Big Data ist ein heißes Thema in der Geschäftswelt, da scheinbar jeder den Wert und die Erkenntnisse nutzen möchte, die er aus Daten gewinnen kann, und das aus gutem Grund. Daten sind eine der wertvollsten Ressourcen, die einem Unternehmen zur Verfügung stehen, und GRC-Daten (Governance, Risiko und Compliance) bilden da keine Ausnahme.
Große Mengen hochwertiger GRC-Daten können Unternehmen enorme Vorteile bringen. Daten zeichnen ein transparentes Bild der täglichen Abläufe und Leistungen, wodurch Führungskräfte Probleme leicht erkennen und Verbesserungspotenziale aufdecken können. Doch wenn Unternehmen beginnen, Daten zur Entscheidungsfindung und Neugestaltung von Prozessen zu nutzen, rückt die Datengenauigkeit stark in den Fokus. Falsch eingegebene Daten und ungenaue Informationen könnten zu schlechten Entscheidungen führen, die sich negativ auf den Geschäftsbetrieb auswirken könnten.
Obwohl große Datenmengen für GRC-Programme äußerst wertvoll sein können, ist leider nicht jede Datenmenge brauchbar. Big Data ist nur dann nützlich, wenn es von hoher Qualität ist. Im besten Fall sind schlechte GRC-Daten unbrauchbar und unbedeutend. Im schlimmsten Fall können Daten von schlechter Qualität erhebliche Konsequenzen für Unternehmensführer haben, die am Ende kritische Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage falscher Informationen treffen. Bleibt eine schlechte Datenqualität unbeachtet, kann dies zu Betriebsfehlern, ungenauen Analysen und schlecht durchdachten Geschäftsstrategien führen. So sehr, dass die IBM-Forschung schätzte, dass schlechte Daten die Wirtschaft der Vereinigten Staaten jedes Jahr satte 3,1 Billionen $ kosten.
Die Betonung der Bedeutung der Datenqualität im Unternehmens-GRC hat zugenommen, da Datenanalysen immer enger mit Geschäftsentscheidungen verknüpft sind. Ungenaue Daten für Risiko- und Compliance-Programme können Unternehmen sowohl unvorhergesehenen Risiken als auch hohen Bußgeldern und Strafen im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung aussetzen. Eine hochwertige Dateneingabe ist entscheidend, um eine umfassende Sicht für Risiko- und Compliance-Teams zu schaffen.
Das Stigma um die Dateneingabe im GRC
Datenprobleme können entstehen, wenn Mitarbeiter, deren Aufgabe es ist, Daten manuell einzugeben und zu verarbeiten, die Bedeutung ihrer Rolle nicht erkennen. Die Dateneingabe kann oft als mühsame, zeitaufwändige Aufgabe angesehen werden, und ohne ein gründliches Verständnis dafür, wie die Daten verwendet werden, könnten Mitarbeiter versucht sein, Abkürzungen zu nehmen. Wenn sie Felder auslassen, Texte abkürzen oder Abkürzungen verwenden, verpassen sie wichtige Schritte im Prozess und gefährden die Datenkonsistenz. Diese minderwertige Dateneingabe und inkonsistente Formatierung haben enorme Auswirkungen auf ein Unternehmen. Wenn Vorstände und Führungskräfte kein Echtzeitverständnis dafür erhalten, wie ihr Unternehmen im Hinblick auf ihre Risikobereitschaft und Compliance-Verpflichtungen abschneidet, wird das Unternehmen Risiken ausgesetzt.
Mitarbeiter an vorderster Front benötigen Schulungen, um zu erkennen, was passiert, wenn sie „„kein Kästchen ankreuzen““ oder „„ein Feld leer lassen““. Sie müssen den Kontext verstehen, wie die Daten verwendet werden, um die Bedeutung der von ihnen eingegebenen Daten zu erfassen. Dies wird eine gründliche Dateneingabe fördern. Ebenso kann zeitaufwändige Dateneingabe, die an anderer Stelle im Prozess nicht verwendet wird, eliminiert werden, wodurch wertvolle Zeit und Ressourcen gespart werden.
