Im heutigen modernen Geschäftsumfeld navigieren Organisationen ständig durch eine komplexe Landschaft von Risiken, Compliance-Anforderungen und regulatorischen Verpflichtungen. Um diese GRC-Herausforderungen effektiv zu bewältigen, greifen Unternehmen zunehmend auf GRC-Software zurück, um Best-Practice-Prozesse zur Verwaltung von Governance, Risiko und Compliance zu implementieren und ihre GRC-Reife zu verbessern.

Eine umfassende GRC-Implementierungsstrategie stellt nicht nur sicher, dass Organisationen ihre regulatorischen Compliance-Verpflichtungen erfüllen, sondern unterstützt auch ein effektives Enterprise Risk Management, gewährleistet gute Governance-Verfahren, verbessert die Entscheidungsfindung und hilft dem Unternehmen, seine Ziele zu erreichen. Die Implementierung einer GRC-Softwareplattform kann jedoch ohne einen strukturierten Ansatz eine entmutigende Aufgabe sein. In diesem Blog werden wir die Feinheiten der Implementierung von GRC-Software untersuchen, die Vorteile der Erstellung eines Fahrplans für die Implementierung aufzeigen und sechs wichtige Schritte skizzieren, um eine erfolgreiche GRC-Plattformimplementierung sicherzustellen.

Was ist GRC?

GRC steht für Governance, Risiko und Compliance, drei kritische Funktionen, die eine Organisation dabei unterstützen, Risiken zu managen, die Einhaltung von Verpflichtungen sicherzustellen und Governance-Verfahren und -Richtlinien zu implementieren.

Governance: Dies bezieht sich auf den Rahmen von Regeln und Verfahren, Best Practices, Richtlinien, regulatorischen Verpflichtungen, Standards und Prozessen, nach denen ein Unternehmen geführt und kontrolliert wird.

Risikomanagement: Dies ist der Prozess der Identifizierung, Bewertung und Kontrolle von Risiken, die die Erreichung der Ziele einer Organisation beeinträchtigen können.

Compliance: Dies bezieht sich auf die Schritte, die unternommen werden, um Gesetze, Vorschriften, Richtlinien und Industriestandards einzuhalten, die für den Betrieb der Organisation relevant sind.

Typischerweise werden diese drei Bereiche oft durch die Integration der Prozesse in eine ganzheitliche GRC-Plattform verwaltet, um eine effektive GRC-Strategie zu bilden, daher das weit verbreitete Akronym GRC. Das GRC-Framework innerhalb dieser Plattformen ist darauf ausgelegt, diese drei Bereiche in ein kohärentes System zu integrieren, das Organisationen die notwendigen Tools zur Verwaltung dieser Prozesse und zur Generierung von Daten bietet, um fundierte Entscheidungen zu treffen, strategische Ziele zu erreichen und langfristige Nachhaltigkeit zu gewährleisten. Durch die Annahme eines einheitlichen Ansatzes für Governance, Risikomanagement und Compliance können Unternehmen Abläufe optimieren, Schwachstellen reduzieren und die Gesamtleistung der Organisation verbessern, während gleichzeitig die kontinuierliche Compliance sichergestellt wird.

Was ist GRC-Implementierung?

GRC-Implementierung bezieht sich auf die Implementierung einer Softwareplattform zur Verwaltung von Governance, Risiko und Compliance in einer Organisation. Diese cloudbasierten Softwareplattformen ermöglichen es Unternehmen, ein Best-Practice-Risikomanagementprogramm zu implementieren, Compliance-Prozesse zu automatisieren, regulatorische Änderungen zu verwalten, Vorfälle zu lösen und effektive Governance-Verfahren zu implementieren, die Compliance und Risikomanagementbemühungen unterstützen.

Diese Plattformen werden von Mitarbeitern aller Ebenen genutzt, um GRC-Prozesse in das Betriebsmodell der Organisation zu integrieren. Unternehmen können die Plattformen nutzen, um:

Ein Best-Practice-Risikomanagementprogramm einzurichten, ein Risikoregister zu erstellen, den Risikobewertungsprozess zu automatisieren und effektive Kontrollen und Abhilfemaßnahmen zur Risikominderung zu implementieren.

Eine Verpflichtungsbibliothek einzurichten und Compliance sowie regulatorische Änderungen zu verwalten.

Prozesse zur Verwaltung von Bestechung und Korruption, Interessenkonflikten, Geschenken und Bewirtung, Sanktionsprüfungen und mehr zu implementieren.

Vorfälle zu verwalten und zu lösen; Mitarbeiter protokollieren Vorfälle, Gefahren oder Beinaheunfälle einfach über Online-Formulare, und Workflows eskalieren den Vorfall, um sicherzustellen, dass Compliance-Teams informiert sind, bis er gelöst ist. Vorfälle können auch mit verwandten Risiken verknüpft werden.

