Ist Ihr Unternehmen bei der Verwaltung des Lebenszyklus von Richtlinien eher aktiv oder passiv? Richtlinien sind ein wichtiger Bestandteil von GRC-Programmen (Governance, Risk und Compliance), die Parameter für alles festlegen, vom Verhalten der Mitarbeiter bis hin zu Geschäftsprozessen und Transaktionen. Und in einer sich ständig weiterentwickelnden Landschaft von Gesetzen und Vorschriften müssen Richtlinien ständig auf ihre Eignung und Relevanz hin überprüft werden. Die Richtlinien müssen auch leicht zu finden sein. Alle Mitarbeiter müssen wissen, wo sie die aktuellen Richtlinien und Verfahren finden können, damit sie immer wissen, was erwartet wird. In der Praxis werden die Unternehmen jedoch selbstgefällig. Richtlinien werden erstellt, genehmigt … und allzu oft abgeheftet.

Ein Lebenszyklus-Ansatz für die Verwaltung von Richtlinien

Das Festhalten an veralteten, unwirksamen Richtlinien ist eine Belastung. Laut Michael Rasmussen, GRC Pundit – und häufiger Gast der Risk@Work-Webinarreihe von Riskonnect – versäumen es Unternehmen oft, Richtlinien über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten, was zu Problemen führen kann.

Dies kann zu Problemen führen. „Das Ergebnis sind veraltete, ineffektive und nicht auf die Geschäftsanforderungen abgestimmte Richtlinien. Darüber hinaus kann ein Unternehmen für Richtlinien haftbar gemacht werden, die zwar vorhanden, aber nicht angemessen sind oder nicht eingehalten werden.“
Michael Rasmussen, GRC Pundit

Ohne einen strukturierten und koordinierten Ansatz für die Verwaltung des Lebenszyklus von Richtlinien könnte Ihr Unternehmen widersprüchliche Botschaften an Mitarbeiter und Aufsichtsbehörden senden. Dadurch ist Ihr Unternehmen nicht nur einem größeren Risiko ausgesetzt, sondern könnte sich auch in den Augen der Aufsichtsbehörden strafbar machen.

Gemeinsame Herausforderungen für das Policy Lifecycle Management

Die schiere Anzahl von Richtlinien in jedem Unternehmen bedeutet, dass es eine Menge zu beachten gibt. Hier sind sieben Herausforderungen, die einer effektiven Richtlinienverwaltung oft im Wege stehen:

  1. Manuelle Instandhaltung. Wenn Richtlinien manuell in Word-Dokumenten verwaltet werden, ist es schwierig zu wissen, welche Version die aktuellste ist.
  2. Unerreichbar. Wenn Policen an vielen verschiedenen Orten aufbewahrt werden, kann es für die Mitarbeiter schwierig sein, das zu finden, was sie brauchen.
  3. Widersprüchliche Politiken. Wenn Abteilungen ihre eigenen Richtlinien entwickeln, kann es passieren, dass Sie eine Reihe von sich überschneidenden oder widersprüchlichen Richtlinien haben, die nicht mit anderen Funktionen übereinstimmen.
  4. Schwer zu verstehen. Ohne ein einheitliches Format, einen einheitlichen Stil und eine klar verständliche Sprache kann die Bedeutung Ihrer Richtlinien – und der Maßnahmen, die Sie anregen wollen – verloren gehen.
  5. Fehlendes Eigentum. Wenn Policen keinen definierten Eigentümer haben, ist niemand dafür verantwortlich, sie auf dem neuesten Stand zu halten.
  6. Keine Tracking-Funktionen. Wenn Ausnahmeregelungen, Vorfälle und Probleme nicht dokumentiert werden, ist es schwierig, Probleme zu erkennen und zu lösen.
  7. Schlechte Dokumentation. Ohne prüfbare Aufzeichnungen über Richtlinien, Bescheinigungen und Ausnahmen ist die Überprüfung der Einhaltung von Richtlinien arbeitsintensiv und zeitaufwändig.

Betrachten Sie die Richtlinienverwaltung durch ein Lebenszyklusobjektiv

Effektives Richtlinienmanagement entsteht nicht von allein. Sie müssen Ihre Richtlinien regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie effektiv gelten und die Interessen Ihrer Mitarbeiter und wichtiger Interessengruppen schützen. Sie müssen wissen, welche Richtlinien vorhanden sind, wie sie kommuniziert werden und dass die richtigen Personen sie gelesen und eine entsprechende Schulung erhalten haben. Ausnahmen von den Richtlinien müssen dokumentiert und validiert werden. Außerdem müssen Sie ein Protokoll darüber führen, wie Verstöße gegen die Richtlinien überwacht und verwaltet werden. Wenn Sie Ihre Prozesse zur Verwaltung von Richtlinien straffen, können Sie Risiken reduzieren, Ihre Mitarbeiter schützen, die Aufsichtsbehörden zufriedenstellen und den guten Ruf Ihres Unternehmens wahren. Hier sind fünf Schritte, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre Richtlinien mit Ihrem Unternehmen, Ihrer Kultur und den Aufsichtsbehörden Schritt halten.

Brauchen Sie eine Police?

