En el entorno empresarial moderno actual, las organizaciones están constantemente navegando por un intrincado panorama de riesgos, requisitos de cumplimiento y obligaciones regulatorias. Para que un programa de GRC sea eficaz a la hora de gestionar estos desafíos, las empresas recurren cada vez más al software de GRC para implementar procesos de buenas prácticas que gestionen el gobierno, el riesgo y el cumplimiento, y mejoren su madurez en materia de GRC.

Una estrategia integral de implementación de GRC no solo garantiza que las organizaciones cumplan con sus obligaciones de cumplimiento normativo, sino que también respalda una gestión de riesgos empresariales eficaz, garantiza buenos procedimientos de gobierno, mejora la toma de decisiones y ayuda a la empresa a alcanzar sus objetivos. Sin embargo, la implementación de una plataforma de software de GRC puede ser una tarea desalentadora sin un enfoque estructurado. En este blog, exploraremos las complejidades de la implementación de software de GRC, los beneficios de crear una hoja de ruta para la implementación y describiremos seis pasos clave para garantizar una implementación exitosa de la plataforma de GRC.

¿Qué es GRC?

GRC son las siglas de gobierno, riesgo y cumplimiento, que son tres funciones críticas que ayudan a una organización a gestionar el riesgo, garantizar el cumplimiento de las obligaciones e implementar procedimientos y políticas de gobierno.

Gobierno: Se refiere al marco de normas y procedimientos, mejores prácticas, políticas, obligaciones regulatorias, estándares y procesos mediante los cuales se dirige y controla una empresa.

Gestión de riesgos: Es el proceso de identificar, evaluar y controlar los riesgos que pueden afectar al logro de los objetivos de una organización.

Cumplimiento: Se refiere a las medidas adoptadas para cumplir con las leyes, regulaciones, políticas y estándares de la industria relevantes para las operaciones de la organización.

Por lo general, estas tres áreas se gestionan integrando los procesos en una plataforma de GRC holística para formar una estrategia de GRC eficaz, de ahí el acrónimo GRC, ampliamente utilizado. El marco de GRC dentro de estas plataformas está diseñado para integrar estas tres áreas en un sistema cohesivo, proporcionando a las organizaciones las herramientas necesarias para gestionar estos procesos y generar datos para tomar decisiones informadas, alcanzar objetivos estratégicos y mantener la sostenibilidad a largo plazo. Al adoptar un enfoque unificado del gobierno, la gestión de riesgos y el cumplimiento, las empresas pueden optimizar las operaciones, reducir las vulnerabilidades y mejorar el rendimiento general de la organización, al tiempo que garantizan el cumplimiento continuo.

¿Qué es la implementación de GRC?

La implementación de GRC se refiere a la implementación de una plataforma de software para gestionar el gobierno, el riesgo y el cumplimiento en una organización. Estas plataformas de software basadas en la nube permiten a las empresas implementar un programa de gestión de riesgos de buenas prácticas, automatizar los procesos de cumplimiento, gestionar el cambio regulatorio, resolver incidentes e implementar procedimientos de gobierno eficaces que respalden los esfuerzos de cumplimiento y gestión de riesgos.

Estas plataformas son utilizadas por personal de todos los niveles para integrar los procesos de GRC en el modelo operativo de las organizaciones. Las empresas pueden utilizar las plataformas para:

Configurar un programa de gestión de riesgos de buenas prácticas, establecer un registro de riesgos, automatizar el proceso de evaluación de riesgos e implementar controles eficaces y acciones de remediación para garantizar la mitigación de riesgos.

Configurar una biblioteca de obligaciones y gestionar el cumplimiento y el cambio regulatorio.

Implementar procesos para gestionar el soborno y la corrupción, los conflictos de intereses, los regalos y la hospitalidad, las comprobaciones de sanciones y mucho más.

Gestionar y resolver incidentes, el personal simplemente registra los incidentes, los peligros o los cuasi accidentes a través de formularios en línea, y los flujos de trabajo escalan el incidente, asegurando que los equipos de cumplimiento estén informados hasta que se resuelva. Los incidentes también se pueden asignar a los riesgos relacionados.

