Dans l’environnement professionnel moderne, les organisations naviguent constamment dans un paysage complexe de risques, d’exigences de conformité et d’obligations réglementaires. Pour gérer efficacement ces défis GRC, les entreprises se tournent de plus en plus vers les logiciels GRC pour mettre en œuvre les meilleures pratiques de gestion de la gouvernance, des risques et de la conformité et améliorer leur maturité GRC.

Une stratégie complète de mise en œuvre GRC permet non seulement aux organisations de respecter leurs obligations réglementaires, mais aussi de soutenir une gestion efficace des risques d’entreprise, d’assurer de bonnes procédures de gouvernance, d’améliorer la prise de décision et d’aider l’entreprise à atteindre ses objectifs. Cependant, l’implémentation d’une plateforme GRC peut être une tâche intimidante sans une approche structurée. Dans cet article, nous explorerons les subtilités de la mise en œuvre d’un logiciel GRC, les avantages de l’élaboration d’une feuille de route pour l’implémentation, et nous décrirons six étapes clés pour assurer une implémentation réussie de la plateforme GRC.

Qu’est-ce que la GRC ?

GRC signifie gouvernance, risques et conformité, trois fonctions essentielles qui aident une organisation à gérer les risques, assurer la conformité aux obligations et mettre en œuvre des procédures et politiques de gouvernance.

Gouvernance : Il s’agit du cadre de règles et procédures, meilleures pratiques, politiques, obligations réglementaires, normes et processus par lesquels une entreprise est dirigée et contrôlée.

Gestion des risques : C’est le processus d’identification, d’évaluation et de contrôle des risques qui peuvent affecter la réalisation des objectifs d’une organisation.

Conformité : Ce sont les mesures prises pour respecter les lois, réglementations, politiques et normes sectorielles pertinentes pour les activités de l’organisation.

Généralement, ces trois domaines sont souvent gérés en intégrant les processus dans une plateforme GRC holistique pour former une stratégie GRC efficace, d’où l’acronyme GRC largement utilisé. Le cadre GRC au sein de ces plateformes est conçu pour intégrer ces trois domaines dans un système cohérent, fournissant aux organisations les outils nécessaires pour gérer ces processus et générer des données pour prendre des décisions éclairées, atteindre les objectifs stratégiques et maintenir une durabilité à long terme. En adoptant une approche unifiée de la gouvernance, de la gestion des risques et de la conformité, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations, réduire les vulnérabilités et améliorer la performance globale de l’organisation tout en assurant une conformité continue.

Qu’est-ce que la mise en œuvre GRC ?

La mise en œuvre GRC fait référence à l’implémentation d’une plateforme logicielle pour gérer la gouvernance, les risques et la conformité dans une organisation. Ces plateformes logicielles basées sur le cloud permettent aux entreprises de mettre en œuvre un programme de gestion des risques selon les meilleures pratiques, d’automatiser les processus de conformité, de gérer les changements réglementaires, de résoudre les incidents et de mettre en œuvre des procédures de gouvernance efficaces qui soutiennent les efforts de conformité et de gestion des risques.

Ces plateformes sont utilisées par le personnel à tous les niveaux pour intégrer les processus GRC dans le modèle opérationnel de l’organisation. Les entreprises peuvent utiliser les plateformes pour :

Mettre en place un programme de gestion des risques selon les meilleures pratiques, établir un registre des risques, automatiser le processus d’évaluation des risques et mettre en œuvre des contrôles efficaces et des actions correctives pour assurer l’atténuation des risques.

Mettre en place une bibliothèque d’obligations et gérer la conformité et les changements réglementaires.

Mettre en œuvre des processus pour gérer la corruption et les pots-de-vin, les conflits d’intérêts, les cadeaux et invitations, les contrôles de sanctions et plus encore.

Gérer et résoudre les incidents, le personnel enregistre simplement les incidents, les dangers ou les quasi-accidents via des formulaires en ligne, et les workflows font remonter l’incident, assurant que les équipes de conformité sont informées jusqu’à sa résolution. Les incidents peuvent également être liés aux risques correspondants.

