Neue Sorgen um Business Continuity für Gesundheitsdienstleister

Krankenhäusern ist das Konzept der Notfallvorsorge nicht fremd, aber die Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS) haben einige klare Vorstellungen davon, was in diesem Bereich akzeptabel ist, und machen dies in neuen Teilnahmebedingungen deutlich, die bis zum 15. November 2017 umgesetzt werden müssen.

Und das CMS weitet zumindest einige der gleichen Anforderungen auf 16 weitere Arten von stationären und ambulanten Anbietern – und Lieferanten – aus, von ambulanten Operationszentren und psychiatrischen stationären Behandlungseinrichtungen bis hin zu Organbeschaffungsorganisationen, von denen viele vielleicht noch nie über Business Continuity in einer solch präskriptiven Weise nachgedacht haben. Einige wichtige Erkenntnisse aus der Regelung für die betroffenen Einrichtungen:

  • Organisationen müssen ihren Notfallplan auf alle Gefahren ausrichten und ihn jährlich überprüfen und aktualisieren. Es reicht nicht aus, sich auf aktive Scharfschützen, Stromausfälle und Pandemien vorzubereiten.
  • Notfallpläne müssen durch Richtlinien und Verfahren verwaltet werden, nicht mehr nur durch operative Leitlinien (also nicht mehr Flexibilität).
  • Stationäre und ambulante Einrichtungen MÜSSEN sich mit den örtlichen Behörden abstimmen.
  • Die Organisationen müssen den Kontakt mit den Ärzten UND dem Personal während und nach dem Notfall aufrechterhalten und über einen wirksamen Kommunikationsplan für Patienten und Familienangehörige verfügen, der den gleichen Zeitraum abdeckt.
  • Einrichtungen, die Patienten während eines Notfalls verlegen, müssen sicherstellen, dass die empfangenden Einrichtungen dieselben Standards für den Datenschutz und die Sicherheit von Patientendaten haben.
  • Alle Mitarbeiter müssen in Bezug auf den Notfallplan geschult und geprüft werden und müssen in der Lage sein, ihre Kenntnisse über Notfallverfahren, Evakuierungsrouten und Patientenanweisungen nachzuweisen (dies wird bei künftigen Akkreditierungsumfragen voraussichtlich zur Sprache kommen).
  • Organisationen müssen jährlich zwei Übungen durchführen, von denen eine eine groß angelegte Übung in einer Einrichtung oder in einer Gemeinde sein muss.

Rundungsprogramme werden immer beliebter

Unabhängig davon, welche Sichtweise die Patientensicherheit tatsächlich besser fördert, fordern die Patienten transparentere Informationen über die Kosten und die Qualität der Versorgung in den Krankenhäusern. Und in einem zunehmend kundenzentrierten und marktorientierten Gesundheitsumfeld kommen viele Krankenhäuser diesen Forderungen nach, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Insbesondere investieren Krankenhäuser in nicht-klinische Visitenprogramme – strukturierte Besuche bei Patienten, ihren Familien oder in bestimmten Bereichen des Krankenhauses. Solche Programme haben viel Aufmerksamkeit auf sich gezogen, weil sie die Patientensicherheit und das Gesamterlebnis für die Patienten verbessern können. Sie haben auch den zusätzlichen Vorteil, dass sie die kontinuierliche Bereitschaft für die Akkreditierungsumfragen fördern, um die es in dem jüngsten CMS-Vorschlag geht – und damit die Wahrscheinlichkeit negativer Umfrageergebnisse und das daraus resultierende potenzielle Risiko, dass diese veröffentlicht werden, verringern. In einem kürzlich erschienenen Artikel der American Hospital Association, der sich mit der Patientensicherheit befasst, wird beschrieben, wie ein kleines Krankenhaus ein Programm für stationäre Führungsrunden eingeführt hat, um das Engagement von Patienten und Familienangehörigen zu erhöhen – und letztlich die Patientensicherheit zu verbessern.

