Guide simple pour choisir le bon logiciel de gestion des risques

Gérer une entreprise comporte des risques et les gérer efficacement peut faire la différence entre le succès et l’échec. Ces dernières années, l’intérêt pour les stratégies de gestion des risques a considérablement augmenté. Les entreprises ayant déjà intégré des procédures de gestion des risques dans leurs opérations en ont tiré d’énormes avantages, comme la capacité de prendre des décisions plus intelligentes et plus rapides, et une supervision complète du suivi et de la surveillance des traitements des risques.

La gestion efficace des risques comprend de nombreuses étapes, notamment l’identification et l’évaluation des risques, l’analyse des risques, la planification des réponses, la planification de la continuité des activités, la planification de la reprise, la gestion de la conformité, etc.

Une bonne solution logicielle de gestion des risques peut vous aider à rationaliser le processus de gestion des risques, à mieux analyser la performance et à agir plus rapidement. Ce blog traitera des fonctionnalités indispensables d’un logiciel de gestion des risques et vous aidera à choisir la solution adaptée à votre organisation.

Avantages des logiciels de gestion des risques
Les logiciels de gestion des risques actuels sont conçus pour fournir dynamiquement des informations et des analyses à tous ceux qui ont un rôle ou une responsabilité dans la gestion des risques. Ils intègrent des fonctionnalités qui garantissent que les données sur les risques sont communiquées efficacement dans l’organisation et incluent plusieurs options de reporting. Voici quelques avantages des logiciels de gestion des risques :

Anticiper les risques
Une fonction importante d’un logiciel de gestion des risques est d’identifier et d’évaluer les risques actuels et émergents. Il permet aux organisations d’identifier et de suivre les risques nouveaux ou probables et d’y répondre de manière opportune et appropriée, ce qui peut minimiser divers impacts financiers et non financiers sur l’organisation.

Attentes réalistes
Une gestion efficace des risques, soutenue par un logiciel, fournit aux cadres supérieurs les données et les outils d’analyse nécessaires pour avoir des attentes réalistes en matière de succès et d’échecs. Cela leur permet de créer des objectifs réalisables, des délais réalistes et une allocation appropriée des ressources.

Compaq était le plus grand fournisseur mondial d’ordinateurs personnels dans les années 1990, atteignant à son apogée une valeur marchande de 18 milliards de dollars US et un cours de l’action de 51 dollars US. En 2002, elle avait une dette de 2 milliards de dollars et son cours de l’action était tombé à 12 dollars US. Les raisons de son déclin incluaient une surexpansion dans les logiciels et les services dans une tentative de dominer tous les aspects de l’industrie informatique.

Aide à la prise de décision stratégique
Avec le bon logiciel de gestion des risques, les organisations peuvent soutenir une prise de décision stratégique et opérationnelle éclairée pour minimiser les menaces et maximiser les opportunités. Cela facilite la croissance et contrôle les coûts et les pertes.

Des décisions lentes et erronées ont conduit de nombreuses entreprises à s’effondrer au fil du temps, y compris la plus grande entreprise de photographie au monde, Kodak, qui a déposé le bilan en 2012. Malgré des investissements de milliards dans la photographie numérique, Kodak n’a pas produit d’appareils photo numériques pour le marché grand public. Cela était largement dû à la crainte de nuire à son activité de films. Cela malgré des évaluations du marché sur les risques et les opportunités de cette technologie disruptive. Kodak n’a pas su prendre les bonnes décisions stratégiques pour développer l’entreprise.

Transparence et responsabilité
Le logiciel de gestion des risques permet à tous ceux qui ont des rôles et des responsabilités en matière de gestion des risques de voir facilement à tout moment quels sont les risques à tous les niveaux de l’organisation, quel est leur statut et quelles options de traitement sont poursuivies et par qui. Les rappels générés par le système pour les examens des risques et des contrôles ainsi que les rapports d’avancement des actions de traitement aident à s’assurer que les personnes ayant des responsabilités directes sont responsables.

L’accès au logiciel de risques à tout moment et depuis n’importe quel endroit, ainsi que les tableaux de bord électroniques et les rapports imprimés, garantissent la rapidité et la transparence.

La Commission royale australienne des services financiers en 2018 a constaté que dans le cas de la Commonwealth Bank of Australia (CBA), les risques n’étaient ni clairement compris ni assumés et les cadres pour les gérer étaient lourds et incomplets. De plus, il y avait des responsabilités peu claires, à commencer par un manque d’appropriation des risques clés au niveau du Comité exécutif et des faiblesses dans la façon dont les problèmes, les incidents et les risques étaient identifiés et escaladés dans l’institution, ainsi qu’un manque d’urgence dans leur gestion et leur résolution ultérieures.

