Gemeinnützige Organisationen haben die Verantwortung, ihre Ressourcen so effektiv wie möglich einzusetzen und komplexe Vorschriften einzuhalten, weshalb ein effektives Management von Governance, Risiko und Compliance entscheidend ist. In diesem Blog untersuchen wir einige der wichtigsten Risiko- und Compliance-Herausforderungen, mit denen der NGO- und gemeinnützige Sektor konfrontiert ist, und erklären, wie die Digitalisierung und Straffung von Prozessen ihnen helfen kann, compliant zu bleiben, Vertrauen bei Spendern und Investoren aufzubauen und lohnenswerte Initiativen umzusetzen, die ihnen helfen, ihre Hauptziele zu erreichen.

Da 2023 als ein Jahr wirtschaftlicher Unsicherheit angesichts der drohenden Rezession prognostiziert wird, erleben Wohltätigkeits- und gemeinnützige Organisationen eine Zeit des unaufhörlichen Wandels, getrieben von Faktoren wie der wachsenden Nachfrage nach nachweisbaren Auswirkungen ihrer Aktivitäten, Transparenz bei ihren Ausgaben und ihrem ethischen Standpunkt sowie Forderungen nach Compliance-Nachweisen in einem zunehmend komplexen regulatorischen Umfeld.

Von humanitärer Hilfe und internationaler Entwicklung über das Gesundheitswesen, Kinder- und Jugendgruppen bis hin zu Wohltätigkeitsorganisationen, die Menschen mit verschiedenen Behinderungen unterstützen, müssen gemeinnützige Organisationen, unabhängig von Größe und Profil, mit erheblichen Herausforderungen in Bezug auf Inflation, steigende Kosten, Cyberbedrohungen, Spenderzurückhaltung und Kürzungen der staatlichen Finanzierung kämpfen.

Angesichts der aktuellen globalen Ereignisse sowie eines zunehmend strengeren regulatorischen und operativen Umfelds für den gemeinnützigen Sektor müssen sich Wohltätigkeitsorganisationen mehr denn je darauf konzentrieren, robuste Governance-, Risiko- und Compliance-Praktiken zu implementieren, um Transparenz in ihre Operationen zu bringen und Vertrauen aufzubauen.

Viele Wohltätigkeitsorganisationen und NGOs verlassen sich auf Tabellenkalkulationen und manuelle Prozesse oder veraltete Altsysteme, um Risiken und Compliance zu managen. Manuelle Risiko- und Compliance-Prozesse führen zu einem erheblichen Zeitaufwand für Administration und Berichterstattung, was Organisationen daran hindert, eine konsolidierte Sicht auf Risiken zu erhalten, und effektive Entscheidungsfindung sowie Risikominderung behindert.

Hier untersuchen wir einige der wichtigsten Risiko- und Compliance-Bedenken für NGOs und gemeinnützige Organisationen und zeigen einige Wege auf, wie die richtige GRC-Software Organisationen in diesem Sektor helfen kann, Bürokratie abzubauen, um die benötigte Übersicht zu erhalten.

Robustes Risikomanagement

Risiko ist ein alltäglicher Bestandteil der gemeinnützigen Tätigkeit, und ein effektives Risikomanagement ist entscheidend, wenn Treuhänder von Wohltätigkeitsorganisationen ihre Hauptziele erreichen und die hart erarbeiteten Gelder und Vermögenswerte ihrer Organisation schützen wollen.

