Une gestion efficace des risques est cruciale pour protéger les actifs et la réputation de votre organisation et assurer son succès à long terme. Alors que les menaces et les vulnérabilités deviennent de plus en plus complexes et que les opérations dépendent fortement des systèmes et de la technologie, le besoin d’outils sophistiqués pour gérer ces risques n’a jamais été aussi important. C’est là qu’intervient le logiciel GRC, offrant une solution complète pour identifier, évaluer et atténuer les risques potentiels.
Cependant, toutes les plateformes logicielles GRC ne se valent pas. Pour vous assurer de choisir l’outil adapté à vos besoins, voici quinze fonctionnalités essentielles de gestion des risques qui permettront à votre équipe de gérer les risques de manière efficace et efficiente.
Registres et types de risques illimités : Recherchez un outil GRC avec des capacités de gestion des risques permettant de créer un nombre illimité de registres de risques avec différentes catégories et types. Cela permettra aux équipes de créer facilement plusieurs registres de risques numériques au sein de la plateforme et de générer des rapports sur les risques pour plusieurs équipes, sites et départements. Cette approche permettra aux dirigeants d’analyser en détail les risques dans certains domaines et de visualiser les risques à l’échelle de l’entreprise. Recherchez des outils qui offrent une gouvernance des données sous forme de listes déroulantes, de champs de recherche et de champs obligatoires pour garantir que les données sur les risques sont saisies de manière cohérente sur chaque site et par chaque équipe.
Évaluations des risques automatisées en ligne : Recherchez un logiciel GRC qui vous permet de déployer vos évaluations des risques en ligne. Accédez aux formulaires et modèles de bonnes pratiques dans l’outil pour concevoir des formulaires d’évaluation des risques adaptés à chaque domaine de votre organisation afin de capturer les détails essentiels. Les flux de travail automatisés peuvent être utilisés pour envoyer régulièrement des évaluations des risques par e-mail, éliminant ainsi la nécessité d’une circulation manuelle des formulaires. Des rappels sont automatiquement envoyés lorsque les formulaires ne sont pas remplis dans le délai requis. Lorsque le personnel remplit les formulaires d’évaluation des risques, toutes les données sont directement intégrées dans le logiciel de gestion des risques, liées au risque concerné, collectant des données adéquates à des fins de surveillance des risques. Cette automatisation simplifie le processus, réduit les tâches administratives et les efforts en double, et garantit que les données sont complétées à temps dans le bon format pour générer des rapports plus précis.
Bibliothèque de contrôles numérique : Choisissez une plateforme de gestion des risques d’entreprise qui offre la fonctionnalité de créer une bibliothèque de contrôles vous permettant de définir des contrôles pour chaque risque dans le registre des risques. Utilisez la plateforme pour construire une bibliothèque numérique de contrôles, ces contrôles peuvent être des politiques, des documents de procédure, des processus étape par étape, des vérifications régulières ou des équipements de sécurité. Choisissez une solution qui vous permet d’effectuer une surveillance des contrôles et des tests réguliers pour garantir l’efficacité de chaque contrôle. Assurez-vous que la plateforme choisie vous permet de cartographier et de lier plusieurs risques et contrôles pour construire une image complète de chaque risque, de sa gestion et de son efficacité.
Fonctionnalité d’appétence au risque : Recherchez des solutions qui permettent à votre entreprise de définir une appétence au risque et d’opérer dans ce cadre. Vous devriez pouvoir définir des indicateurs clés de risque (KRI) pour chaque risque dans le registre des risques et surveiller les niveaux de risque en visualisant les données opérationnelles et en effectuant des évaluations des risques. Lorsque les niveaux de risque deviennent trop élevés, les entreprises seront alertées afin qu’elles puissent mettre en œuvre des contrôles supplémentaires et des actions correctives pour rester dans les limites de tolérance souhaitées.
Flux de travail d’escalade et d’atténuation des risques : Bien sûr, certains risques atteindront un niveau élevé et devront être traités. Par conséquent, les entreprises doivent rechercher une plateforme de gestion des risques avec des flux de travail d’escalade et d’atténuation des risques. Cette fonctionnalité signifie que lorsqu’un niveau de risque est trop élevé, les parties prenantes concernées recevront des notifications leur permettant d’agir. Chaque action qu’ils prennent et les résultats qui en découlent sont documentés, fournissant une piste d’audit complète de la façon dont le risque a été traité, quand et par qui.
