Wenn es um die Reaktion auf Zwischenfälle geht, wird proaktive Kommunikation oft als nachträglicher Gedanke betrachtet. Wissen Sie, wie Sie bei schlechtem Wetter Notfallbenachrichtigungen an Ihre Mitarbeiter oder Lieferanten senden werden? Wie werden Sie die Nachricht verbreiten, wenn Ihre Systeme und Netzwerke ausfallen? Wie können Sie Ihre Notfallplanung und -ausführung sicher gestalten?
Diese Fragen und die zunehmenden Sicherheitsherausforderungen zwingen Unternehmen dazu, der Planung der Notfallkommunikation Priorität einzuräumen. Untersuchungen des Business Continuity Institute zeigen, dass mehr als 50 % der Unternehmen drei oder mehr Kommunikationsmittel für den Notfall nutzen.
Sind Sie immer noch nicht davon überzeugt, dass eine effiziente und effektive Kommunikation den Ausschlag für Ihre Notfallmaßnahmen geben kann? Hier sind ein paar Dinge, die Sie beachten sollten:
1. Schnelles Handeln kann Ihr Geschäft retten
Eine schnelle und proaktive Kommunikation kann Ihnen helfen, zusätzliche Schäden durch einen Vorfall zu vermeiden, Missverständnisse zu minimieren, die sich auf die Geschäftsbeziehungen auswirken, und das Szenario einzudämmen, indem Ihr Team alarmiert wird, um schnell zu handeln und die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten.
Doch die meisten Unternehmen haben keine zuverlässigen Betriebszeiten. In Krisenzeiten müssen Sie in der Lage sein, Notfallnachrichten schnell und zuverlässig zu versenden, und zwar jederzeit und auf jedem Gerät.
2. Die richtige Botschaft an die richtigen Leute
Die Kommunikation während eines Vorfalls ist keine Einheitsgröße für alle. Bei einer effektiven Kommunikation wird unterschieden, welche Notfallmeldungen für Ihr BCM-Team, Ihre Führungskräfte, alle Mitarbeiter und die Öffentlichkeit erforderlich und angemessen sind. Dabei wird auch berücksichtigt, wie die einzelnen Personen diese Nachricht auf der Grundlage ihres bevorzugten Kommunikationskanals erhalten werden.
Sie möchten keine Zeit damit verbringen, Ihre Nachrichten- und Verteilungspläne zu erstellen, während sich ein Vorfall ereignet. Wenn Sie im Voraus planen und eine sichere Softwarelösung finden, können Sie Ihre Kommunikationsstrategie so anpassen, dass die Wahrscheinlichkeit von negativen Auswirkungen und Fehlkommunikation minimiert wird.
3. Rationalisierung der Prüfung nach einem Vorfall
Ein klarer Katalog Ihrer Kommunikationsmaßnahmen und Zeitpläne kann dazu beitragen, Audits oder Bewertungen nach einem Vorfall zu rationalisieren. Letztendlich können diese Bemühungen dazu beitragen, Möglichkeiten zur Verbesserung und Optimierung Ihrer Pläne für das Vorfallmanagement in der Zukunft zu identifizieren.
Die Möglichkeit, die administrativen Aufgaben zu vereinfachen, indem Sie kontextbezogene Berichte erstellen, verschafft Ihnen einen Überblick über Ihre Bemühungen und spart Zeit beim Lernen und bei der Vorbereitung auf die nächste Reaktion auf einen Vorfall.
Der beste Weg, effizient und effektiv zu kommunizieren:
Um die Kommunikation im Zusammenhang mit einem Vorfall zu verbessern, sollten Sie eine Lösung für die schnelle Benachrichtigung im Notfall und die Erfassung von Reaktionen in Betracht ziehen. Wenn Sie die Möglichkeit haben, die Kommunikationsbedürfnisse Ihres Programms anzupassen und den direkten Kontakt in Echtzeit über ein web- und mobilfreundliches Tool zu ermöglichen, können Sie noch schneller auf einen Vorfall reagieren und ihn eindämmen.
Sind Sie davon überzeugt, dass eine effiziente und effektive Kommunikation in Katastrophensituationen entscheidend ist? Warten Sie nicht, bis Sie mit der Planung beginnen.
