O Big Data é um tema quente no mundo dos negócios, com aparentemente toda a gente a querer explorar o valor e os insights que podem derivar dos dados, e há uma boa razão para isso. Os dados são um dos recursos mais valiosos disponíveis para uma organização e os dados de GRC (governança, risco e conformidade) não são exceção.
Grandes quantidades de dados de GRC de alta qualidade podem trazer enormes vantagens para as empresas. Os dados constroem uma imagem transparente das operações e do desempenho diários, facilitando aos líderes a identificação de problemas e a descoberta de áreas para melhoria. Mas, à medida que as empresas começam a usar os dados para impulsionar a tomada de decisões e remodelar os processos, a precisão dos dados ganha destaque. Dados inseridos incorretamente e informações imprecisas podem levar a decisões erradas que podem ter um impacto negativo nas operações de negócios.
Embora grandes quantidades de dados possam ser extremamente valiosas para os programas de GRC, infelizmente, nem todos os dados servem. O Big Data só é útil se for de alta qualidade. No melhor dos casos, os dados de GRC incorretos podem ser inutilizáveis e insignificantes. No pior dos casos, dados de má qualidade podem resultar em consequências significativas para os líderes de negócios que podem acabar por tomar decisões de negócios críticas com base em informações incorretas. Se a má qualidade dos dados não for resolvida, pode levar a falhas operacionais, análises imprecisas e estratégias de negócios mal concebidas. Tanto que a pesquisa da IBM estimou que os dados incorretos atrasam a economia dos Estados Unidos em uns impressionantes 3,1 biliões de dólares por ano.
A ênfase na importância da qualidade dos dados no GRC empresarial aumentou à medida que a análise de dados se torna mais intrinsecamente ligada às decisões de negócios. Dados imprecisos para programas de risco e conformidade podem deixar as empresas expostas a riscos imprevistos e a multas e penalidades pesadas relacionadas com a não conformidade. A introdução de dados de alta qualidade é fundamental para construir uma visão abrangente para as equipas de risco e conformidade.
O estigma em torno da introdução de dados no GRC
Os problemas de dados podem surgir quando os funcionários cujo trabalho é introduzir e processar dados manualmente não conseguem ver a importância da sua função. A introdução de dados pode ser vista como uma tarefa árdua e demorada e, sem uma compreensão completa de como os dados estão a ser usados, a equipa pode ser tentada a cortar caminho. Ao omitirem campos, abreviarem texto ou tomarem atalhos, perdem etapas importantes no processo, comprometendo a consistência dos dados. Esta introdução de dados de qualidade inferior e formatação inconsistente terá um enorme efeito num negócio. Ao não fornecerem aos conselhos de administração e executivos uma compreensão em tempo real de como a sua organização está a desempenhar em relação ao seu apetite de risco e obrigações de conformidade, deixando o negócio exposto.
Os funcionários na linha da frente precisam de formação para perceber o que acontece se “não marcarem uma caixa” ou “deixarem um campo vazio”. Precisam de entender o contexto de como os dados estão a ser usados para lhes permitir compreender a importância dos dados que estão a introduzir. Isto incentivará a introdução completa de dados. Da mesma forma, se houver dados demorados a serem introduzidos que não estão a ser usados noutro lugar no processo, isto pode ser eliminado, poupando tempo e recursos valiosos.
Apenas recolha dados críticos que acrescentem valor e impulsionem decisões
O excesso de dados também pode causar problemas. A realidade é que os departamentos de GRC estão, por vezes, sobrecarregados com a procura dos dados relevantes dentro de um conjunto tão grande de informações. E, quando o fazem, podem não saber se estão atuais ou precisos. Como resultado, os departamentos de TI e os executivos podem ficar sobrecarregados com a produção de atualizações de estado e relatórios constantes. Este processo complicado deixa os executivos de nível C frustrados com procedimentos fragmentados que consomem tempo e recursos valiosos e são, muitas vezes, baseados em informações desatualizadas, o que impacta negativamente a tomada de decisões informadas por dados. Em suma, a má gestão de dados pode levar a uma catástrofe multifacetada para os programas de GRC.
