Effektives Risikomanagement ist entscheidend für den Schutz der Vermögenswerte und des Rufs Ihres Unternehmens sowie für die Sicherstellung des langfristigen Erfolgs. Da Bedrohungen und Schwachstellen immer komplexer werden und Abläufe stark von Systemen und Technologie abhängen, war der Bedarf an ausgeklügelten Tools zur Bewältigung dieser Risiken noch nie so groß. Hier kommt GRC-Software ins Spiel, die eine umfassende Lösung zur Identifizierung, Bewertung und Minderung potenzieller Risiken bietet.
Allerdings sind nicht alle GRC-Softwareplattformen gleich. Um sicherzustellen, dass Sie das richtige Tool für Ihre Anforderungen auswählen, finden Sie hier fünfzehn unverzichtbare Funktionen für Risikomanagement-Software, die Ihr Team befähigen, Risiken effizient und effektiv zu managen.
Unbegrenzte Risikoregister und -typen: Suchen Sie nach einem GRC-Tool mit Risikomanagement-Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, eine unbegrenzte Anzahl von Risikoregistern mit unterschiedlichen Kategorien und Typen zu erstellen. Dies erleichtert es Teams, mehrere digitale Risikoregister innerhalb der Plattform zu erstellen und Risiken über mehrere Teams, Standorte und Abteilungen hinweg zu berichten. Dieser Ansatz ermöglicht es Führungskräften, Risiken in bestimmten Bereichen detailliert zu untersuchen und Risiken im gesamten Unternehmen zu überblicken. Suchen Sie nach Tools, die Daten-Governance in Form von Dropdown-Menüs, durchsuchbaren Feldern und Pflichtfeldern bieten, um sicherzustellen, dass Risikodaten standort- und teamübergreifend konsistent eingegeben werden.
Online-automatisierte Risikobewertungen: Suchen Sie nach GRC-Software, mit der Sie Ihre Risikobewertungen online durchführen können. Greifen Sie auf Best-Practice-Formulare und -Vorlagen innerhalb des Tools zu, um Risikobewertungsformulare zu entwerfen, die für jeden Bereich Ihres Unternehmens geeignet sind, um kritische Details zu erfassen. Automatisierte Workflows können verwendet werden, um regelmäßige Risikobewertungen per E-Mail zu versenden, wodurch die manuelle Formularverteilung entfällt. Erinnerungen werden automatisch gesendet, wenn Formulare nicht innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens ausgefüllt werden. Wenn Mitarbeiter Risikobewertungsformulare ausfüllen, fließen alle Daten direkt in die Risikomanagement-Software, die mit dem relevanten Risiko verknüpft ist, und sammeln ausreichende Daten für Risikomonitoring-Zwecke. Diese Automatisierung optimiert den Prozess, reduziert den Verwaltungsaufwand und doppelte Arbeit und stellt sicher, dass Daten rechtzeitig im richtigen Format ausgefüllt werden, um genauere Berichts-Outputs zu generieren.
Digitale Kontrollbibliothek: Wählen Sie eine unternehmensweite Risikomanagement-Plattform, die die Funktionalität bietet, eine Kontrollbibliothek zu erstellen, die es Ihnen ermöglicht, Kontrollen für jedes Risiko im Risikoregister festzulegen. Nutzen Sie die Plattform, um eine digitale Kontrollbibliothek aufzubauen; diese Kontrollen könnten Richtlinien, Verfahrensdokumente, Schritt-für-Schritt-Prozesse, regelmäßige Überprüfungen oder Sicherheitsausrüstung sein. Wählen Sie eine Lösung, die es Ihnen ermöglicht, Kontrollüberwachung durchzuführen und regelmäßige Kontrolltests durchzuführen, um die Wirksamkeit jeder Kontrolle sicherzustellen. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Plattform es Ihnen ermöglicht, mehrere Risiken und Kontrollen zuzuordnen und zu verknüpfen, um ein vollständiges Bild jedes Risikos, seiner Verwaltung und seiner Wirksamkeit zu erhalten.
