Die Königliche Kommission zur Altenpflege in Australien hat kürzlich eine neue Initiative veröffentlicht, die darauf abzielt, den australischen Altenpflegesektor dabei zu unterstützen, seine Selbsteinschätzungen vor einer Prüfung durch einen staatlichen Gutachter vorzubereiten.

Dieser neue Satz prüfbarer Anforderungen stellt die Patientenversorgung in den Mittelpunkt. Die Grundlagen basieren darauf, dass Altenpflegeheime eine qualitativ hochwertige Versorgung bieten, Patienten mit Würde behandeln, sicherstellen, dass sie sich sicher fühlen, Patienten eine Wahl ermöglichen und die Möglichkeit haben, bei Bedarf spezialisierte Behandlung und Pflege zu erhalten.

In diesem Blog führen wir Sie durch die bevorstehenden Anforderungen und erklären, wie die neueste GRC-Technologie einen einfachen Rahmen bieten kann, um alle für das Bestehen der Prüfung erforderlichen Informationen zu erfassen.

Welches sind die acht verschiedenen Standards, die in der Selbsteinschätzung behandelt werden?

Hier betrachten wir die acht Schlüsselstandards, die diesen neuen Rahmen bilden, und erläutern einige der Bereiche, für die Pflegeheime Nachweise erbringen müssen und die letztendlich geprüft werden.

Würde und Wahlfreiheit der Verbraucher: Altenpflegeeinrichtungen müssen nachweisen, wie Patienten in Bezug auf ihre Identität, Kultur und Werte mit Würde und Respekt behandelt werden. Sie müssen zeigen, wie Patienten eine Wahl bezüglich ihrer Pflege, ihres Lebensstils und ihrer Beziehungen erhalten, die Privatsphäre muss respektiert werden, und Patienten müssen dabei unterstützt werden, Risiken einzugehen, um das Beste aus ihrem Leben zu machen.

Laufende Bewertung und Planung mit Verbrauchern: Um die Anforderungen dieses Standards zu erfüllen, müssen Altenpflegeeinrichtungen nachweisen, wie sie die Pflegeanforderungen an die Bedürfnisse, Ziele und Lebensstilpräferenzen eines Patienten anpassen, von der täglichen Pflege bis zu den Wünschen am Lebensende.

Persönliche und klinische Pflege: Dies soll sicherstellen, dass Patienten die richtige Stufe der persönlichen und klinischen Pflege erhalten, basierend auf ihren individuellen Anforderungen, und dies sollte regelmäßig bewertet werden, um jegliche Verschlechterung oder Verbesserung des Patientenzustands zu erfassen.

Dienstleistungen und Unterstützung für das tägliche Leben: Um diesem Standard zu entsprechen, müssen Altenpflegeeinrichtungen nachweisen, wie Patienten angemessene tägliche Unterstützung in Bezug auf Emotionen, Nahrung, Ausrüstung und externe Interaktionen mit anderen Personen und Einrichtungen erhalten.

Dienstleistungsumfeld der Organisation: Um diesen Abschnitt zu bestehen, müssen Altenpflegeeinrichtungen bewerten, wie einladend und leicht verständlich die Einrichtung ist, und sie müssen auch Details zu Sauberkeit, Sicherheit und Manövrierfähigkeit angeben.

Feedback und Beschwerden: Dieser Bereich erfordert, dass Pflegeheime ein klar definiertes Verfahren für Feedback und Beschwerden haben, das für Patienten und Familien sichtbar ist. Ein offener Offenlegungsprozess sollte angewendet werden, wenn etwas schiefgeht, und die Ergebnisse sollten zur Verbesserung der Pflegequalität genutzt werden.

Personalwesen: In diesem Abschnitt geht es darum, die richtige Anzahl an geschultem Personal vor Ort zu haben, um eine qualitativ hochwertige Versorgung zu gewährleisten. Sie müssen qualifiziert sein, die Identität, Kultur und Vielfalt jedes Verbrauchers respektieren und müssen regelmäßigen Leistungsbeurteilungen unterzogen werden.

Organisatorische Governance: Dieser Abschnitt soll sicherstellen, dass Einrichtungen die organisatorische Governance in Bezug auf Sicherheit, Inklusivität, Informationsmanagement, kontinuierliche Verbesserung, Vorschriften, Rechenschaftspflicht sowie Vorfall- und Risikomanagement einhalten.

Jeder Abschnitt umfasst bis zu sieben verschiedene Kriterien, für die Altenpflegeeinrichtungen Nachweise erbringen müssen. Insgesamt gibt es 42 verschiedene Bereiche, in denen sich Organisationen selbst bewerten und Beispiele für Maßnahmen und unterstützende Nachweise anführen müssen. Beim Ausfüllen der Selbsteinschätzung müssen sie auch identifizierte Verbesserungsbereiche sowie geplante Maßnahmen erfassen. Sie müssen auch ein Zieldatum für Maßnahmen erfassen und sich selbst nach jedem Bereich bewerten; die Bewertungsoptionen umfassen „übertroffen“, „erfüllt“, „in Entwicklung“ oder „nicht zutreffend“. Schließlich müssen Organisationen auch einen Plan zur kontinuierlichen Verbesserung erstellen, der alle in der Selbsteinschätzung identifizierten ausstehenden Verbesserungen, die verantwortliche Person und die Frist für die Fertigstellung erfasst.

