Wie Sie Ihre Lieferanten erfolgreich verwalten
Einleitung: Teile dieses Beitrags stammen aus einer dreiteiligen Serie von Gastbloggerin Michelle Middendorf, Workers‘ Compensation Manager bei Stanley Steemer. Im Mittelpunkt der Serie steht die Frage, wie sich der rationalisierte Prozess des Unternehmens für die Verwaltung von Versicherungsscheinen zu einer noch größeren Initiative wie dem Lieferantenmanagement insgesamt entwickelte und es dem Unternehmen schließlich ermöglichte, sein kommerzielles Geschäft mit mehr Mehrwertdiensten zu erweitern.
Wenn Sie in hohem Maße von Drittanbietern abhängig sind, wissen Sie, wie wichtig es ist, sicherzustellen, dass deren Geschäfts- und Risikomanagementpraktiken mit denen Ihres Unternehmens übereinstimmen. Sie wissen auch, dass dies kein leichtes Unterfangen ist.
Drittanbieter können für Unternehmen einen enormen Wert darstellen. Zum Beispiel verlassen sich Unternehmen oft auf Anbieter, um IT-Probleme zu lösen, für die sie nicht die internen Ressourcen haben, um sie selbst zu lösen. Die Abhängigkeit von Drittanbietern birgt jedoch auch Risiken, und vorausschauende Führungskräfte setzen Technologien zur Anbieterverwaltung und andere Risikomanagementtechniken ein, um ihr Risiko zu verringern.
Um dieses Beispiel fortzusetzen: Wenn sich ein Unternehmen bei IT-Dienstleistungen auf einen Drittanbieter verlässt, müssen in der Regel sensible Informationen weitergegeben werden. Es ist ein inhärentes Risiko, einem Drittanbieter den Zugang zu Ihren Daten anzuvertrauen. Unternehmen können und sollten das Risiko, das mit der Zusammenarbeit mit Drittanbietern verbunden ist, verringern, indem sie die folgenden Tipps befolgen.
Tipps für den Handel
Wenn die Verwaltung von Lieferanten ein Problem für Ihr Unternehmen ist, finden Sie hier acht Tipps für eine erfolgreiche Verwaltung von Lieferanten und wie Risiko- und Versicherungstechnologie dabei helfen kann:
1. Kennen Sie Ihre Lieferanten
Stellen Sie sicher, dass Ihre Liste der aktiven Lieferanten aktuell und umfassend ist, einschließlich genauer Profile, die hervorheben, was sie tun, und alle potenziellen Risiken und Versicherungsanforderungen, die mit ihren Geschäftsmodellen einhergehen könnten. Da unser Risikomanagementsystem cloudbasiert ist, konnten wir ein Online-Lieferantenverwaltungsportal einrichten, auf das Lieferanten ohne zusätzliche Lizenzgebühren einfach und sicher zugreifen können. Das Portal enthält die aktuellsten und genauesten Hintergrunddaten – direkt von den Lieferanten selbst eingegeben oder automatisch von der Anwendung selbst aktualisiert.
2. Bewerten Sie Ihre Anbieter
Wenn Sie Ihre Lieferanten, ihre Geschäfte und die ihnen innewohnenden Risiken kennenlernen möchten, müssen Sie eine gewisse Sorgfalt walten lassen. Stellen Sie den Anbietern Fragebögen zur Verfügung, mit denen sie ihre operativen Protokolle in Bezug auf Probleme, die Ihr Unternehmen betreffen könnten, bewerten. Versuchen Sie, einfache und objektive Fragen zu stellen, die vollständige, aber nicht umständliche Antworten hervorrufen. Um dies elektronisch zu erreichen, haben wir Metriken und Fragen mit „bedingter Logik„ (oder „wenn dies, dann das„) erstellt, die jetzt in unserem Risikomanagement-Informationssystem enthalten sind. Ein Link zum Fragebogen wird automatisch per E-Mail an jeden potenziellen Anbieter geschickt, der als zu bewerten gekennzeichnet ist. Wenn wir möchten, können wir das System sogar so einstellen, dass die Anbieter auf der Grundlage ihrer Antworten automatisch zugelassen werden. All diese Funktionen haben den gesamten Prozess der Anbieterbewertung beschleunigt und die Qualität der Antworten verbessert, da die Anbieter nicht mehr mit der Beantwortung doppelter oder irrelevanter Fragen belastet sind.