Utiliser des workflows pour mettre en œuvre des procédures et des processus étape par étape afin d’assurer une gouvernance efficace.

Que doivent considérer les entreprises avant d’implémenter un logiciel GRC ?

Avant d’implémenter un logiciel GRC, les entreprises doivent évaluer leurs besoins spécifiques, comme l’amélioration de la conformité, la gestion des risques et le reporting, pour s’assurer que la solution s’aligne sur leurs objectifs. Il est crucial d’évaluer la qualité d’intégration du logiciel avec les systèmes existants, en considérant ses options de personnalisation, son évolutivité avec les besoins changeants de l’organisation et son alignement avec les objectifs GRC. Le logiciel doit également être convivial, assurant une adoption facile par les équipes, tout en répondant aux exigences de conformité nécessaires et en fournissant une sécurité des données robuste.

Les considérations de coûts, y compris l’implémentation, la maintenance et la formation, doivent être évaluées par rapport aux bénéfices attendus. Les entreprises doivent également s’assurer que le fournisseur a une solide réputation en matière de support et de mises à jour système. De plus, les entreprises doivent planifier un calendrier d’implémentation clair et une stratégie de gestion du changement, en mettant l’accent sur une adoption harmonieuse. En fin de compte, le logiciel doit fournir des métriques, des rapports et des données précieuses pour soutenir la prise de décision afin de gérer efficacement les risques et la conformité dans toute l’organisation.

Pourquoi une mise en œuvre GRC peut-elle être difficile ?
L’implémentation d’un logiciel GRC peut être difficile pour les entreprises en raison de la complexité d’intégration du système avec les processus et technologies existants. De nombreuses organisations utilisent déjà diverses plateformes pour la gestion des risques, la conformité et le reporting, ce qui rend difficile d’assurer un flux de données fluide et la compatibilité. De plus, les entreprises doivent investir dans la formation du personnel et assurer l’adoption par les utilisateurs, ce qui peut prendre du temps et rencontrer de la résistance, particulièrement si les employés sont habitués aux systèmes existants ou aux processus manuels.

Un autre défi lors de l’implémentation GRC est la personnalisation et la configuration du logiciel pour répondre aux besoins organisationnels spécifiques et aux exigences réglementaires, particulièrement en relation avec les avantages d’une GRC. Les solutions GRC standard peuvent ne pas toujours s’aligner avec les exigences uniques ou les obligations de conformité d’une entreprise, nécessitant une personnalisation significative. Cela peut entraîner une augmentation du temps et des coûts d’implémentation, ainsi que le besoin de mises à jour et de maintenance continues pour maintenir le système en phase avec l’évolution des réglementations et des objectifs commerciaux.

Il est important de travailler avec divers intervenants de toute l’organisation pour définir comment ils utiliseront la plateforme, comment les données seront saisies, quel sera chaque flux de processus et quelles analyses et rapports devront être extraits de la plateforme. Décider de cela en amont est essentiel avant que le fournisseur ne commence à implémenter la solution.

Planification d’une feuille de route pour l’implémentation GRC
Une implémentation réussie d’un logiciel GRC nécessite une planification minutieuse et une approche structurée. La feuille de route suivante en six étapes décrit les phases clés d’une implémentation efficace de logiciel GRC :

Identifier les objectifs et la portée
La première des nombreuses étapes d’implémentation GRC consiste à définir les objectifs de l’organisation pour la mise en œuvre d’une plateforme GRC. Cela implique d’identifier les défis auxquels l’organisation fait face avec ses processus actuels de risque, de conformité ou de gouvernance et d’aligner les capacités du logiciel avec les objectifs commerciaux. Déterminez la portée de l’implémentation en comprenant quels départements, processus et exigences la plateforme couvrira. Établir des objectifs clairs, comme l’amélioration de la précision de l’évaluation des risques ou l’automatisation des tâches de conformité, garantit que l’effort d’implémentation est ciblé et aligné sur les priorités stratégiques.

