Während der Weihnachtszeit sehen wir viele Compliance-Beauftragte unter Druck, da sie Schwierigkeiten haben, sicherzustellen, dass Mitarbeiter die Richtlinien für Geschenke und Unternehmensbewirtung einhalten. Verstöße gegen diese Richtlinien könnten nicht nur dazu führen, dass Mitarbeiter gegen Unternehmensverhaltenskodizes verstoßen und Unternehmenswerte verletzen, sondern sogar zu Strafverfolgungen wegen Bestechung und Korruption für das Unternehmen führen, wenn sie nicht korrekt gehandhabt werden.
Doch wie können Compliance-Manager effektiv sicherstellen, dass alle von Mitarbeitern erhaltenen oder angebotenen Geschenke, Erlebnisse und Unterhaltungen den Protokollen entsprechen, die korrekten Genehmigungen erfolgen und eine vollständige Aufzeichnung für Prüfzwecke geführt wird?
Traditionell beginnen Organisationen damit, Tabellenkalkulationen zu verwenden, um diese Art von Aktivitäten zu protokollieren, und alle erforderlichen Genehmigungen werden ad hoc per E-Mail durchgeführt. Während dies in kleineren Organisationen effektiv sein kann, wird die Aktivität in größeren Organisationen mit Hunderten oder sogar Tausenden von Mitarbeitern mit unterschiedlichen Berichtslinien und Genehmigungsketten sowie Richtlinien, die auf Rollen und Standorten basieren, zu komplex für manuelle Prozesse.
Glücklicherweise stehen Compliance-Beauftragten GRC-Tools zur Verfügung, um diesen Prozess zu automatisieren und zu standardisieren, was das Leben sowohl für Mitarbeiter als auch für die Compliance-Teams, die ihr Verhalten verfolgen, einfacher macht. In diesem Blog betrachten wir die verschiedenen verfügbaren GRC-Technologiefunktionen zur Vereinfachung und Automatisierung des Offenlegungsprozesses und untersuchen die Vorteile der Implementierung eines Best-Practice-Software-Tools zur Verwaltung dieses Prozesses.
Schauen wir uns an, wie diese Tools Compliance-Beauftragten helfen, die Komplexität bei der Offenlegung von Geschenken und Bewirtung zu reduzieren.
Geschenke von Lieferanten erhalten
Erstens erleichtern diese Tools Mitarbeitern die Protokollierung von Geschenken oder Bewirtungsereignissen. Mitarbeiter füllen einfach ein Online-Formular aus, um den erhaltenen Vorteil zu deklarieren. Die Formulare verfügen über Standardfelder zur Erfassung aller relevanten Details, einschließlich, welcher Lieferant das Geschenk gesendet hat, wie viel es wert war, wann und von wem es empfangen wurde. Viele Systeme ermöglichen sogar das Hochladen relevanter Fotos und zugehöriger URLs. Wählen Sie eine Lösung, mit der Sie das Formular einfach anpassen können, um sicherzustellen, dass Sie Felder basierend auf den individuellen Bedürfnissen Ihrer Organisation hinzufügen oder umbenennen können. Stellen Sie sicher, dass diese Aktualisierungen von Ihren Teams vorgenommen werden können, anstatt kostspielige Gebühren für professionelle Dienstleistungen zu erfordern.
Sobald ein Geschenk oder Bewirtungsereignis im System protokolliert und vom Empfänger formell offengelegt wurde, setzt hier die Automatisierung ein und die wahre Magie geschieht. Erstens können Compliance-Teams ein Geschenklimit für jeden Mitarbeiter festlegen, das je nach Land, Bürostandort, Abteilung oder Hierarchieebene variieren kann. Das Festlegen dieser Regeln ermöglicht es Compliance-Teams, automatisierte Kontrollüberwachung zur Kennzeichnung von Problemen zu nutzen. Wenn ein Mitarbeiter einen Artikel protokolliert, der sein Limit überschreitet, wird er benachrichtigt, und eine Genehmigungsbenachrichtigung wird automatisch an seinen Vorgesetzten gesendet, wo dieser bestätigen kann, ob der Mitarbeiter das Geschenk annehmen oder ablehnen kann. Sobald der Vorgesetzte das Geschenk genehmigt oder ablehnt, erhält der Mitarbeiter eine Benachrichtigung, damit er weiß, wie er handeln soll. Sie können auch Regeln für die Anzahl der Geschenke festlegen und Schwellenwerte für jeden Lieferanten oder Anbieter definieren. Diese Regeln helfen Mitarbeitern, innerhalb der gewünschten Grenzen zu agieren, und potenzielle Probleme werden schnell erkannt. Es können auch Regeln festgelegt werden, um verdächtige Aktivitäten auf Abteilungs- oder Standortebene zu kennzeichnen, um potenzielle Probleme zu identifizieren und Geschäftsbereiche, die anfällig für Bestechung und Korruption sein könnten, zusätzliche Schulungen zu ermöglichen.