3. Vergessen Sie die Details nicht
Wenn es um Lieferantenbewertungen, Genehmigungen, Vereinbarungen und Versicherungsnachweise geht, steckt der Teufel im Detail. Führen Sie ein organisiertes System ein, um den Status all dieser Punkte im Auge zu behalten. Stellen Sie sicher, dass alle Unterlagen mit den entsprechenden Unterschriften und Dokumenten übereinstimmen. Dank unseres Online-Lieferantenportals ertrinken wir nicht mehr in den Details der Lieferantenverwaltung. Lieferantendaten und relevante Dokumentation können jetzt in einer einzigen Umgebung von mehreren Beteiligten gespeichert und aktualisiert werden – ohne Versions- oder Statusverwirrung. Dank der Fähigkeit unseres Systems, automatische Kommunikation mit den Lieferanten auszulösen, müssen wir nicht mehr manuell nach Daten suchen. Und schließlich hat die Vorbereitung, der Versand und die elektronische Unterzeichnung von Verträgen aus unserem System heraus die Arbeitsabläufe beschleunigt und die rechtlichen Risiken verringert.
4. Implementieren Sie solide Richtlinien und Sorgfaltspflichten
Diese Richtlinien und Prozesse sollten alle lieferantenbezogenen Angelegenheiten regeln. Arbeiten Sie mit Lieferanten zusammen, um Sicherheitslücken zu finden und dann angemessen zu beheben. Darüber hinaus hilft die Verwendung von Technologie für das Lieferantenrisikomanagement, die Kontrollen erstellen und Richtlinien speichern kann, verschiedene Compliance-Prüfungen und -Aktivitäten zu automatisieren. Kunden können dann Lieferantenschulungen und Bestätigungen für neue Richtlinien einfacher verwalten.
5. Bewerten Sie die Risiken, die von der gemeinsamen Infrastruktur ausgehen
Anbieter von Risikomanagement-Technologien, die sich wie Riskonnect nahtlos mit dem Unified Compliance Framework verbinden, bieten vorgefertigte Compliance-Vorlagen und Fragebögen zur Risikobewertung, die diesen Prozess erheblich erleichtern. Ein benutzerfreundliches Vendor Management System zur aktiven Überwachung und regelmäßigen Prüfung der Leistung und Sicherheit Ihrer Lieferanten ist von großer Bedeutung.
6. Schulung von Mitarbeitern und Anbietern in angemessenen Sicherheitspraktiken
Schulen Sie beispielsweise Ihre Mitarbeiter in der Korruptionsbekämpfung und verlangen Sie, dass auch die Lieferanten eine strenge, fortlaufende Compliance-Schulung absolvieren. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten mit den neuen Vorschriften und Anforderungen vertraut sind.
7. Implementieren Sie starke Systeme zur Erkennung von und Reaktion auf Vorfälle
Das Risiko für Service Provider ist keine einmalige Bedrohung oder Möglichkeit, daher reicht es nicht aus, nur über diese Fähigkeiten zu verfügen. Sie müssen sie regelmäßig testen, um sicherzustellen, dass sich die Raffinesse des Systems weiterentwickelt, um der ständigen Weiterentwicklung der Angriffsmethoden auf Unternehmen gerecht zu werden.
8. Investieren Sie in das richtige Risikomanagement-Tool
Ein einziges, integriertes System, mit dem Sie alle Anbieterrisiken, einschließlich der oben genannten Aufgaben, überwachen, verwalten und abmildern können, ist unerlässlich. Es verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erheblich und es ist kein Geheimnis, dass die Kosten eines Verstoßes zu hoch sind, um diese wichtige Geschäftspraxis zu vermeiden.
Warum ein gutes Lieferantenmanagement wichtig ist
Die Umstellung auf einen elektronischen Lieferantenverwaltungsprozess erwies sich für Stanley Steemer als transformativ: Sie ermöglichte es uns, uns von der primären Konzentration auf das Privatkundengeschäft zu verlagern und bestimmte kommerzielle Geschäftsbereiche aggressiver zu verfolgen – eine Priorität, die umständlich gewesen war, aber jetzt rationalisiert ist, weil wir über ausreichende Ressourcen verfügen, um unsere Lieferanten angemessen zu verwalten.
Lassen Sie nicht zu, dass die vielen Details, die mit der Lieferantenverwaltung verbunden sind, Ihr Unternehmen lähmen. Ergreifen Sie Maßnahmen, um Ihre Lieferantenverwaltungsprozesse zu rationalisieren, und Sie werden schnell feststellen, dass der Wert weit über die Kontrolle des Chaos hinausgeht.
Lesen Sie, Wie ausgereift ist Ihr Lieferantenrisikomanagement-Programm?