Die Struktur gemeinnütziger Organisationen und ihrer Aktivitäten, Finanzierungsbasen und Reserven setzen diese Organisationen unterschiedlichen Risikobereichen und Expositionsniveaus aus. Aufgrund der Art ihrer Arbeit müssen sie Risiken berücksichtigen, die sich auf mangelnde Finanzierung, unethisches Management von Geldern, Bestechung und Korruption und Interessenkonflikte beziehen. Es gibt auch operationelle Risiken bei den großen humanitären Projekten und Wohltätigkeitsveranstaltungen, die von diesen Verbänden organisiert werden und die sorgfältig gemanagt werden müssen, um sicherzustellen, dass die Schwächsten nicht betroffen sind. Diese Organisationen müssen auch das Risiko der Nichteinhaltung verschiedener Gesetze, Vorschriften und Richtlinien sowie ESG-Risiken in Bezug auf Umweltauswirkungen und ihre ethische Haltung berücksichtigen.

Die Risiken, denen eine Wohltätigkeitsorganisation ausgesetzt ist, hängen von Art, Größe und Komplexität der von ihr durchgeführten Aktivitäten und ihrer Finanzen ab. Der gemeinnützige Sektor ist von Natur aus vielfältig und sieht sich unterschiedlichen Risikobereichen ausgesetzt, die sich aus seinen verschiedenen Aktivitäten und Projekten ergeben, und jede Organisation wird unterschiedliche Kapazitäten haben, Risiken zu tolerieren oder zu absorbieren. Zum Beispiel könnte eine gemeinnützige Organisation mit soliden Rücklagen ein neues Projekt mit einem höheren Risikoprofil in Angriff nehmen als eine Wohltätigkeitsorganisation, die mit finanziellen Schwierigkeiten zu kämpfen hat. Als Faustregel gilt: Je komplexer, vielfältiger oder größer die Aktivitäten einer Wohltätigkeitsorganisation sind, desto mehr Risiken werden sie eingehen, was regelmäßige Risikobewertungen und eine fortlaufende Überwachung zu einer hohen Priorität macht.

Eine kluge gemeinnützige Organisation wird die Risiken, denen sie in allen Bereichen ausgesetzt ist, regelmäßig überprüfen und bewerten. Deshalb ist die Implementierung eines effektiven Risikomanagementprogramms entscheidend, um sicherzustellen, dass eine Wohltätigkeitsorganisation ihren Zweck erfüllen kann. Sie müssen ein aktuelles Risikoregister führen, um Risiken zu kategorisieren und zu bewerten und sie fortlaufend zu überwachen. Sie müssen regelmäßige Risikobewertungen, Überprüfungen, Fragebögen und Umfragen durchführen, um sicherzustellen, dass das Risiko kein unerträgliches Niveau erreicht. Natürlich müssen sie, wie alle Organisationen, ein gewisses Maß an Risiko eingehen, um operativ zu bleiben und ihre strategischen Ziele zu erreichen, daher wird die Zuordnung von Risiken zu klar definierten Parametern und deren Ausrichtung an strategischen Zielen für jedes Risikomanagementprogramm von Vorteil sein. Risiken können hoch sein, wenn man in kriegszerrütteten Ländern arbeitet, und es müssen ausreichende Kontrollen eingerichtet werden, um das beteiligte Personal und die Freiwilligen zu schützen.

GRC-Software kann gemeinnützigen Organisationen helfen, Best-Practice-Risikomanagement-Prozesse zu implementieren, um eine konsolidierte Sicht auf Risiken zu erhalten. Diese Tools ermöglichen Organisationen, Folgendes zu tun:

  • Ein Online-Risikoregister einrichten, um Risiken zu identifizieren, zu verfolgen und zu überwachen.
  • Online-Risikobewertungen, Fragebögen und Umfragen durchführen, wobei alle Daten direkt in das Tool eingespeist werden.
  • KRIs definieren und Kontrollen einrichten, um potenzielle Risikoindikatoren in Transaktions- und Betriebsdaten zu erkennen, die über API-Integrationen mit anderen Datensätzen und Systemen in das Tool eingespeist werden.
  • Automatisierte Workflows und Warnmeldungen nutzen, um Benachrichtigungen zu senden, wenn das Risiko ein unerträgliches Niveau erreicht.
  • Integrierte Dashboards und Berichte anzeigen, um einen vollständigen Überblick über Ihr Risikoprofil zu erhalten, wodurch Budget und Ressourcen in den kritischsten Bereichen zur Risikominderung eingesetzt werden können.