Os processos manuais podem levar a mais problemas de governação de dados
Dados de qualidade são, talvez, uma das partes mais importantes de um programa de GRC bem-sucedido, tornando a governação de dados um requisito fundamental das ferramentas e processos de GRC. Embora o uso de processos manuais possa trazer uma dimensão humana à governação de dados, também pode levar à inconsistência.
Pastas partilhadas, documentos Excel, e-mails e localizações de ficheiros conjuntas simplesmente não são uma forma eficiente de recolher dados de forma consistente e partilhar informações entre equipas. A partilha de ficheiros pode levar a dados sobrescritos e pode resultar em utilizadores bloqueados fora dos documentos durante horas. As aplicações da Microsoft, como o Excel e o Word, não têm a formatação e as regras em vigor para garantir a introdução consistente de dados e realizar relatórios adequados. A ligação de informações e a referência cruzada de dados são muito limitadas ao usar métodos manuais, levando a processos desconexos e departamentos isolados. As inconsistências de dados podem perder-se num mar de informações, resultando em visibilidade limitada, levando a prazos perdidos e processos de aprovação falhos. As tarefas manuais de relatórios e processamento de dados também consomem tempo valioso, que, de outra forma, poderia ser utilizado para corrigir problemas e melhorar processos.
Para esse fim, as empresas estão a recorrer a ferramentas de GRC para fornecer as regras de governação de dados necessárias para garantir que os dados não são apenas utilizáveis e acessíveis, mas que são recolhidos de forma estruturada, metódica e com carimbo de data/hora.
Por que existem tantas barreiras à introdução de dados?
Com a qualidade e a governação de dados a formarem a base das iniciativas de transformação digital para as empresas contemporâneas, a questão permanece: por que tantas empresas sofrem de barreiras de dados? Por um lado, as empresas podem não ter uma equipa de governação de dados eficiente encarregada. Em segundo lugar, podem usar processos manuais e trabalhosos que resultam em erros humanos e procedimentos longos. Em terceiro lugar, sistemas legados desatualizados que não estão integrados com outras ferramentas podem representar obstáculos crescentes. Algumas organizações podem nem sequer ter princípios de governação de dados de melhores práticas em vigor. Para outras, pode muito bem ser uma combinação de todos estes fatores.
Dados incorretos são, muitas vezes, a causa raiz da má tomada de decisões e de problemas de integridade e podem causar uma variedade de outros problemas organizacionais relacionados com a alocação de recursos, orçamentação, previsão e desempenho operacional.
Como posso melhorar a integridade dos dados no meu programa de GRC?
É vital estabelecer códigos de conduta e melhores práticas na gestão de dados e garantir que as necessidades e preocupações se estendem para além das áreas de dados tradicionais para garantir que áreas como a conformidade, a área jurídica e a segurança sejam abordadas.
As regras e as diretrizes de governação de dados devem ser introduzidas para melhorar a qualidade dos dados e, muitas vezes, a melhor forma de garantir que as regras estão a ser seguidas é implementar uma solução de GRC de melhores práticas. As ferramentas de GRC podem ajudar as organizações a evitar erros e inconsistências nos dados, adicionando estrutura ao processo de recolha de dados.
O software contém regras em torno da introdução de dados, os utilizadores devem selecionar em menus pendentes pré-configurados, eliminando abreviações, e as regras predefinidas exigem que todos os campos sejam preenchidos antes que a equipa possa passar para a próxima etapa do processo. O software também acomoda vários utilizadores e rastreia a sua atividade; a introdução de dados tem um carimbo de data/hora e todas as alterações são rastreadas. Os utilizadores podem definir controlos que acionam notificações quando os KPIs ou as tolerâncias de risco são atingidos, quando as coisas precisam de aprovação e quando os prazos são perdidos, o que automatiza ainda mais o processo.
