Wir hören ständig den Begriff „integriertes GRC“. Aber wie können Unternehmen die verschiedenen Aspekte von Governance, Risiko und Compliance tatsächlich integrieren und welche Vorteile ergeben sich daraus?
In diesem Blog untersuchen wir alle verschiedenen Aspekte eines GRC-Programms, von Risiken, Kontrollen und Vorfallmanagement bis hin zu Compliance, Audits und sogar strategischer Planung, und wir erklären, wie diese Funktionen integriert werden können, um tiefere Einblicke in die operative Leistung und das Risikoexposition zu ermöglichen.
Im Rahmen ihres GRC-Programms verfügen die meisten Unternehmen typischerweise über die folgenden Funktionen:
Risikomanagement: Die meisten Organisationen werden wahrscheinlich ein Risikomanagementprogramm haben. Sie werden ein Risikoregister führen und daran arbeiten, diese Risikostufen innerhalb einer Risikobereitschaft zu halten, indem sie Kontrollen zur Reduzierung und Steuerung von Risiken in Hochrisikobereichen festlegen. Sie werden regelmäßige Risikobewertungen durchführen und Transaktions- und Betriebsdaten verfolgen, um die Risikostufen zu überwachen. Die meisten größeren Unternehmen werden mehrere Risikoregister haben, um verschiedene Risikobereiche wie operatives Risiko, strategisches Risiko, Compliance-Risiko, Cyber- und IT-Risiko sowie Drittparteienrisiko zu verwalten, und sie werden regelmäßige Berichte über die Risikoexposition erstellen.
Kontrollen: Als Teil ihres Risikomanagementprogramms werden die meisten Unternehmen eine Reihe von Kontrollen haben, um Risiken zu mindern oder Risiken innerhalb eines tolerierbaren Niveaus zu halten. Kontrollen gibt es in vielen Formen, sie können eine Richtlinie oder ein Verfahren sein, eine regelmäßige Sicherheitsüberprüfung, oder die Implementierung von Sicherheits-, Schutz- oder IT-Ausrüstung. Unternehmen sollten ein aktives Kontrollregister führen und regelmäßige Kontrollprüfungen und Kontrolltests durchführen, um sicherzustellen, dass ihre Kontrollen die gewünschte Wirkung erzielen.
Vorfallmanagement: Die meisten Organisationen verfügen wahrscheinlich über einen Vorfallmeldeprozess, damit Mitarbeiter aller Ebenen verschiedene Arten von Unfällen, Vorfällen, Problemen und Ereignissen protokollieren können. Einige Unternehmen werden unterschiedliche Tools oder Prozesse haben, um verschiedene Arten von Vorfällen je nach Kategorie und Eskalationsweg zu protokollieren. Zum Beispiel können Unfälle und Gesundheits- und Sicherheitsvorfälle über einen Prozess gemeldet werden, HR-Vorfälle wie Offenlegungen, Whistleblowing und Richtlinienverstöße auf eine andere Weise, und IT-Sicherheitsvorfälle und Betriebsunterbrechungen können einen dritten Prozess haben. Die meisten Organisationen haben einen klaren Prozess für Mitarbeiter, um jede Art von Vorfall zu protokollieren; diese werden dann in der Regel kategorisiert und entsprechend eskaliert. Der Lösungsprozess sollte vollständig dokumentiert werden, bis jeder Vorfall gelöst ist.
Compliancemanagement: Die meisten Organisationen haben eine Liste verschiedener Verpflichtungen, denen sie nachkommen müssen. Dies umfasst Vorschriften, Standards, Gesetze, Richtlinien und Betriebsanweisungen, die auf Einhaltung überwacht werden müssen. Unternehmen werden typischerweise ein „Verpflichtungsregister“ all ihrer Anforderungen erstellen und verschiedene Verfahren, Prozesse und Richtlinien implementieren, um die Einhaltung sicherzustellen. Der Betrieb muss regelmäßig überwacht und häufige Kontrollen durchgeführt werden, um die Einhaltung zu gewährleisten. Compliance geht über eine Liste von Verpflichtungen hinaus; Unternehmen müssen auch klare Prozesse für Interessenkonflikte, Geschenke und Bewirtung, Bestechung und Korruption, Geldwäschebekämpfung, Sanktionsprüfungen und den Umgang mit gefährlichen Gütern und Chemikalien festlegen.