Eine vollständige Aufschlüsselung aller Anforderungen an die Selbsteinschätzung finden Sie in diesem Formular, das von der Aged Care Quality and Safety Commission geteilt wurde.

Die Herausforderungen bei der Durchführung der Selbsteinschätzung

Für die meisten Altenpflegeeinrichtungen erfordert die Durchführung einer so komplexen Selbsteinschätzung einen erheblichen Beitrag vieler verschiedener Teams und Abteilungen an mehreren Standorten. Die Verwendung von Tabellenkalkulations-basierten Prozessen zur Erfassung dieser Art von Daten und zur Erfassung ausreichender Informationen ist aufgrund der folgenden Einschränkungen eine Herausforderung:

Mehrere Benutzer, die auf dieselbe Tabelle zugreifen, werden zu einer Herausforderung, und Organisationen laufen Gefahr, dass Arbeit überschrieben wird oder Mitarbeiter von anderen Benutzern aus Dokumenten ausgesperrt werden.

Es gibt keine Berechtigungshierarchie, was es schwierig macht zu wissen, welches Personalmitglied welche Daten wann hinzugefügt hat.

Es gibt wenig Daten-Governance, was bedeutet, dass Informationen in inkonsistenten Formaten eingegeben werden und Zellen leer bleiben.

Es ist schwierig, Nachweislinks zu Fotos, URLs und Dokumenten in Excel hinzuzufügen.

Die Bewertungen jedes Jahres werden in einer anderen Tabelle durchgeführt, was den Vergleich der Ergebnisse von Jahr zu Jahr erschwert.

Die Berichterstattung über Ergebnisse ist ein manueller, zeitaufwändiger Prozess.

Wie können Organisationen den Selbsteinschätzungsprozess automatisieren?

Da die „Selbsteinschätzung nach den Qualitätsstandards für die Altenpflege“ zu einer gängigen Anforderung in Altenpflegeeinrichtungen wird, suchen Organisationen nach Wegen, den Prozess zu digitalisieren und zu automatisieren, um sicherzustellen, dass ausreichend Nachweise zeitnah gesammelt werden. Die flexiblen Workflows und Register sowie die Online-Formulare und -Vorlagen, die in der Riskonnect-Plattform verfügbar sind, erleichtern die Erfassung relevanter Daten aus der gesamten Organisation und die Formalisierung der Ergebnisse.

Die Riskonnect-Plattform kann einfach konfiguriert werden, um ein Online-System einzurichten, das einen Rahmen für den Selbsteinschätzungsprozess schafft und die erforderlichen Informationen erfasst. Für jeden der 42 Bewertungsbereiche wird im System ein Rahmen eingerichtet. Jeder Bewertungsbereich kann dem zuständigen Teammitglied zur Bearbeitung zugewiesen werden. Die für den Bereich verantwortliche Person erhält Benachrichtigungen, wenn ihre Bewertung fällig ist, und es werden Erinnerungs-E-Mails gesendet, falls sie diese nicht rechtzeitig abschließt. Sie können alle Nachweise im System über ein Online-Formular erfassen, wobei alle Daten direkt in die Plattform eingespeist werden. Es wird Optionen zum Hochladen von Fotos, Hinzufügen von URLs und Links sowie zum Hochladen von unterstützenden Nachweisdokumenten geben. Sie können auch Verbesserungsbereiche erfassen, den Fortschritt überwachen und Zieldaten für die Umsetzung der Änderungen hinzufügen. Teams können ihre Selbsteinschätzungsbewertung aus einem Dropdown-Menü auswählen, um Konsistenz zu gewährleisten.

Alle Ergebnisse werden zentral erfasst und können vom Management leicht ausgewertet werden. Unabhängig davon, wie oft Sie die Selbsteinschätzung durchführen, wird die Historie online erfasst, und Teams haben eine vollständige Aufzeichnung aller vorherigen Ergebnisse und können Fortschritt und kontinuierliche Verbesserung leicht demonstrieren. Es ist auch einfach, über ungelöste Bereiche zu berichten, um eine zeitnahe Lösung sicherzustellen.

Die Durchführung der Selbsteinschätzung über eine Online-Plattform gewährleistet eine strikte Daten-Governance, indem sichergestellt wird, dass Informationen konsistent und pünktlich im erforderlichen Format eingegeben werden. Das System protokolliert, wer welche Daten wann eingegeben hat, und gewährleistet so Rechenschaftspflicht und Verantwortlichkeit. Online-Formulare und personalisierte Dashboards stellen sicher, dass Mitarbeiter nur für sie relevante Bewertungsbereiche sehen, schützen vertrauliche Informationen und stellen sicher, dass Mitarbeiter keine Daten sehen oder ändern, die nicht in ihren Zuständigkeitsbereich fallen. Die Berichterstattung wird ebenfalls vereinfacht, da das Management leicht erkennen kann, welche Bereiche der Bewertung nicht rechtzeitig abgeschlossen wurden, und Berichte über schlecht bewertete Bereiche erstellen kann, um Verbesserungsinitiativen zu leiten.