Effectuer une évaluation des besoins et construire un business case
Pour mettre en œuvre une stratégie GRC efficace, il est essentiel de mener une évaluation approfondie des besoins pour identifier les exigences spécifiques de l’organisation. Collaborez avec les principales parties prenantes pour comprendre les exigences réglementaires de l’organisation, les contrôles internes et les besoins en gestion des risques. Évaluez les lacunes existantes dans les processus et priorisez les fonctionnalités telles que l’automatisation, les capacités d’intégration et les workflows personnalisables. Cette évaluation fournit la base pour sélectionner la solution GRC adaptée aux défis uniques de l’organisation, et vous pouvez également utiliser l’évaluation des besoins pour construire une base pour un business case afin d’obtenir un budget.

Choisir la bonne plateforme GRC
Sélectionner la bonne plateforme GRC est une étape cruciale dans la feuille de route pour construire une approche GRC intégrée. Considérez les plateformes qui prennent en charge une gestion complète des risques, de la conformité et de la gouvernance tout en offrant une évolutivité pour les besoins futurs dans des domaines comme le signalement des incidents, l’ESG, les risques IT et cybersécurité, la planification stratégique, les risques liés aux tiers et les audits. Évaluez les solutions qui automatisent la GRC en fonction de facteurs tels que la convivialité, les capacités d’intégration avec les systèmes existants, les cadres GRC prêts à l’emploi et l’alignement avec les normes de l’industrie pour assurer une gestion des risques efficace.

Développer une feuille de route d’implémentation
Une feuille de route détaillée d’implémentation GRC contenant une stratégie claire et un plan de projet est cruciale pour assurer une implémentation fluide du logiciel GRC. Définissez les composants clés et les jalons, allouez les ressources et créez un calendrier avec des objectifs clairs pour le processus d’implémentation. Attribuez les rôles et responsabilités aux membres de l’équipe, y compris le support IT et les professionnels de la conformité. Planifiez des sessions de formation pour familiariser le personnel avec les fonctionnalités de la plateforme. De plus, établissez un processus pour gérer la résistance ou les préoccupations pendant la transition.

Intégrer et tester le système
L’intégration de la plateforme GRC avec les systèmes existants, tels que les logiciels ERP ou CRM utilisant des intégrations API, est essentielle pour créer une source unique de vérité. Testez le système de manière approfondie pour vous assurer que les workflows, les fonctionnalités de reporting et les intégrations de données fonctionnent parfaitement. Effectuez des tests pilotes avec un petit groupe d’utilisateurs pour identifier et résoudre tout problème technique avant de déployer la plateforme à l’échelle de l’organisation. Des tests rigoureux aident également à affiner les configurations pour répondre aux besoins spécifiques de conformité ou de gestion des risques.

Surveiller, évaluer et optimiser
L’implémentation ne se termine pas avec le déploiement, les entreprises doivent continuer à rationaliser les processus GRC. Les entreprises doivent surveiller en permanence les performances de la plateforme GRC et son impact sur la réalisation des objectifs de conformité, de gouvernance et de gestion des risques. Utilisez les outils d’analyse et de reporting pour évaluer son efficacité dans la rationalisation des processus et le respect des exigences réglementaires. Recueillez les retours des utilisateurs pour identifier les domaines d’amélioration et optimisez régulièrement le système pour l’adapter à l’évolution des besoins commerciaux ou des changements réglementaires.