Einige GRC-Softwareplattformen ermöglichen gemeinnützigen Organisationen, Risikomanagementprozesse mit ihren strategischen Zielen zu verknüpfen. Diese wesentliche Zuordnung ermöglicht es ihnen, ein gewisses Maß an Risiko einzugehen, um ihre strategischen Ziele zu verfolgen, während kritische Risiken gemindert werden, die sich nachteilig auf ihre Strategie auswirken könnten.

Durch eine klare Sicht auf ihre Visionen, Ziele und Vorgaben und das Verständnis, wie dies mit Risiken zusammenhängt, können NGOs ihre Planungs- und Berichtsrahmen ausrichten, Echtzeit-Einsparungen erzielen, die Akzeptanz für den Risikomanagementprozess maximieren, Treuhänder bei datengestützten Entscheidungen unterstützen und Führungskräfte dabei unterstützen, die Strategie umzusetzen.

Cyber- und IT-Risiko

Wohltätigkeitsorganisationen speichern eine enorme Menge an persönlichen Daten von Begünstigten, Spendern sowie Mitarbeitern und Freiwilligen. Jede dieser Gruppen hat ihre eigenen Datenschutzbedenken, die mit strengen Datenverarbeitungsverfahren und Sicherheitsmaßnahmen angegangen werden müssen.

Wohltätigkeitsorganisationen und NGOs müssen die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und -vorschriften wie DSGVO, NIST und PCI DSS sicherstellen. Nichteinhaltung kann zu Reputationsschäden und behördlicher Prüfung führen.

Da Technologie in den Betriebsmodellen von Wohltätigkeitsorganisationen immer allgegenwärtiger wird, wächst die Notwendigkeit, sich auf die Cybersicherheit von IT-Systemen und -Infrastrukturen zu konzentrieren, auf die man sich zum Schutz von Informationen und zur Aufrechterhaltung der Kontinuität verlässt. Die Notwendigkeit einer fortlaufenden Überwachung von IT-Risiken, Bedrohungen und Schwachstellen ist entscheidend, ebenso wie die Notwendigkeit sicherzustellen, dass Mitarbeiter und relevante Dritte wichtige IT-Richtlinien einhalten.

Ein integrierter Ansatz unter Verwendung von GRC-Software kann den IT-Risiko- und Compliance-Prozess vereinfachen, wodurch Organisationen IT-Risiken leicht überwachen, Datenprüfungen und Kontrolltests durchführen und schnell Lücken in den Datenverarbeitungsaktivitäten identifizieren und beheben können. Die Einführung zweckorientierter Software etabliert eine zentrale Struktur der gesamten IT- und Cyber-Hierarchie, was die Überwachung vereinfacht und einen Rahmen für verschiedene IT-bezogene Risikomanagement- und Compliance-Aktivitäten bietet.

Compliance

Compliance ist ein zentrales Anliegen für gemeinnützige Organisationen. Sie müssen nicht nur eine Vielzahl von Vorschriften einhalten, um ihren gemeinnützigen Status zu behalten, sondern auch robuste Richtlinien zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption, Geldwäsche und Interessenkonflikten implementieren, während sie sicherstellen müssen, dass sie einen umfassenden Verhaltenskodex für ihre Mitarbeiter haben.

Wohltätigkeitsorganisationen basieren auf guter Ethik; so demonstrieren diese Organisationen ihr Engagement für Rechenschaftspflicht und Transparenz und zeigen der Öffentlichkeit, dass sie ihres Vertrauens würdig sind. Ohne dies würde die Öffentlichkeit einfach nicht an Wohltätigkeitsorganisationen spenden, und die Programme und Dienstleistungen des Sektors könnten niemals bereitgestellt werden. Rechenschaftspflicht und Transparenz sind wichtige Faktoren für die Etablierung einer gemeinnützigen Governance. Interessenkonflikte und finanzielles Missmanagement in Wohltätigkeitsorganisationen können, wenn sie nicht angegangen werden, echte Probleme verursachen.