Wenn Mitarbeiter beginnen, das System zu nutzen und Aktivitäten zu protokollieren, können Compliance-Teams ein besseres Verständnis für die Art der angebotenen Geschenke und Bewirtung erhalten und potenzielle Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien erfassen. Einer der großen Vorteile der Verwendung spezialisierter GRC-Tools zur Deklaration des Empfangs von Unternehmensgeschenken und Bewirtung sind die Echtzeit-Dashboards und -Berichte. Auf Knopfdruck können Führungskräfte Dashboards anzeigen und in verschiedene Standorte, Abteilungen und Personen, die gegen Richtlinien verstoßen, eintauchen. Sie können Schwellenwerte festlegen und ändern, wenn Richtlinien überarbeitet werden. Sie können überfällige Genehmigungen verfolgen und das Bestechungs- und Korruptionsrisiko der Organisation verstehen. Diese sofortigen Berichte sparen Compliance-Teams erhebliche Zeit beim Erstellen von Berichten und der Zahlenverarbeitung, wodurch sie mehr Zeit haben, die Daten zu analysieren und die notwendigen Prozessverbesserungen vorzunehmen, um Bestechung und Korruption innerhalb der Organisation durch Schulungen und Richtlinienaktualisierungen zu reduzieren.
Geschenke an Lieferanten anbieten
Neben externen Mitarbeitern, die Geschenke von Lieferanten erhalten, kann die Lösung auch auf die gleiche Weise für Geschenke oder Unternehmensbewirtung angewendet werden, die Ihren eigenen Kunden angeboten werden. Geschenke können eine wichtige Rolle bei der Entwicklung von Kundenbeziehungen spielen, aber in hart umkämpften Sektoren, die um große Aufträge wetteifern, können Bestechung und Korruption weit verbreitet sein. Dies spielt sich oft in den Nachrichten ab, insbesondere wenn es um Steuergelder im Zusammenhang mit großen Verträgen für Regierungen, Schulen und Gesundheitsorganisationen geht, die an Lieferanten vergeben werden, die eng mit den Bekannten der Regierungsbeamten verbunden sind, die die Anbieter auswählen.
Die Verwendung manueller Tabellen zur Protokollierung von Geschenken an Lieferanten kann Probleme verursachen. Die Genehmigung zum Versenden von Geschenken kann ein langsamer Prozess sein, es kann schwierig sein, Schwellenwerte zu definieren, um zu verstehen, ob der Wert der angebotenen Geschenke gegen die Unternehmensrichtlinien verstößt, und die Berichterstattung kann zeitaufwändig sein.
Die Verwendung von GRC-Software zur Automatisierung des Gebens von Unternehmensgeschenken und Bewirtung hat viele Vorteile. Erstens können Mitarbeiter alle Geschenke, die sie senden möchten, über ein Online-Formular protokollieren, mit vordefinierten Feldern, um sicherzustellen, dass die Compliance die relevanten Informationen standardisiert erfasst. Automatische Workflows ermöglichen es Mitarbeitern, eine Genehmigung für das Versenden eines Geschenks basierend auf dessen Wert zu erhalten. Geschenke von geringem Wert können automatisch genehmigt werden, und Artikel von höherem Wert können je nach Wert zur Genehmigung an den relevanten Stakeholder gesendet werden. Automatisierte Benachrichtigungen und Warnungen halten den Genehmigungsprozess in Gang, um automatisierte Genehmigungs- oder Ablehnungsentscheidungen innerhalb von Sekunden zu gewährleisten.
