Tu contrato de software de administración de siniestros ha sido finalizado y firmado. ¿Y ahora qué? ¿Cómo pasas de mirar a los proveedores de software de gestión de siniestros durante los últimos seis meses a utilizar realmente el software de gestión de siniestros en tus operaciones diarias? ¿La respuesta? La implantación. La implantación es la magia que convierte el concepto en realidad. Pero, ¿qué hace falta para que la implantación de tu software de gestión de siniestros sea un éxito? Analicémoslo en profundidad.
¿Qué es la puesta en práctica?
La implantación es el enfoque sistemático para integrar eficazmente tu software de gestión de reclamaciones en el flujo de trabajo de tu organización. Este paso es fundamental para garantizar que el software que has seleccionado cumpla sus promesas. Durante la implantación de tu software de gestión de siniestros, tu proveedor asignará un equipo de proyectos que profundizará en tus metas, objetivos y procesos para desarrollar un plan de proyecto completo. El plan del proyecto: desarrollará la declaración del alcance; identificará los entregables, creará la estructura de desglose del trabajo, identificará las actividades necesarias para completar cada entregable, estimará las necesidades de recursos (tiempo y coste de las actividades), desarrollará el calendario, planificará los riesgos y obtendrá la aprobación formal para empezar a trabajar.
Aquí tienes los pasos concretos que debes seguir durante la aplicación:
1. Revisa el calendario del proyecto. Tu proveedor elaborará un calendario del proyecto con hitos y fechas objetivo. Revisa el calendario del proyecto y:
- Identifica tus preguntas: ¿Qué no está claro en el calendario? ¿Qué personas necesitas que participen en cada fase? ¿Hay elementos no contemplados en el calendario? ¿Los elementos que se están implementando tienen sentido en los flujos de trabajo de tu empresa? ¿Necesitas que los flujos de trabajo empresariales críticos se realicen antes que otros? ¿Están todos los productos que has comprado en el calendario?
- Fíjate en los hitos y las fechas: ¿cómo se corresponden esas fechas con el calendario de tu empresa? ¿Pueden otros departamentos trabajar con esos hitos y fechas? ¿Está la alta dirección comprometida con esos hitos y fechas? Si hay otros proveedores implicados, ¿pueden seguir esos hitos y fechas? Ten en cuenta que los hitos y las fechas son flexibles en este punto, pero pueden perderse fácilmente por falta de comunicación.
2. Prepárate para la aplicación. Una vez establecido el calendario del proyecto, comienza el verdadero trabajo. Con el software de gestión de siniestros suelen implantarse varios componentes a la vez, y la siguiente lista de comprobación puede ayudarte a mantenerlo todo encauzado:
- Identifica a los miembros de tu equipo. ¿Quién va a colaborar con los profesionales del software durante la implantación del software de siniestros? ¿Tienen los miembros de tu equipo la perspicacia empresarial, el tiempo necesario, los recursos, la comprensión de las necesidades empresariales de la organización y el compromiso de implantar con éxito el software de siniestros? ¿Van a ser los miembros de tu equipo defensores o entrenadores del software durante la implantación y después? ¿Están capacitados los miembros de tu equipo durante el proyecto? ¿Tienes a alguien que pueda actuar como gestor interno del proyecto? (Recomendamos encarecidamente hacerlo).
- Identifica con gran detalle los flujos de trabajo actuales. A menudo, las organizaciones quieren cambiar o mejorar su flujo de trabajo al implantar un software de administración de reclamaciones. Al trazar tu flujo de trabajo, identifica las redundancias, lagunas e ineficiencias existentes. Pide a tu proveedor de software que revise y ofrezca recomendaciones para mejorar los procesos. Aunque el proveedor puede compartir ideas sobre la configuración, en última instancia esas ideas deben ser examinadas dentro de tu organización para determinar si se han tenido en cuenta tus requisitos empresariales.
- Nivelar las expectativas. Implantar un nuevo software es un compromiso y un cambio enormes para cualquier organización, y no todas las personas saltarán de alegría. Prepárate para gestionar las dificultades, el retroceso, la negatividad y el cambio de visión. ¿Tienes un plan proactivo para gestionar las expectativas mediante el soporte continuo del software?
