Votre contrat de logiciel de gestion des sinistres a été finalisé et signé. Et maintenant ? Comment passer de l’examen des fournisseurs de logiciels de gestion des sinistres au cours des six derniers mois à l’utilisation effective d’un logiciel de gestion des sinistres dans le cadre de vos activités quotidiennes ? La réponse ? La mise en œuvre. La mise en œuvre est la magie qui transforme le concept en réalité. Mais que faut-il pour que la mise en œuvre de votre logiciel de gestion des sinistres soit une réussite ? Voyons cela de plus près.

Qu’est-ce que la mise en œuvre ?

La mise en œuvre est l’approche systématique visant à intégrer efficacement votre logiciel de gestion des sinistres dans le flux de travail de votre organisation. Cette étape est essentielle pour que le logiciel que vous avez choisi tienne ses promesses. Lors de l’implémentation de votre logiciel de gestion des sinistres, votre fournisseur désignera une équipe de projet qui analysera en profondeur vos buts, objectifs et processus afin d’élaborer un plan de projet complet. Ce plan de projet permettra de définir la portée du projet, d’identifier les produits à livrer, de créer la structure de répartition du travail, d’identifier les activités nécessaires à la réalisation de chaque produit, d’estimer les besoins en ressources (temps et coût des activités), d’élaborer le calendrier, de planifier les risques et d’obtenir l’autorisation formelle de commencer le travail.

Voici les étapes spécifiques à suivre lors de la mise en œuvre :

1. Examinez le calendrier du projet. Votre fournisseur établira un calendrier du projet avec des étapes et des dates cibles. Examinez le calendrier du projet et :

  • Identifiez vos questions – Qu’est-ce qui n’est pas clair dans le calendrier ? Quelles sont les personnes qui doivent être impliquées dans chaque phase ? Y a-t-il des éléments qui ne sont pas pris en compte dans le calendrier ? Les éléments mis en œuvre ont-ils un sens dans les flux de travail de votre entreprise ? Les flux de travail critiques doivent-ils être exécutés avant les autres ? Tous les produits que vous avez achetés figurent-ils dans le calendrier ?
  • Examinez les étapes et les dates – Comment ces dates correspondent-elles au calendrier de votre entreprise ? Les autres services peuvent-ils travailler avec ces étapes et ces dates ? La haute direction s’est-elle engagée à respecter ces étapes et ces dates ? Si d’autres fournisseurs sont impliqués, peuvent-ils respecter ces étapes et ces dates ? Gardez à l’esprit que les étapes et les dates sont flexibles à ce stade, mais qu’elles peuvent facilement être manquées en raison d’une mauvaise communication.

2. Préparer la mise en œuvre. Une fois que le calendrier du projet est en place, le vrai travail commence. Plusieurs composants sont généralement mis en œuvre simultanément avec le logiciel de gestion des sinistres, et la liste de contrôle suivante peut vous aider à garder le cap :

  • Identifiez les membres de votre équipe. Qui va collaborer avec les professionnels du logiciel pendant la mise en œuvre du logiciel de gestion des sinistres ? Les membres de votre équipe ont-ils le sens des affaires, le temps nécessaire, les ressources, la compréhension des besoins de l’entreprise et la volonté de réussir la mise en œuvre du logiciel de gestion des sinistres ? Les membres de votre équipe seront-ils des champions ou des coachs du logiciel pendant la mise en œuvre et au-delà ? Les membres de votre équipe sont-ils responsabilisés pendant le projet ? Disposez-vous d’une personne capable de jouer le rôle de chef de projet interne (nous vous le recommandons vivement) ?
  • Identifiez de manière très détaillée les flux de travail actuels. Souvent, les organisations souhaitent modifier ou améliorer leur flux de travail lorsqu’elles mettent en œuvre un logiciel de gestion des sinistres. Lorsque vous définissez votre flux de travail, identifiez les redondances, les lacunes et les inefficacités existantes. Demandez à votre fournisseur de logiciels d’examiner les processus et de formuler des recommandations pour les améliorer. Bien que l’éditeur puisse partager des idées sur la configuration, ces idées doivent en fin de compte être examinées au sein de votre organisation afin de déterminer si vos exigences professionnelles ont été prises en compte.
  • Fixez des attentes claires. La mise en œuvre d’un nouveau logiciel représente un engagement et un changement considérables pour toute organisation – et tout le monde ne sautera pas de joie. Soyez prêt à gérer les difficultés, la régression, la négativité et le changement de vision. Disposez-vous d’un plan proactif pour gérer les attentes par le biais d’une assistance logicielle continue ?
  • Collaboration et communication. Une communication solide, bidirectionnelle et collaborative au sein de votre organisation et avec l’éditeur du logiciel est essentielle. Les deux parties ont-elles mis en place des plans pour garantir que la collaboration et la communication se poursuivront pendant toute la durée de la relation ?
  • Formation et adoption. Quels sont vos plans pour former vos employés à l’utilisation du nouveau logiciel ? Quels mécanismes avez-vous mis en place dans votre culture pour adopter le logiciel ?