GRC-Lösungen können in der Regel über API-Integrationen mit Ihren Mitarbeiterdaten in Ihren HR-Systemen verknüpft werden, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter auf die Lösung zugreifen können und die Berichtswege aktuell sind. Manager können Dashboards einfach anzeigen, um zu sehen, welche Geschenke ihr Team sendet und wie oft, und um alle zur Genehmigung anstehenden Geschenke einzusehen. Compliance-Beauftragte können problemlos Berichte erstellen, um zu verstehen, wann verdächtige Aktivitäten stattfinden, und Regeln für die Unternehmensrichtlinien zur Geschenkvergabe festlegen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter ethisch handeln. Die Lösung bietet eine vollständige Prüfspur für Aufsichtsbehörden darüber, was wann angeboten wurde, wodurch Organisationen nachweisen können, dass sie ethisch und integer handeln.
Welche Funktionalität sollte ich bei der Auswahl einer GRC-Lösung zur Verwaltung von Geschenken und Bewirtung suchen?
Suchen Sie nach einer SaaS-Lösung, die in der Cloud verfügbar ist, um sicherzustellen, dass Sie immer die neueste Version des Tools erhalten und auf alle neuen Funktionen und Verbesserungen zugreifen können, die vom Softwareanbieter angeboten werden.
Suchen Sie nach anpassbaren Lösungen, die es Ihnen ermöglichen, Formulare, Namenskonventionen, Felder, Berichte, Dashboards und Workflows selbst zu ändern, ohne kostspielige Gebühren für professionelle Dienstleistungen und Programmierung.
Suchen Sie nach Lösungen, die API-Integrationen mit anderen Systemen und Daten bieten. Dies ermöglicht es Ihnen, Informationen aus anderen Quellen abzurufen, einschließlich Mitarbeiterdetails aus HR-Systemen und Lieferantendetails aus Anbieter-Risikoprogrammen. Dies stellt sicher, dass das System die aktuellsten Daten verwendet und eine einzige Quelle der Wahrheit bietet.
Suchen Sie nach Systemen, die sofort einsatzbereite Best-Practice-Dashboards und -Berichte bieten, die drillbar sind und leicht angepasst werden können, um alle spezifischen Berichtsanforderungen Ihrer Organisation zu erfüllen.
Suchen Sie nach intuitiven, benutzerfreundlichen Lösungen mit Single Sign-On, um sicherzustellen, dass die Benutzer nur minimale Schulung benötigen und nicht noch ein weiteres Passwort speichern müssen.
Suchen Sie nach unabhängigen Bewertungen mit hohen Bewertungen in Bezug auf Kundensupport und Implementierungsfreundlichkeit, um einen reibungslosen Übergang zum System zu gewährleisten.
Suchen Sie nach Lösungen, die Online-Portale und mobile Apps bieten, die es Mitarbeitern ermöglichen, das Senden und Empfangen von Geschenken jederzeit und überall zu protokollieren.
Wenn die Mitarbeiterzahlen in die Hunderte oder Tausende gehen, wird die Verfolgung des Gebens und Empfangens von Geschenken für manuelle Prozesse und Tabellen viel zu komplex. Die Verwendung einer automatisierten GRC-Softwarelösung zur Verwaltung von Geschenken und Bewirtung macht Ihre Genehmigungsprozesse konsistent, effizient und konform. Die Datenanalyse innerhalb des Tools unterstützt Compliance-Teams bei der Implementierung von Regeln gemäß Gerichtsbarkeit und globalen Gesetzen, um die Einhaltung zu gewährleisten. Der integrative Charakter einer Online-Softwarelösung fördert die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter und schafft Bewusstsein für Unternehmensrichtlinien und Verhaltenskodex-Richtlinien, wodurch die Gesamt-Compliance verbessert wird. Schließlich spart die integrierte Prüfspur und Berichtsfunktionalität Compliance-Teams wertvolle Zeit, wodurch sie sich auf die Verbesserung der Compliance konzentrieren können, anstatt auf administrative Berichtspflichten.
Die richtige Geschenke- und Bewirtungslösung hilft Ihrer Organisation, das Risiko von Fehlverhalten zu mindern und eine Kultur konformen Verhaltens zu fördern. Stellen Sie sicher, dass die einzigen Kopfschmerzen Ihres Compliance-Beauftragten in der Weihnachtszeit von der Weihnachtsfeier stammen. Fordern Sie noch heute eine Demo der Riskonnect Compliance-Lösung an.
