Eines der sichtbarsten und wichtigsten Elemente eines Business Continuity-Programms ist die Durchführung von Übungen. Die Durchführung von Übungen ermöglicht es dem Unternehmen, die Business Continuity-Fähigkeiten und die Planunterlagen zu validieren und zu verbessern. In der Regel wird empfohlen, jeden Plan, jeden Prozess und jedes Verfahren mindestens einmal im Jahr zu üben. Der tatsächliche Zeitplan sollte jedoch organisatorische Veränderungen und die Kritikalität des wiederhergestellten Produkts oder Dienstes berücksichtigen. Da Unternehmen oft nur über begrenzte Ressourcen verfügen (z.B. Zeit, Geld und Fähigkeiten), gibt es eine Reihe verschiedener Arten von Übungen, die den Anforderungen der Interessengruppen gerecht werden und gleichzeitig die organisatorischen Einschränkungen berücksichtigen (siehe Grafik unten).
Obwohl Übungen in ihrer Art und Komplexität sehr unterschiedlich sind, ist die Auswahl eines geeigneten Moderators entscheidend. Diese Person ist dafür verantwortlich, einen klaren Plan für die Übung aufzustellen, die Erwartungen des Managements zusammenzufassen, während der Übung Anleitung und Unterstützung zu geben und nach der Übung konstruktives Feedback von den Teilnehmern einzuholen. Insgesamt ist der Moderator dafür verantwortlich, dass die Zeit- und Ressourceninvestition in die Übung vom Unternehmen voll ausgeschöpft wird. Der Rest dieser Perspektive befasst sich mit diesen Bausteinen einer erfolgreichen Moderation.
Auswahl des richtigen Moderators Was ist ein Moderator? Ein Moderator ist die Person, die während der Entwicklung und Durchführung der Übung die Aufsicht und Leitung übernimmt. Es sollte ein Moderator mit den richtigen Kenntnissen, Fähigkeiten und Erfahrungen ausgewählt werden, um die Entwicklung und Durchführung der Übung zu leiten. Obwohl Erfahrung in der Moderation von Übungen wichtig ist, gibt es weitere wichtige Eigenschaften, die ein Moderator mitbringen sollte:
- Ausgezeichnete Präsentationsfähigkeiten
- Nachgewiesene Führungsqualitäten
- Wissen über das Geschäft und/oder die Branche
- Verständnis für geschäftliche und standortspezifische Risiken
- Ausreichende Erfahrung mit dem Business Continuity Programm der Organisation, insbesondere mit den Elementen, die trainiert werden
Vorbereitung der Übung Nach der Auswahl eines Moderators sollte dieser die Entwicklung der Übung leiten (oder zumindest aktiv daran teilnehmen). Es wird empfohlen, dass der Moderator an der Planung und Entwicklung der Übung beteiligt ist:
- Festlegen des Übungsumfangs – Welche Elemente des Business Continuity-Programms werden getestet? – Wer sind die Teilnehmer? – Welche Art von Übung wird durchgeführt?
- Definition von Übungszielen – Was sind die übergeordneten Ziele der Übung?
- Erstellen des Übungsszenarios – Welche Informationen sind notwendig, um das Bewusstsein zu schärfen und eine gründliche Bewertung der aktuellen Business Continuity-Strategien zu ermöglichen?
Erwartungen festlegen Kurz vor Beginn der Übung sollte der Moderator mit den Teilnehmern Erwartungen festlegen, um die Effektivität der Veranstaltung zu erhöhen. Einige Erwartungen fallen in die Kategorie des gesunden Menschenverstandes – keine Handys und nur eine Person spricht zur gleichen Zeit. Andere gelten als geschäftskontinuitätsspezifisch – halten Sie sich an die genehmigten Pläne und Verfahren, treffen Sie umsetzbare Entscheidungen, anstatt über mögliche Maßnahmen zu debattieren, und verlassen Sie sich auf die Entscheidungen des Teamleiters. Diese „Regeln“ sind zwar grundlegend, werden aber inmitten einer tatsächlichen Krise oder Übung oft vergessen, und ohne sie könnte es zu einer verzögerten oder ineffektiven Reaktion oder Wiederherstellung kommen.