Utilizar flujos de trabajo para implementar procedimientos y procesos paso a paso para garantizar un gobierno eficaz.

¿Qué deben considerar las empresas antes de implementar el software de GRC?

Antes de implementar el software de GRC, las empresas deben evaluar sus necesidades comerciales específicas, como la mejora del cumplimiento, la gestión de riesgos y la presentación de informes, para garantizar que la solución se alinee con sus objetivos. Es fundamental evaluar qué tan bien se integra el software con los sistemas existentes, considerando sus opciones de personalización, la escalabilidad con las necesidades cambiantes de la organización y su alineación con los objetivos de GRC. El software también debe ser fácil de usar, garantizando la facilidad de adopción en todos los equipos, al tiempo que respalda los requisitos de cumplimiento necesarios y proporciona una seguridad de datos sólida.

Las consideraciones de costes, incluida la implementación, el mantenimiento y la formación, deben sopesarse con los beneficios esperados. Las empresas también deben asegurarse de que el proveedor tenga una sólida reputación en cuanto a soporte y actualizaciones del sistema. Además, las empresas deben planificar un cronograma de implementación claro y una estrategia de gestión del cambio, con énfasis en una adopción perfecta. En última instancia, el software debe proporcionar métricas, informes y datos valiosos para respaldar la toma de decisiones para gestionar eficazmente el riesgo y el cumplimiento en toda la organización.

¿Por qué puede ser un desafío la implementación de GRC?
Implementar software de GRC puede ser un desafío para las empresas debido a la complejidad de integrar el sistema con los procesos y tecnologías existentes. Muchas organizaciones ya utilizan una variedad de plataformas para la gestión de riesgos, el cumplimiento y la presentación de informes, lo que dificulta garantizar un flujo de datos y una compatibilidad perfectos. Además, las empresas deben invertir en la formación del personal y garantizar la adopción por parte de los usuarios, lo que puede llevar mucho tiempo y puede encontrar resistencia, especialmente si los empleados están acostumbrados a los sistemas heredados o a los procesos manuales.

Otro desafío durante la implementación de GRC es personalizar y configurar el software para satisfacer las necesidades organizativas específicas y los requisitos reglamentarios, particularmente en relación con los beneficios de un GRC. Es posible que las soluciones de GRC estándar no siempre se ajusten a los requisitos únicos o las obligaciones de cumplimiento de una empresa, lo que requiere una personalización significativa. Esto puede conducir a un aumento del tiempo y los costes de implementación, así como a la necesidad de actualizaciones y mantenimiento continuos para mantener el sistema en línea con la evolución de las regulaciones y los objetivos empresariales.

Es importante trabajar con una variedad de partes interesadas de toda la organización para definir cómo utilizarán la plataforma, cómo se introducirán los datos, cuál será el flujo de trabajo de cada proceso y qué análisis e informes deberán extraerse de la plataforma. Decidir esto por adelantado es esencial antes de que el proveedor comience a implementar la solución.

Planificación de una hoja de ruta para la implementación de GRC
Una implementación exitosa del software de GRC requiere una planificación cuidadosa y un enfoque estructurado. La siguiente hoja de ruta de seis pasos describe las etapas clave de una implementación eficaz del software de GRC:

Identificar objetivos y alcance
El primero de los muchos pasos de la implementación de GRC es definir los objetivos de la organización para implementar una plataforma de GRC. Esto implica identificar los desafíos que enfrenta la organización con sus procesos actuales de riesgo, cumplimiento o gobierno y alinear las capacidades del software con los objetivos empresariales. Determine el alcance de la implementación comprendiendo qué departamentos, procesos y requisitos cubrirá la plataforma. Establecer objetivos claros, como mejorar la precisión de la evaluación de riesgos o automatizar las tareas de cumplimiento, garantiza que el esfuerzo de implementación esté impulsado por un propósito y alineado con las prioridades estratégicas.