- Colaboración y comunicación. Es fundamental que exista una sólida comunicación bidireccional y colaborativa dentro de tu organización y con el proveedor de software. ¿Tienen ambas partes planes para garantizar que la colaboración y la comunicación continuarán durante toda la relación?
- Formación y adopción. ¿Qué planes tienes para formar a tus empleados en el uso del nuevo software? ¿Qué mecanismos has establecido en tu cultura para adoptar el software?
3. Comienza la aplicación. La implementación suele llevarse a cabo mediante una serie de conferencias telefónicas, seminarios web e intercambios de datos y documentos. A veces, pueden ser necesarias visitas in situ para trabajar en hitos específicos. En cada hito, realiza una revisión para evaluar si todos están alineados y el trabajo avanza según lo previsto. A lo largo del proceso de implantación del software de reclamaciones, se toman muchas discusiones y decisiones sobre el flujo de trabajo, ya sea en el software o en la empresa. Es importante que todo esto quede documentado por si da lugar a cambios de alcance en el proyecto o en tus propias necesidades empresariales. 4. Probar el software de administración de reclamaciones. Probar el software de administración de siniestros es fundamental para garantizar el éxito del proyecto. Las pruebas suelen producirse en muchas fases diferentes, desde probar un único flujo de trabajo, a probar un único flujo de trabajo en un proceso completo, hasta probar finalmente el proceso de principio a fin. Muchos clientes quieren apresurarse en este proceso porque tienen la sensación de que se ha hablado de los flujos de trabajo hasta la saciedad. Desgraciadamente, precipitarse en las pruebas puede dar lugar a una gran cantidad de repeticiones en el entorno posterior a la puesta en marcha. Es importante que los empleados responsables del flujo de trabajo prueben el proceso centrándose en lo siguiente:
- Si el flujo de trabajo es el mismo que tu proceso actual, ¿lo es también en el software? Refleja tus actividades diarias en el nuevo software para asegurarte de que no te falta ningún paso en tu flujo de trabajo.
- Si se han realizado cambios en el flujo de trabajo de tu empresa, ¿se han tenido en cuenta y funcionan en el software?
- Identifica lagunas o mejoras en tu flujo de trabajo. ¿Tienes una solución para colmar esas lagunas? Muestra esas mejoras en tu formación durante la puesta en marcha.
- Comunica a tu proveedor de software cualquier elemento que no funcione en la prueba o cualquier laguna.
- Repite la prueba a menudo.
5. Puesta en marcha del software. Estás en la recta final. Has dedicado incontables horas a desarrollar los flujos de trabajo de tu empresa en la nueva aplicación informática. Las pruebas han sido exhaustivas y la aplicación funciona al nivel que necesitas para ponerla en marcha. ¿Y ahora qué?
¿Recuerdas cuando elegiste a los miembros de tu equipo por su capacidad para ser campeones o entrenadores en el momento de la puesta en marcha? Ahora es el momento de confiar en esos miembros del equipo para que te ayuden a determinar la mejor forma de formar a tus empleados en el uso del nuevo software. Tu proveedor de software te proporcionará la formación, pero tú defines la forma en que se formará a tus usuarios, sobre qué se les formará, cómo se les medirá durante la formación y hasta qué punto son capaces de adoptar lo que han aprendido. Trabaja en colaboración con tu proveedor de software para redactar un programa de formación que garantice el éxito de la implantación de tu software. 6. Forma a los usuarios y promueve la adopción del software de administración de reclamaciones dentro de tu organización. Cada campeón y entrenador será clave para formar a los usuarios y ayudar a la organización a adaptarse a los cambios. Demostrando las mejoras introducidas en tu flujo de trabajo, animarás a los usuarios a apreciar las ventajas que el software puede aportar a sus actividades cotidianas. La implantación de tu software de gestión de siniestros es una gran empresa y no debe tomarse a la ligera. Preparar y revisar adecuadamente el calendario del proyecto es fundamental para el éxito temprano de la implantación. Probar el software no sólo detectará cualquier laguna en el flujo de trabajo o la funcionalidad, sino que también identificará posibles oportunidades de mejora. Con la preparación adecuada, puedes estar seguro de que los flujos de trabajo estarán completos en el momento de la puesta en marcha, y podrás centrar tus esfuerzos en formar a tus usuarios y maximizar el valor de tu inversión en software. Y eso seguro que será un éxito para tu organización.
