Wie Sie Ihre Lieferanten erfolgreich verwalten
Einleitung: Teile dieses Beitrags stammen aus einer dreiteiligen Serie von Gastbloggerin Michelle Middendorf, Workers‘ Compensation Manager bei Stanley Steemer. Im Mittelpunkt der Serie steht die Frage, wie sich der rationalisierte Prozess des Unternehmens für die Verwaltung von Versicherungsscheinen zu einer noch größeren Initiative wie dem Lieferantenmanagement insgesamt entwickelte und es dem Unternehmen schließlich ermöglichte, sein kommerzielles Geschäft mit mehr Mehrwertdiensten zu erweitern.
Wenn Sie in hohem Maße von Drittanbietern abhängig sind, wissen Sie, wie wichtig es ist, sicherzustellen, dass deren Geschäfts- und Risikomanagementpraktiken mit denen Ihres Unternehmens übereinstimmen. Sie wissen auch, dass dies kein leichtes Unterfangen ist.
Drittanbieter können für Unternehmen einen enormen Wert darstellen. Zum Beispiel verlassen sich Unternehmen oft auf Anbieter, um IT-Probleme zu lösen, für die sie nicht die internen Ressourcen haben, um sie selbst zu lösen. Die Abhängigkeit von Drittanbietern birgt jedoch auch Risiken, und vorausschauende Führungskräfte setzen Technologien zur Anbieterverwaltung und andere Risikomanagementtechniken ein, um ihr Risiko zu verringern. Um dieses Beispiel fortzusetzen: Wenn sich ein Unternehmen bei IT-Dienstleistungen auf einen Drittanbieter verlässt, müssen in der Regel sensible Informationen weitergegeben werden. Es ist ein inhärentes Risiko, einem Drittanbieter den Zugang zu Ihren Daten anzuvertrauen. Unternehmen können und sollten das Risiko, das mit der Zusammenarbeit mit Drittanbietern verbunden ist, verringern, indem sie die folgenden Tipps befolgen.
Tipps für den Handel
Wenn die Verwaltung von Lieferanten ein Problem für Ihr Unternehmen ist, finden Sie hier acht Tipps für eine erfolgreiche Verwaltung von Lieferanten und wie Risiko- und Versicherungstechnologie dabei helfen kann:
1. Kennen Sie Ihre Lieferanten
Vergewissern Sie sich, dass Ihre Liste aktiver Anbieter aktuell und umfassend ist. Dazu gehören genaue Profile, aus denen hervorgeht, was sie tun und welche potenziellen Risiken und Versicherungsanforderungen mit ihren Geschäftsmodellen verbunden sind. Da unser Risikomanagement-Informationssystem cloudbasiert ist, konnten wir ein Online-Verkäuferverwaltungsportal einrichten, auf das die Verkäufer einfach und sicher ohne zusätzliche Lizenzgebühren zugreifen können. Das Portal enthält die aktuellsten und genauesten Hintergrunddaten, die direkt von den Anbietern selbst eingegeben oder automatisch von der Anwendung selbst aktualisiert werden.
2. Bewerten Sie Ihre Anbieter
Wenn Sie Ihre Lieferanten, ihre Geschäfte und die ihnen innewohnenden Risiken kennenlernen möchten, müssen Sie eine gewisse Sorgfalt walten lassen. Stellen Sie den Anbietern Fragebögen zur Verfügung, mit denen sie ihre operativen Protokolle in Bezug auf Probleme, die Ihr Unternehmen betreffen könnten, bewerten. Versuchen Sie, einfache und objektive Fragen zu stellen, die vollständige, aber nicht umständliche Antworten hervorrufen. Um dies elektronisch zu erreichen, haben wir Metriken und Fragen mit „bedingter Logik“ (oder „wenn dies, dann das“) erstellt, die jetzt in unserem Risikomanagement-Informationssystem enthalten sind. Ein Link zum Fragebogen wird automatisch per E-Mail an jeden potenziellen Anbieter geschickt, der als zu bewerten gekennzeichnet ist. Wenn wir möchten, können wir das System sogar so einstellen, dass die Anbieter auf der Grundlage ihrer Antworten automatisch zugelassen werden. All diese Funktionen haben den gesamten Prozess der Anbieterbewertung beschleunigt und die Qualität der Antworten verbessert, da die Anbieter nicht mehr mit der Beantwortung doppelter oder irrelevanter Fragen belastet sind.
