Die Auswahl eines neuen Anbieters für ein Risikomanagement-Informationssystem (RMIS) kann eine schwierige Entscheidung sein, und auch der Abschluss des Vertrags kann ein mühsamer Prozess sein. Oftmals treffen Kunden die Entscheidung, das System zu wechseln, mit den besten Absichten, z. B. um Prozesse zu verbessern oder Funktionslücken im aktuellen System zu schließen. Für die Benutzer kann dieser Wechsel jedoch eine beängstigende Aussicht sein. Nachfolgend finden Sie drei schnelle Tipps direkt vom Riskonnect-Implementierungsprojektteam, die dazu beitragen, den Prozess für alle Beteiligten so reibungslos wie möglich zu gestalten.

  1. Beziehen Sie alle relevanten Interessengruppen von Anfang an mit ein.
    Es ist wichtig, den Systemwechsel zu planen und die Mitarbeiter auf den Umgang mit dem Wechsel vorzubereiten. Die Einbeziehung der wichtigsten Mitarbeiter, die das System letztendlich nutzen werden, in den Implementierungsprozess ist entscheidend, um den Mitarbeitern bei der Anpassung an die Veränderung zu helfen und sicherzustellen, dass die von der Veränderung am meisten betroffenen Benutzer ein Mitspracherecht bei der endgültigen Gestaltung des Produkts haben. Dies kann oft den Unterschied zwischen einer schnellen Anpassung und einer positiven Akzeptanz des neuen Produkts und einem extremen Widerstand gegen die Änderung ausmachen.
  2. Haben Sie keine Angst vor Veränderungen.
    Sie müssen bereit sein, bestehende Arbeitsabläufe und Prozesse zu ändern, die nicht effizient sind oder einfach nicht für Ihr Unternehmen funktionieren. Kunden entscheiden sich in der Regel für einen neuen Anbieter, weil sie sich verändern wollen. Allerdings besteht die Tendenz, die bestehenden Arbeitsabläufe, Bildschirme usw., die im alten Produkt verwendet wurden, neu zu erstellen. Eine der Aufgaben der Mitglieder Ihres Implementierungsteams ist es, zu verstehen, was in Ihrem aktuellen Arbeitsablauf funktioniert und was nicht, und dann Empfehlungen für effizientere Möglichkeiten zu geben, diese in Ihrem neuen System zu bearbeiten.
  3. Testen, testen, testen und noch mehr testen!
    Testen während des gesamten Projekts ist entscheidend für eine erfolgreiche Einführung. Ein Mitglied des Implementierungsteams zu sein, ist für Sie wahrscheinlich ein Zweitjob und kann manchmal wie eine Last erscheinen. Die erfolgreichsten Projekte sind jedoch die für Kunden, die sich aktiv in das Projekt einbringen und sich Zeit für das Testen der einzelnen Ergebnisse nehmen. Beziehen Sie die Endbenutzer in die Tests mit ein. Wenn sie nicht zufrieden sind, werden Sie es erfahren. Es ist viel einfacher, Änderungen vor der Inbetriebnahme vorzunehmen.

Es mögen einfache Tipps sein, aber wenn Sie diese drei Ratschläge berücksichtigen, bevor Sie mit der Implementierung einer RMIS-Lösung beginnen, sind Sie besser auf dieses komplexe Projekt vorbereitet. Je mehr Sie im Voraus planen und alle Beteiligten, Schritte, Zeit, Aufwand und Anforderungen einer Implementierung durchdenken, desto einfacher wird der Prozess für alle Beteiligten und desto wahrscheinlicher ist es, dass sich Ihre Endbenutzer besser an das neue System gewöhnen werden.