Sammeln Sie nur kritische Daten, die einen Mehrwert schaffen und Entscheidungen vorantreiben
Zu viele Daten können ebenfalls Probleme verursachen. Die Realität ist, dass GRC-Abteilungen manchmal überfordert sind, die relevanten Daten in einem so großen Informationspool zu finden. Und wenn sie sie finden, wissen sie möglicherweise nicht, ob sie aktuell oder genau sind. Infolgedessen können IT-Abteilungen und Führungskräfte mit der Erstellung von Statusaktualisierungen und ständigen Berichten überlastet werden. Dieser umständliche Prozess frustriert Führungskräfte der C-Ebene mit fragmentierten Verfahren, die wertvolle Zeit und Ressourcen verschlingen und oft auf veralteten Informationen basieren, was sich negativ auf datengestützte Entscheidungen auswirkt. Kurz gesagt, schlechtes Datenmanagement kann zu einer vielschichtigen Katastrophe für GRC-Programme führen.
Manuelle Prozesse können zu weiteren Problemen bei der Daten-Governance führen
Qualitätsdaten sind vielleicht einer der wichtigsten Bestandteile eines erfolgreichen GRC-Programms, wodurch die Daten-Governance zu einer Schlüsselanforderung an GRC-Tools und -Prozesse wird. Während die Verwendung manueller Prozesse eine menschliche Dimension in die Daten-Governance bringen kann, kann sie auch zu Inkonsistenzen führen.
Freigegebene Ordner, Excel-Dokumente, E-Mails und gemeinsame Dateispeicherorte sind einfach keine effiziente Methode, um Daten konsistent zu sammeln und Informationen zwischen Teams auszutauschen. Die Dateifreigabe kann zu überschriebenen Daten führen und dazu, dass Benutzer stundenlang von Dokumenten ausgeschlossen werden. Microsoft-Anwendungen wie Excel und Word verfügen nicht über die Formatierungen und Regeln, um eine konsistente Dateneingabe zu gewährleisten und eine angemessene Berichterstattung durchzuführen. Das Verknüpfen von Informationen und das Querverweisen von Daten ist bei manuellen Methoden sehr begrenzt, was zu unzusammenhängenden Prozessen und isolierten Abteilungen führt. Dateninkonsistenzen können in einem Meer von Informationen verloren gehen, was zu eingeschränkter Sichtbarkeit, verpassten Fristen und fehlerhaften Genehmigungsprozessen führt. Manuelle Berichts- und Datenverarbeitungsaufgaben nehmen ebenfalls wertvolle Zeit in Anspruch, die sonst zur Behebung von Problemen und zur Verbesserung von Prozessen genutzt werden könnte.
Zu diesem Zweck wenden sich Unternehmen an GRC-Tools, um die erforderlichen Daten-Governance-Regeln bereitzustellen, die sicherstellen, dass Daten nicht nur nutzbar und zugänglich sind, sondern auch strukturiert, methodisch und mit Zeitstempel erfasst werden.
Warum gibt es so viele Barrieren bei der Dateneingabe?
Da Datenqualität und -governance die Grundlage für digitale Transformationsinitiativen moderner Unternehmen bilden, bleibt die Frage, warum so viele Unternehmen unter Datenbarrieren leiden? Zum einen verfügen Unternehmen möglicherweise nicht über ein effizientes Daten-Governance-Team. Zweitens verwenden sie möglicherweise manuelle und arbeitsintensive Prozesse, die zu menschlichen Fehlern und langwierigen Verfahren führen. Drittens können veraltete Altsysteme, die nicht in andere Tools integriert sind, zunehmende Hindernisse darstellen. Einige Organisationen verfügen möglicherweise nicht einmal über Best-Practice-Prinzipien für die Daten-Governance. Für andere könnte es sehr wohl eine Kombination all dieser Faktoren sein.
