Der Vertrag über Ihre Schadenverwaltungssoftware wurde abgeschlossen und unterzeichnet. Was nun? Wie kommen Sie von einem Anbieter von Schadenverwaltungssoftware, den Sie seit sechs Monaten im Auge haben, dazu, Schadenverwaltungssoftware tatsächlich in Ihrem Tagesgeschäft einzusetzen? Die Antwort? Die Implementierung. Die Implementierung ist der Zauber, der das Konzept in die Realität umsetzt. Aber was ist nötig, damit die Implementierung Ihrer Schadenverwaltungssoftware ein voller Erfolg wird? Lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen.

Was ist Implementierung?

Die Implementierung ist der systematische Ansatz zur effektiven Integration Ihrer Schadenverwaltungssoftware in den Arbeitsablauf Ihres Unternehmens. Dieser Schritt ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die von Ihnen gewählte Software auch hält, was sie verspricht. Während der Implementierung Ihrer Schadenssoftware wird Ihr Anbieter ein Projektteam einsetzen, das sich eingehend mit Ihren Zielen und Prozessen befasst und einen umfassenden Projektplan entwickelt. Der Projektplan umfasst: die Festlegung des Umfangs, die Identifizierung der zu erbringenden Leistungen, die Erstellung des Projektstrukturplans, die Identifizierung der für die Erbringung der einzelnen Leistungen erforderlichen Aktivitäten, die Schätzung des Ressourcenbedarfs (Zeit und Kosten für die Aktivitäten), die Entwicklung des Zeitplans, die Risikoplanung und die Einholung der formellen Genehmigung für den Arbeitsbeginn.

Hier finden Sie konkrete Schritte, die Sie bei der Implementierung beachten sollten:

1. Überprüfen Sie den Projektzeitplan. Ihr Anbieter wird einen Projektplan mit Meilensteinen und Zieldaten erstellen. Prüfen Sie den Projektplan und:

  • Identifizieren Sie Ihre Fragen – Was ist im Zeitplan unklar? Welche Personen müssen in jeder Phase beteiligt sein? Gibt es Punkte, die im Zeitplan nicht berücksichtigt wurden? Machen die zu implementierenden Elemente in Ihren Geschäftsabläufen Sinn? Müssen Sie kritische Geschäftsabläufe vor anderen einführen? Sind alle Produkte, die Sie gekauft haben, im Zeitplan aufgeführt?
  • Schauen Sie sich die Meilensteine und Termine an – Wie passen diese Termine zu Ihrem Geschäftsplan? Können andere Abteilungen mit diesen Meilensteinen und Terminen arbeiten? Ist die Unternehmensleitung mit diesen Meilensteinen und Terminen einverstanden? Wenn andere Anbieter beteiligt sind, können sie diese Meilensteine und Termine einhalten? Denken Sie daran, dass Meilensteine und Termine zu diesem Zeitpunkt flexibel sind, aber aufgrund von Missverständnissen leicht verpasst werden können.

2. Bereiten Sie die Implementierung vor. Nachdem der lebendige und atmende Projektplan erstellt ist, beginnt die eigentliche Arbeit. In der Regel werden bei einer Software für die Schadensverwaltung mehrere Komponenten gleichzeitig implementiert. Die folgende Checkliste kann Ihnen dabei helfen, alles im Blick zu behalten:

  • Identifizieren Sie Ihre Teammitglieder. Wer wird während der Implementierung der Schadensoftware mit den Softwareexperten zusammenarbeiten? Verfügen Ihre Teammitglieder über den nötigen Geschäftssinn, die erforderliche Zeit, die Ressourcen, das Verständnis für die geschäftlichen Anforderungen des Unternehmens und das Engagement für eine erfolgreiche Implementierung der Schadensoftware? Werden Ihre Teammitglieder während der Implementierung und darüber hinaus als Champions oder Coaches für die Software fungieren? Sind Ihre Teammitglieder während des Projekts befähigt? Haben Sie jemanden, der als interner Projektmanager fungieren kann? (Wir empfehlen dies dringend.)
  • Identifizieren Sie sehr detailliert die aktuellen Arbeitsabläufe. Oft möchten Unternehmen ihre Arbeitsabläufe ändern oder verbessern, wenn sie eine Software für die Schadensverwaltung einführen. Ermitteln Sie bei der Darstellung Ihrer Arbeitsabläufe alle Redundanzen, Lücken und bestehenden Ineffizienzen. Bitten Sie Ihren Softwareanbieter um eine Überprüfung und um Empfehlungen zur Verbesserung der Prozesse. Der Anbieter kann Ihnen zwar Ideen zur Konfiguration mitteilen, aber letztlich müssen diese Ideen in Ihrem Unternehmen überprüft werden, um festzustellen, ob Ihre geschäftlichen Anforderungen berücksichtigt wurden.
  • Legen Sie die Erwartungen fest. Die Einführung einer neuen Software ist für jedes Unternehmen eine große Verpflichtung und Veränderung – und nicht jeder wird vor Freude in die Luft springen. Seien Sie darauf vorbereitet, mit den Schwierigkeiten, dem Rückschritt, der Negativität und dem Wandel der Visionen umzugehen. Haben Sie einen proaktiven Plan, um die Erwartungen durch laufenden Software-Support zu erfüllen?
  • Zusammenarbeit und Kommunikation. Eine solide zweiseitige, kooperative Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens und mit dem Softwareanbieter ist entscheidend. Haben beide Parteien Pläne, um sicherzustellen, dass die Zusammenarbeit und Kommunikation während der gesamten Dauer der Geschäftsbeziehung fortgesetzt wird?
  • Schulung und Einführung. Welche Pläne haben Sie für die Schulung Ihrer Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software? Welche Mechanismen haben Sie in Ihrer Kultur eingerichtet, um die Software anzunehmen oder zu übernehmen?