GRC-Software kann NGOs auf verschiedene Weisen dabei unterstützen, ihre Compliance-Bedenken anzugehen:

  • Bibliothek für Compliance-Verpflichtungen: Mithilfe der neuesten GRC-Technologie können gemeinnützige Organisationen eine Online-Bibliothek mit anwendbaren Vorschriften, Richtlinien und Verfahren einrichten, die es ihnen ermöglicht, die Einhaltung zu überwachen.
  • Richtlinienmanagement: Bei so vielen bestehenden Richtlinien und Vorschriften kann es eine Herausforderung sein, den Überblick über Richtlinienverantwortliche, Änderungen, Genehmigungen und Ablaufdaten zu behalten. Die mit GRC-Software verfügbaren Richtlinienmanagementfunktionen stellen sicher, dass Richtlinien aktuell bleiben, Genehmigungsprozesse automatisiert werden und Online-Richtlinienbestätigungen ermöglicht werden.
  • Management regulatorischer Änderungen: NGOs und Wohltätigkeitsorganisationen unterliegen vielen Vorschriften. Die Implementierung eines Programms für regulatorische Änderungen, das relevante Vorschriften Prozessen und Verfahren zuordnet, kann Organisationen helfen, mit regulatorischen Änderungen Schritt zu halten, durch automatisierte Genehmigungen und Warnmeldungen, die einen vollständigen Audit-Trail darüber liefern, wann Änderungen implementiert wurden.
  • Anonyme Meldungen und Whistleblowing: Viele GRC-Tools bieten Online-Portale, wo Mitarbeiter Vorfälle und Compliance-Probleme diskret melden können und anonymes Whistleblowing erleichtern, um sicherzustellen, dass Probleme hervorgehoben und angegangen werden.

ESG-Berichterstattung

Bis vor Kurzem war die Berichterstattung über Umwelt, Soziales und Governance (ESG) weitgehend das Domäne und der Fokus börsennotierter Unternehmen. Heute jedoch wächst der Druck von Investoren und Spendern auf gemeinnützige Organisationen und Wohltätigkeitsorganisationen, diese Praxis zu übernehmen.

Ein kürzlich veröffentlichter Bericht von RSM mit dem Titel „„Was bedeutet ESG für den Wohltätigkeitssektor““ analysierte über 114 Jahresabschlüsse von Wohltätigkeitsorganisationen und stellte fest, dass gemeinnützige Organisationen einen Vorsprung in Bezug auf ESG haben, da der Zweck von Wohltätigkeit darin besteht, dem öffentlichen Nutzen zu dienen und der Umwelt keinen Schaden zuzufügen, was deutlich macht, dass der Zweck von ESG nahtlos mit den Zielen gemeinnütziger Organisationen übereinstimmt.

ESG-Berichterstattung sollte als Chance betrachtet werden, wichtige ökologische und soziale Nachhaltigkeitsprinzipien in den Lebenszyklus einer gemeinnützigen Organisation zu integrieren, um den Programmergebnis und die Spenderbindung für die kommenden Jahre zu sichern. Doch wie können gemeinnützige Organisationen ihre ESG-Referenzen nachweisen?

GRC-Technologie mit ESG-Funktionen kann Organisationen helfen, den Fortschritt ihrer ESG-Initiativen zu überwachen. Die Tools bieten Best-Practice-Frameworks, um Organisationen zu helfen:

  • Eine ESG-Strategie mit einer Reihe von Zielen und Vorgaben definieren.
  • Key Performance Indicators (KPIs) festlegen, um den Fortschritt zu visualisieren.
  • Die Einhaltung ESG-bezogener Verpflichtungen überwachen.
  • ESG-bezogene Vorfälle protokollieren.
  • ESG-bezogene Risiken verfolgen und überwachen.