Schlechte Daten sind oft die Ursache für schlechte Entscheidungsfindung und Integritätsprobleme und können eine Vielzahl anderer organisatorischer Probleme im Zusammenhang mit Ressourcenallokation, Budgetierung, Prognosen und operativer Leistung verursachen.
Wie kann ich die Datenintegrität in meinem GRC-Programm verbessern?
Es ist von entscheidender Bedeutung, Verhaltenskodizes und Best Practices im Datenmanagement zu etablieren und sicherzustellen, dass die Bedürfnisse und Anliegen, die über traditionelle Datenbereiche hinausgehen, wie Compliance, Recht und Sicherheit, berücksichtigt werden.
Regeln und Daten-Governance-Richtlinien müssen eingeführt werden, um die Datenqualität zu verbessern, und oft ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass die Regeln befolgt werden, die Implementierung einer Best-Practice-GRC-Lösung. GRC-Tools können Organisationen dabei unterstützen, Fehler und Inkonsistenzen in Daten zu vermeiden, indem sie dem Datenerfassungsprozess Struktur verleihen.
Software enthält Regeln für die Dateneingabe, Benutzer müssen aus vorkonfigurierten Dropdown-Menüs auswählen, Abkürzungen werden eliminiert, und voreingestellte Regeln erfordern, dass alle Felder ausgefüllt werden, bevor Mitarbeiter zum nächsten Schritt des Prozesses übergehen können. Die Software unterstützt auch mehrere Benutzer und verfolgt deren Aktivitäten; die Dateneingabe wird mit einem Zeitstempel versehen und alle Änderungen werden verfolgt. Benutzer können Kontrollen einrichten, die Benachrichtigungen auslösen, wenn KPIs oder Risikotoleranzen erreicht werden, wenn Dinge genehmigt werden müssen und wenn Fristen verpasst werden, was den Prozess weiter automatisiert.
Informationen aus anderen Systemen können automatisch über APIs in die Lösung gezogen werden, was wertvolle Dateneingabezeit spart und eine einzige Quelle der Wahrheit über alle Systeme hinweg gewährleistet.
Wie Software Big Data im GRC-Bereich effektiv erfasst
Heutige datengesteuerte Organisationen benötigen eine integrierte GRC-Lösung, die Datenqualität, Herkunft und Governance zusammenführt und es Benutzern ermöglicht, Daten unternehmensweit zu nutzen, um Prozesse und Abläufe zu verbessern. Durch die Automatisierung von Daten-Governance-Prinzipien und den zugehörigen Komponenten erzielen Unternehmen Vorteile, die über genaue Berichterstattung, optimierte Analyse und intelligentere datengesteuerte Entscheidungsfindung hinausgehen.
Eine effektive Daten-Governance, die durch GRC-Software ermöglicht wird, bietet einer Organisation mehrere Vorteile, darunter:
Verbesserte Datenqualität: Bietet einen strukturierten Schritt-für-Schritt-Prozess, der Datenpräzision, Vollständigkeit und Konsistenz gewährleistet und sicherstellt, dass keine Daten übersehen werden.
Datenkonsistenz: Legen Sie Regeln fest, um Konsistenz durch die Verwendung gemeinsamer Terminologie und Dropdown-Menüs zur Standardisierung zu gewährleisten, während bei Bedarf zusätzliche Kommentare zugelassen werden.
Datenzuordnung: GRC-Tools helfen, Verknüpfungen zwischen Daten aus anderen Systemen und anderen Geschäftsbereichen zu definieren. Zum Beispiel können Risiken der Nichteinhaltung automatisch zum Risikoregister hinzugefügt werden, wodurch die Dateneingabezeit reduziert wird.
Eine 360-Grad-Ansicht aller Geschäftseinheiten: Schafft einen zentralen Speicherort für alle GRC-Daten, der es Organisationen ermöglicht, sich auf „„eine einzige Version der Wahrheit““ zu einigen, um Konsistenz zu gewährleisten und die Sichtbarkeit über Teams hinweg zu erhöhen.