3. Beginnen Sie mit der Implementierung. Die Umsetzung erfolgt häufig über eine Reihe von Telefonkonferenzen, Webinaren und den Austausch von Daten und Dokumenten. Manchmal sind Besuche vor Ort erforderlich, um an bestimmten Meilensteinen zu arbeiten. Führen Sie bei jedem Meilenstein eine Überprüfung durch, um festzustellen, ob alle Beteiligten an einem Strang ziehen und die Arbeit wie erwartet voranschreitet. Während des gesamten Prozesses der Implementierung der Schadenssoftware werden viele Diskussionen und Entscheidungen über Arbeitsabläufe in der Software oder im Unternehmen getroffen. Es ist wichtig, dass all dies dokumentiert wird, falls es zu Änderungen des Projektumfangs oder Ihrer eigenen Geschäftsanforderungen führt. 4. Testen Sie die Schadenverwaltungssoftware. Das Testen der Schadenverwaltungssoftware ist entscheidend für den Erfolg des Projekts. Das Testen erfolgt oft in vielen verschiedenen Phasen, vom Testen eines einzelnen Arbeitsablaufs über das Testen eines einzelnen Arbeitsablaufs in einem vollständigen Prozess bis hin zum Testen des gesamten Prozesses. Viele Kunden wollen diesen Prozess überstürzen, weil sie das Gefühl haben, dass über die Arbeitsabläufe schon bis zum Überdruss gesprochen wurde. Leider kann ein überstürztes Testen zu einer Menge Nacharbeit nach der Einführung führen. Es ist wichtig, dass Ihre Mitarbeiter, die für den Workflow verantwortlich sind, den Prozess testen, indem sie sich auf die folgenden Punkte konzentrieren:

  • Wenn der Arbeitsablauf derselbe ist wie heute, ist er dann auch in der Software derselbe? Spiegeln Sie Ihre täglichen Aktivitäten in der neuen Software, um sicherzustellen, dass Sie keinen Schritt in Ihrem Arbeitsablauf verpassen.
  • Wenn in Ihrem Geschäftsablauf Änderungen vorgenommen wurden, sind diese Änderungen in der Software berücksichtigt und funktionieren sie?
  • Identifizieren Sie Lücken oder Erweiterungen in Ihrem Arbeitsablauf. Haben Sie eine Lösung, um diese Lücken zu schließen? Präsentieren Sie diese Verbesserungen in Ihrer Schulung bei der Einführung.
  • Informieren Sie Ihren Softwareanbieter über alle Elemente, die im Test nicht funktionieren, oder über alle Lücken.
  • Testen Sie oft nach.

5. Die Software geht in Betrieb. Sie befinden sich auf der Zielgeraden. Unzählige Stunden wurden in die Entwicklung Ihrer Geschäftsabläufe in der neuen Softwareanwendung investiert. Ihre Tests waren gründlich und die Softwareanwendung funktioniert so gut, wie Sie es für den Produktivstart benötigen. Was nun?

Erinnern Sie sich daran, dass Sie Ihre Teammitglieder nach ihrer Fähigkeit ausgewählt haben, bei der Einführung der neuen Software ein Champion oder Coach zu sein? Jetzt ist es an der Zeit, dass Sie sich auf diese Teammitglieder verlassen, wenn es darum geht, wie Sie Ihre Mitarbeiter am besten in der Nutzung der neuen Software schulen können. Ihr Softwareanbieter wird die Schulungen für Sie durchführen, aber Sie bestimmen, wie Ihre Benutzer geschult werden, worauf sie geschult werden, wie sie während der Schulung gemessen werden und wie gut sie das Gelernte übernehmen können. Arbeiten Sie mit Ihrem Softwareanbieter zusammen, um ein Schulungsprogramm zu erstellen, das eine erfolgreiche Implementierung Ihrer Software gewährleistet. 6. Schulen Sie die Benutzer und fördern Sie die Akzeptanz der Schadenverwaltungssoftware innerhalb Ihrer Organisation. Jeder Champion und Coach wird bei der Schulung der Benutzer und der Anpassung der Organisation an die Änderungen eine wichtige Rolle spielen. Indem Sie die Verbesserungen Ihres Arbeitsablaufs demonstrieren, werden Sie die Benutzer ermutigen, die Vorteile zu schätzen, die die Software für ihre täglichen Aktivitäten bieten kann. Die Implementierung Ihrer Schadenverwaltungssoftware ist ein großes Unterfangen und sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Die ordnungsgemäße Vorbereitung und Überprüfung des Projektplans ist entscheidend für den frühen Erfolg der Implementierung. Durch das Testen der Software werden nicht nur eventuelle Lücken im Arbeitsablauf oder in der Funktionalität aufgedeckt, sondern auch potenzielle Möglichkeiten für weitere Verbesserungen. Mit der richtigen Vorbereitung können Sie sich darauf verlassen, dass die Arbeitsabläufe bei der Inbetriebnahme vollständig sind, und Sie können sich auf die Schulung Ihrer Benutzer und die Maximierung des Werts Ihrer Softwareinvestition konzentrieren. Und das wird mit Sicherheit ein Volltreffer für Ihr Unternehmen sein.