Richtlinien können verwendet werden, um eine gute Unternehmensführung zu gewährleisten, Risiken zu identifizieren und zu verwalten, die Einhaltung von Vorschriften zu dokumentieren und Unternehmenswerte zu vermitteln, indem Standards für akzeptable Verhaltensweisen und Praktiken dokumentiert werden. Sobald Sie die Notwendigkeit einer formellen Richtlinie festgestellt haben, ernennen Sie einen Verantwortlichen, der dafür verantwortlich ist, dass die Richtlinie im Laufe ihres Lebenszyklus aktuell bleibt. Jede Richtlinie bindet den Arbeitgeber an eine gesetzliche Sorgfaltspflicht, daher ist es wichtig, ihm von Anfang an die Verantwortung zu übertragen. Auch die Feinheiten beim Verfassen einer Richtlinie sind entscheidend. Achten Sie auf eine klare, jargonfreie Formulierung und ein einheitliches Format, damit jeder versteht, was erwartet wird. Suchen Sie nach einer Technologielösung, die den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess automatisiert und Ihnen dabei hilft, Konsistenz und Verantwortlichkeit in Bezug auf Richtlinien, Ziele, Drittparteien, Vorschriften, Risiken und Kontrollen herzustellen.

Wie werden Sie die Nachricht verbreiten?

Richtlinien sind nur dann sinnvoll, wenn die richtigen Leute sie kennen, ihren Zweck verstehen und wissen, wie sie im täglichen Leben anzuwenden sind. Sobald Sie eine neue oder überarbeitete Richtlinie ankündigen, sollten Sie die betroffenen Mitarbeiter entsprechend schulen. Erleichtern Sie die Schulung, indem Sie Fragen und Quiz-Elemente entsprechend den Bewertungsstrukturen für die Einhaltung der Vorschriften einbauen. Und stellen Sie sicher, dass Sie die Richtlinie an einem zentralen Ort veröffentlichen, auf den Sie leicht zugreifen können. Suchen Sie nach einer Technologielösung, die alle Ihre Richtlinien an einem Ort zusammenfasst. Durch den zentralen Zugriff wissen Ihre Mitarbeiter, wo sie die Richtlinien finden, die sich auf ihre Arbeit beziehen – und Sie können sicher sein, dass die Inhalte immer auf dem neuesten Stand sind.

Wie können Sie sicherstellen, dass die richtigen Personen Ihre Richtlinien kennen und verstehen?

Einige Richtlinien erfordern regelmäßige Bestätigungen, um zu bestätigen, dass eine Person die Informationen erhalten hat und bereit ist, sich an die Regeln zu halten. Bescheinigungen können per E-Mail eingeholt werden. Manuelle Methoden können jedoch extrem zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Suchen Sie nach einer Technologielösung, die ein spezielles Portal für die einfache Einreichung von Bescheinigungen und eine automatische Validierung bietet, damit die Befragten verstehen, was bescheinigt wird. Durch die automatische Nachverfolgung erhalten Sie einen detaillierten Prüfpfad, der Ihr Unternehmen vor Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften schützt.

Wie werden Sie Ihre Richtlinien über den Lebenszyklus hinweg verwalten?

Die Verwaltung der Richtlinien sollte proaktiv und kontinuierlich erfolgen, um sicherzustellen, dass die Regeln eingehalten werden. Führen Sie Kontrollen ein, um die Einhaltung der Richtlinien zu überwachen. Dokumentieren Sie alle Ausnahmen von der Richtlinie – und überprüfen Sie diese Ausnahmen regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie noch benötigt werden. Details zu Richtlinienverstößen und Ausnahmen können dann in Ihren Überprüfungsprozess einfließen. Suchen Sie nach einer Technologielösung, die automatisch Ausnahmen überwacht, Verstöße identifiziert und für jede Richtlinie Berichte über Beziehungen erstellt. Die Lösung sollte Bereiche mit vielen Ausnahmen und Verstößen identifizieren und einen klaren Prüfpfad für alle Aktionen bieten.

Ist die Politik noch aktuell?

Überprüfen Sie Ihre Richtlinien regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie im Hinblick auf Ihre Geschäftsziele und gesetzlichen Anforderungen noch relevant sind. Sind sie noch wirksam? Müssen sie aktualisiert werden, sollten sie so bleiben wie sie sind oder sollten sie archiviert und durch etwas Besseres ersetzt werden? Suchen Sie nach einer Technologielösung, die bestimmte Richtlinien zusammen mit den zugehörigen Dateien, Versionen, Bescheinigungsunterlagen und Kampagnen verwaltet. Maßgeschneiderte Dashboards und Point-and-Click-Berichte können Ihnen relevante Informationen an die Hand geben, damit Sie bessere Entscheidungen treffen können.

Machen Sie die kontinuierliche Verwaltung von Richtlinien zur Priorität

Ein effektives Richtlinienmanagement spielt eine entscheidende Rolle für die Fähigkeit Ihres Unternehmens, Risiken zu managen und seine gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Die Ausarbeitung geeigneter Richtlinien und die Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften minimiert das Risiko von Rechtsstreitigkeiten, schützt den Ruf Ihres Unternehmens und trägt dazu bei, dass Ihr Unternehmen ein besserer Arbeitgeber ist.

Um Ihrem Unternehmen einen Vorteil zu verschaffen, sollten Sie sich die Policy Management Software von Riskonnect ansehen und unser E-Book Transforming Compliance from Check-the-Box to Champion herunterladen.