4 Schritte, um Ihre Risikomanagement-Prozesse heute zu optimieren

Sie denken vielleicht, dass ein Risikomanagement-Informationssystem (RMIS) all Ihre fehlerhaften Risikomanagementprozesse lösen wird. Aber ich werde Ihnen ein kleines Geheimnis verraten… das wird es nicht. Die einzige Möglichkeit, Ihre fehlerhaften Risikomanagementprozesse wirklich zu beheben, besteht darin, Ihre Prozesse von Anfang bis Ende zu verstehen. Auf diese Weise werden Sie versteckte „Verschwendung“ in den Prozessen aufdecken und Ineffizienzen in Ihren derzeitigen Arbeitsabläufen erkennen. Ein RMIS wird Ihnen helfen, schneller, effizienter und effektiver zu werden, aber ein RMIS ist nur so gut wie die Prozesse, die es unterstützt. Wie Bill Gates sagte: „Die erste Regel für den Einsatz von Technologie in einem Unternehmen lautet, dass die Automatisierung eines effizienten Vorgangs die Effizienz steigert. Die zweite ist, dass die Automatisierung eines ineffizienten Vorgangs die Ineffizienz verstärkt. Hier sind 4 Schritte, mit denen Sie Ihre Risikomanagement-Prozesse optimieren können, so dass Sie Ihre Ergebnisse maximieren können.

1. Führen Sie eine Bewertung des Arbeitsablaufs durch. Beginnen Sie damit, Ihre aktuellen Risikomanagementprozesse klar zu dokumentieren, einschließlich einer detaillierten Darstellung der einzelnen Arbeitsabläufe von Anfang bis Ende. Zu den zu berücksichtigenden Arbeitsabläufen im Risikomanagement gehören die Erfassung und Einreichung von Verlängerungsdaten, die Verwaltung von Schadensfällen, die Verwaltung von Vorfällen und die Zuteilung von Prämien. Dies kann manuell oder mit einer Softwareanwendung (PowerPoint, Visio usw.) geschehen. Beziehen Sie bei der Beschreibung der Arbeitsabläufe die wichtigsten Mitarbeiter und Interessengruppen im gesamten Unternehmen mit ein, um sicherzustellen, dass alles erfasst wird. Schauen Sie sich den Gesamtablauf genau an und überprüfen Sie jeden Schritt im Arbeitsablauf und bewerten Sie, ob jeder Schritt eine wertschöpfende oder nicht wertschöpfende Aufgabe darstellt. Identifizieren Sie Verschwendung im Prozess, indem Sie nach den wichtigsten Arten von Lean-Verschwendung (siehe unten) innerhalb Ihrer aktuellen Risikomanagementprozesse suchen. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für verschiedene Arten von ineffizienten Arbeitsabläufen oder Verschwendung, die in Ihrem Prozess identifiziert werden können:

• Transport: Der Transport eines Gegenstands/Produkts/Information von einem Ort zum anderen. Beispiel: Papierkram zu einer anderen Abteilung bringen oder handschriftliche Berichte von verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens einsammeln.
• Inventar: Artikel/Produkt, der/das auf die Bearbeitung wartet. Beispiel: Sie lassen zu, dass sich Forderungen ansammeln, während Sie auf die Bearbeitung warten, oder Sie lassen zu, dass sich Transaktionen in der Warteschlange anhäufen.
• Warten: Verzögerungen, die durch Engpässe, Genehmigungen oder Ausfallzeiten verursacht werden. Beispiel: Leerlaufzeit in einem Prozess, der auf eine Aktion wartet, oder Eigenschaftswerte, die auf die Genehmigung des Vorgesetzten warten.
• Überarbeitung: Mehr Arbeit, als der Kunde bereit ist zu bezahlen. Beispiel: Mehr Arbeit als nötig, wenn der Kunde (oder der interne Stakeholder) die Dienstleistung nicht wünscht.
• Überproduktion: Mehr herstellen oder verarbeiten, als benötigt wird. Beispiel: Drucken von zusätzlichen Kopien eines Vertrags, einer Police oder eines Versicherungsscheins.
• Defekte / Nacharbeit: Die Korrektur von Fehlern. Beispiel: Korrigieren einer Auslassung in einer Forderung oder einer ungenauen Schadenshöhe.

2. Definieren Sie die technologischen und prozessualen Herausforderungen. Analysieren Sie die von Ihnen dokumentierten Risikomanagementprozesse gründlich. Erörtern Sie, warum die bestehenden Prozessschritte so ausgeführt werden, wie sie es tun, und identifizieren Sie dann Engpassbereiche und deren Ursachen. Treten Engpässe aufgrund von Faktoren wie Mitarbeiterfluktuation, mangelnder Transparenz des End-to-End-Prozesses oder Prozessmetriken auf oder sind sie auf tiefer liegende Probleme wie Altsysteme und ungleiche Technologien zurückzuführen? Achten Sie genau darauf, ob Sie elektronische oder papierbasierte Prozesse verwenden, denn papierbasierte Prozesse sind in der Regel ein leichtes Ziel für Produktivitätssteigerungen. Diskutieren Sie, wie Technologie Ihre Arbeitsabläufe in diesen Bereichen optimieren kann, und setzen Sie Prioritäten, damit der ideale zukünftige Zustand entwickelt werden kann.

3. Entwerfen Sie zukünftige Arbeitsabläufe. Erstellen Sie Karten, die zeigen, wie der verbesserte Prozess funktionieren wird. Konzentrieren Sie sich auf die Beseitigung von Verschwendung, Engpässen und nicht wertschöpfenden Aktivitäten. Ziel sollte es sein, Ihren internen und externen Kunden den größtmöglichen Nutzen zu bieten und gleichzeitig die Prozessdauer zu verkürzen und die Zufriedenheit zu erhöhen. Für Prozesse, die durch Technologie verbessert werden können, ist es von Vorteil, eine Lösungsmatrix zu erstellen, die die verfügbare Technologie mit den Anforderungen der Endbenutzer abgleicht und mögliche Lücken aufzeigt.

4. Entwickeln Sie einen Aktionsplan, den Ihre Organisation erfolgreich umsetzen kann. Entwickeln Sie den Aktionsplan auf der Grundlage Ihrer Ziele und der festgestellten Probleme. Dokumentieren Sie jedes Verbesserungsziel, den Zweck der Verbesserung, die zur Erreichung des Ziels erforderlichen Maßnahmen, wer für jede Maßnahme verantwortlich ist und welcher Nutzen erzielt werden soll. Schätzen Sie den Zeitaufwand für jede Maßnahme und setzen Sie dann Prioritäten, welche Verbesserungen Sie zuerst in Angriff nehmen. Kommunizieren Sie die Ziele und den Zeitplan klar und deutlich mit den wichtigsten Interessengruppen, damit die Initiative unterstützt und der Wandel angenommen wird. Wenn Sie alle wichtigen Interessengruppen einbeziehen, wird dies die Unterstützung der Organisation und die Übernahme von Best Practices fördern. Die Verbesserung Ihrer Risikomanagementprozesse kann überwältigend erscheinen, aber die Zeit und der Aufwand sind die Investition wert. Die Produktivität und Kapazität der Mitarbeiter wird sich durch die Beseitigung lästiger Aufgaben und die optimale Nutzung Ihres RMIS verbessern, so dass sich die Mitarbeiter auf strategischere Aktivitäten konzentrieren können.