Technologie macht die Implementierung von Rounding-Programmen einfacher und effektiver

Trotz der Effektivität von Rounding-Programmen sind sie jedoch nicht unbedingt einfach durchzuführen, da die Organisation der Beteiligten, die Strukturierung des Eingangsfeedbacks und die tatsächliche Umsetzung der gesammelten Informationen oder der gewonnenen Erkenntnisse einen hohen logistischen Aufwand bedeuten. Kostenbewusste Anbieter wenden sich oft an ihre Anbieter von Patientensicherheits-Berichtssystemen, um diesen arbeitsintensiven und typischerweise manuellen Prozess zu automatisieren – nur um dann enttäuscht zu sein, dass sie nicht helfen können, weil sich ihre Lösungen in den meisten Fällen nicht direkt auf einzelne Patienten oder Ereignisse beziehen. Gleichzeitig kann der Kauf eines eigenständigen Akkreditierungsmanagementsystems teuer sein. Die richtige Technologie für die Berichterstattung über Patientensicherheit und Risikomanagement kann diese kritischen Aktivitäten jedoch effektiv automatisieren, spezifische Daten mit bestimmten Patienten und Anbietern verknüpfen und Ergebnisse und Korrekturmaßnahmen nahtlos in die allgemeinen Verbesserungsbemühungen einer Organisation zum Nutzen aller Patienten integrieren. So können Gesundheitsdienstleister beispielsweise Mitarbeitern elektronisch Visiten zuweisen und deren Fortschritt und Abschluss verfolgen, Visiten-Daten in anpassbare und mobilfähige Formulare eingeben, die Standard- und Freitextantworten zulassen, und Korrekturmaßnahmen zuweisen und deren Fortschritt und Abschluss dank automatischer Benachrichtigungen verfolgen, die auf der Grundlage von Visitenantworten ausgelöst werden können. Und die besten Lösungen beschränken sich nicht nur auf die Automatisierung von Aktivitäten im Zusammenhang mit der Akkreditierung. Sie sind flexibel und skalierbar und können auch andere Rundungsinitiativen unterstützen, z. B:

  • Leistung bei der Infektionskontrolle im Vergleich zu den CDC-Standards
  • Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter/OSHA Compliance
  • Gezielte medizinische Überprüfungen

Unabhängig davon, was auf Bundesebene in Bezug auf Krankenhausinspektionen und Transparenz geschieht, werden Krankenhäuser, die auf dem heutigen Markt wettbewerbsfähig sein wollen, wahrscheinlich früher oder später dazu übergehen müssen, nützliche Daten zu veröffentlichen. Effektive und integrierte Visiten können dazu beitragen, die Leistung der Anbieter zu verbessern und es einfacher – und weniger besorgniserregend – zu machen, sie der Öffentlichkeit mitzuteilen.

Das CMS erklärt, dass es keine Ausnahmen für die Nichteinhaltung der Vorschriften gewähren wird, auch nicht für das Versäumnis, der Behörde die erforderlichen Unterlagen vorzulegen.

Wie können Sie sich also auf diese neuen Anforderungen vorbereiten? Sie können natürlich die (gähnende) Final Rule lesen, aber ich empfehle Ihnen die leichter zugänglichen Ressourcen, die Sie auf der Website des Assistant Secretary of Preparedness and Response (ASPR) des Bundesministeriums für Gesundheit und Humangesundheit (HHS) finden. Das Healthcare Emergency Preparedness Information Gateway des ASPR, TRACIE (Technical Resources, Assistance Center, Information Exchange), bietet eine Fülle von Informationen, einschließlich spezifischer Anforderungen nach Art des Anbieters, eine hilfreiche Übersichtspräsentation und mehr.

Oh, und Sie sollten sich vergewissern, dass Ihr Business Continuity Management (BCM)-System der Aufgabe gewachsen ist.