Purdue University nutzt Riskonnect zum Schutz von Studenten, die im Ausland studieren und im Kriegsgebiet gefangen sind

Als Israel Anfang Oktober angegriffen wurde, hat die Purdue University Riskonnect angezapft, um genau zu sehen, wie viele Boilermakers sich in dem Gebiet aufhielten, ihre Sicherheit zu überprüfen und Reisehilfe anzubieten. Die Purdue University hat eines der größten Auslandsstudienprogramme des Landes. Die Big 10 Universität registriert jedes Jahr etwa 10.000 Studenten und Fakultätsmitglieder, die von ihren Campussen in Indiana in jeden Winkel der Welt reisen. Es ist nicht einfach, den Überblick über all diese Reisenden zu behalten. Die Universität verwendet seit langem SharePoint, um den Aufenthaltsort ihrer im Ausland studierenden und reisenden Fakultätsmitglieder zu überwachen. Die Studenten reichten Reisepläne und wichtige Informationen in Papierform ein, die manuell in SharePoint übertragen werden mussten. Die Mitarbeiter mussten alle fehlenden oder unvollständigen Informationen auf dem Formular aufspüren. Eine E-Mail mit wichtigen Informationen – z. B. wo man sich hinwenden kann, wenn etwas schief geht – wurde sofort verschickt, manchmal schon Monate vor der Reise. Zu dem Zeitpunkt, an dem die Reise stattfand, waren viele dieser E-Mails verloren gegangen oder gelöscht worden, so dass die Schüler möglicherweise in gefährlichen Situationen gestrandet waren.

„Wir hatten alle möglichen Probleme mit SharePoint“, erklärt Dann Van Hoosier, Manager für Schadenskontrolle und Finanzanalyse, Büro für Risikomanagement bei Purdue. „Das Auslandsstudienprogramm wurde so groß, dass es schwierig war, den Zugriff zu verwalten.

In der Zwischenzeit hatte das Risikoteam von Purdue fast zwei Jahrzehnte lang die ClearSight-Plattform von Riskonnect verwendet, hauptsächlich zur Bearbeitung von Schadensfällen. Die Teilnahme an der Konnect, der Kundenkonferenz von Riskonnect, und die Berichte über die kreativen Möglichkeiten, wie andere die Plattform nutzen, brachten das Risikomanagementteam zum Nachdenken. „Als wir von all den anderen Einsatzmöglichkeiten hörten, wussten wir, dass wir noch mehr tun können. Und da wir eine Universität sind“, fügt er hinzu, „wollen wir immer das Beste für unser Geld herausholen. Vor etwa 24 Monaten wandte sich das Risikomanagementteam von Purdue an Riskonnect mit der Idee, die Software zur Überwachung der Studenten und Mitarbeiter der Universität bei Auslandsreisen einzusetzen. Das Riskonnect-Team hat sich schnell darauf eingelassen, diese Vision Wirklichkeit werden zu lassen.

Leuchtende Idee

Das Team passte die App der Plattform für das Vorfallsmanagement an, um Informationen über Reisende zu sammeln und die Kommunikation zu verwalten. Fakultätsangehörige und Mitarbeiter geben Reisedaten in die Reiseplattform der Universität ein, die täglich nahtlos in Riskonnect hochgeladen werden. Studenten geben ihre Informationen – Name, Reiseziel, Reisedaten, Versicherungsschutz usw. – in das Aufnahmeportal ein. Erforderliche Felder sind als solche gekennzeichnet und das Formular kann erst abgeschickt werden, wenn die Informationen eingegeben wurden. Es wird sofort eine automatische Bestätigungs-E-Mail generiert. Etwa zwei Wochen vor der Abreise wird eine zweite automatische E-Mail an den Reisenden geschickt, die Reiseausweise, Feldführer, Ressourcen des State Department usw. enthält. Wenn der Student das Reiseformular kurz vor der Abreise einreicht, werden die Bestätigung und die Ressourcen zusammen verschickt. „Das System ist intelligent genug, um das Timing zu verstehen“, betont Van Hoosier.

Der Test

Dank der mit Riskonnect eingeführten Automatisierung war es praktisch nicht mehr nötig, fehlende Informationen von Studenten manuell zu suchen. Und eine clevere Programmierlogik löste das Zeitproblem, dass die E-Mail mit den Ressourcen verloren ging oder gelöscht wurde. Aber das System wurde am 7. Oktober, als Israel angegriffen wurde, auf eine andere Weise getestet.

„Wir konnten durch eine Suche schnell etwa 20 Personen identifizieren, die sich in Israel aufhielten“, sagt Van Hoosier. Purdue setzte sich sofort mit diesen Personen in Verbindung, um herauszufinden, ob sie in Gefahr waren, ob sie sich an einem sicheren Ort befanden oder ob sie die Hilfe des Reisekoordinators benötigten, um das Gebiet zu verlassen. Glücklicherweise waren alle in Sicherheit und hatten das Gebiet verlassen oder waren gerade dabei, es zu verlassen.

Das System identifizierte auch mehrere Studenten und Fakultätsmitglieder, die in Kürze nach Israel reisen wollten. Purdue kontaktierte diese Gruppe mit der Reisewarnung des Außenministeriums und den Anweisungen zur Stornierung anstehender Reisen. Jeder, der mit dem ursprünglichen Plan weitermachen wollte, musste eine Sondergenehmigung einholen, die ebenfalls in Riskonnect verfolgt wird. Van Hoosier sagt auch, dass der Erfolg, den sie mit Riskonnect bei der Verfolgung von internationalen Reisenden hatten, sie zu weiteren kreativen Überlegungen inspiriert hat. Purdue nutzt Riskonnect jetzt für Studenten und Professoren, um Versicherungsschutz und Ausweise für Unfall- und Haftpflichtversicherungen für Exkursionen zu beantragen. Und die Universität hat mit Riskonnect Papierformulare im Gesundheitszentrum für Studenten abgeschafft. Die Möglichkeit, Studenten und Mitarbeiter schneller mit wichtigen Informationen und Hilfe zu versorgen, egal wo auf der Welt sie sich befinden, bietet Purdue-Reisenden und ihren Familien ein Maß an Sicherheit und Vertrauen, das vorher einfach nicht möglich war. Seit der Situation in Israel hat Purdue Riskonnect genutzt, um Studenten und Fakultätsangehörige zu identifizieren, die sich in den von Unruhen betroffenen Gebieten Frankreichs aufhalten. Van Hoosier sagt: „Das ist mit Riskonnect so einfach zu machen“.

Wenn Sie mehr über RMIS erfahren möchten, besuchen Sie das Risk Management Information System von Riskonnect.