Ein Unternehmen zu führen, ist mit Risiken verbunden, und der effektive Umgang mit ihnen kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. In den letzten Jahren hat das Interesse an Risikomanagementstrategien stark zugenommen. Unternehmen, die bereits Risikomanagementverfahren in ihre Abläufe integriert haben, konnten enorme Vorteile erzielen, wie z. B. die Fähigkeit, intelligentere und schnellere Entscheidungen zu treffen, und eine vollständige Übersicht über die Verfolgung und Überwachung von Risikobehandlungen.

Ein effektives Risikomanagement umfasst viele Schritte, darunter Risikoidentifikation und -bewertung, Risikoanalyse, Reaktionsplanung, Business Continuity Planning, Wiederherstellungsplanung, Compliance-Management und so weiter.

Eine gute Risikomanagement-Softwarelösung kann Ihnen helfen, den Risikomanagementprozess zu optimieren, die Leistung besser zu analysieren und schneller Maßnahmen zu ergreifen. Dieser Blogbeitrag wird unverzichtbare Funktionen in Risikomanagement-Software besprechen und Sie bei der Auswahl der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen unterstützen.

Vorteile von Risikomanagement-Software
Die heutigen Risikomanagement-Softwareprodukte sind darauf ausgelegt, Informationen und Analysen dynamisch an alle zu liefern, die eine Rolle oder Verantwortung im Risikomanagement haben. Sie enthalten Funktionen, die sicherstellen, dass Risikodaten im Unternehmen effektiv kommuniziert werden, und umfassen eine Reihe von Berichtsoptionen. Einige der Vorteile von Risikomanagement-Software sind:

Risiken antizipieren
Eine wichtige Funktion von Risikomanagement-Software ist die Identifizierung und Bewertung sowohl aktueller als auch aufkommender Risiken. Sie ermöglicht es Organisationen, neue oder wahrscheinliche Risiken zu identifizieren und zu verfolgen und zeitnah und angemessen darauf zu reagieren, was eine Reihe von finanziellen und nicht-finanziellen Auswirkungen auf die Organisation minimieren kann.

Realistische Erwartungen
Effektives Risikomanagement, unterstützt durch Software, liefert Führungskräften die Daten und Analysewerkzeuge, um realistische Erwartungen an Erfolge und Misserfolge zu stellen. Dies ermöglicht es ihnen, erreichbare Ziele, realistische Zeitpläne und angemessene Ressourcen zu schaffen.

Compaq war in den 1990er Jahren der weltweit größte Anbieter von Personalcomputern und hatte auf seinem Höhepunkt einen Marktwert von 18 Mrd. US-Dollar und einen Aktienkurs von 51 US-Dollar. Bis 2002 hatte das Unternehmen 2 Mrd. US-Dollar Schulden und der Aktienkurs war auf 12 US-Dollar gefallen. Gründe für den Niedergang waren unter anderem eine übermäßige Expansion in Software und Dienstleistungen, um jeden Aspekt der Computerindustrie zu dominieren.

Strategische Entscheidungsfindung unterstützen
Mit der richtigen Risikomanagement-Software können Unternehmen fundierte strategische und operative Entscheidungen unterstützen, um Bedrohungen zu minimieren und Chancen zu maximieren. Dies fördert Wachstum und kontrolliert Kosten und Verluste.

Langsame und falsche Entscheidungen haben im Laufe der Zeit viele Unternehmen zum Zusammenbruch gebracht, darunter das weltweit größte Filmunternehmen Kodak, das 2012 Insolvenz anmeldete. Obwohl Kodak Milliarden für die digitale Fotografie ausgab, produzierte es keine Digitalkameras für den Massenmarkt. Dies lag hauptsächlich an der Angst, das Filmgeschäft zu schädigen. Dies geschah, obwohl Marktanalysen der Risiken und Chancen dieser disruptiven Technologie vorlagen. Kodak versäumte es, die richtigen strategischen Entscheidungen zu treffen, um das Unternehmen wachsen zu lassen.

Transparenz und Verantwortlichkeit
Risikomanagement-Software ermöglicht es allen, die Risikomanagement-Rollen und -Verantwortlichkeiten innehaben, jederzeit leicht zu sehen, welche Risiken auf jeder Ebene der Organisation bestehen, wie ihr Status ist und welche Behandlungsoptionen verfolgt werden und von wem. Systemgenerierte Erinnerungen für Risiko- und Kontrollprüfungen sowie Fortschrittsberichte zu Behandlungsmaßnahmen tragen dazu bei, dass diejenigen mit direkter Verantwortung rechenschaftspflichtig sind.