Funktionalität für Risikobereitschaft: Suchen Sie nach Lösungen, die es Ihrem Unternehmen ermöglichen, eine Risikobereitschaft zu definieren und innerhalb dieser zu agieren. Sie sollten in der Lage sein, Schlüsselrisikoindikatoren (KRIs) für jedes Risiko im Risikoregister festzulegen und die Risikostufen durch die Anzeige von Betriebsdaten und die Durchführung von Risikobewertungen zu überwachen. Wenn die Risikostufen zu hoch werden, werden Unternehmen benachrichtigt, damit sie zusätzliche Kontrollen und Abhilfemaßnahmen implementieren können, um innerhalb der gewünschten Toleranzen zu bleiben.
Workflows für Risikoeskalation und -minderung: Natürlich werden einige Risiken ein hohes Niveau erreichen und müssen angegangen werden. Daher sollten Unternehmen nach einer Risikomanagement-Plattform mit Workflows für Risikoeskalation und Risikominderung suchen. Diese Funktionalität bedeutet, dass, sobald ein Risikolevel zu hoch ist, die relevanten Stakeholder Benachrichtigungen erhalten, die es ihnen ermöglichen, Maßnahmen zu ergreifen. Jede von ihnen ergriffene Maßnahme und die daraus resultierenden Ergebnisse werden dokumentiert, wodurch ein vollständiger Audit-Trail darüber bereitgestellt wird, wie und wann das Risiko behandelt wurde und von wem.
Anpassbar: Suchen Sie nach einem Risikomanagement-Tool, das Ihre Teams einfach intern anpassen und konfigurieren können, ohne dass kostspielige professionelle Dienstleistungen oder Programmierungen vom Softwareanbieter erforderlich sind. Die meisten Risikomanagement-Plattformen bieten eine Vielzahl von sofort einsatzbereiten Risikoregistern, Workflows, Vorlagen, Frameworks, Formularen und Berichten, die den Best Practices der Branche im Risikomanagement entsprechen, aber die meisten Unternehmen werden zusätzliche Felder, Berichte, Eskalationsprozesse oder interne Terminologie haben, die sie in das System integrieren müssen. Die Wahl einer hochgradig konfigurierbaren Plattform ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Plattform den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und dass die Plattform skaliert und wächst, wenn Ihr Risikomanagementprogramm reift.
Benutzerberechtigungshierarchie: Suchen Sie nach einer Plattform, die eine Benutzerberechtigungshierarchie bietet. Dies ermöglicht es Unternehmen, Richtlinien festzulegen, was jeder Benutzer auf der Plattform tun kann. Das operative Kernpersonal kann auf das System zugreifen, um einfache Aufgaben wie Online-Risikobewertungen, Kontrollprüfungen und Kontrolltests durchzuführen. Mittlere Manager und Teamleiter haben mehr Zugriff, um Risiken zum Risikoregister hinzuzufügen und Risiken zu genehmigen, und sie erhalten auch Benachrichtigungen über hohe Risikostufen und ausstehende Risikobewertungen und Kontrollprüfungen in ihrem Bereich. Führungsteams haben Zugriff auf hochrangige Risikoübersichts-Dashboards, um die Risikoexposition im gesamten Unternehmen zu verstehen. Jeder Benutzer hätte im Wesentlichen seine eigene „„Dashboard““-Ansicht, in der er seine anstehenden Aufgaben und Genehmigungen sowie wichtige Statistiken zu seinen Verantwortungsbereichen sehen kann.
API-Integrationen: Suchen Sie nach einer Risikoplattform, die API-Integrationen mit Ihren anderen Systemen und Datenquellen ermöglicht. Dies ermöglicht es Ihnen, Betriebsdaten aus anderen Systemen und Tabellenkalkulationen in das Risikomanagement-Tool zu ziehen, um Risikostufen zu überwachen. Dies gewährleistet eine einzige Quelle der Wahrheit in Ihrem Risikomanagementprogramm und den nachfolgenden Berichts-Outputs, da alle mit demselben Datensatz arbeiten. Es eliminiert auch Datenübertragungsfehler und Verwaltungsaufgaben. APIs können Daten aus Finanzsystemen, operativen Datenbanken und anderen relevanten Quellen ziehen, um Risikobewertungen zu bereichern, was zu besseren Entscheidungen führt.