Wie kann Software in anderen Bereichen die Sammlung von Nachweisen für die Selbsteinschätzung unterstützen?

Wir haben uns angesehen, wie Software den Selbsteinschätzungsprozess selbst automatisieren kann, indem sie den Prozess online bringt und die Datenerfassung automatisiert. Software kann aber auch Altenpflegeeinrichtungen dabei unterstützen, ausreichende Nachweise zu sammeln, um einige der Standards innerhalb der Selbsteinschätzung zu erfüllen.

Feedback und Beschwerden: Die Riskonnect-Plattform ermöglicht es Altenpflegeeinrichtungen, ein formelles Verfahren für „Feedback und Beschwerden“ einzurichten. Patienten, Familien und Mitarbeiter können Feedback oder Beschwerden über Online-Formulare erfassen, die in eine zentralisierte Plattform eingespeist werden. Ein Online-Portal kann eingerichtet werden, das es den Familien der Patienten ermöglicht, Formulare online auszufüllen, wobei alle Daten direkt in das Tool eingespeist werden. Fälle können dann triagiert und über automatisierte Workflows an das zuständige Personalmitglied eskaliert werden, um eine zeitnahe Lösung sicherzustellen. Das Management kann leicht über Arten von Feedback und häufige Beschwerden berichten und Maßnahmen zu deren Behebung ergreifen. Die Berichte können auch als Nachweis in Ihrer Selbsteinschätzung verwendet werden.

Risikomanagement: Ein Teil der Selbsteinschätzung besteht darin, sicherzustellen, dass Patienten und Personal keinem unnötigen Risiko ausgesetzt sind. Altenpflegeeinrichtungen können in der Riskonnect-Plattform ein Best-Practice-Risikomanagementprogramm einrichten. Risiken werden in einem Online-Risikoregister erfasst und nach ihrer Wahrscheinlichkeit und Schwere bewertet. Teams können Risikobewertungsformulare online bereitstellen, wobei alle Daten in die Plattform eingespeist werden, und sie können KPIs und KRIs zur Überwachung von Risiken festlegen. Organisationen können eine Kontrollbibliothek einrichten, um die kritischsten Risiken zu verwalten, ein hohes Maß an Patientenversorgung sicherzustellen und ausreichende Nachweise für ihre Selbsteinschätzung zu erbringen.

Compliance- und Richtlinienmanagement: Organisationen können in der Plattform eine Verpflichtungsbibliothek aller anwendbaren Vorschriften, Standards, Richtlinien und Verfahren einrichten und die laufende Compliance durch regelmäßige Überprüfungen überwachen. Workflows können eingerichtet werden, um regulatorische Änderungen sowie Richtlinienänderungen und -aktualisierungen zu verwalten. Dieser Nachweis der Compliance kann als Teil Ihrer Selbsteinschätzung verwendet werden. Teams können auch ihre Audits planen und Ergebnisse sowie die damit verbundenen Maßnahmen erfassen.

Vorfallsmanagement: In einem komplexen, unvorhersehbaren Umfeld wie Altenpflegeeinrichtungen werden Vorfälle geschehen. Aber es kommt darauf an, wie diese Vorfälle verwaltet und angegangen werden. Die Riskonnect-Plattform kann Organisationen dabei helfen, einen Best-Practice-Prozess für das Vorfallsmanagement einzurichten. Vorfälle werden über Online-Formulare erfasst, die direkt in das Tool eingespeist werden. Workflows stellen sicher, dass Vorfälle ordnungsgemäß eskaliert und bis zur Lösung bearbeitet werden. Teams können leicht über Vorfälle berichten und Maßnahmen ergreifen, um deren Wiederauftreten zu verhindern.

Wenn Sie in der Altenpflege tätig sind und mit manuellen Prozessen, Tabellenkalkulationen und Papierformularen zu kämpfen haben und Ihre Prozesse digitalisieren und automatisieren möchten, kann Software helfen. Von der Online-Bereitstellung Ihrer Risiko- und Compliance-Prozesse bis hin zum Angebot eines Online-Portals zur Erfassung von Vorfällen, Feedback und Beschwerden kann Software einen Rahmen bieten, um jeden Prozess zu vereinfachen und online zu stellen.

Ob Sie Schwierigkeiten haben, die Selbsteinschätzung selbst abzuschließen, oder die Erfassung von Nachweisen zur Unterstützung Ihrer Einreichung automatisieren möchten, Riskonnect kann helfen. Kontaktieren Sie uns für eine Demo.