Richtlinienmanagement: Die meisten Unternehmen werden eine Bibliothek all ihrer aktuellen Richtlinien in einem zentralen Repository speichern, wo Mitarbeiter die Richtlinien lesen und bestätigen können. Sie werden auch Prozesse zur Verfolgung von Richtlinienrevisionen und Ablaufdaten haben. Es sollten auch klar definierte Prozesse für die Erstellung einer Richtlinie und das Einholen von Genehmigungen und Freigaben sowie für die Änderung von Richtlinien vorhanden sein, einschließlich Versionskontrolle und Dokumentation von Änderungen, um sicherzustellen, dass alle Richtlinien aktuell sind und den sich entwickelnden Bedürfnissen der Organisation entsprechen.
Audits und Inspektionen: Die meisten Unternehmen führen regelmäßige Audits durch; dies können externe Audits sein, um eine Zertifizierung nach bestimmten Standards zu erreichen oder Vorschriften zu erfüllen, oder es können interne Audits oder Inspektionen sein, um sicherzustellen, dass Prozesse und Richtlinien eingehalten werden. Dies kann auch regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen oder Geräteprüfungen umfassen, die inspiziert und vollständig dokumentiert werden müssen. Audits müssen im Voraus geplant und terminiert werden, und die Ergebnisse des Audits müssen konsistent erfasst werden, um Prüfern und Aufsichtsbehörden Sicherheit zu geben. Workflows und Eskalationswege sollten klar definiert sein, um Nichtkonformitäten und Auditfehler zu beheben und sicherzustellen, dass das Unternehmen konform bleibt.
Cyber- und IT-Risikomanagement: Die meisten Unternehmen haben einen festgelegten Prozess zur Verwaltung von Cyber- und IT-Risiken. Sie werden typischerweise ein Cyber-Risikoregister und eine Reihe von Kontrollen zur Reduzierung von Cyber-Risiken haben. Sie werden eine Bibliothek von IT-Richtlinien und Schulungen haben, um Mitarbeiter im sicheren Umgang mit Geräten und im Datenschutz zu unterweisen. Sie werden oft einen separaten IT-Vorfallmeldeprozess oder ein Ticketsystem haben, um IT-bezogene Vorfälle zu lösen und zu eskalieren. Das IT-Team wird auch einen Prozess für das IT-Asset-Management und die Lizenzverfolgung haben, um alternde Geräte und den Ablauf von Lizenzen zu überwachen und sicherzustellen, dass Geräte und Systeme zweckmäßig sind und sicher betrieben werden.
Gesundheit und Sicherheit: Viele Unternehmen verwalten Gesundheit und Sicherheit als Teil ihres GRC-Programms. Der Aspekt Gesundheit und Sicherheit umfasst in der Regel die Erfassung und Lösung von Arbeitsunfällen und -vorfällen, die Verwaltung von Gesundheits- und Sicherheitsrisiken mit relevanten Kontrollen und die Pflege einer aktuellen Bibliothek von Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien. Es kann auch die Dokumentation regelmäßiger Sicherheitsüberprüfungen und Inspektionen, das Auftragnehmermanagement und die Pflege von Asset-Bibliotheken umfassen, um die Sicherheit der Ausrüstung zu gewährleisten.
Strategieplanung: Die meisten GRC-Programme sind auf die Ziele und Vorgaben der Organisationen ausgerichtet, daher wird strategische Planung oft als Teil eines gesamten GRC-Programms einer Organisation betrachtet. Unternehmen müssen ihre Ziele definieren und ihre Strategie zur Erreichung ihrer Ziele festlegen. Die Strategie muss in kleinere Projekte, Aufgaben und Aktionen unterteilt und im gesamten Unternehmen an verschiedene Stakeholder zur Erledigung verteilt werden. Jede Aufgabe muss klare Zeitpläne, Budgets und Verantwortlichkeiten haben, und wenn Aufgaben abgeschlossen sind, zeigt dies an, dass die Strategie voranschreitet und in die nächste Phase übergehen kann. Der Erfolg der Strategie sollte auch durch die Abbildung der Strategie auf die operative Leistung gemessen werden, wobei klare Metriken darüber bereitgestellt werden, ob die Strategie funktioniert und was möglicherweise geändert werden muss. Strategische Risiken sollten ebenfalls gemanagt werden, und Risikodaten sollten verwendet werden, um kalkuliertes Risikoverhalten zur Erreichung der Strategie zu ermöglichen.