3. Vergessen Sie die Details nicht
Wenn es um Lieferantenbewertungen, Genehmigungen, Vereinbarungen und Versicherungsnachweise geht, steckt der Teufel im Detail. Führen Sie ein organisiertes System ein, um den Status all dieser Punkte im Auge zu behalten. Stellen Sie sicher, dass alle Unterlagen mit den entsprechenden Unterschriften und Dokumenten übereinstimmen. Dank unseres Online-Lieferantenportals ertrinken wir nicht mehr in den Details der Lieferantenverwaltung. Lieferantendaten und relevante Dokumentation können jetzt in einer einzigen Umgebung von mehreren Beteiligten gespeichert und aktualisiert werden – ohne Versions- oder Statusverwirrung. Dank der Fähigkeit unseres Systems, automatische Kommunikation mit den Lieferanten auszulösen, müssen wir nicht mehr manuell nach Daten suchen. Und schließlich hat die Vorbereitung, der Versand und die elektronische Unterzeichnung von Verträgen aus unserem System heraus die Arbeitsabläufe beschleunigt und die rechtlichen Risiken verringert.
4. Implementieren Sie solide Richtlinien und Sorgfaltspflichten
Diese Richtlinien und Prozesse sollten alle anbieterbezogenen Angelegenheiten regeln. Arbeiten Sie mit den Anbietern zusammen, um Sicherheitslücken zu finden und dann entsprechend zu beheben. Darüber hinaus hilft der Einsatz von Risikomanagementtechnologien für Lieferanten, die Kontrollen erstellen und Richtlinien für Lieferanten speichern können, bei der Automatisierung verschiedener Compliance-Prüfungen und -Aktivitäten. Die Kunden können dann die Schulung der Lieferanten und die Bescheinigung neuer Richtlinien einfacher verwalten.
5. Bewerten Sie die Risiken, die von der gemeinsamen Infrastruktur ausgehen
Anbieter von Risikomanagement-Technologien, die sich wie Riskonnect nahtlos mit dem Unified Compliance Framework verbinden, bieten vorgefertigte Compliance-Vorlagen und Fragebögen zur Risikobewertung, die diesen Prozess erheblich erleichtern. Ein benutzerfreundliches Vendor Management System zur aktiven Überwachung und regelmäßigen Prüfung der Leistung und Sicherheit Ihrer Lieferanten ist von großer Bedeutung.
6. Schulung von Mitarbeitern und Anbietern in angemessenen Sicherheitspraktiken
Schulen Sie beispielsweise Ihre Mitarbeiter in der Korruptionsbekämpfung und verlangen Sie, dass auch die Lieferanten eine strenge, fortlaufende Compliance-Schulung absolvieren. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten mit den neuen Vorschriften und Anforderungen vertraut sind.
7. Implementieren Sie starke Systeme zur Erkennung von und Reaktion auf Vorfälle
Das Risiko für Service Provider ist keine einmalige Bedrohung oder Möglichkeit, daher reicht es nicht aus, nur über diese Fähigkeiten zu verfügen. Sie müssen sie regelmäßig testen, um sicherzustellen, dass sich die Raffinesse des Systems weiterentwickelt, um der ständigen Weiterentwicklung der Angriffsmethoden auf Unternehmen gerecht zu werden.
8. Investieren Sie in das richtige Risikomanagement-Tool
Ein einziges, integriertes System, mit dem Sie alle Anbieterrisiken, einschließlich der oben genannten Aufgaben, überwachen, verwalten und abmildern können, ist unerlässlich. Es verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erheblich und es ist kein Geheimnis, dass die Kosten eines Verstoßes zu hoch sind, um diese wichtige Geschäftspraxis zu vermeiden.
Warum ein gutes Lieferantenmanagement wichtig ist
Die Umstellung auf ein elektronisches Lieferantenmanagement hat sich für Stanley Steemer als sehr positiv erwiesen: Dadurch konnten wir uns nicht mehr in erster Linie auf das Privatkundengeschäft konzentrieren, sondern uns verstärkt um bestimmte gewerbliche Geschäftsbereiche kümmern – eine Priorität, die zuvor mühsam war, jetzt aber gestrafft ist, weil wir über angemessene Ressourcen verfügen, um unsere Lieferanten angemessen zu verwalten. Lassen Sie nicht zu, dass die vielen Details im Zusammenhang mit dem Lieferantenmanagement Ihr Unternehmen lähmen. Ergreifen Sie Maßnahmen zur Rationalisierung Ihres Lieferantenmanagements, und Sie werden schnell feststellen, dass der Nutzen weit über die Kontrolle des Wahnsinns hinausgeht. Lesen Sie, Wie ausgereift ist Ihr Risikomanagementprogramm für Lieferanten?