Realizar una evaluación de necesidades y crear un caso de negocio
Para implementar una estrategia de GRC eficaz, es esencial realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades para identificar los requisitos específicos de la organización. Colabore con las principales partes interesadas para comprender los requisitos reglamentarios, los controles internos y las necesidades de gestión de riesgos de la organización. Evalúe las deficiencias existentes en los procesos y priorice las características, como la automatización, las capacidades de integración y los flujos de trabajo personalizables. Esta evaluación proporciona la base para seleccionar la solución de GRC adecuada adaptada a los desafíos únicos de la organización, y también puede utilizar la evaluación de necesidades para construir una base para un caso de negocio para asegurar el presupuesto.

Elegir la plataforma de GRC adecuada
Seleccionar la plataforma de GRC adecuada es un paso fundamental en la hoja de ruta para construir un enfoque de GRC integrado. Considere las plataformas que admiten la gestión integral de riesgos, la gestión del cumplimiento y la funcionalidad de gobierno, al tiempo que ofrecen escalabilidad para las necesidades futuras en áreas como la notificación de incidentes, ESG, el riesgo informático y de ciberseguridad, la planificación estratégica, el riesgo de terceros y las auditorías. Evalúe las soluciones que automatizan GRC en función de factores como la facilidad de uso, las capacidades de integración con los sistemas existentes, los marcos de GRC listos para usar y la alineación con los estándares de la industria para garantizar una gestión de riesgos eficaz.

Desarrollar una hoja de ruta de implementación
Una hoja de ruta de implementación de GRC detallada que contenga una estrategia clara y un plan de proyecto es crucial para garantizar una implementación sin problemas del software de GRC. Defina los componentes y los hitos clave, asigne recursos y cree un cronograma con objetivos claros para el proceso de implementación. Asigne roles y responsabilidades a los miembros del equipo, incluido el soporte de TI y los profesionales de cumplimiento. Planifique sesiones de capacitación para familiarizar al personal con la funcionalidad de la plataforma. Además, establezca un proceso para abordar la resistencia o las preocupaciones durante la transición.

Integrar y probar el sistema
Integrar la plataforma de GRC con los sistemas existentes, como el software ERP o CRM mediante integraciones de API, es esencial para crear una única fuente de verdad. Pruebe el sistema a fondo para asegurarse de que los flujos de trabajo, las funciones de informes y las integraciones de datos funcionen a la perfección. Realice pruebas piloto con un pequeño grupo de usuarios para identificar y resolver cualquier problema técnico antes de implementar la plataforma en toda la organización. Las pruebas rigurosas también ayudan a refinar las configuraciones para satisfacer las necesidades específicas de cumplimiento o gestión de riesgos.

Supervisar, evaluar y optimizar
La implementación no termina con la implementación, las empresas deben seguir optimizando los procesos de GRC. Las empresas deben supervisar continuamente el rendimiento de la plataforma de GRC y su impacto en el logro de los objetivos de cumplimiento, gobierno y gestión de riesgos. Utilice herramientas de análisis e informes para evaluar su eficacia en la optimización de los procesos y el cumplimiento de los requisitos reglamentarios. Recopile comentarios de los usuarios para identificar áreas de mejora y optimice el sistema regularmente para adaptarlo a las necesidades empresariales o los cambios normativos en evolución.

Prácticas recomendadas para implementar un programa de GRC utilizando software de GRC
Para garantizar una implementación exitosa del programa de GRC utilizando una plataforma de GRC, las organizaciones deben seguir estas prácticas recomendadas:

  • Comience poco a poco y amplíe: Comience con un enfoque centrado implementando la funcionalidad para abordar sus principales puntos débiles, luego expanda a medida que el programa madura. Esto hará que el proceso de implementación de GRC sea más manejable y garantizará una integración más fluida.
  • Involucrar a las partes interesadas clave: Involucre a las partes interesadas clave desde el principio para garantizar que el sistema de GRC satisfaga sus necesidades y expectativas. La colaboración entre departamentos es esencial para el éxito del programa de GRC.
  • Aprovechar la automatización: Implemente soluciones de GRC que automaticen las evaluaciones de riesgos, las comprobaciones de cumplimiento y la presentación de informes para reducir el esfuerzo manual y mejorar la precisión.
  • Revisar y actualizar periódicamente el marco de GRC: Asegúrese de que el marco de GRC permanezca alineado con los requisitos reglamentarios y los objetivos empresariales mediante la realización de revisiones y actualizaciones periódicas.