Drittparteien-Risikomanagement: Unternehmen arbeiten oft mit einem ganzen Netzwerk von Lieferanten, Auftragnehmern und Dienstleistern zusammen, um ihre Abläufe zu optimieren und Waren und Rohstoffe zu liefern; daher müssen die mit Anbietern und Drittparteien verbundenen Risiken sorgfältig gemanagt werden. Die meisten Unternehmen werden ein Anbieterregister führen, regelmäßige Anbieter-Risikobewertungen durchführen, die Leistung anhand von SLAs und KPIs verfolgen und klare Prozesse für die Vertragsverwaltung und das Onboarding definieren. Viele nutzen auch Drittanbieter für Risikoinformationen, um das Anbieter-Risiko in Bezug auf finanzielle Stabilität, Compliance-Verstöße, Datensicherheit, Zuverlässigkeit und jüngste Strafverfolgungen zu verstehen.
Die Mehrheit der Organisationen wird wahrscheinlich Prozesse für all diese Dinge haben; einige könnten auf derselben Plattform verwaltet werden, aber viele Unternehmen werden wahrscheinlich eine Reihe verschiedener Anwendungen oder Systeme und eine Mischung aus internen Tools oder sogar Tabellenkalkulationen und manuellen Prozessen verwenden, um diese wichtigen Funktionen zu verwalten. Wenn diese Prozesse in Silos mit unterschiedlichen Verfahren verwaltet werden, werden sie aufgrund mangelnder Integration, Daten-Governance und kohärenter Berichterstattung schwierig. Aber wenn all diese Prozesse integriert auf einer ganzheitlichen GRC-Softwareplattform verwaltet werden, sind die Vorteile erheblich.
Risiko und Strategie: Die Integration von strategischer Planung und Risikomanagement ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Wenn Sie Ihre Strategie und Ziele nicht kennen, wie können Sie dann die Risiken managen, die Ihre Strategie zum Scheitern bringen könnten, oder kalkulierte Risiken eingehen, um Ihre strategischen Ziele zu verfolgen? Ein Risikomanagementprogramm sollte mit der Analyse der Organisationsstrategie und der entsprechenden Risikoverwaltung beginnen. Risiken sollten jedem strategischen Ziel und den zugehörigen Projekten und Aufgaben zugeordnet werden, und wenn die Risikostufen hoch sind, sollte die Auswirkung auf die Strategie bewertet und gemanagt werden, um alles auf Kurs zu halten. Durch die Zentralisierung von Daten können Entscheidungsträger Risiken im Kontext strategischer Pläne und der damit verbundenen Risiken besser bewerten, was zu fundierteren und proaktiveren Entscheidungen führt. Durch die Integration von Risikomanagement mit strategischer Planung und Unternehmensleistung können Unternehmen Budget und Ressourcen in den richtigen Bereichen zuweisen, um strategische Risiken zu reduzieren und den Erfolg sicherzustellen.
Risiko und Kontrollen: Es versteht sich fast von selbst, dass alle Risiken der relevanten „Kontrolle“ zugeordnet werden sollten, die zur Risikominderung eingerichtet wurde. Einige Risiken können mehrere Kontrollen haben, und einige Kontrollen können darauf ausgelegt sein, mehrere Risiken zu reduzieren, daher ist es wichtig, dass diese Zuordnung vorgenommen werden kann, um die Auswirkung der Kontrolle auf die zugehörigen Risikostufen zu verstehen.
Risiko und Vorfall: Ihr Risikoregister sollte mit Ihrem Vorfallregister verknüpft sein. Dies bedeutet, dass in Bereichen, in denen es viele Vorfälle gibt, diese dem Risikoregister hinzugefügt werden können und die Wahrscheinlichkeit des Wiederauftretens des Vorfalls mit den relevanten Kontrollen reduziert werden kann. Es bedeutet auch, dass Risiken, die zu tatsächlichen Vorfällen werden, automatisiert in das Risikoregister aufgenommen werden können. Diese Zuordnung über Vorfälle, Risiken und Kontrollen hinweg ermöglicht eine Fülle von Berichtergebnissen, die es Unternehmen ermöglichen, sicherzustellen, dass sie ausreichend Budget und Ressourcen zuweisen, um die Risiken und Vorfälle zu reduzieren, die die größte Auswirkung haben und die meisten Probleme verursachen.