As informações de outros sistemas podem ser automaticamente inseridas na solução através de APIs, poupando tempo valioso de introdução de dados e garantindo uma única fonte de verdade em todos os sistemas.
Como o software está a capturar eficazmente o Big Data na esfera do GRC
As organizações orientadas por dados de hoje exigem uma solução de GRC integrada que reúna qualidade de dados, linhagem e governação, permitindo que os utilizadores aproveitem os dados em toda a empresa para melhorar os processos e as operações. Ao automatizar os princípios de governação de dados e os componentes associados, as empresas colhem os benefícios que se estendem para além de relatórios precisos, análise simplificada e tomada de decisões mais inteligentes orientadas por dados.
A governação de dados eficaz facilitada pelo software de GRC oferece vários benefícios para uma organização, incluindo:
Qualidade Aprimorada dos Dados: Fornece um processo passo a passo estruturado que garante a precisão, integridade e consistência dos dados, garantindo que nenhum dado seja perdido.
Consistência de Dados: Defina regras para garantir a consistência usando terminologia comum e use menus suspensos para garantir a padronização, permitindo comentários adicionais quando necessário.
Mapeamento de Dados: As ferramentas de GRC ajudam a definir as ligações entre dados de outros sistemas e outras áreas do negócio. Por exemplo, os riscos de não conformidade podem ser automaticamente adicionados ao registo de riscos, reduzindo o tempo de introdução de dados.
Uma visão de 360 graus de todas as entidades de negócios: Estabelece um local centralizado para todos os dados de GRC, permitindo que as organizações concordem com “uma única versão da verdade” para garantir a consistência e aumentar a visibilidade entre as equipas.
Fluxos de Trabalho de Conformidade de Melhores Práticas: Fornece fluxos de trabalho prontos para uso para atender às exigências de regulamentos como HIPAA e GDPR, e requisitos da indústria, como PCI DSS e normas ISO, garantindo processos estruturados que atendem instantaneamente aos requisitos.
Automação: Os utilizadores podem implementar facilmente fluxos de trabalho para alterações e aprovações, garantindo que os processos são totalmente concluídos do início ao fim com a autorização correta. Notificações automáticas podem ser enviadas quando há anomalias nos dados, certos níveis são atingidos ou as coisas exigem aprovação.
Relatórios e Painéis em Tempo Real: A equipa pode aceder a relatórios e painéis instantaneamente para visualizar o progresso e fornecer atualizações para a gestão, auditores e reguladores.
Configurar a sua ferramenta de GRC: qualidade na entrada equivale a qualidade na saída
Como acontece com a maioria das coisas na vida, “Você recebe o que coloca” e o software de GRC não é diferente. É apenas quando as suas equipas estão a introduzir dados precisos e relevantes que pode obter o resultado de alta qualidade necessário para impulsionar a tomada de decisões baseada no risco.
Numa entrevista que realizámos com Emmanuel Rickard, Chefe de Desempenho e Mudança Empresarial na Mizuho, ele comentou que “As organizações tendem a entrar numa mentalidade de que nada supera o Excel, e o que muitas vezes descobrimos é que quando uma ferramenta é colocada e está em funcionamento, a primeira coisa que muitas vezes tentam fazer é descobrir uma forma de exportar a ferramenta para o Excel, para que possam ficar mais perto de como as coisas eram anteriormente.“” Esta abordagem adiciona um nível de ambiguidade que as empresas estão a tentar evitar. Assim que os dados são extraídos, estão sujeitos a erros e tornam-se uma segunda versão da verdade. Para evitar esta mentalidade e tirar o máximo partido de uma ferramenta de GRC, os utilizadores devem pensar em como todas as equipas vão querer extrair e visualizar os dados para garantir que isso é possível dentro dos limites da ferramenta. Uma configuração completa envolvendo a colaboração entre departamentos durante a fase de implementação é essencial para garantir que todos podem visualizar informações relevantes dentro da ferramenta.
