Es gibt ein verbreitetes Missverständnis, wenn Unternehmen eine neue Governance-, Risiko- und Compliance- (GRC-) Softwarelösung implementieren, dass Anpassung die einzige Antwort ist, um eine Lösung zu entwickeln, die ihren einzigartigen Anforderungen gerecht wird. Diese fehlerhafte Ansicht übersieht eine andere Option, die es ihnen ermöglicht, Änderungen auf robuste, skalierbare und zuverlässige Weise vorzunehmen: die Konfiguration. Doch was ist der Unterschied?

Man könnte Ihnen verzeihen, wenn Sie dächten, die beiden Begriffe seien austauschbar. Sie beginnen nicht nur beide mit „c“ und enthalten 13 Buchstaben; ihre Definitionen scheinen ununterscheidbar: Anpassen bedeutet „nach individuellen oder persönlichen Spezifikationen oder Vorlieben zu modifizieren oder zu erstellen.“; Konfigurieren bedeutet „zu entwerfen oder anzupassen, um eine spezifische Konfiguration oder für einen spezifischen Zweck zu bilden.“ Immer noch verwirrt?

Betrachtet man sie jedoch im Kontext der Implementierung von GRC-Software, werden die Dinge klarer:

Konfiguration: Wenn Sie eine GRC-Softwarelösung erwerben, wird diese oft sofort einsatzbereit geliefert, vorinstalliert mit Best-Practice-Funktionalitäten. Um die vorhandenen Funktionen an Ihre Präferenzen anzupassen, können Sie diese mit den innerhalb der Software vorhandenen Tools und Anwendungen konfigurieren. Die Konfiguration der Software erfordert keine Codierung oder Programmierung und beeinflusst nicht, wie Ihre Software funktioniert.

Anpassung: Unternehmen wählen GRC-Softwarelösungen basierend auf den benötigten Funktionen, doch oft führt der wahrgenommene Bedarf eines Unternehmens dazu, dass sie glauben, die Funktionalität sei unzureichend. Anpassung erweitert den Funktionsumfang der Software, sodass sie eine maßgeschneiderte Benutzererfahrung bieten kann. Dies wird durch Codierung erreicht, was zu grundlegenden Änderungen am Basissystem führt. Entwickler müssen das Programm ändern oder neuen Code schreiben, damit die Software etwas tut, was sie derzeit für einen bestimmten Anwendungsfall nicht kann.

Einfach ausgedrückt: Software-Anpassung erfolgt, wenn Sie „außerhalb“ der Anwendung arbeiten müssen, um Änderungen vorzunehmen; während Software-Konfiguration erfolgt, wenn Sie Änderungen an der Software vornehmen und sie an Ihre Anforderungen anpassen können, indem Sie „innerhalb“ der Anwendung mit bereits vorhandenen Tools arbeiten.

Konfiguration vs. Anpassung

Mit diesem Wissen ausgestattet, ist es an der Zeit zu entscheiden, welche Option für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, müssen Sie die Vor- und Nachteile beider Optionen vollständig verstehen:

Vorteile der Konfiguration

Der vielleicht offensichtlichste Vorteil der Softwarekonfiguration ist die Kontrolle über die Personalisierung. Benutzer können schnell lernen, wie sie intuitive Software konfigurieren, um ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Dies befähigt Benutzer, die Kontrolle zu übernehmen und jederzeit ohne Verzögerung Änderungen am System vorzunehmen. Im Gegensatz zur Anpassung, die externe technische Ressourcen zur Ausführung erfordert, bietet die Konfiguration die notwendige Flexibilität, um in einer dynamischen GRC-Landschaft die Nase vorn zu haben und bei Bedarf zu skalieren.