Compliance und Audit: Compliance und Audit sind zwei eng miteinander verbundene Bereiche; zum Beispiel können Sie regelmäßig Compliance-Prüfungen nach bestimmten Standards und Vorschriften durchführen, aber auch ein jährliches externes Audit nach denselben Kriterien haben. Bei der Integration dieser beiden Bereiche in einer GRC-Plattform können Ihre regelmäßigen Compliance-Überwachungsdaten zur Untermauerung Ihres jährlichen Audits verwendet werden. Die Integration von Compliance- und Auditprozessen in einer GRC-Plattform reduziert doppelte Anstrengungen, optimiert Arbeitsabläufe und minimiert manuelle Aufgaben, wodurch Zeit und Ressourcen gespart und die Sichtbarkeit und Transparenz verbessert werden.
Compliance und Risiko: Das Risiko der Nichteinhaltung ist an sich ein großes Risiko, weshalb viele Unternehmen ihre Risikomanagement- und Compliance-Funktionen integrieren. Dies ermöglicht es, die Auswirkungen der Compliance in Bezug auf die Geschäftsauswirkungen zu verstehen, und es erlaubt, das Compliance-Risiko mit den relevanten Kontrollen und Richtlinien zu mindern. Dies stellt sicher, dass die Organisation vollständig für die Geschäftstätigkeit zertifiziert ist, bietet die Gewissheit, dass Prozesse und Richtlinien eingehalten werden, und minimiert dadurch das Risiko.
Gesundheit und Sicherheit: Vorfälle, Risiko & Richtlinie: Gesundheits- und Sicherheitsprogramme umfassen oft: einen Vorfallmeldeprozess, das Management von Gesundheits- und Sicherheitsrisiken mit Kontrollen, die Sicherstellung der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien sowie die Durchführung verschiedener Sicherheitsüberprüfungen und Geräteaudits. Alle diese Bereiche sollten integriert werden, um eine ganzheitliche Sicht auf den Gesundheits- und Sicherheitsstatus und die Probleme im gesamten Unternehmen zu ermöglichen.
Angesichts all dieser verschiedenen Abhängigkeiten, Korrelationen und Berichtsmöglichkeiten ist es schwer zu glauben, dass so viele Unternehmen all diese Bereiche immer noch nicht integrieren. Um diese Funktionen sinnvoll zu integrieren, müssen Unternehmen natürlich eine integrierte GRC-Plattform einführen. Diese Softwarelösungen ermöglichen es Unternehmen, alle ihre GRC-Prozesse in einer ganzheitlichen Lösung zu zentralisieren, die ein Best-Practice-Framework sowie sofort einsatzbereite Workflows, Vorlagen, Formulare und automatisierte Berichtergebnisse bietet, um jeden Prozess abzubilden und zu integrieren und wertvolle Berichte und Erkenntnisse zur Unterstützung der Entscheidungsfindung zu liefern.
Es mag entmutigend klingen, aber diese Plattformen sind oft einfacher zu implementieren, als Sie denken. Unternehmen können klein anfangen mit Bereichen wie Risiken, Kontrollen und Vorfällen und in Zukunft weitere Funktionen hinzufügen, während sie die Lösung im Laufe der Zeit erweitern. Dieser gestufte Ansatz gewährleistet minimale Störungen für die Organisation während der Implementierung. Diese Plattformen wurden speziell entwickelt, um GRC-Funktionen abzubilden und auszurichten und wertvolle Berichtergebnisse zu liefern, um die Geschäftsentscheidungen sowie die Ressourcen- und Budgetzuweisung zu unterstützen. Ihre bestehenden „GRC-Daten“ können in die Plattform hochgeladen werden, um Ihnen eine Arbeitsgrundlage zu geben, und der Mehrbenutzeransatz bedeutet, dass Mitarbeiter aller Ebenen die Plattform nutzen können, um Routineaufgaben wie Risikobewertungen und Kontrollprüfungen durchzuführen, wobei alle Daten direkt in die Plattform eingespeist werden. Diese Plattformen können sich mit Ihren anderen Systemen und Datenquellen integrieren, um Live-Transaktions- und Betriebsdaten zu verwenden, um Risikostufen zu überwachen und die Auswirkungen von Risiko, Compliance und Vorfällen auf die Geschäftsleistung zu verstehen.
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