Der jederzeitige Zugriff auf die Risikosoftware von jedem Standort aus, zusammen mit elektronischen Dashboards und Berichten in Papierform, gewährleistet Aktualität und Transparenz.

Die australische Finanzdienstleistungskommission stellte 2018 fest, dass im Fall der Commonwealth Bank of Australia (CBA) Risiken weder klar verstanden noch verantwortet wurden und die Rahmenbedingungen für deren Management umständlich und unvollständig waren. Darüber hinaus gab es unklare Verantwortlichkeiten, beginnend mit einem Mangel an Verantwortungsübernahme für Schlüsselrisiken auf Ebene des Exekutivausschusses und Schwächen bei der Identifizierung und Eskalation von Problemen, Vorfällen und Risiken innerhalb der Institution, sowie einen Mangel an Dringlichkeit bei deren anschließender Verwaltung und Lösung.

Wie funktioniert Risikomanagement-Software?
Es ist unerlässlich, dass Risikomanagement-Software mit den ISO-Risikomanagement-Standards übereinstimmt und dennoch konfigurierbar ist, um den Unterschieden zwischen den Risikorahmenwerken von Organisationen gerecht zu werden. Keine zwei Organisationen haben genau die gleichen Einstellungen für ihren Risikomanagementansatz, daher ist Flexibilität ohne Kompromisse bei der Integrität entscheidend. Nachfolgend finden Sie eine Veranschaulichung, wie Risikomanagement-Software funktioniert:

Effektive Risikomanagement-Software deckt alle Aspekte des Risikomanagements ab, einschließlich:

  • Risikoidentifikation: Ermöglicht die Eingabe von Risiken sowie deren Ursachen und Folgen als Risikodatensätze und deren Verknüpfung mit dem entsprechenden Bereich/der entsprechenden Ebene der Organisation.
  • Risikobewertung: Risiken können in ihrem inhärenten und Restzustand bewertet werden.
  • Kontrollidentifikation und -bewertung: Aktuelle Risikokontrollen können eingegeben, Verantwortlichkeiten zugewiesen und die Wirksamkeit bewertet werden.
  • Key Risk Indicator Management: Risikokennzahlen können eingegeben, verknüpft, überwacht und berichtet werden.
  • Behandlungsmaßnahmenmanagement: Maßnahmen zur weiteren Behandlung eines Risikos können mit einem verantwortlichen Mitarbeiter, Start- und Enddaten, organisatorischen Verknüpfungen und gegebenenfalls Verknüpfungen zu bestehenden Kontrollen eingerichtet werden.
  • Risikoprüfungen: Risiken können für eine regelmäßige Überprüfung durch Risikoeigentümer und Linienmanagement geplant werden, und bei Bedarf kann die Häufigkeit durch die Restbewertung bestimmt werden.
  • Kommunikation und Berichterstattung: Bietet eine Reihe von Optionen für die Risikokommunikation und -berichterstattung, von systemgenerierten Benachrichtigungen bis hin zu digitalen Dashboards, interaktiven Heatmaps und Berichtsformaten in Papierform.

Was sind die Vorteile von Risikomanagement-Software?
Der Einsatz von Risikomanagement-Software beschleunigt den Risikomanagementprozess grundlegend und verbessert gleichzeitig dessen Konsistenz und Ergebnisse. Er trägt dazu bei, dass das Risikorahmenwerk der Organisation und die Arbeit der Risikomanager in Bezug auf Datenzugriff und -zuverlässigkeit gut unterstützt werden.

Der Einsatz von Risikomanagement-Software ist aus folgenden Gründen vorteilhaft:

  • Einfacher Webbrowser-Zugriff auf visuelle Dashboards, die das Risikoprofil nach Risikokategorien sowie nach Organisations- und Planungsstrukturen anzeigen.
  • Möglichkeit, Restrisikobewertungen visuell mit der Risikobereitschaft der Organisation abzugleichen, was bei der Auswahl der am besten geeigneten Risikobehandlungsoption hilft.
  • Fähigkeit, Beziehungen zwischen Risiken aufzuzeigen und Key Risk Indicators (KRIs oder KPIs) mit den jeweiligen Risiken zu verknüpfen.
  • Automatisierung von Benachrichtigungen über Risiko- und Kontrollprüfungen sowie Erinnerungen an die Aktualisierung des Fortschritts von Risikobehandlungsmaßnahmen an die Verantwortlichen.
  • Flexible Berichtsoptionen, entweder auf dem Bildschirm oder in softwaregenerierten Berichten.
  • 24/7-Zugriff für Überprüfung, Aktualisierung und Berichterstattung für Personen mit Risikomanagement-Rollen und -Verantwortlichkeiten.

