Facteurs clés de succès dans l’animation d’exercices

L’un des éléments les plus visibles et les plus essentiels d’un programme de continuité des activités est l’exercice. Les exercices permettent à l’organisation de valider et d’améliorer les capacités de continuité des activités et la documentation du plan. Il est généralement recommandé d’effectuer des exercices au moins une fois par an pour chaque plan, processus ou procédure, bien que le calendrier réel doive tenir compte des changements organisationnels et de la criticité du produit ou du service récupéré. Les organisations étant souvent soumises à des contraintes de ressources (temps, argent et compétences), il existe différents types d’exercices permettant de répondre aux exigences des parties prenantes tout en tenant compte des contraintes organisationnelles (voir le graphique ci-dessous).

Bien que les exercices varient considérablement en termes de type et de complexité, il est essentiel de choisir l’animateur approprié. Cette personne est chargée d’établir un plan d’exercice clair, de résumer les attentes de la direction, de fournir des conseils et une assistance pendant l’exercice et de recueillir les réactions constructives des participants après l’exercice. D’une manière générale, le facilitateur est chargé de veiller à ce que l’entreprise tire pleinement parti du temps et des ressources investis dans l’exercice. La suite de cette perspective aborde les éléments constitutifs d’une facilitation réussie.

Choisir le bon animateur Qu’est-ce qu’un animateur ? L’animateur est la personne choisie pour superviser et orienter l’élaboration et la réalisation de l’exercice. Un animateur possédant les connaissances, les compétences et l’expérience nécessaires doit être sélectionné pour diriger l’élaboration et l’animation de l’exercice. Bien que l’expérience en matière d’animation d’exercice soit importante, d’autres caractéristiques importantes de l’animateur sont les suivantes

• Excellentes compétences en matière de présentation
• Capacités de leadership avérées
• Connaissance de l’entreprise et/ou du secteur
• Compréhension des risques spécifiques à l’entreprise et au lieu d’implantation
• Expérience suffisante du programme de continuité des activités de l’organisation, en particulier des éléments qui font l’objet d’un exercice.

Préparer l’exercice Une fois sélectionné, l’animateur doit diriger l’élaboration de l’exercice (ou au moins y participer activement). Il est recommandé que l’animateur soit impliqué dans le processus de planification et d’élaboration de l’exercice, y compris :

• Déterminer la portée de l’exercice – Quels sont les éléments du programme de continuité des activités qui sont testés ? – Qui sont les participants ? – Quel type d’exercice est réalisé ?
• Définition des objectifs de l’exercice – Quels sont les objectifs généraux de l’exercice ?
• Création du scénario de l’exercice – Quelles sont les informations nécessaires pour accroître la sensibilisation et permettre une évaluation approfondie des stratégies de continuité des activités en vigueur ?

Fixer des attentes Juste avant le début de l’exercice, l’animateur doit fixer des attentes avec les participants afin d’accroître l’efficacité de l’événement. Certaines attentes relèvent du bon sens – pas de téléphone portable et une seule personne parle à la fois. D’autres sont spécifiques à la continuité des activités : suivre les conseils des plans et procédures approuvés, prendre des décisions concrètes plutôt que de débattre d’actions potentielles et s’en remettre aux décisions prises par le chef d’équipe. Ces « règles », bien que fondamentales, sont souvent oubliées au milieu d’une crise ou d’un exercice réel et, sans elles, une réponse ou un effort de récupération retardé ou inefficace pourrait se produire.

Outre l’établissement de certaines règles de base, l’animateur doit présenter son rôle dans l’optimisation de la valeur de l’exercice et préciser qu’il a le droit de réorienter l’exercice par des injections d’informations planifiées ou impromptues. L’animateur doit être considéré comme un participant à valeur ajoutée – quelqu’un qui augmentera l’efficacité de l’expérience de formation, ainsi qu’une personne de confiance pour mener une évaluation approfondie des plans et stratégies de l’organisation.

Fournir des conseils Une fois l’exercice en cours, il est impératif que l’animateur soit suffisamment audacieux pour guider les participants vers les éléments préétablis du programme de continuité des activités, tout en restant suffisamment discret pour ne pas offenser les participants et les empêcher de continuer à participer. L’animateur doit encourager patiemment les participants à atteindre les objectifs de l’exercice et s’efforcer d’utiliser les éléments et les capacités du programme planifiés à l’avance. Les exercices les plus réussis sont ceux qui utilisent à fond les procédures et les plans faisant l’objet de l’exercice.

Les animateurs doivent prévoir des pauses périodiques pour les participants lorsque cela est possible, mais les pauses ne doivent pas être considérées comme du « temps libre ». Au contraire, ces « pauses » doivent être l’occasion d’encourager la réflexion sur la manière dont les participants atteignent leurs objectifs en matière d’exercices. Une pause dans l’exercice donne également à l’animateur le temps d’encadrer les participants pour les segments suivants de l’exercice, ce qui constitue une approche beaucoup plus proactive de l’enseignement ou de la formation des participants que de simplement réagir aux participants et de leur donner des conseils. Les « pauses » de l’exercice permettent aux participants de se sentir plus à l’aise (et plus confiants) et d’améliorer leurs performances lors des phases ultérieures de l’exercice.

Demandez un retour d’information Immédiatement après l’exercice, deux types de comptes rendus doivent être organisés pour tous les participants. Tout d’abord, chaque compte rendu d’exercice doit permettre aux participants d’exprimer leur opinion sur l’exercice lui-même et sur son animation. En demandant l’avis des participants, l’animateur recueille des idées ou des considérations pour améliorer les exercices futurs, tout en permettant aux participants d’avoir leur mot à dire dans l’élaboration de leurs exercices. Les animateurs peuvent également choisir de distribuer des formulaires de retour d’information pour recueillir l’avis des participants si le temps est compté.

Deuxièmement, les facilitateurs devraient profiter de la conclusion d’un exercice pour consigner toutes les observations relatives à l’amélioration du processus/plan, y compris les lacunes en matière de capacités du programme de continuité des activités. Ces observations doivent être documentées et présentées aux parties prenantes appropriées de l’organisation pour approbation avant de poursuivre. Le programme de continuité des activités doit conserver un registre de toutes les observations afin de suivre et de noter les progrès réalisés lors des exercices précédents.

En conclusion Bien qu’il existe une myriade d’objectifs possibles pour un exercice, les deux objectifs primordiaux sont d’améliorer la préparation de l’organisation à un événement réel et d’accroître les capacités individuelles à participer à l’effort d’intervention et de rétablissement. L’animateur de l’exercice est un élément clé pour atteindre ces deux objectifs, car il est chargé de diriger les préparatifs de l’exercice, de définir des attentes claires, de recentrer les participants sur les objectifs de l’exercice, de créer des possibilités d’enseignement pratiques et de solliciter le retour d’information des participants.

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