Comment fonctionne un logiciel de gestion des risques ?
Il est essentiel que le logiciel de gestion des risques soit aligné sur les normes ISO de gestion des risques tout en étant configurable pour s’adapter aux différences entre les cadres de risque des organisations. Aucune organisation n’a exactement les mêmes paramètres pour son approche de gestion des risques, donc la flexibilité sans compromettre l’intégrité est essentielle. Voici une illustration du fonctionnement d’un logiciel de gestion des risques :

Un logiciel efficace de gestion des risques couvre tous les aspects de la gestion des risques, notamment :

• Identification des risques : Permet d’entrer les risques, leurs causes et leurs conséquences comme enregistrements de risques et de les lier au domaine/niveau approprié de l’organisation.
• Évaluation des risques : Les risques peuvent être évalués dans leurs états inhérents et résiduels.
• Identification et évaluation des contrôles : Les contrôles de risques actuels peuvent être saisis, les responsabilités attribuées et l’efficacité évaluée.
• Gestion des indicateurs clés de risque : Les métriques de risque peuvent être saisies, liées, surveillées et rapportées.
• Gestion des actions de traitement : Les actions pour traiter davantage un risque peuvent être configurées avec un responsable, des dates de début et de fin, des liens organisationnels et des liens vers les contrôles existants le cas échéant.
• Revues des risques : Les risques peuvent être programmés pour un examen périodique par les propriétaires de risques et la direction, et si nécessaire, la fréquence peut être déterminée par la notation résiduelle.
• Communication et reporting : Fournit une gamme d’options de communication et de reporting des risques, des notifications générées par le système aux tableaux de bord numériques, en passant par les cartes thermiques interactives et les formats de rapports imprimés.

Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des risques ?
L’utilisation d’un logiciel de gestion des risques accélère fondamentalement le processus de gestion des risques tout en améliorant sa cohérence et ses résultats. Il aide à garantir que le cadre de risque de l’organisation et le travail des gestionnaires de risques sont bien soutenus en termes d’accès aux données et de fiabilité.

L’utilisation d’un logiciel de gestion des risques est avantageuse pour les raisons suivantes :

• Accès facile via navigateur web aux tableaux de bord visuels montrant le profil de risque par catégories de risques ainsi que par structures organisationnelles et de planification.
• Possibilité de montrer visuellement les notations de risque résiduel par rapport à l’appétit pour le risque de l’organisation, ce qui aide à choisir l’option de traitement des risques la plus appropriée.
• Capacité de montrer les relations entre les risques et de lier les indicateurs clés de risque (KRI ou KPI) aux risques respectifs.
• Automatisation des notifications de revue des risques et des contrôles ainsi que des rappels de mise à jour de l’avancement des actions de traitement des risques aux responsables.
• Options de reporting flexibles soit à l’écran soit dans des rapports générés par le logiciel.
• Accès 24/7 pour la revue, la mise à jour et le reporting pour ceux ayant des rôles et responsabilités en gestion des risques.

Défis lors de l’implémentation d’un logiciel de gestion des risques
Chaque nouvelle solution logicielle introduite dans une organisation apporte des défis. Voici quelques-uns des défis bien connus lors de l’introduction d’un logiciel de gestion des risques.

Approches dispersées et disparates : Certaines organisations ont différentes versions de la gestion des risques dans divers domaines de l’organisation. Les intégrer dans une solution logicielle commune et standardiser l’approche, le cas échéant, peut prendre du temps et être difficile. Du côté positif, les organisations dans cette situation voient l’introduction du logiciel comme une opportunité de résoudre ce problème.

Manque de clarté sur les rôles et responsabilités : Un bon logiciel de gestion des risques relie les rôles et responsabilités clés de gestion des risques, que vous soyez au conseil d’administration, membre d’un comité des risques et d’audit, responsable des risques d’une direction ou propriétaire individuel d’un risque, d’un contrôle ou d’une action de traitement des risques, les risques sont attribués en conséquence. Il offre également l’opportunité d’introduire des validations et des commentaires de revue. Cela révèle parfois un manque de clarté sur les spécificités des rôles et responsabilités de gestion des risques, même si elles peuvent être référencées en termes généraux dans la stratégie de gestion des risques de l’organisation.