Personnalisable : Recherchez un outil de gestion des risques que vos équipes peuvent facilement personnaliser et configurer en interne sans avoir besoin de coûteux services professionnels et de codage de la part de l’éditeur du logiciel. La plupart des plateformes de gestion des risques offrent une variété de registres de risques, de flux de travail, de modèles, de cadres, de formulaires et de rapports prêts à l’emploi qui s’alignent sur les meilleures pratiques de l’industrie en matière de gestion des risques, mais la plupart des entreprises auront des champs, des rapports, des processus d’escalade ou une terminologie interne supplémentaires qu’elles devront intégrer dans le système. Choisir une plateforme hautement configurable est essentiel pour garantir que la plateforme répond aux besoins spécifiques de votre organisation et pourra évoluer à mesure que votre programme de gestion des risques mûrit.
Hiérarchie des permissions utilisateurs : Recherchez une plateforme qui offre une hiérarchie des permissions utilisateurs. Cela permettra aux entreprises de définir des directives sur ce que chaque utilisateur peut faire dans la plateforme. Le personnel opérationnel de base pourra accéder au système pour effectuer des tâches simples comme les évaluations des risques en ligne et les vérifications et tests de contrôle. Les cadres intermédiaires et les chefs d’équipe auront plus d’accès pour ajouter des risques au registre des risques et approuver les risques, et ils recevront également des notifications concernant les niveaux de risque élevés et les évaluations des risques et contrôles en attente dans leur zone. Les équipes de direction auront accès à des tableaux de bord de vue d’ensemble des risques de haut niveau pour comprendre l’exposition aux risques dans toute l’entreprise. Chaque utilisateur aurait essentiellement son propre « tableau de bord » où il peut voir ses tâches et approbations à venir et les statistiques clés relatives à ses domaines de responsabilité.
Intégrations API : Recherchez une plateforme de risque qui permet des intégrations API avec vos autres systèmes et sources de données. Cela vous permettra d’extraire des données opérationnelles d’autres systèmes et tableurs dans l’outil de gestion des risques pour surveiller les niveaux de risque. Cela garantit une source unique de vérité dans votre programme de gestion des risques et les rapports qui en découlent, car tout le monde travaille à partir du même ensemble de données. Cela élimine également les erreurs de transfert de données et les tâches administratives. Les API peuvent extraire des données des systèmes financiers, des bases de données opérationnelles et d’autres sources pertinentes pour enrichir les évaluations des risques, conduisant à une meilleure prise de décision.
Gestion des incidents : La synergie entre la gestion des risques et le signalement des incidents est indéniable, de nombreux risques se traduisant par des incidents significatifs et les causes des incidents se retrouvant souvent dans le registre des risques. Il est donc important de choisir une plateforme de gestion des risques qui offre des capacités de signalement d’incidents selon les meilleures pratiques dans la même solution logicielle. Les employés doivent pouvoir enregistrer les incidents via des formulaires en ligne capturant toutes les données, y compris la date, l’heure, les employés impliqués, les photos, les preuves documentaires et les URL, etc. Une fois qu’un incident est enregistré, il sera escaladé selon la voie d’escalade convenue et à partir de là, des flux de travail automatisés permettent à l’équipe d’enregistrer les actions correctives et les étapes pour résoudre l’incident. Recherchez des outils qui vous permettent de relier les incidents aux risques d’origine, cela soutiendra des rapports améliorés et permettra aux entreprises d’allouer budget et ressources à la réduction des incidents et des zones de risque les plus critiques.
Lier les risques aux objectifs stratégiques : Recherchez des plateformes qui vous permettent de gérer les risques en ligne avec les objectifs stratégiques et la performance de l’entreprise. De nombreuses plateformes GRC avec des capacités de gestion des risques vous permettent de planifier et de mettre en œuvre votre stratégie dans la même plateforme. Cela permet aux entreprises de prendre certains risques dans la poursuite de leurs objectifs stratégiques et d’éviter les risques dans les domaines qui auront un impact négatif sur leurs objectifs. La même chose peut être faite pour la « performance de l’entreprise ». Prendre un risque peut avoir un impact positif ou négatif sur la performance opérationnelle, comprendre cette corrélation aidera les organisations à prendre les bons risques et à éviter ceux qui auront un impact préjudiciable sur leur performance.