Herausforderungen bei der Implementierung von Risikomanagement-Software
Jede neue Softwarelösung bringt bei ihrer Einführung in ein Unternehmen Herausforderungen mit sich. Nachfolgend sind einige der bekannten Herausforderungen bei der Einführung von Risikomanagement-Software aufgeführt.

Verstreute und unterschiedliche Ansätze: Einige Organisationen haben unterschiedliche Versionen des Risikomanagements in verschiedenen Bereichen der Organisation. Diese in eine gemeinsame Softwarelösung zu integrieren und den Ansatz, wo angebracht, zu standardisieren, kann zeitaufwändig und herausfordernd sein. Positiv ist, dass Organisationen in dieser Situation die Einführung der Software als Gelegenheit sehen, dieses Problem anzugehen.

Mangelnde Klarheit bei Rollen und Verantwortlichkeiten: Gute Risikomanagement-Software verknüpft wichtige Risikomanagement-Rollen und -Verantwortlichkeiten, egal ob Sie im Vorstand sind, Mitglied eines Risiko- und Prüfungsausschusses, verantwortlich für die Risiken einer Direktion oder ein einzelner Eigentümer eines Risikos, einer Kontrolle oder einer Risikobehandlungsmaßnahme, Risiken werden entsprechend zugewiesen. Sie bietet auch die Möglichkeit, Genehmigungen und Überprüfungskommentare einzuführen. Dies deckt manchmal einen Mangel an Klarheit über die Besonderheiten der Risikomanagement-Rollen und -Verantwortlichkeiten auf, auch wenn diese in der Risikomanagementstrategie der Organisation allgemein erwähnt werden.

Probleme in Risikoregistern: Es ist durchaus üblich, eine Reihe von Problemen mit Risikoregistern in einer Organisation zu finden, wie z. B. mangelnde Konsistenz bei der Definition von Risiken, Abweichungen bei Risiko- und Kontrollbewertungen, fehlende Daten, Risiken, die nicht mehr relevant sind, Risiken, die von Natur aus unbedeutend sind und so weiter. Die Einführung neuer Risikomanagement-Software kann als Gelegenheit gesehen werden, die Risikoregister vor der Migration in die Software zu bereinigen oder eine Reihe von Workshops innerhalb der Organisation durchzuführen, um verantwortliche Manager und Schlüsselpersonal mit dem Wissen auszustatten, ihre Risiken zu aktualisieren, nachdem sie in das neue System eingegeben wurden. So oder so geht es darum, sicherzustellen, dass das neue Tool einen hohen Standard der Risikoidentifikation und -bewertung enthält, auf dem berichtet und eine bessere Entscheidungsfindung unterstützt werden kann.

Übergang von Tabellenkalkulationen und anderen Systemen: Mitarbeiter, die eine lange Geschichte mit Tabellenkalkulations-Risikomanagement oder früheren Generationen von Risikomanagement-Software haben, können es schwierig finden, diese hinter sich zu lassen und eine neue Softwarelösung zu übernehmen. Ein erfolgreicher Übergang erfordert von Anfang an eine gute Kommunikation darüber, warum das neue System eingeführt wird, welche Vorteile es nicht nur für die Organisation, sondern auch für sie in ihrem Tätigkeitsbereich hat. Eine angemessene Schulung und Unterstützung beim Verständnis und der Arbeit mit der Software ist unerlässlich.

Qualifizierung von Mitarbeitern und Stakeholdern: Eine Analyse des Kommunikations- und Schulungsbedarfs der Stakeholder in einem frühen Stadium der Implementierung wird dringend empfohlen. Wer was wann wissen muss und welcher Grad an Unterstützung über welchen Zeitraum erforderlich ist, sind Schlüsselfragen. Risikosystemadministratoren und Risikochampions benötigen ein höheres Maß an funktionalem/technischem Produktwissen, während Risikoeigentümer eine gute Abdeckung des Risikoprozess-Workflows in der Software benötigen. Eigentümer von Kontroll- und Risikobehandlungsmaßnahmen benötigen eine gezieltere Schulung zur Überprüfung und Aktualisierung. Vorstands- und Führungskräfte profitieren in der Regel am meisten von einem Überblick über das System mit besonderem Fokus auf Berichterstattung, Dashboards und Analyse.