Vorfallmanagement: Die Synergie zwischen Risikomanagement und Vorfallberichterstattung ist unbestreitbar, wobei zahlreiche Risiken zu signifikanten Vorfällen führen und Vorfallursachen oft ihren Weg ins Risikoregister finden. Daher ist es wichtig, eine Risikomanagement-Plattform zu wählen, die Best-Practice-Funktionen für die Vorfallberichterstattung in derselben Softwarelösung bietet. Mitarbeiter sollten in der Lage sein, Vorfälle über Online-Formulare zu protokollieren, die alle Daten erfassen, einschließlich Datum, Uhrzeit, beteiligte Mitarbeiter, Fotos, Dokumentenbeweise und URLs usw. Sobald ein Vorfall protokolliert ist, wird er gemäß der vereinbarten Eskalationsroute eskaliert, und von dort aus ermöglichen automatisierte Workflows dem Team, Abhilfemaßnahmen und Schritte zur Behebung des Vorfalls zu protokollieren. Suchen Sie nach Tools, die es Ihnen ermöglichen, Vorfälle den ursprünglichen Risiken zuzuordnen; dies unterstützt verbesserte Berichts-Outputs und ermöglicht es Unternehmen, Budget und Ressourcen zur Reduzierung der kritischsten Vorfälle und Risikobereiche zuzuweisen.
Risiko mit strategischen Zielen und Vorgaben verknüpfen: Suchen Sie nach Plattformen, die es Ihnen ermöglichen, Risiken im Einklang mit strategischen Zielen und der Unternehmensleistung zu managen. Viele GRC-Plattformen mit Risikomanagement-Funktionen ermöglichen es Ihnen, Ihre Strategie auf derselben Plattform zu planen und umzusetzen. Dies ermöglicht es Unternehmen, bestimmte Risiken einzugehen, um ihre strategischen Ziele zu verfolgen, und Risiken in Bereichen zu vermeiden, die ihre Ziele negativ beeinflussen würden. Dasselbe gilt für die „„Unternehmensleistung““. Das Eingehen eines Risikos kann entweder positive oder negative Auswirkungen auf die operative Leistung haben; das Verständnis dieser Korrelation wird Organisationen helfen, die richtigen Risiken einzugehen und diejenigen zu vermeiden, die sich nachteilig auf ihre Leistung auswirken würden.
Automatisierte Berichts-Outputs: Suchen Sie nach Lösungen, die eine Vielzahl von Risikoberichten sofort einsatzbereit bieten. Viele Plattformen bieten Datenvisualisierungsberichte wie Heatmaps, Bow-Tie-Analysen und sogar Microsoft Power BI Drilldown-Dashboards. Überlegen Sie, welche Berichts-Outputs Sie aus dem Tool extrahieren müssten, und stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Plattform diese Anforderungen erfüllen kann. Automatisierte Berichterstattung spart Risikoteams enorme Mengen an Zeit, wodurch Mitarbeiter ihre Anstrengungen auf strategische Risikominderungsstrategien konzentrieren können. Suchen Sie nach Risikolösungen, die Berichts-Outputs für Führungskräfte und externe Parteien bieten, die keinen Zugriff auf die Plattform haben, aber Live-Daten-Outputs anzeigen möchten, um einen sofortigen Überblick über die Risikoexposition zu erhalten.
Entspricht gängigen Risikomanagement-Frameworks: Viele Organisationen sind verpflichtet, Risiken im Einklang mit bestimmten Frameworks und verbindlichen Richtlinien zu managen, darunter COSO, Basel III, SOX, ISO 31000, CPS 230, NIST, HIPAA und sogar einige Datenschutzbestimmungen wie GDPR und PSI DSS. Stellen Sie daher sicher, dass Sie eine Risikomanagement-Plattform wählen, die Best-Practice-Risiko- und Compliance-Frameworks bietet, um Ihre Operationen im Einklang mit diesen Anforderungen zu strukturieren.