Workflows zu nutzen, um Verfahren und Schritt-für-Schritt-Prozesse zu implementieren, um eine effektive Governance sicherzustellen.

Was sollten Unternehmen vor der Implementierung von GRC-Software beachten?

Vor der Implementierung von GRC-Software sollten Unternehmen ihre spezifischen Geschäftsanforderungen bewerten, wie z. B. die Verbesserung von Compliance, Risikomanagement und Berichterstattung, um sicherzustellen, dass die Lösung mit ihren Zielen übereinstimmt. Es ist entscheidend zu bewerten, wie gut die Software mit bestehenden Systemen integriert werden kann, unter Berücksichtigung ihrer Anpassungsoptionen, Skalierbarkeit mit den sich entwickelnden Anforderungen der Organisation und ihrer Ausrichtung auf GRC-Ziele. Die Software sollte auch benutzerfreundlich sein, um eine einfache Akzeptanz in den Teams zu gewährleisten, während sie die notwendigen Compliance-Anforderungen unterstützt und eine robuste Datensicherheit bietet.

Kostenüberlegungen, einschließlich Implementierung, Wartung und Schulung, sollten gegen die erwarteten Vorteile abgewogen werden. Unternehmen müssen auch sicherstellen, dass der Anbieter einen guten Ruf für Support und Systemaktualisierungen hat. Darüber hinaus sollten Unternehmen einen klaren Implementierungszeitplan und eine Strategie für das Änderungsmanagement planen, mit dem Schwerpunkt auf einer nahtlosen Einführung. Letztendlich muss die Software wertvolle Metriken, Berichte und Daten zur Unterstützung der Entscheidungsfindung liefern, um Risiken und Compliance im gesamten Unternehmen effektiv zu managen.

Warum kann eine GRC-Implementierung herausfordernd sein?
Die Implementierung von GRC-Software kann für Unternehmen aufgrund der Komplexität der Integration des Systems in bestehende Prozesse und Technologien eine Herausforderung darstellen. Viele Organisationen verwenden bereits eine Vielzahl von Plattformen für Risikomanagement, Compliance und Berichterstattung, was es schwierig macht, einen nahtlosen Datenfluss und Kompatibilität zu gewährleisten. Darüber hinaus müssen Unternehmen in die Schulung des Personals und die Sicherstellung der Benutzerakzeptanz investieren, was zeitaufwändig sein kann und auf Widerstand stoßen kann, insbesondere wenn Mitarbeiter an Altsysteme oder manuelle Prozesse gewöhnt sind.

Eine weitere Herausforderung bei der GRC-Implementierung ist die Anpassung und Konfiguration der Software an spezifische organisatorische Bedürfnisse und regulatorische Anforderungen, insbesondere im Hinblick auf die Vorteile einer GRC. Standard-GRC-Lösungen stimmen möglicherweise nicht immer mit den einzigartigen Anforderungen oder Compliance-Verpflichtungen eines Unternehmens überein, was eine erhebliche Anpassung erfordert. Dies kann zu erhöhten Implementierungszeiten und -kosten sowie zu der Notwendigkeit fortlaufender Aktualisierungen und Wartung führen, um das System an sich entwickelnde Vorschriften und Geschäftsziele anzupassen.

Es ist wichtig, mit verschiedenen Stakeholdern aus dem gesamten Unternehmen zusammenzuarbeiten, um zu definieren, wie die Plattform genutzt wird, wie die Daten eingegeben werden, wie jeder Prozess-Workflow aussehen wird und welche Analysen und Berichte aus der Plattform extrahiert werden müssen. Dies im Voraus zu entscheiden, ist unerlässlich, bevor der Anbieter mit der Implementierung der Lösung beginnt.

Planung eines Fahrplans für die GRC-Implementierung
Eine erfolgreiche Implementierung von GRC-Software erfordert sorgfältige Planung und einen strukturierten Ansatz. Der folgende Sechs-Schritte-Fahrplan skizziert die wichtigsten Phasen einer effektiven GRC-Softwareimplementierung:

Ziele und Umfang identifizieren
Der erste von vielen GRC-Implementierungsschritten ist die Definition der Ziele der Organisation für die Implementierung einer GRC-Plattform. Dies beinhaltet die Identifizierung der Herausforderungen, denen sich die Organisation bei ihren aktuellen Risiko-, Compliance- oder Governance-Prozessen gegenübersieht, und die Abstimmung der Softwarefunktionen mit den Geschäftszielen. Bestimmen Sie den Umfang der Implementierung, indem Sie verstehen, welche Abteilungen, Prozesse und Anforderungen die Plattform abdecken wird. Das Festlegen klarer Ziele, wie die Verbesserung der Genauigkeit der Risikobewertung oder die Automatisierung von Compliance-Aufgaben, stellt sicher, dass die Implementierungsbemühungen zielgerichtet und auf strategische Prioritäten abgestimmt sind.