Während Anpassungen die Kosten in die Höhe treiben, wenn zusätzliche Änderungen angefordert werden, die aufgrund ihrer technischen Natur auch eine beträchtliche Zeit für einen Entwickler in Anspruch nehmen können, führt die Konfiguration dank der Systemverantwortung zu einer allgemeinen Kostenreduzierung. Folglich können einfache Änderungen wie das Aktualisieren von Formularen und das Anpassen von Berichten schnell, ohne zusätzliche Kosten und ohne Risiko mit den Tools innerhalb der Anwendung vorgenommen werden. Darüber hinaus erfolgen begleitende Software-Upgrades automatisch, da der zugrunde liegende Code und die Architektur unverändert bleiben, sodass Sie mehr Wert aus Ihrem Kauf generieren können.

Konfigurierbare Lösungen sind in der Regel einfacher zu integrieren, insbesondere wenn der Softwareanbieter Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) anbietet. Die Verwendung von APIs stellt auch sicher, dass zukünftige Releases nahtlos integriert werden, während sich die primäre Softwarelösung weiterentwickelt. Bei der Anpassung gibt es jedoch keine Garantie, dass die Software reibungslos aktualisiert wird oder dass Integrationen, die auf angepasstem Code basieren, ohne weitere Unterstützung funktionieren.

Nachteile der Konfiguration

Sich allein auf die Softwarekonfiguration zu verlassen, würde Ihr Unternehmen auf die bestehenden Funktionalitäten eines bestimmten Systems beschränken. Wenn Ihre Softwarelösung die Funktionalität zur Änderung eines bestimmten Widgets, Menüs, einer Tabelle usw. nicht enthält, wäre immer noch ein geringer Anpassungsaufwand erforderlich. Letztendlich bedeutet jedoch weniger Anpassung auch weniger Kosten, sodass die Auswahl eines hochgradig konfigurierbaren Systems langfristig Kosten sparen kann, da sich die Geschäftsanforderungen entwickeln und im Laufe der Zeit Änderungen erforderlich werden.

Die Konfiguration erfordert, dass einige interne Mitarbeiter verstehen, wie Änderungen an der Lösung vorgenommen werden. Daher müssten „Super-User“ vom Anbieter geschult werden.

Vorteile der Anpassung

Anpassung stellt sicher, dass Ihre GRC-Software maßgeschneidert auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ist. Die Software gehört Ihnen allein, was bedeutet, dass es keine andere wie sie gibt, sodass Sie alle maßgeschneiderten Anforderungen ohne Einschränkungen integrieren können. Ein Team hochqualifizierter Entwickler wird die Lösung anpassen und mit Ihnen zusammenarbeiten, um die Anwendung an Ihre Bedürfnisse anzupassen, sodass Sie unbegrenzte Änderungen vornehmen können. Und da die Software eng an Ihre Prozesse angepasst ist, fügt sie sich nahtlos in die Arbeitsweise Ihrer Teams ein.

Bei diesem Ansatz benötigen Sie ein qualifiziertes und zuverlässiges technisches Support-Team, das von Anfang an an der Entwicklung Ihrer Anwendung beteiligt war. Sie verstehen Ihre Software in- und auswendig und verfügen über das Fachwissen, um komplexe Funktionen hinzuzufügen, die Ihre internen Prozesse berücksichtigen und alle auftretenden Probleme beheben können. Dieser umfassende Support bedeutet, dass Sie niemanden in Ihrem Team schulen müssen, um die Lösung anzupassen, jedoch kann dies teuer sein und zu Verzögerungen führen, da Sie auf die Verfügbarkeit der ausgelagerten Drittpartei angewiesen sind, um Änderungen vorzunehmen.

Nachteile der Anpassung

Software-Anpassung kann zwei entscheidende Geschäftsressourcen verbrauchen: Zeit und Geld. Anpassung erfordert enorme finanzielle Investitionen, um effektiv umgesetzt zu werden. Hochgradig angepasste Lösungen erfordern typischerweise ein Team aus erfahrenen Entwicklern, Designern, Projektmanagern und Qualitätssicherungsingenieuren, was zu hohen Honoraren für professionelle Dienstleistungen führt. Diese Gebühren können sich aufgrund der schieren Dauer der Softwareentwicklung und -implementierung summieren; von langwierigen Besprechungen zur Anforderungsdiskussion bis hin zur Zeit, die für das Testen der Software aus Benutzersicht benötigt wird, können die Preise stark ansteigen.