3. Commencez la mise en œuvre. La mise en œuvre se fait souvent par le biais d’une série de conférences téléphoniques, de webinaires et d’échanges de données et de documents. Parfois, des visites sur place peuvent s’avérer nécessaires pour travailler sur des étapes spécifiques. À chaque étape, faites le point pour évaluer si tout le monde est sur la même longueur d’onde et si le travail progresse comme prévu. Tout au long du processus de mise en œuvre du logiciel de gestion des sinistres, de nombreuses discussions et décisions sont prises concernant le flux de travail, que ce soit dans le logiciel ou dans l’entreprise. Il est important que tout cela soit documenté au cas où cela entraînerait des changements dans la portée du projet ou dans les besoins de votre entreprise. 4. Testez le logiciel de gestion des sinistres. Il est essentiel de tester le logiciel de gestion des sinistres pour garantir la réussite du projet. Les tests interviennent souvent à différents stades, qu’il s’agisse de tester un seul flux de travail, de tester un seul flux de travail dans un processus complet, ou enfin de tester le processus de bout en bout. De nombreux clients veulent se précipiter dans ce processus parce qu’ils ont l’impression que les flux de travail ont été discutés ad nauseam. Malheureusement, la précipitation dans les tests peut entraîner de nombreuses retouches dans l’environnement post-mise en service. Il est important que votre ou vos employés responsables du flux de travail testent le processus en se concentrant sur les points suivants :

  • Si le flux de travail est le même que votre processus actuel, est-il le même dans le logiciel ? Reproduisez vos activités quotidiennes dans le nouveau logiciel pour vous assurer qu’aucune étape de votre flux de travail n’est manquante.
  • Si des changements ont été apportés au flux de travail de votre entreprise, ces changements sont-ils pris en compte et fonctionnent-ils dans le logiciel ?
  • Identifiez les lacunes ou les améliorations dans votre flux de travail. Avez-vous une solution pour combler ces lacunes ? Présentez ces améliorations dans votre formation au moment de la mise en service.
  • Communiquez à votre fournisseur de logiciels tout élément ne fonctionnant pas lors du test ou toute lacune.
  • Testez à nouveau souvent.

5. Mise en service du logiciel. Vous êtes sur la dernière ligne droite. D’innombrables heures ont été consacrées au développement des flux de travail de votre entreprise dans la nouvelle application logicielle. Vos tests ont été approfondis et l’application logicielle fonctionne au niveau requis pour être mise en service. Et maintenant ?

Vous souvenez-vous avoir choisi les membres de votre équipe en fonction de leur capacité à jouer le rôle de champion ou de coach au moment de la mise en service ? Le moment est venu de faire appel à ces membres de l’équipe pour vous aider à déterminer la meilleure façon de former vos employés à l’utilisation du nouveau logiciel. Votre fournisseur de logiciels assurera la formation pour vous, mais c’est vous qui définissez la manière dont vos utilisateurs seront formés, ce sur quoi ils seront formés, comment ils seront évalués pendant la formation et dans quelle mesure ils seront capables d’adopter ce qu’ils ont appris. Travaillez en collaboration avec votre fournisseur de logiciels pour rédiger un programme de formation qui garantira une mise en œuvre réussie de votre logiciel. 6. Former les utilisateurs et promouvoir l’adoption du logiciel de gestion des sinistres au sein de votre organisation. Chaque champion et coach jouera un rôle clé dans la formation des utilisateurs et aidera l’organisation à s’adapter aux changements. En démontrant les améliorations apportées à votre flux de travail, vous encouragerez les utilisateurs à apprécier les avantages que le logiciel peut apporter à leurs activités quotidiennes. La mise en œuvre de votre logiciel de gestion des sinistres est une entreprise de grande envergure qui ne doit pas être prise à la légère. Il est essentiel de préparer et d’examiner correctement le calendrier du projet pour assurer le succès rapide de la mise en œuvre. Les tests du logiciel permettront non seulement de détecter les éventuelles lacunes dans le flux de travail ou les fonctionnalités, mais aussi d’identifier les possibilités d’amélioration. Avec une préparation adéquate, vous pouvez être sûr que les flux de travail sont complets au moment de la mise en service, et vous pouvez concentrer vos efforts sur la formation de vos utilisateurs et la maximisation de la valeur de votre investissement dans le logiciel. Et votre organisation ne pourra qu’en profiter.