Bedarfsanalyse durchführen & Business Case erstellen
Um eine effektive GRC-Strategie zu implementieren, ist eine gründliche Bedarfsanalyse unerlässlich, um die spezifischen Anforderungen der Organisation zu identifizieren. Arbeiten Sie mit wichtigen Stakeholdern zusammen, um die regulatorischen Anforderungen, internen Kontrollen und Risikomanagementbedürfnisse der Organisation zu verstehen. Bewerten Sie bestehende Lücken in den Prozessen und priorisieren Sie Funktionen wie Automatisierung, Integrationsfähigkeiten und anpassbare Workflows. Diese Bewertung bildet die Grundlage für die Auswahl der richtigen GRC-Lösung, die auf die einzigartigen Herausforderungen der Organisation zugeschnitten ist, und Sie können die Bedarfsanalyse auch nutzen, um eine Grundlage für einen Business Case zur Sicherung des Budgets zu schaffen.

Die richtige GRC-Plattform wählen
Die Auswahl der richtigen GRC-Plattform ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zum Aufbau eines integrierten GRC-Ansatzes. Berücksichtigen Sie Plattformen, die ein umfassendes Risikomanagement, Compliance-Management und Governance-Funktionen unterstützen und gleichzeitig Skalierbarkeit für zukünftige Anforderungen in Bereichen wie Vorfallsberichterstattung, ESG, IT- und Cybersicherheitsrisiken, strategische Planung, Drittanbieterrisiken und Audits bieten. Bewerten Sie Lösungen, die GRC automatisieren, basierend auf Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Systemen, sofort einsatzbereiten GRC-Frameworks und der Ausrichtung auf Industriestandards, um ein effektives Risikomanagement sicherzustellen.

Einen Implementierungsfahrplan entwickeln
Ein detaillierter GRC-Implementierungsfahrplan mit einer klaren Strategie und einem Projektplan ist entscheidend für eine reibungslose Implementierung der GRC-Software. Definieren Sie Schlüsselkomponenten und Meilensteine, weisen Sie Ressourcen zu und erstellen Sie einen Zeitplan mit klaren Zielen für den Implementierungsprozess. Weisen Sie Teammitgliedern, einschließlich IT-Support und Compliance-Experten, Rollen und Verantwortlichkeiten zu. Planen Sie Schulungen, um das Personal mit den Funktionen der Plattform vertraut zu machen. Legen Sie außerdem einen Prozess fest, um Widerstände oder Bedenken während des Übergangs zu adressieren.

System integrieren und testen
Die Integration der GRC-Plattform mit bestehenden Systemen, wie ERP- oder CRM-Software mittels API-Integrationen, ist unerlässlich, um eine einzige Quelle der Wahrheit zu schaffen. Testen Sie das System gründlich, um sicherzustellen, dass Workflows, Berichtsfunktionen und Datenintegrationen nahtlos funktionieren. Führen Sie Pilottests mit einer kleinen Benutzergruppe durch, um technische Probleme zu identifizieren und zu lösen, bevor die Plattform unternehmensweit eingeführt wird. Rigoroses Testen hilft auch bei der Verfeinerung von Konfigurationen, um spezifische Compliance- oder Risikomanagementanforderungen zu erfüllen.

Überwachen, bewerten und optimieren
Die Implementierung endet nicht mit der Bereitstellung; Unternehmen müssen die GRC-Prozesse kontinuierlich optimieren. Unternehmen müssen die Leistung der GRC-Plattform und ihre Auswirkungen auf die Erreichung der Compliance-, Governance- und Risikomanagementziele kontinuierlich überwachen. Nutzen Sie Analyse- und Berichtstools, um die Effektivität bei der Rationalisierung von Prozessen und der Erfüllung regulatorischer Anforderungen zu bewerten. Sammeln Sie Feedback von Benutzern, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren und das System regelmäßig zu optimieren, um sich an sich entwickelnde Geschäftsanforderungen oder regulatorische Änderungen anzupassen.

