Nuevos problemas de continuidad empresarial para los proveedores sanitarios

Los hospitales no son ajenos al concepto de preparación para emergencias, pero los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS) tienen algunas ideas definidas sobre lo que es aceptable en este ámbito y las están dejando claras en las nuevas Condiciones de Participación, que deben aplicarse antes del 15 de noviembre de 2017.

Y los CMS están ampliando al menos algunos de los mismos requisitos a otros 16 tipos de proveedores -y suministradores- de servicios hospitalarios y ambulatorios, desde centros de cirugía ambulatoria y centros de tratamiento psiquiátrico residencial hasta organizaciones de obtención de órganos, muchos de los cuales quizá no hayan pensado antes en la continuidad de la actividad de una forma tan prescriptiva. Algunos puntos clave de la norma para las entidades afectadas:

  • Las organizaciones deben adoptar un enfoque de «todos los peligros» en su plan de emergencia, que debe revisarse y actualizarse anualmente. No basta con prepararse para tiradores activos, cortes de electricidad y pandemias.
  • Los planes de emergencia deben gestionarse mediante políticas y procedimientos, y ya no son simples directrices operativas (por lo que no hay más flexibilidad).
  • Los centros hospitalarios y ambulatorios DEBEN coordinarse con las agencias locales.
  • Las organizaciones deben mantener el contacto con los médicos Y el personal, tanto durante como después de la emergencia, y deben tener un plan de comunicación eficaz para que los pacientes y los familiares cubran el mismo periodo de tiempo.
  • Los centros que trasladen pacientes durante una emergencia deben asegurarse de que los centros receptores tengan las mismas normas de privacidad y seguridad de los datos de los pacientes.
  • Todos los empleados deben recibir formación y someterse a pruebas sobre el plan de emergencia, y deben ser capaces de demostrar que conocen los procedimientos de emergencia, las vías de evacuación y las instrucciones para los pacientes (espera que esto salga a relucir en futuras encuestas de acreditación).
  • Las organizaciones deben realizar dos ejercicios al año, y uno de ellos debe ser un simulacro a escala real en las instalaciones o en la comunidad.

Los programas de redondeo ganan popularidad

Independientemente del punto de vista que realmente facilite más la seguridad del paciente, los pacientes exigen información más transparente sobre el coste y la calidad de la asistencia en los hospitales. Y en un entorno sanitario cada vez más centrado en el cliente e impulsado por el mercado, muchos hospitales están cumpliendo esas exigencias para distinguirse de la competencia. Más concretamente, los hospitales están invirtiendo en programas de visitas no clínicas: visitas estructuradas a los pacientes, a sus familias o a determinadas zonas del hospital. Estos programas han recibido mucha atención por su capacidad de mejorar la seguridad del paciente y la experiencia general del paciente. También tienen la ventaja añadida de promover una preparación continua para las encuestas de acreditación que se plantean en la última propuesta de los CMS, reduciendo la probabilidad de resultados negativos en las encuestas y el consiguiente riesgo potencial de que se hagan públicos. Un reciente artículo de la Asociación Americana de Hospitales, centrado en la seguridad del paciente, destaca cómo un pequeño hospital puso en marcha un programa de rondas de liderazgo para aumentar la participación del paciente y la familia y, en última instancia, mejorar la seguridad del paciente.

La tecnología facilita la implantación de programas de redondeo y los hace más eficaces

Sin embargo, a pesar de la eficacia de los programas de redondeo, no son necesariamente fáciles de ejecutar debido a la logística que implica organizar a las partes interesadas, estructurar la información de entrada y, a continuación, actuar realmente sobre la información recopilada o los aprendizajes obtenidos. Los proveedores preocupados por los costes a menudo recurren a sus proveedores de sistemas de información sobre la seguridad del paciente para automatizar este proceso laborioso y normalmente manual, sólo para decepcionarse al ver que no pueden ayudar porque, en la mayoría de los casos, sus soluciones no se refieren directamente a pacientes o sucesos individuales. Al mismo tiempo, adquirir un sistema de gestión de acreditaciones independiente puede resultar caro. Sin embargo, la tecnología adecuada de elaboración de informes sobre seguridad del paciente y gestión de riesgos puede automatizar eficazmente estas actividades críticas, vincular datos específicos a pacientes y proveedores concretos, e integrar perfectamente los hallazgos y las medidas correctoras en los esfuerzos generales de mejora de una organización, en beneficio de todos los pacientes. Por ejemplo, los profesionales sanitarios pueden asignar rondas electrónicas a los miembros del personal y hacer un seguimiento de su progreso y finalización; introducir datos de las rondas en formularios personalizables y aptos para móviles que permitan respuestas estándar y de texto libre; y asignar acciones correctivas y hacer un seguimiento de su progreso y finalización gracias a notificaciones automáticas que pueden activarse en función de las respuestas de las rondas. Y las mejores soluciones no se limitan a automatizar las actividades relacionadas con la acreditación. Son flexibles y escalables, y pueden adaptarse a otras iniciativas de redondeo, como:

  • Rendimiento de las prácticas de control de infecciones con respecto a las normas de los CDC
  • Salud y seguridad de los empleados/cumplimiento de la OSHA
  • Revisiones médicas específicas

Pase lo que pase a nivel federal en relación con las inspecciones hospitalarias y la transparencia, es probable que los hospitales que quieran competir en el mercado actual tengan que pasar a publicar datos útiles tarde o temprano. Un redondeo eficaz e integrado puede ayudar a mejorar el rendimiento de los proveedores y facilitar -y hacer menos preocupante- su revelación al público.

El CMS declara que no concederá excepciones por incumplimiento, incluida la no presentación a la agencia de la documentación requerida.

Entonces, ¿cómo puedes prepararte para estos nuevos requisitos? Sin duda puedes leer la (bostezo) Norma Final, pero yo te recomendaría los recursos más accesibles que se encuentran en el sitio web del Subsecretario de Preparación y Respuesta (ASPR) del Departamento federal de Salud y Servicios Humanos (HHS). El portal de información sobre preparación para emergencias sanitarias de la ASPR, TRACIE (Recursos Técnicos, Centro de Asistencia, Intercambio de Información), tiene una gran cantidad de información, incluidos los requisitos específicos por tipo de proveedor, una útil presentación general y mucho más.

Ah, y tal vez quieras asegurarte de que tu sistema de gestión de la continuidad del negocio (BCM) está a la altura.