Best-Practice-Compliance-Workflows: Bietet sofort einsatzbereite Workflows, um die Anforderungen von Vorschriften wie HIPAA und DSGVO sowie Branchenanforderungen wie PCI DSS und ISO-Standards zu erfüllen, wodurch strukturierte Prozesse gewährleistet werden, die sofort den Anforderungen entsprechen.
Automatisierung: Benutzer können Workflows für Änderungen und Genehmigungen einfach implementieren, um sicherzustellen, dass Prozesse von Anfang bis Ende mit der korrekten Autorisierung vollständig abgeschlossen werden. Automatische Benachrichtigungen können gesendet werden, wenn Datenanomalien auftreten, bestimmte Grenzwerte erreicht werden oder Genehmigungen erforderlich sind.
Echtzeitberichte und Dashboards: Mitarbeiter können sofort auf Berichte und Dashboards zugreifen, um den Fortschritt zu verfolgen und Aktualisierungen für Management, Prüfer und Aufsichtsbehörden bereitzustellen.
Einrichtung Ihres GRC-Tools: Qualität rein gleich Qualität raus
Wie bei den meisten Dingen im Leben gilt: „„Man bekommt das, was man hineinsteckt““, und GRC-Software ist da keine Ausnahme. Nur wenn Ihre Teams genaue, relevante Daten eingeben, erhalten Sie die hochwertige Ausgabe, die für risikobasierte Entscheidungen erforderlich ist.
In einem Interview, das wir mit Emmanuel Rickard, Head of Enterprise Performance and Change bei Mizuho, führten, kommentierte er: „Organisationen neigen dazu, die Denkweise zu entwickeln, dass nichts Excel übertrifft, und was wir oft feststellen, ist, dass, wenn ein Tool eingeführt und in Betrieb genommen wird, das erste, was sie oft versuchen, ist, einen Weg zu finden, das Tool nach Excel zu exportieren, damit sie näher an die frühere Arbeitsweise herankommen.„“ Dieser Ansatz fügt ein Maß an Mehrdeutigkeit hinzu, das Unternehmen vermeiden wollen. Sobald Daten extrahiert werden, sind sie fehleranfällig und werden zu einer zweiten Version der Wahrheit. Um diese Mentalität zu vermeiden und das Beste aus einem GRC-Tool herauszuholen, müssen Benutzer darüber nachdenken, wie alle Teams Daten extrahieren und anzeigen möchten, um sicherzustellen, dass dies innerhalb der Grenzen des Tools möglich ist. Eine gründliche Einrichtung, die die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen während der Implementierungsphase beinhaltet, ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass jeder relevante Informationen innerhalb des Tools einsehen kann.
Während der Implementierung sollten Sie Mitarbeiter aller Ebenen einbeziehen. Von Managementteams bis hin zu denjenigen, die Daten an vorderster Front eingeben, sollten Organisationen sorgfältig die kritischen Daten definieren, die sie erfassen müssen. Sie müssen verstehen, wie die Daten verwendet werden und in welchen Berichten sie erscheinen werden. Sie müssen Feldüberschriften und Dropdown-Menüs klug auswählen und alle möglichen Optionen berücksichtigen. Es ist ratsam, nach einem GRC-Tool zu suchen, das hochgradig konfigurierbar ist, sodass Sie selbst neue Felder und Dropdown-Menüs hinzufügen können, ohne zusätzliche Einrichtungsgebühren vom Softwareanbieter zu verursachen. Suchen Sie nach Tools, die intuitiv und einfach zu bedienen sind, da dies Zeit bei der Mitarbeiterschulung spart und Prozesse in der Dateneingabephase optimiert. Die Konfiguration in der Implementierungsphase ist entscheidend für einen erfolgreichen Software-Rollout.