Rapports automatisés : Recherchez des solutions qui offrent une variété de rapports sur les risques prêts à l’emploi. De nombreuses plateformes proposent des rapports de visualisation de données comme des cartes thermiques, des analyses en nœud papillon et même des tableaux de bord Microsoft Power BI permettant d’approfondir l’analyse. Réfléchissez aux rapports que vous devrez extraire de l’outil et assurez-vous que la plateforme que vous sélectionnez peut répondre à ces exigences. Les rapports automatisés font gagner un temps considérable aux équipes de gestion des risques, permettant au personnel de concentrer leurs efforts sur les stratégies d’atténuation des risques stratégiques. Recherchez des solutions de risque qui offrent des rapports exécutifs et externes pour les dirigeants et les parties externes qui n’ont pas accès à la plateforme mais souhaitent consulter des données en direct pour obtenir une vue instantanée de l’exposition aux risques.
S’aligne sur les cadres populaires de gestion des risques : De nombreuses organisations sont tenues de gérer les risques conformément à certains cadres et directives obligatoires, notamment COSO, Bâle III, SOX, ISO 31000, CPS 230, NIST, HIPAA, et même certaines réglementations sur la protection des données comme le RGPD et PCI DSS. Par conséquent, assurez-vous de choisir une plateforme de gestion des risques qui offre des cadres de risque et de conformité selon les meilleures pratiques pour structurer vos opérations conformément à ces exigences.
Offre des capacités GRC plus larges : Bien sûr, la gestion des risques est une fonction essentielle dans la plupart des organisations, mais lorsque les pratiques de gestion des risques sont intégrées à d’autres fonctions GRC essentielles comme la conformité, la gestion des incidents, l’ESG, la gestion des politiques, la gestion de projet, la santé et la sécurité, et la gouvernance d’entreprise, cela fournit une approche intégrée beaucoup plus profonde de la gestion des risques qui génère des rapports précieux. Recherchez un outil qui offre plusieurs capacités GRC dans une plateforme holistique, vous n’aurez peut-être pas besoin de chaque fonctionnalité lors de l’implémentation initiale, mais il sera bénéfique d’avoir la fonctionnalité disponible à l’avenir à mesure que vous développez et faites mûrir votre programme de gestion des risques.
Hautement noté par les analystes et les clients : Avec tant de plateformes de gestion des risques parmi lesquelles choisir, il est préférable d’opter pour une solution qui est hautement notée par les principaux sites d’analystes et d’avis clients. Assurez-vous de consulter les avis des clients sur les sites de comparaison de logiciels comme G2 pour voir comment les utilisateurs ont évalué les logiciels de gestion des risques.
Construit sur une technologie moderne : Assurez-vous de choisir une plateforme de gestion des risques construite sur la dernière technologie moderne la rendant stable et sécurisée. Recherchez des plateformes conformes aux certifications de cybersécurité comme SOC Type 1 et 2, ISO 27001 et Cyber Essentials. Assurez-vous de rechercher des plateformes réactives et intuitives à utiliser avec des temps de chargement d’écran inférieurs à la seconde et sans mise en mémoire tampon. Cela permettra au personnel d’effectuer les tâches plus rapidement et assurera une adoption plus large de la plateforme. Recherchez des solutions de risque qui offrent une application mobile permettant au personnel d’effectuer des tâches liées aux risques, des actions, des évaluations des risques et des contrôles en déplacement.
Avec de nouveaux risques numériques et opérationnels émergeant chaque jour, une gestion efficace des risques est plus importante que jamais pour protéger les actifs et la réputation de votre organisation et assurer son succès à long terme. À mesure que la dépendance opérationnelle aux systèmes et à la technologie augmente, le besoin d’outils sophistiqués pour gérer les menaces et vulnérabilités émergentes croît également. Le logiciel de gestion des risques fournit un cadre de meilleures pratiques pour identifier, évaluer et atténuer les risques potentiels.
Cependant, toutes les plateformes ne se valent pas. Pour vous assurer de sélectionner l’outil de risque adapté à vos besoins, assurez-vous de prendre en compte les quinze fonctionnalités essentielles de ce blog. En intégrant des registres de risques illimités, des évaluations automatisées, une bibliothèque de contrôles numérique, une fonctionnalité d’appétence au risque, des flux de travail d’escalade, des options de personnalisation, une hiérarchie des permissions utilisateurs, des intégrations API, la gestion des incidents, le lien avec les objectifs stratégiques, des rapports automatisés et des capacités GRC plus larges, et en s’assurant que la solution est bien notée par les analystes et les clients, est construite sur une technologie moderne et offre un alignement avec les cadres de risque clés, vous pouvez permettre à votre équipe de gérer les risques efficacement. Choisissez judicieusement, et vous serez bien équipé pour naviguer dans les complexités de la gestion des risques avec confiance et précision.
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