Meilleures pratiques pour la mise en œuvre d’un programme GRC utilisant un logiciel GRC
Pour assurer une mise en œuvre réussie du programme GRC utilisant une plateforme GRC, les organisations devraient suivre ces meilleures pratiques :

  • Commencer petit et évoluer : Commencez par une approche ciblée en implémentant des fonctionnalités pour répondre à vos principaux points sensibles, puis développez à mesure que le programme mûrit. Cela rendra le processus d’implémentation GRC plus gérable et assurera une intégration plus fluide.
  • Impliquer les parties prenantes clés : Impliquez les parties prenantes clés dès le début pour vous assurer que le système GRC répond à leurs besoins et attentes. La collaboration entre les départements est essentielle au succès du programme GRC.
  • Exploiter l’automatisation : Mettez en œuvre des solutions GRC qui automatisent les évaluations des risques, les contrôles de conformité et le reporting pour réduire l’effort manuel et améliorer la précision.
  • Examiner et mettre à jour régulièrement le cadre GRC : Assurez-vous que le cadre GRC reste aligné sur les exigences réglementaires et les objectifs commerciaux en effectuant des examens et des mises à jour réguliers.

 

Défis de l’implémentation GRC
Bien que les avantages de la mise en œuvre d’un programme GRC utilisant un logiciel GRC soient clairs, les organisations font souvent face à des défis pendant le processus d’implémentation. Voici quelques-uns des obstacles courants :

  • Résistance au changement : Les employés peuvent résister aux nouveaux outils ou processus GRC, particulièrement s’ils impliquent des changements significatifs dans les flux de travail établis, impactant le modèle global de capacité GRC.
  • Difficultés d’intégration : L’intégration des solutions GRC avec les systèmes existants peut être difficile, particulièrement si l’organisation s’appuie sur des sources de données disparates ou des systèmes hérités.
  • Complexité des exigences réglementaires : Suivre l’évolution constante des exigences de conformité réglementaire peut être intimidant. Les solutions GRC doivent être suffisamment flexibles pour aider les entreprises à gérer ces changements et à les cartographier avec les processus et politiques commerciaux.
  • Préoccupations en matière de sécurité et de confidentialité des données : La protection des données sensibles au sein d’une plateforme GRC nécessite des mesures de sécurité strictes et la conformité aux lois sur la protection des données. Recherchez donc des plateformes certifiées SOC Type 1 et 2, ISO 27001 et Cyber Essentials.

 

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Riskonnect propose une puissante plateforme GRC conçue pour aider les organisations à rationaliser et automatiser leurs programmes GRC. Avec son interface intuitive, notre technologie GRC fournit un ensemble robuste de fonctionnalités pour aider les entreprises à automatiser la gestion des risques, surveiller la conformité et mettre en œuvre des contrôles internes alignés sur les exigences réglementaires. Les données et les insights fournis par la plateforme aident les entreprises à prendre des décisions éclairées et à assurer la conformité aux normes de l’industrie, permettant aux organisations d’atteindre leurs objectifs stratégiques tout en réduisant les risques potentiels.

Riskonnect rend l’implémentation GRC sans stress en fournissant un plan de projet d’implémentation GRC clair. Notre équipe d’implémentation expérimentée travaille en étroite collaboration avec vous pour configurer les modèles, workflows, formulaires, tableaux de bord et rapports prêts à l’emploi pour répondre à vos besoins, assurant un guide complet pour l’adoption de la GRC. Nous fournissons une liste de contrôle d’implémentation GRC pour garantir un déroulement fluide et nous aidons avec les processus de formation du personnel et les tests d’acceptation des utilisateurs.

En conclusion, une implémentation réussie d’un logiciel GRC est une étape essentielle vers la gestion des risques, l’assurance de la conformité et la réalisation des objectifs stratégiques de l’entreprise. En suivant une approche structurée de l’implémentation GRC, les organisations peuvent surmonter les défis, automatiser les processus et construire un cadre complet qui intègre les efforts de gouvernance, de gestion des risques et de conformité dans toute l’organisation. L’utilisation de la bonne solution GRC et le maintien d’une surveillance continue assurent le succès à long terme du programme GRC, favorisant la croissance et la durabilité organisationnelle. Une implémentation GRC efficace est vitale pour rationaliser la conformité et la GRC d’entreprise, pour en savoir plus demandez une démo.