Mit dem Wandel Schritt halten
Wenn es eine Konstante im Geschäftsleben gibt, dann ist es der „„Wandel““. Organisationen sind stets bestrebt, Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und sich weiterzuentwickeln, um den Anforderungen des Marktes gerecht zu werden. Daher sollten Flexibilität und Konfigurierbarkeit ein Schlüsselbestandteil jedes GRC-Tools sein. Ihre GRC-Lösung sollte flexibel genug sein, um sich mit Ihrem Unternehmen weiterzuentwickeln und zu expandieren, wodurch Konfigurierbarkeit und Verknüpfungen zwischen verschiedenen Datensätzen für Unternehmen, die mehr Erkenntnisse aus ihren Daten gewinnen möchten, eine hohe Priorität erhalten.
Im Hinblick auf die regulatorische Compliance-Landschaft spielt insbesondere die Daten-Governance eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass Unternehmen auf allen Ebenen der geltenden Anforderungen konsistent konform sind. Kurz gesagt, eine effektive Daten-Governance-Strategie trägt maßgeblich zu einem effektiven Compliance-Programm bei.
Daten müssen nicht nur von hoher Qualität, sondern auch dynamisch sein, und die Datenpraktiken müssen sich mit der Entwicklung der Organisation und der Geschäftslandschaft weiterentwickeln. Ein Großteil der Daten für Ihr Risiko- und Compliance-Programm wird aus anderen Abteilungen, einschließlich Operations, Planung, Vertrieb und Finanzteams, einfließen. Eine Echtzeitansicht dieser Informationen neben Ihren traditionellen Risiko- und Compliance-Daten ist entscheidend, um ein ganzheitliches Bild Ihres gesamten Risikoprofils zu erstellen. Die richtige GRC-Software unterstützt den Informationsaustausch im gesamten Unternehmen und ermöglicht es Ihnen, Daten aus anderen Systemen über APIs in Ihr ausgewähltes GRC-Tool zu ziehen, um die Konsistenz und Genauigkeit der Daten über alle Plattformen hinweg zu gewährleisten. Benutzer können auch neue Daten mit GRC-Tools sammeln, indem sie Formulare, Fragebögen, Aufgaben und Projekte innerhalb der Software starten. Führungskräfte können das Frontline-Personal bitten, die Informationen auszufüllen, und integrierte Daten-Governance-Regeln stellen sicher, dass die Daten gemäß Ihren Daten-Governance-Richtlinien erfasst werden. Dies stellt sicher, dass alles mit einem Zeitstempel versehen ist und bietet eine unschätzbare Transparenz. Dies wiederum ermöglicht es Teams, Einblicke zu gewinnen, wie und warum die von ihnen bereitgestellten Daten verwendet werden, wodurch die Qualität der gelieferten Daten weiter erhöht wird.
Hochwertige Daten erweitern auch die Nutzung von BI-Dashboards und Analysetools; wenn analytische Daten als vertrauenswürdig angesehen werden, verlassen sich Entscheidungsträger eher darauf, anstatt Entscheidungen auf der Grundlage ihrer eigenen Tabellenkalkulationen oder schlimmer noch, ihres Bauchgefühls zu treffen.
Es ist klar, dass Daten-Governance im Kern zu verbesserter Datenqualität, geringeren Datenmanagementkosten und erhöhter Aufsicht für alle Stakeholder führt. Das Ergebnis? Dramatisch verbesserte Entscheidungsfindung und bessere Geschäftsergebnisse für Organisationen, was wiederum zu gesünderen Entscheidungen und verbesserter Unterstützung in allen Betriebsabläufen führt.
Bei Riskonnect wissen wir aus Erfahrung, welchen Unterschied ein Best-Practice-GRC-Tool, das die Daten-Governance priorisiert, für ein Unternehmen machen kann. Wir sind leidenschaftlich daran interessiert, Unternehmen dabei zu helfen, das Beste aus ihren Risiko- und Compliance-Programmen herauszuholen, und wir wissen, dass genaue Daten ein entscheidender Bestandteil sind. Fordern Sie eine unverbindliche Demo unserer branchenweit anerkannten GRC-Lösung an, um mehr zu erfahren.