Höheres Maß an Transparenz und Verantwortlichkeit: Da die aktuelle Generation von Risikomanagement-Software eine zeitnahe Verfolgung von Risiko- und Kontrollprüfungen, den Implementierungsfortschritt von Risikobehandlungsmaßnahmen (im Plan/außer Plan) und eine effektivere Verknüpfung und Berichterstattung von Risiken mit den Organisations- und Planungsstrukturen ermöglicht, führt dies notwendigerweise zu einem höheren Maß an Transparenz und Verantwortlichkeit. Dies kann für einige Mitarbeiter, die zuvor an gelegentliche oder gar keine Berichterstattung über das Risikomanagement in ihren Bereichen gewöhnt waren, eine Herausforderung darstellen. Systemgenerierte Benachrichtigungen für Risiko- und Kontrollprüfungen und Fortschrittsberichte zu Risikobehandlungsmaßnahmen an die verantwortlichen Mitarbeiter können ebenfalls eine gewisse Anpassung erfordern. Es kann auch auf Vorstands- und Führungsebene eine Herausforderung sein, manchmal zum ersten Mal individuelle Restrisikobewertungen im Vergleich zur vorgeschriebenen Risikobereitschaft der Organisation zu sehen, insbesondere wenn es eine Reihe von Risiken gibt, die diese überschreiten könnten. Der Schlüssel zur Bewältigung der Ängste und Bedenken liegt in der Klarheit der Rollen und Verantwortlichkeiten, der Bereitstellung der erforderlichen Schulung und Unterstützung sowie der klaren Aussage von oben, dass es darum geht, das Risikomanagement auf allen Ebenen der Organisation mit besseren und zeitnaheren Informationen zu öffnen. Und ja, jede wirklich erfolgreiche Risikomanagementstrategie bringt eine Rechenschaftspflicht mit sich, unabhängig von der Software.

Schritte bei der Auswahl einer Risikomanagement-Softwarelösung
Bei der fundierten Entscheidung für den Kauf einer Risikomanagement-Softwarelösung sind eine Reihe von Faktoren zu berücksichtigen. Während die Kosten immer ein wichtiger Aspekt sind, sollten sie nicht immer der einzige entscheidende Faktor sein. Viele Organisationen können sich oft an frühere Käufe billigerer Softwarelösungen erinnern, die im Fiasko endeten oder mit anhaltenden Leistungsproblemen und in einigen Fällen kostspieligen Korrekturen verbunden waren.

Der folgende siebenstufige Prozess bietet einen Leitfaden zur Unterstützung einer fundierten Software-Kaufentscheidung.

SCHRITT 1: Darlegung, WARUM Ihr Unternehmen Risikomanagement-Software benötigt
Wie jede andere Software muss auch Ihre Risikomanagement-Software Ihre Geschäftsziele erfüllen und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Zum Beispiel benötigen Sie möglicherweise Risikomanagement-Software, weil Tabellenkalkulationen im gesamten Unternehmen zu schwierig zu verwalten sind und die Berichterstattung ein kostspieliger manueller Prozess ist.

Einige wichtige Fragen, die helfen können, sind:

  • Was sind die Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten in Ihrem aktuellen Risikomanagementprozess? Wo höhere Quantifizierungs- und Genauigkeitsgrade erforderlich sind, sind Tools wie fortgeschrittene Prozesskartierung und Lean Six Sigma von Vorteil.
  • Welche dieser Verbesserungen könnte Risikomanagement-Software liefern?
  • Was sind Ihre übergeordneten Geschäftsziele für die Einführung von Risikomanagement-Software?
  • Was sind die Kosten und Vorteile der Einführung von Risikomanagement-Software?

Wo der Zeit- und Kostenaufwand für eine vollständige Kosten-Nutzen-Analyse zu hoch oder ungerechtfertigt ist, könnte eine Schätzung potenzieller Kosteneinsparungen für einen ressourcenintensiven Teil(e) des Risikomanagementprozesses, z. B. mehrstufige Berichterstattung, vorgenommen und nicht-finanzielle sowie nicht-finanziell quantifizierte Vorteile aufgelistet werden. Diese Informationen können einem Business Case für die Softwarebeschaffung hinzugefügt werden, wenn die Organisation dies erfordert.