GRC-Implementierungen sind niemals ein Prozess, der über Nacht abgeschlossen ist; jedoch kann ein Versäumnis, sie effektiv zu planen und auszuführen, zu unnötigen und kostspieligen Verzögerungen führen. Beispielsweise können Abkürzungen, die während des Anbieter-Auswahlprozesses genommen werden, dazu führen, dass Mängel in der Standardlösung nicht erkannt werden, was den Implementierungsprozess möglicherweise verlängert, da dann eine Anpassung erforderlich wird.

Unnötige Anpassungsanforderungen können die Time-to-Value der Software einschränken, indem sie die für die Implementierung der Software und die Realisierung der Vorteile der Lösung erforderliche Zeit verlängern. Standard-Patch-Updates in der Lösung funktionieren möglicherweise nicht, wenn Sie eine starke Anpassung vorgenommen haben, was bedeutet, dass Sie möglicherweise zusätzliche Funktionen des Anbieters verpassen.

Einer der Gründe, warum Riskonnect im GRC-Bereich so schnell gewachsen und so erfolgreich war, ist die Autonomie, die wir unseren Kunden bei der Konfiguration bieten. Unsere Softwareprodukte sind sofort einsatzbereit hochgradig konfigurierbar und geben den Benutzern Flexibilität und Kontrolle über ihr eigenes System.

Unsere Software optimiert die Arbeitslast von Administratoren, indem sie ihnen ermöglicht, notwendige Änderungen mit Leichtigkeit vorzunehmen. Indem Administratoren befähigt werden, dynamische Konfigurationsanforderungen nahtlos zu verwalten, kann sich die Plattform parallel zu Ihrem Unternehmen anpassen.

Selbstverständlich steht bei Riskonnect ein Team hochqualifizierter, erfahrener Entwickler zur Verfügung, um spezifische Anforderungen anzupassen, doch die Mehrheit unserer Kunden ist zufrieden, dass sie eine Lösung haben, die ihre Bedürfnisse mit sehr minimaler Anpassung erfüllt, wodurch enorme Mengen an Zeit und Geld gespart werden.

Unsere branchenweit anerkannte, cloudbasierte Softwarelösung bietet einen umfassenden integrierten Ansatz für GRC. Sie ist vollständig skalierbar und über APIs konfigurierbar, was Ihnen die Agilität verleiht, die Plattform an die einzigartigen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Die Liste der verschiedenen Datenquellen, die Sie über die Tools von Riskonnect integrieren können, ist überzeugend und umfasst, ist aber nicht beschränkt auf, Finanzsysteme, HR-Systeme, KPIs, Dokumentenmanagementsysteme, CRM-Systeme und Ihr Active Directory.

Diese APIs ermöglichen die Interaktion und den Datenaustausch über kritische Geschäftsbereiche hinweg, einschließlich Personal, Finanzen, Projekte, Vorfälle und Betrieb sowie natürlich Risiko, Compliance und IT-Sicherheit. Dies bietet Zugang zu einer einzigen Quelle der Überwachung und nachweisbaren Belegen, die ein wirklich effektives GRC-Programm vorantreiben.

Wenn die Komplexität Ihrer GRC-Lösung Ihr Geschäft negativ beeinflusst und zu unvorhergesehenen Kosten führt, könnte es an der Zeit sein, eine praktikable Alternative in Betracht zu ziehen. Wenn es um hochgradig konfigurierbare Lösungen wie Riskonnect geht, liegen die Macht und Kontrolle wirklich in Ihren Händen. Fordern Sie eine Demo an, um mehr zu erfahren.