Problèmes dans les registres des risques : Il est assez courant de trouver un certain nombre de problèmes avec les registres des risques dans une organisation, comme le manque de cohérence dans la définition des risques, les variations dans les notations des risques et des contrôles, les données manquantes, les risques qui ne sont plus pertinents, les risques qui sont intrinsèquement insignifiants, etc. L’introduction d’un nouveau logiciel de gestion des risques peut être vue comme une opportunité de nettoyer les registres des risques avant de les migrer dans le logiciel ou d’organiser une série d’ateliers au sein de l’organisation pour équiper les gestionnaires responsables et le personnel clé des connaissances nécessaires pour mettre à jour leurs risques après leur saisie dans le nouveau système. Dans les deux cas, il s’agit de s’assurer que le nouvel outil contient un haut niveau d’identification et d’évaluation des risques sur lequel s’appuyer pour le reporting et soutenir une meilleure prise de décision.

Transition depuis les tableurs et autres systèmes : Le personnel ayant une longue expérience avec la gestion des risques par tableur ou les générations précédentes de logiciels de gestion des risques peut trouver difficile de les abandonner et d’adopter une nouvelle solution logicielle. Une transition réussie nécessite une bonne communication dès le départ sur les raisons de l’introduction du nouveau système, ses avantages non seulement pour l’organisation mais aussi pour eux dans leur domaine d’activité. Fournir une formation et un support adéquats pour comprendre et travailler avec le logiciel est vital.

Formation du personnel et des parties prenantes : Une analyse des besoins en communication et en formation des parties prenantes à un stade précoce de la mise en œuvre est fortement recommandée. Qui doit savoir quoi et quand, et quel niveau de support est requis sur quelle période sont des questions clés. Les administrateurs du système de risques et les champions des risques auront besoin d’un niveau plus élevé de connaissances fonctionnelles/techniques du produit, tandis que les propriétaires de risques auront besoin d’une bonne couverture du flux de travail du processus de risque dans le logiciel. Les propriétaires de contrôles et d’actions de traitement des risques auront besoin d’une formation plus ciblée sur la revue et la mise à jour. Les membres du conseil d’administration et de la direction bénéficient généralement le plus d’une compréhension générale du système avec un accent particulier sur le reporting, les tableaux de bord et l’analyse.

Niveau plus élevé de transparence et de responsabilité : Parce que la génération actuelle de logiciels de gestion des risques permet un suivi opportun des revues des risques et des contrôles, le suivi des progrès de la mise en œuvre des actions de traitement des risques (sur la bonne voie/hors piste), et une liaison et un reporting plus efficaces des risques par rapport aux structures organisationnelles et de planification, cela entraîne nécessairement des niveaux plus élevés de transparence et de responsabilité. Cela peut être difficile pour certains membres du personnel qui pouvaient auparavant être habitués à des rapports occasionnels ou inexistants sur la gestion des risques dans leurs domaines. Les notifications générées par le système pour les revues des risques et des contrôles et les rapports d’avancement du traitement des risques aux responsables peuvent nécessiter un peu d’adaptation. Cela peut également être difficile au niveau du conseil d’administration et de la direction de voir, parfois pour la première fois, les notations de risque résiduel individuelles par rapport à l’appétit pour le risque prescrit par l’organisation, en particulier lorsqu’il y a un certain nombre de risques qui peuvent le dépasser. La clé pour répondre aux craintes et aux préoccupations est liée à la clarté des rôles et des responsabilités, à la fourniture de la formation et du support requis, ainsi qu’à la clarification depuis le sommet que cela concerne l’ouverture de la gestion des risques à tous les niveaux de l’organisation avec de meilleures informations et plus opportunes. Et oui, il y a une responsabilité qui accompagne toute stratégie de gestion des risques véritablement réussie, indépendamment du logiciel.

Étapes pour sélectionner une solution logicielle de gestion des risques
Il y a plusieurs facteurs à considérer lors de la prise d’une décision éclairée pour l’achat d’une solution logicielle de gestion des risques. Bien que le coût soit toujours une considération importante, il ne devrait pas toujours être le seul facteur décisif. De nombreuses organisations peuvent souvent se rappeler des achats précédents de solutions logicielles moins chères qui se sont soldés par un échec ou des problèmes de performance continus et dans certains cas des corrections coûteuses.

Le processus en sept étapes suivant fournit une liste de contrôle pour aider à prendre une décision d’achat de logiciel éclairée.

ÉTAPE 1 : Définir POURQUOI votre entreprise a besoin d’un logiciel de gestion des risques
Comme tout autre logiciel, votre logiciel de gestion des risques doit répondre à vos objectifs commerciaux et offrir un bon rapport qualité-prix. Par exemple, vous pourriez avoir besoin d’un logiciel de gestion des risques parce que les tableurs deviennent trop difficiles à gérer dans toute l’organisation et que le reporting est un processus manuel coûteux.

