datos. Nos da confianza a nosotros y le da confianza a la junta directiva. Eso es invaluable” .

Para obtener más información sobre el software de gestión de riesgos empresariales, descargue nuestro libro electrónico, Involucrar a todos en la gestión de riesgos empresariales para el éxito empresarial, y consulte la solución de software ERM de Riskonnect.