Wenn all dies innerhalb einer Plattform verwaltet wird, entsteht eine einzige Quelle der Wahrheit für alle ESG-bezogenen Aktivitäten.

Der Einsatz eines integrierten GRC-Tools mit starken ESG-Funktionen kann gemeinnützige Organisationen dabei unterstützen, ihre Werte, Kultur und Ethik zu demonstrieren. Durch die Entwicklung einer ESG-Strategie und eines Frameworks können sie den Fortschritt verfolgen und über wichtige Initiativen berichten, alle ESG-Daten über API-Integrationen zentralisieren, ESG-Risiken und die ESG-Compliance Dritter managen und ESG-Vorschriften erfüllen.

Der Wohltätigkeitssektor bewirkt einen deutlichen Unterschied im sozialen Bereich, weshalb ESG-Referenzen diesen Organisationen nicht nur helfen können, sich vor möglichen unethischen und nicht nachhaltigen Praktiken zu schützen, sondern auch die zahlreichen Beiträge des Sektors zur breiteren Gesellschaft hervorheben, um zukünftige Spenderinvestitionen zu optimieren.

Projektmanagement und Projektrisiko

Gemeinnützige Organisationen laufen ständig Gefahr, keine Spenden zu erhalten und müssen sich mit einer Vielzahl von „„Projektrisiken““ auseinandersetzen, während sie versuchen, große Kapitalprojekte, Galas und Veranstaltungen zu implementieren, um Gelder zu beschaffen und die schutzbedürftigen Menschen zu unterstützen, für die sie arbeiten.

Wenn es um die Implementierung einiger ihrer größeren globalen Projekte geht, kann GRC-Software mit Projektmanagement-Funktionen sie mit den notwendigen Tools ausstatten, um Projekte pünktlich zu liefern und das Vertrauen der Stakeholder aufzubauen, was die Planung von Projekten wie Spendenaktionen, Lieferungen von Hilfspaketen und Lebensmitteln sowie sogar groß angelegten humanitären Projekten wie dem Bau von Infrastruktur in unterentwickelten Gebieten erleichtert.

Durch die Entscheidung für eine GRC-Plattform mit starken Projektmanagementfunktionen können Projekte jeder Größe mit wichtigen Zeitplänen, Lieferobjekten und Budgets geplant werden. Automatisierte Workflows ermöglichen die Zusammenarbeit, und alle Projektrisiken können dem Risikoregister hinzugefügt und überwacht werden. Der Fortschritt kann leicht eingesehen werden, und Kontrollen können eingerichtet werden, um Probleme wie verpasste Fristen und Mehrausgaben zu kennzeichnen. Projekte können leicht priorisiert werden, um sicherzustellen, dass Budget und Ressourcen den kritischsten Initiativen zugewiesen werden können. Projektmanagement-Tools erleichtern die Zusammenarbeit bei großen Projekten und liefern Führungskräften wichtige Einblicke in den Projektstatus, wodurch langwierige Fortschrittsbesprechungen und Updates reduziert werden.

Um die erfolgreiche Durchführung großer humanitärer Projekte und Spendenaktionen zu gewährleisten, müssen Wohltätigkeitsorganisationen und NGOs die damit verbundenen Risiken sorgfältig managen. Organisationen sollten potenzielle „„Projektrisiken““ identifizieren und Key Risk Indicators (KRIs) festlegen; sie sollten auch ein Risikoregister und einen Rahmen zur Kategorisierung und Priorisierung von Risiken erstellen. Sie sollten regelmäßige Risikobewertungen und Überprüfungen durchführen, um die Risikostufen zu überwachen, und Workflows implementieren, um sicherzustellen, dass Probleme schnell angegangen und gelöst werden. Das Management von Projektrisiken mithilfe einer GRC-Plattform ermöglicht es Organisationen, den Risikomanagementprozess durch Kontrollüberwachung und automatisierte Workflows und Warnmeldungen zu automatisieren; es ermöglicht Organisationen auch, Projektrisiken in ihr umfassenderes Risikomanagementprogramm zu integrieren.