Voici quelques questions clés qui peuvent aider :

• Quelles sont les faiblesses et les opportunités d’amélioration dans votre processus actuel de gestion des risques ? Lorsque des niveaux plus élevés de quantification et de précision sont requis, des outils tels que la cartographie avancée des processus et le lean six sigma sont bénéfiques.
• Lesquelles de ces améliorations un logiciel de gestion des risques pourrait-il apporter ?
• Quels sont vos objectifs commerciaux globaux pour l’adoption d’un logiciel de gestion des risques ?
• Quel est le coût et l’avantage de l’adoption d’un logiciel de gestion des risques ?

Lorsque le temps et le coût d’une analyse coûts-avantages complète sont prohibitifs ou injustifiés, une estimation des économies potentielles pour une ou des parties intensives en ressources du processus de gestion des risques (par exemple, le reporting multi-niveaux) pourrait être faite et les avantages non financiers ainsi que non financièrement quantifiés listés. Ces informations peuvent être ajoutées à un dossier d’affaires pour l’acquisition de logiciels lorsque l’organisation l’exige.

ÉTAPE 2 : Déterminer QUI sera impliqué dans le processus de sélection
Une gestion des risques réussie nécessite une collaboration efficace entre les utilisateurs de différents départements et différents niveaux de la structure organisationnelle.

Un point de départ utile pour déterminer quels groupes consulter sur leur expérience actuelle et leurs besoins qu’un logiciel de gestion des risques pourrait satisfaire serait la section des rôles et responsabilités de la stratégie de gestion des risques de l’organisation. Il est toutefois important de se rappeler que si la stratégie de gestion des risques a été développée sans logiciel en place, elle a probablement omis le rôle de l’IT.

L’implication de ces parties prenantes peut se faire en deux phases :

Consultation sur leur expérience actuelle avec le processus de gestion des risques, identification des besoins qu’un logiciel de gestion des risques pourrait satisfaire et des défis dans la mise en œuvre. Cela aidera à façonner la spécification du logiciel et des services requis.

Implication d’un nombre limité de parties prenantes clés dans le processus de sélection, par exemple le sponsor exécutif, le gestionnaire des risques, le représentant IT/analyste d’affaires, le représentant de l’unité d’affaires/utilisateur final.

ÉTAPE 3 : Déterminer CE QUI est nécessaire dans le logiciel et les services de gestion des risques
Sur la base des résultats des étapes 1 et 2, une liste de toutes les fonctionnalités requises, la fonctionnalité et les livrables prioritaires de mise en œuvre peut être compilée. La liste consolidée peut ensuite être revue et priorisée pour déterminer les « indispensables » des « agréables à avoir ».

ÉTAPE 4 : Déterminer CE QUI est nécessaire chez un fournisseur de logiciel de gestion des risques
Cette étape est souvent négligée, pourtant, un fournisseur de logiciel de gestion des risques est l’interlocuteur privilégié pour tous les incidents qui peuvent survenir lors de l’utilisation du système. Par conséquent, disposer d’une liste de critères pour le fournisseur de logiciels est aussi important que d’avoir une liste des fonctionnalités requises pour le logiciel lui-même.

ÉTAPE 5 : Compiler et présélectionner une liste de fournisseurs et de solutions potentiels
Une fois que vous savez quelles fonctionnalités logicielles et quels fournisseurs potentiels vous recherchez, il est temps de rechercher et de comparer les solutions potentielles par rapport aux listes de contrôle.

Voici quelques sources potentielles pour commencer le processus de comparaison :

• Les analystes du secteur tels que Forrester et Gartner
• Les sites de comparaison de logiciels fiables tels que Capterra, G2 et Software Advice
• Les organisations partenaires et les pairs professionnels
• Recherche Google

Nous vous recommandons de maintenir un scepticisme sain vis-à-vis des résultats de recherche d’avis sur le web provenant de sites autres que ceux reconnus par l’industrie.

ÉTAPE 6 : Prévisualisation des logiciels présélectionnés
Avant de passer à l’étape 7, il est utile de prévisualiser le logiciel de gestion des risques présélectionné pour s’assurer qu’il correspond bien aux éléments indispensables de la liste de contrôle de l’étape 3 et aux attentes issues de la recherche de l’étape 5.

ÉTAPE 7 : Contrat / Accord
Une fois votre choix effectué, il est crucial d’aborder dans le contrat tout ce dont vous avez besoin, y compris les coûts de licence, de support et de mise en œuvre. Si possible, il est essentiel d’impliquer vos services juridiques et financiers dans cette phase pour éviter tout regret futur.

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