SCHRITT 2: Festlegen, WER am Auswahlprozess beteiligt sein wird
Erfolgreiches Risikomanagement erfordert eine effektive Zusammenarbeit zwischen Benutzern aus verschiedenen Abteilungen und verschiedenen Ebenen der Organisationsstruktur.

Ein nützlicher Ausgangspunkt für die Bestimmung, welche Gruppen bezüglich ihrer aktuellen Erfahrungen und Bedürfnisse, die Risikomanagement-Software erfüllen könnte, konsultiert werden sollten, wäre der Abschnitt über Rollen und Verantwortlichkeiten in der Risikomanagementstrategie der Organisation. Es ist jedoch zu beachten, dass, wenn die Risikomanagementstrategie ohne Software entwickelt wurde, die Rolle der IT wahrscheinlich ausgelassen wurde.

Die Beteiligung dieser Stakeholder kann in zwei Phasen erfolgen:

Konsultation zu ihren aktuellen Erfahrungen mit dem Risikomanagementprozess, Identifizierung von Bedürfnissen, die Risikomanagement-Software erfüllen könnte, und Herausforderungen bei der Implementierung. Dies wird dazu beitragen, die Spezifikation der benötigten Software und Dienstleistungen zu gestalten.

Beteiligung einer begrenzten Anzahl wichtiger Stakeholder am Auswahlprozess, z. B. Executive Sponsor, Risikomanager, IT-Vertreter/Business Analyst, Geschäftsbereichs-/Endbenutzervertreter.

SCHRITT 3: Festlegen, WAS in der Risikomanagement-Software und den Dienstleistungen benötigt wird
Basierend auf den Erkenntnissen aus den Schritten 1 und 2 kann eine Liste aller erforderlichen Funktionen, Merkmale und vorrangigen Implementierungsergebnisse erstellt werden. Die konsolidierte Liste kann dann überprüft und priorisiert werden, um die „Must-haves“ von den „Nice-to-haves“ zu unterscheiden.

SCHRITT 4: Festlegen, WAS von einem Anbieter von Risikomanagement-Software benötigt wird
Dieser Schritt wird oft übersehen, aber ein Anbieter von Risikomanagement-Software ist die Anlaufstelle für alle Vorfälle, die während der Nutzung des Systems auftreten können. Daher ist eine Liste von Kriterien für den Softwareanbieter genauso wichtig wie eine Liste der erforderlichen Funktionen für die Software selbst.

SCHRITT 5: Erstellen und Auswählen einer Liste potenzieller Anbieter und Lösungen
Sobald Sie wissen, welche Softwarefunktionen und potenziellen Anbieter Sie suchen, ist es an der Zeit, potenzielle Lösungen anhand der Checklisten zu suchen und zu vergleichen.

Hier sind einige potenzielle Quellen, um den Vergleichsprozess zu starten:

  • Branchenanalysten wie Forrester und Gartner
  • Glaubwürdige Software-Vergleichsseiten wie Capterra, G2 und Software Advice
  • Partnerorganisationen und professionelle Kollegen
  • Google-Suche

Wir empfehlen Ihnen, bei webbasierten Suchergebnissen, die nicht von branchenweit anerkannten Websites stammen, eine gesunde Skepsis zu bewahren.

SCHRITT 6: Vorschau der ausgewählten Software
Bevor Sie mit Schritt 7 fortfahren, lohnt es sich, eine Vorschau der ausgewählten Risikomanagement-Software anzusehen, um sicherzustellen, dass sie mit den „Must-have“-Checklistenpunkten aus Schritt 3 und den Erwartungen, die Sie aus der Recherche in Schritt 5 haben, übereinstimmt.

SCHRITT 7: Vertragsabschluss / Vereinbarung
Sobald Ihre Wahl getroffen ist, ist es entscheidend, dass Sie alles, was Sie benötigen, im Vertrag berücksichtigen, einschließlich der Lizenz-, Support- und Implementierungskosten. Wenn möglich, ist es unerlässlich, Ihre Rechts- und Finanzabteilungen in dieser Phase einzubeziehen, um zukünftige Reue zu vermeiden.

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