Durch die Antizipation potenzieller Projektrisiken und die Implementierung eines Plans zu deren Minderung oder Vermeidung können Projektmanager fundierte Entscheidungen treffen, Ressourcen effektiv zuweisen und sicherstellen, dass das Projekt pünktlich, im Rahmen des Budgets und gemäß den gewünschten Qualitätsstandards abgeschlossen wird.

Einführung der GRC-Automatisierung

Da gemeinnützige Organisationen vorteilhafte finanzielle Privilegien wie Steuerbefreiungen und Zugang zu öffentlichen Geldern genießen, werden gemeinnützige Organisationen sowohl von der Öffentlichkeit als auch von Regulierungsbehörden routinemäßig einem hohen Standard unterzogen, um sicherzustellen, dass diese Privilegien nicht missbraucht und sinnvoll eingesetzt werden.

Heute sind die drei Säulen Governance, Risiko und Compliance entscheidend für den langfristigen Erfolg gemeinnütziger und wohltätiger Organisationen. Eine starke Governance hängt von robusten Risikomanagementfähigkeiten ab, um Stabilität zu gewährleisten, während sie einen Kurs in eine unsichere Zukunft einschlägt, während eine gute Compliance dazu beiträgt, ihre vorteilhaften finanziellen Positionen zu erhalten.

Der Einsatz von GRC-Technologie ist für gemeinnützige Organisationen unerlässlich, um einen effizienten, agilen und kollaborativen Berichtsrahmen zu entwickeln. Durch die Zentralisierung von GRC-Prozessen auf einer einzigen, einheitlichen Plattform können NGOs erheblich von der daraus resultierenden Transparenz und Zuordnung verschiedener Risiko- und Compliance-Prozesse profitieren, wobei die Beziehungen zwischen ihnen hervorgehoben, manueller Aufwand reduziert und ein verbessertes allgemeines Risikobewusstsein geschaffen wird.

Eine Wohltätigkeitsorganisation, die ihre GRC-Prozesse auf einer integrierten Plattform konsolidiert, schafft eine einzige Quelle der Wahrheit, vollständige Rückverfolgbarkeit und Audit-Tracking für alle GRC-Prozesse, verbesserte Informationen und Analysen zur Förderung besserer Entscheidungsfindung und eine massive Reduzierung des Zeitaufwands für administrative Tätigkeiten.

Dieser integrierte und flexible Ansatz schafft eine erhöhte Transparenz der Risikobeziehungen durch eine Reihe aufschlussreicher Dashboards und Berichte und unterstützt so die risikobasierte Entscheidungsfindung.

Die Implementierung einer GRC-Plattform wie Riskonnect wird NGOs und Wohltätigkeitsorganisationen dabei unterstützen, Best-Practice-Prozesse in den Bereichen Risikomanagement, Compliance, Vorfallberichterstattung, ESG, Projektmanagement und strategische Planung zu implementieren.

Die Technologie kann Wohltätigkeitsorganisationen dabei unterstützen, den manuellen Aufwand zu reduzieren und die für administrative Tätigkeiten aufgewendete Zeit zu sparen. Dies, zusammen mit dem zentralisierten Risikorepository, kann die Datenintegrität verbessern und Teams befähigen, analytische Tools zu nutzen, um umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Riskonnect engagiert sich dafür, Organisationen dabei zu unterstützen, ihre GRC-Reise mit standardisierten Prozessen und Frameworks, automatisierten Workflows und verbessertem Informationsaustausch voranzutreiben. Um mehr zu erfahren, kontaktieren Sie uns noch heute für eine Demo.