 

Desafíos de la implementación de GRC
Si bien los beneficios de implementar un programa de GRC utilizando software de GRC son claros, las organizaciones a menudo enfrentan desafíos durante el proceso de implementación. Algunos de los obstáculos comunes incluyen:

  • Resistencia al cambio: Los empleados pueden resistirse a las nuevas herramientas o procesos de GRC, particularmente si implican cambios significativos en los flujos de trabajo establecidos, lo que afecta el modelo general de capacidad de GRC.
  • Dificultades de integración: La integración de soluciones de GRC con los sistemas existentes puede ser un desafío, particularmente si la organización depende de fuentes de datos dispares o sistemas heredados.
  • Complejidad de los requisitos reglamentarios: Mantenerse al día con los requisitos de cumplimiento normativo en constante evolución puede ser desalentador. Las soluciones de GRC deben ser lo suficientemente flexibles como para ayudar a las empresas a gestionar estos cambios y asignarlos a los procesos y políticas empresariales.
  • Preocupaciones sobre la seguridad y la privacidad de los datos: La protección de los datos confidenciales dentro de una plataforma de GRC requiere medidas de seguridad estrictas y el cumplimiento de las leyes de protección de datos, por lo que busque plataformas que estén certificadas según SOC Tipo 1 y 2, ISO 27001 y Cyber Essentials.

 

Garantice una implementación de GRC sin estrés con Riskonnect
Riskonnect ofrece una potente plataforma de GRC diseñada para ayudar a las organizaciones a optimizar y automatizar sus programas de GRC. Con su interfaz intuitiva, nuestra tecnología de GRC proporciona un sólido conjunto de características y funcionalidades para ayudar a las empresas a automatizar la gestión de riesgos, supervisar el cumplimiento e implementar controles internos que se alineen con los requisitos reglamentarios. Los datos y la información proporcionados por la plataforma ayudan a las empresas a tomar decisiones informadas y garantizar el cumplimiento de los estándares de la industria, lo que permite a las organizaciones alcanzar sus objetivos estratégicos al tiempo que reducen los riesgos potenciales.

Riskonnect hace que la implementación de GRC sea sencilla al proporcionar un plan de proyecto de implementación de GRC claro. Nuestro experimentado equipo de implementación trabaja en estrecha colaboración con usted para configurar las plantillas, los flujos de trabajo, los formularios, los paneles y los informes listos para usar para satisfacer sus necesidades, garantizando una guía completa para la adopción de GRC. Proporcionamos una lista de verificación de implementación de GRC para garantizar que las cosas funcionen sin problemas y brindamos soporte con los procesos de capacitación del personal y las pruebas de aceptación del usuario.

En conclusión, una implementación exitosa de software de GRC es un paso esencial para gestionar el riesgo, garantizar el cumplimiento y alcanzar los objetivos empresariales estratégicos. Al seguir un enfoque estructurado para la implementación de GRC, las organizaciones pueden superar los desafíos, automatizar los procesos y construir un marco integral que integre los esfuerzos de gobierno, gestión de riesgos y cumplimiento en toda la organización. La utilización de la solución de GRC adecuada y el mantenimiento de una supervisión continua garantizan el éxito a largo plazo del programa de GRC, impulsando el crecimiento y la sostenibilidad de la organización. La implementación eficaz de GRC es vital para optimizar el cumplimiento y el GRC empresarial, para obtener más información, solicite una demostración.