Durante a implementação, deve envolver a equipa de todos os níveis. Das equipas de gestão àqueles que introduzem os dados na linha da frente, as organizações devem definir cuidadosamente os dados críticos que precisam de capturar. Devem entender como os dados serão usados e em que relatórios aparecerão. Devem selecionar cabeçalhos de campo e menus pendentes com sabedoria e considerar todas as opções possíveis. É sensato procurar uma ferramenta de GRC que seja altamente configurável, permitindo-lhe adicionar novos campos e menus pendentes você mesmo, sem incorrer em taxas de configuração adicionais do fornecedor de software. Procure ferramentas que sejam intuitivas e fáceis de usar, pois isso poupará tempo na formação da equipa e simplificará os processos na fase de introdução de dados. A configuração na fase de implementação é fundamental para um lançamento de software bem-sucedido.
Acompanhar o ritmo da mudança
Se há uma coisa que é constante nos negócios, é a “Mudança”. As organizações estão sempre a procurar simplificar processos, reduzir custos e evoluir para atender às exigências do mercado, por isso a flexibilidade e a configurabilidade devem ser um componente fundamental de qualquer ferramenta de GRC. A sua solução de GRC deve ser flexível o suficiente para evoluir e expandir com o seu negócio, tornando a configurabilidade e as ligações entre diferentes conjuntos de dados uma alta prioridade para as empresas, à medida que se esforçam para obter mais insights dos seus dados.
Quando se trata do panorama da conformidade regulamentar, a governação de dados em particular desempenha um papel vital para garantir que as empresas estão consistentemente em conformidade com todos os níveis de requisitos de governação. Em suma, uma estratégia de governação de dados eficaz contribui significativamente para um programa de conformidade eficaz.
Além de serem de alta qualidade, os dados precisam de ser dinâmicos e as práticas de dados precisam de evoluir à medida que a organização e o panorama de negócios se desenvolvem. Grande parte dos dados para o seu programa de risco e conformidade fluirá de outros departamentos, incluindo operações, planeamento, vendas e equipas financeiras. Obter uma visão em tempo real destas informações juntamente com os seus dados tradicionais de risco e conformidade é fundamental para construir uma visão holística do seu perfil de risco geral. O software de GRC certo suportará a partilha de informações em todo o negócio, permitindo-lhe o luxo de inserir dados de outros sistemas através de APIs na sua ferramenta de GRC escolhida para garantir que os dados são consistentes e precisos em todas as plataformas. Os utilizadores também podem recolher novos dados usando ferramentas de GRC, lançando formulários, questionários, tarefas e projetos dentro do software. Os líderes podem solicitar que a equipa da linha da frente preencha as informações e as regras de governação de dados incorporadas garantirão que os dados são capturados em linha com as suas diretrizes de governação de dados. Isto garante que tudo tem um carimbo de data/hora e oferece uma transparência inestimável. Por sua vez, isto permite que as equipas obtenham insights sobre como e por que os dados que estão a fornecer estão a ser usados, aumentando ainda mais a qualidade dos dados que estão a ser fornecidos.
Dados de alta qualidade também expandem o uso de painéis de BI e ferramentas de análise, se os dados analíticos forem vistos como confiáveis, os tomadores de decisão são mais propensos a confiar neles em vez de basear as decisões nas suas próprias folhas de cálculo ou, pior ainda, nos seus instintos.
É claro que, no seu cerne, a governação de dados leva a uma melhor qualidade de dados, diminuição dos custos de gestão de dados e maior supervisão para todas as partes interessadas. O resultado? Tomada de decisões dramaticamente melhorada e melhores resultados de negócios para as organizações, o que, por sua vez, leva a uma tomada de decisões mais saudável e melhor suporte em todas as operações.
Na Riskonnect, sabemos por experiência a diferença que uma ferramenta de GRC de melhores práticas que prioriza a governação de dados pode fazer para um negócio. Somos apaixonados por ajudar as empresas a tirar o máximo partido dos seus programas de risco e conformidade e sabemos que dados precisos são um componente crítico. Solicite uma demonstração sem compromisso da nossa solução de GRC reconhecida pela indústria para saber mais.