Bietet umfassendere GRC-Funktionen: Natürlich ist Risikomanagement eine Kernfunktion in den meisten Organisationen, aber wenn Risikomanagement-Praktiken mit anderen Kern-GRC-Funktionen wie Compliance, Vorfallmanagement, ESG, Richtlinienmanagement, Projektmanagement, Gesundheit und Sicherheit sowie Corporate Governance integriert werden, bietet dies einen viel tiefer integrierten Ansatz für das Risikomanagement, der wertvolle Berichts-Outputs liefert. Suchen Sie nach einem Tool, das mehrere GRC-Funktionen in einer ganzheitlichen Plattform bietet; Sie benötigen möglicherweise nicht jede Funktion bei der ersten Implementierung, aber es wird vorteilhaft sein, die Funktionalität in Zukunft verfügbar zu haben, wenn Sie Ihr Risikomanagementprogramm skalieren und reifen lassen.
Von Analysten und Kunden hoch bewertet: Bei so vielen Risikomanagement-Plattformen zur Auswahl ist es am besten, sich für eine Lösung zu entscheiden, die von führenden Analysten- und Kundenbewertungsseiten hoch bewertet wird. Achten Sie darauf, Kundenbewertungen auf Software-Vergleichsseiten wie G2 zu überprüfen, um zu sehen, wie Benutzer Risikomanagement-Software bewertet haben.
Basierend auf moderner Technologie: Achten Sie darauf, eine Risikomanagement-Plattform zu wählen, die auf der neuesten modernen Technologie basiert, um sie stabil und sicher zu machen. Suchen Sie nach Plattformen, die Cybersicherheitszertifizierungen wie SOC Typ 1 und 2, ISO 27001 und Cyber Essentials erfüllen. Achten Sie darauf, nach Plattformen zu suchen, die reaktionsschnell und intuitiv zu bedienen sind, mit Ladezeiten von unter einer Sekunde und ohne Pufferung. Dies beschleunigt die Aufgabenerledigung für Mitarbeiter und gewährleistet eine breitere Akzeptanz der Plattform. Suchen Sie nach Risikolösungen, die eine mobile App bieten, die es Mitarbeitern ermöglicht, risikobezogene Aufgaben, Aktionen, Risikobewertungen und Kontrollprüfungen unterwegs durchzuführen.
Da täglich neue digitale und operative Risiken entstehen, ist effektives Risikomanagement wichtiger denn je, um die Vermögenswerte und den Ruf Ihres Unternehmens zu schützen und langfristigen Erfolg zu sichern. Mit zunehmender operativer Abhängigkeit von Systemen und Technologie wächst auch der Bedarf an ausgeklügelten Tools zur Bewältigung aufkommender Bedrohungen und Schwachstellen. Risikomanagement-Software bietet ein Best-Practice-Framework zur Identifizierung, Bewertung und Minderung potenzieller Risiken.
Allerdings sind nicht alle Plattformen gleich. Um sicherzustellen, dass Sie das richtige Risiko-Tool für Ihre Anforderungen auswählen, sollten Sie die fünfzehn unverzichtbaren Funktionen in diesem Blog berücksichtigen. Durch die Integration von unbegrenzten Risikoregistern, automatisierten Bewertungen, einer digitalen Kontrollbibliothek, Risikobereitschaftsfunktionalität, Eskalations-Workflows, Anpassungsoptionen, einer Benutzerberechtigungshierarchie, API-Integrationen, Vorfallmanagement, strategischer Zielverknüpfung, automatisierter Berichterstattung und umfassenderen GRC-Funktionen, und indem Sie sicherstellen, dass die Lösung hohe Bewertungen von Analysten und Kunden hat, auf moderner Technologie basiert und die Ausrichtung an wichtigen Risikoframeworks bietet, können Sie Ihr Team befähigen, Risiken effizient und effektiv zu managen. Wählen Sie weise, und Sie werden gut gerüstet sein, um die Komplexität des Risikomanagements mit Zuversicht und Präzision zu meistern.
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