Best Practices für die Implementierung eines GRC-Programms mit GRC-Software
Um eine erfolgreiche GRC-Programmimplementierung mit einer GRC-Plattform sicherzustellen, sollten Organisationen diese Best Practices befolgen:

  • Klein anfangen und skalieren: Beginnen Sie mit einem fokussierten Ansatz, indem Sie Funktionen implementieren, um Ihre wichtigsten Schwachstellen zu beheben, und erweitern Sie dann, wenn das Programm reift. Dies macht den GRC-Implementierungsprozess überschaubarer und sorgt für eine reibungslosere Integration.
  • Wichtige Stakeholder einbeziehen: Beziehen Sie wichtige Stakeholder von Anfang an ein, um sicherzustellen, dass das GRC-System deren Bedürfnisse und Erwartungen erfüllt. Die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen ist für den Erfolg des GRC-Programms unerlässlich.
  • Automatisierung nutzen: Implementieren Sie GRC-Lösungen, die Risikobewertungen, Compliance-Prüfungen und Berichterstattung automatisieren, um den manuellen Aufwand zu reduzieren und die Genauigkeit zu verbessern.
  • GRC-Framework regelmäßig überprüfen und aktualisieren: Stellen Sie sicher, dass das GRC-Framework mit den regulatorischen Anforderungen und Geschäftszielen übereinstimmt, indem Sie regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen durchführen.

 

Herausforderungen bei der GRC-Implementierung
Während die Vorteile der Implementierung eines GRC-Programms mit GRC-Software klar sind, stehen Organisationen während des Implementierungsprozesses oft vor Herausforderungen. Einige der häufigsten Hindernisse sind:

  • Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeiter können sich neuen GRC-Tools oder -Prozessen widersetzen, insbesondere wenn diese erhebliche Änderungen an etablierten Arbeitsabläufen mit sich bringen, was sich auf das gesamte GRC-Fähigkeitsmodell auswirkt.
  • Integrationsschwierigkeiten: Die Integration von GRC-Lösungen in bestehende Systeme kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn die Organisation auf disparate Datenquellen oder Altsysteme angewiesen ist.
  • Komplexität der regulatorischen Anforderungen: Mit den sich ständig weiterentwickelnden regulatorischen Compliance-Anforderungen Schritt zu halten, kann entmutigend sein. GRC-Lösungen müssen flexibel genug sein, um Unternehmen bei der Bewältigung dieser Änderungen und deren Zuordnung zu Geschäftsprozessen und -richtlinien zu unterstützen.
  • Bedenken hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz: Der Schutz sensibler Daten innerhalb einer GRC-Plattform erfordert strenge Sicherheitsmaßnahmen und die Einhaltung von Datenschutzgesetzen. Suchen Sie daher nach Plattformen, die nach SOC Typ 1 und 2, ISO 27001 und Cyber Essentials zertifiziert sind.

 

Sorgenfreie GRC-Implementierung mit Riskonnect
Riskonnect bietet eine leistungsstarke GRC-Plattform, die Organisationen dabei unterstützt, ihre GRC-Programme zu optimieren und zu automatisieren. Mit ihrer intuitiven Benutzeroberfläche bietet unsere GRC-Technologie eine robuste Reihe von Funktionen und Merkmalen, um Unternehmen bei der Automatisierung des Risikomanagements, der Überwachung der Compliance und der Implementierung interner Kontrollen zu unterstützen, die mit den regulatorischen Anforderungen übereinstimmen. Die von der Plattform bereitgestellten Daten und Erkenntnisse unterstützen Unternehmen dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Einhaltung von Industriestandards sicherzustellen, sodass Organisationen ihre strategischen Ziele erreichen und potenzielle Risiken reduzieren können.

Riskonnect macht die GRC-Implementierung stressfrei, indem es einen klaren GRC-Implementierungsprojektplan bereitstellt. Unser erfahrenes Implementierungsteam arbeitet eng mit Ihnen zusammen, um die sofort einsatzbereiten Vorlagen, Workflows, Formulare, Dashboards und Berichte an Ihre Bedürfnisse anzupassen und so eine vollständige Anleitung zur GRC-Einführung zu gewährleisten. Wir stellen eine GRC-Implementierungscheckliste zur Verfügung, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, und wir unterstützen bei Prozessen für die Mitarbeiterschulung und Benutzerakzeptanztests.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine erfolgreiche GRC-Implementierung von GRC-Software ein wesentlicher Schritt zur Risikobewältigung, zur Sicherstellung der Compliance und zur Erreichung strategischer Geschäftsziele ist. Durch die Befolgung eines strukturierten Ansatzes bei der GRC-Implementierung können Organisationen Herausforderungen überwinden, Prozesse automatisieren und ein umfassendes Framework aufbauen, das Governance, Risikomanagement und Compliance-Bemühungen im gesamten Unternehmen integriert. Die Nutzung der richtigen GRC-Lösung und die kontinuierliche Überwachung gewährleisten den langfristigen Erfolg des GRC-Programms und fördern das organisatorische Wachstum und die Nachhaltigkeit. Eine effektive GRC-Implementierung ist entscheidend für die Rationalisierung von Compliance und Enterprise GRC. Um mehr zu erfahren, fordern Sie eine Demo an.