Der Moderator muss nicht nur einige Grundregeln festlegen, sondern auch seine Rolle bei der Maximierung des Werts der Übung darlegen und darauf hinweisen, dass er das Recht hat, die Übung durch im Voraus geplante oder improvisierte Informationseinschübe umzulenken. Der Moderator muss als Teilnehmer mit Mehrwert angesehen werden – als jemand, der die Effektivität des Trainings steigert, und als jemand, dem man zutraut, eine gründliche Bewertung der Pläne und Strategien der Organisation vorzunehmen.
Anleitung geben Sobald die Übung im Gange ist, ist es unerlässlich, dass der Moderator mutig genug ist, um die Teilnehmer zu den im Voraus geplanten Elementen des Business Continuity-Programms zurückzuleiten, jedoch diskret genug, um die Teilnehmer nicht zu beleidigen und eine weitere Teilnahme zu verhindern. Ein Moderator sollte die Teilnehmer geduldig dazu ermutigen, die Ziele der Übung zu erreichen und jeden Versuch unternehmen, die im Voraus geplanten Programmelemente und Fähigkeiten zu nutzen. Die erfolgreichsten Übungen sind diejenigen, bei denen die Verfahren und Pläne, die geübt werden, umfassend genutzt werden.
Die Trainer sollten regelmäßige Pausen für die Teilnehmer einplanen, wo dies sinnvoll ist. Die Übungspausen sollten jedoch nicht als „Freizeit“ betrachtet werden. Stattdessen sollten diese „Auszeiten“ dazu dienen, die Teilnehmer zum Nachdenken darüber anzuregen, wie sie ihre Übungsziele erreichen. Eine Übungspause gibt dem Moderator auch die Möglichkeit, die Teilnehmer für die kommenden Abschnitte der Übung zu coachen. Das ist ein viel proaktiverer Ansatz, um die Teilnehmer zu unterrichten oder zu trainieren, als nur auf die Teilnehmer zu reagieren und Anweisungen zu geben. Übungspausen sorgen dafür, dass sich die Teilnehmer wohler fühlen (und mehr Selbstvertrauen haben), und verbessern die Leistung der Teilnehmer in den späteren Phasen der Übung.
Bitten Sie um Feedback Unmittelbar nach der Übung sollten zwei Arten von Nachbesprechungen für alle Teilnehmer abgehalten werden. Erstens sollten die Teilnehmer bei jeder Übungsnachbesprechung ihre Meinung über die Übung und ihre Moderation äußern können. Indem er die Meinung der Teilnehmer einholt, sammelt der Moderator Ideen oder Überlegungen zur Verbesserung künftiger Übungen und gibt den Teilnehmern gleichzeitig die Möglichkeit, bei der Entwicklung ihrer Übungen mitzureden. Die Moderatoren können auch Feedback-Formulare verteilen, um die Meinung der Teilnehmer einzuholen, wenn die Zeit knapp ist.
Zweitens sollten die Moderatoren den Abschluss einer Übung nutzen, um alle Beobachtungen zu protokollieren, die zur Verbesserung der Prozesse/Pläne dienen, einschließlich der Lücken in den Fähigkeiten des Business Continuity-Programms. Diese Beobachtungen sollten dokumentiert und den entsprechenden Interessenvertretern innerhalb des Unternehmens zur Genehmigung vorgelegt werden, bevor die Übung fortgesetzt wird. Das Business Continuity-Programm sollte alle Beobachtungen aufzeichnen, um die Fortschritte aus früheren Übungen zu verfolgen und festzuhalten.
Fazit Es gibt zwar eine Vielzahl möglicher Übungsziele, aber die beiden übergeordneten Ziele sind die Verbesserung der Vorbereitung der Organisation auf ein tatsächliches Ereignis und die Verbesserung der individuellen Fähigkeiten zur Teilnahme an den Reaktions- und Wiederherstellungsmaßnahmen. Ein Übungsleiter ist ein Schlüsselelement für das Erreichen dieser beiden Ziele, da er für die Leitung der Übungsvorbereitungen, die Festlegung klarer Erwartungen, die Ausrichtung der Teilnehmer auf die Übungsziele, die Schaffung geeigneter Lehrmöglichkeiten und die Einholung von Teilnehmerfeedback verantwortlich ist.
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