Wenn das Flugzeug eines Kampfpiloten in eine Katastrophe gerät, ist sein Fallschirm sein Ersatzplan, sein Mittel, um ohne weitere Verletzungen wieder auf den Boden zu kommen. Aber wenn sein Fallschirm schlecht gewartet, falsch gepackt, nicht leicht zugänglich oder zu kompliziert zu entfalten ist, kann er versagen. Das gleiche Konzept lässt sich auf die Business Continuity-Pläne (BCPs) eines Unternehmens anwenden.
BCPs sind wie die Fallschirme einer Organisation. Sie dienen dazu, ein Unternehmen in Sicherheit zu bringen und weitere Verluste und Schäden im Falle einer Krise zu verringern. Wenn ein BCP jedoch unzureichend gepflegt wird, willkürlich entwickelt wurde, schwer zu interpretieren und für die Mitarbeiter nicht leicht zugänglich ist, kann Ihr Unternehmen abstürzen.
- Unzureichende Bewertung von Risiken
Risikobewertungen sind das Herzstück eines BCP. Sie sollten Ihre Bedrohungen und Schwachstellen kennen, um planen zu können, wie Sie diese bekämpfen und beseitigen können. Wenn keine umfassende Risikobewertung durchgeführt wird, wird auch kein umfassender Plan erstellt.
Die Lösung: Widerstehen Sie dem Drang, in die „Das wird uns nicht passieren“- oder „Wir können es ohne Plan bewältigen“-Falle zu tappen. Seien Sie realistisch in Ihrer Einschätzung der Wahrscheinlichkeit eines Vorfalls und seiner Auswirkungen. Wenn Sie dies unterschätzen, wird Ihre Fähigkeit, richtig zu planen, nur beeinträchtigt. An dieser Stelle kann eine umfassende Zusammenarbeit im Unternehmen helfen. Bringen Sie jeden dazu, über mögliche Bedrohungen und deren Auswirkungen auf jede einzelne Abteilung nachzudenken.
- Schaffung von Single Points of Failure
Hier machen viele Unternehmen Fehler. Beispiele:
Speichern Sie Hauptdaten und Backups auf denselben Servern. Wenn dieser Server ausfällt, wird auch Ihr Backup zerstört. – Sie versäumen es, Ausdrucke Ihrer Pläne zu erstellen. Die meisten BCP-Softwarelösungen ermöglichen es den Benutzern, ihre Pläne elektronisch in der Software zu speichern, aber auch hier gilt: Wenn der Host-Server ausfällt, ist auch Ihr Plan betroffen.
– Zuweisung nur einer Methode der Notfallkommunikation. Wenn diese Option beeinträchtigt ist, können Sie Ihren Plan nicht kommunizieren.
Lösung: Prüfen Sie Ihren Plan, um einzelne Schwachstellen wie diese und andere aufzudecken. Gehen Sie niemals davon aus, dass jeder Responder, jeder Prozess oder jedes System wie geplant verfügbar oder einsatzbereit ist.
- Versäumnis,
zu aktualisieren Was nützt Ihr Plan, wenn die Kontaktinformationen Ihres Responders nicht mehr aktuell sind? Oder wenn sich die Software, die Sie verwenden, geändert hat? Ein Plan, der seit 11 Jahren in einem Aktenordner verstaubt, ist kein zuverlässiger Plan.
Lösung: Aktualisieren Sie Ihre BCPs häufig. Und führen Sie regelmäßig Risikobewertungen durch, um die Funktionalität in der Praxis zu beurteilen. Organisatorische Anforderungen ändern sich. Die Technologie entwickelt sich weiter. Das Personal ändert sich. Halten Sie sich über alle internen und externen Veränderungen auf dem Laufenden: Branchenbedrohungen, Vorschriften, Personal usw., und ändern Sie Ihren Plan entsprechend.
- Verzichten Sie auf die Weitergabe von Informationen
Was ist, wenn das Topmanagement oder die Hauptverantwortlichen nicht im Büro sind, wenn es zu einem Zwischenfall kommt? Werden andere wissen, was in ihrer Abwesenheit zu tun ist? Und selbst wenn alle Mitarbeiter anwesend sind, werden alle Mitarbeiter wissen, was sie zu erwarten haben?
Lösung: Verteilen Sie Kopien der BCPs an alle Mitarbeiter. Wenn Führungskräfte und Responder nicht erreichbar oder abwesend sind, müssen andere in der Lage sein, schnell und effektiv zu reagieren. Darüber hinaus sollten alle Mitarbeiter über ein grundlegendes Verständnis Ihrer BCPs verfügen, um die Effizienz zu steigern und zu vermeiden, dass sie eher zu Hindernissen als zu Helfern werden. Unentschlossenheit und Verwirrung können Ihren ansonsten gut geölten Plan blockieren.
- Vermeiden von Anpassungen
BCPs sind keine Einheitslösungen für alle. Obwohl BCP-Vorlagen einen soliden Ausgangspunkt bieten, insbesondere für Unternehmen, die gerade erst mit BCP beginnen, sollten Sie sich nicht darauf beschränken. Was für einen Lebensmitteleinzelhändler am besten geeignet ist, passt vielleicht nicht zu den Bedürfnissen eines Automobilherstellers.
Lösung: Passen Sie Ihre Pläne an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an, um möglichst effektiv zu sein. Hier kann eine gründliche Risikobewertung wirklich helfen, die wahrscheinlichsten Bedrohungen für Ihr Unternehmen und die effektivsten Prozesse und Protokolle für das einzelne Unternehmen zu ermitteln. Nenner wie Branche, Standort, Größe usw. spielen eine Rolle bei der Entwicklung Ihres am besten geeigneten Plans.
- Vernachlässigung der Krisenkommunikation
Wenn Sie nicht kommunizieren können, können Sie Ihren Plan nicht ausführen. Eine verlässliche und gemeinsame Kommunikation ist das A und O eines jeden Plans. Was werden Sie tun, wenn die von Ihnen vorgesehene Methode der Kommunikation ausfällt?
Lösung: Entwickeln Sie einen dokumentierten Krisenkommunikationsplan für Ihren BCP, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter während und nach einem Vorfall in Verbindung bleiben können. Der Plan sollte Ausweichmöglichkeiten enthalten, mehr als nur eine Methode. Wenn eins und zwei versagen, dann haben Sie eine dritte…
- Verzicht auf Tests und Übungen
Ein realer Vorfall sollte nicht das Testgelände für Ihre BCPs sein. Was ist, wenn die Wiederherstellungszeitziele (RTOS) falsch sind? Was ist, wenn Sie an Ihrem Ausweichstandort keinen Mobilfunkempfang haben? Was ist, wenn Mitarbeiter die Pläne oder die Terminologie falsch interpretieren? Bei der Umsetzung eines Plans können so viele Dinge schief gehen und Schwachstellen auftreten. Es ist besser, diese Schwachstellen zu entdecken, bevor sie zu einer größeren Katastrophe führen. Und einen Plan auszuführen, ohne ihn vorher zu üben, ist wie ein Broadway-Stück ohne Proben aufzuführen. Jeder glaubt, seinen Text und seine Position zu kennen, aber tun sie das auch?
Die Lösung: Testen Sie es, bevor Sie es brauchen. Tischtests helfen dabei, Versäumnisse und Schwachstellen in Ihren Plänen aufzudecken, und zwar so rechtzeitig, dass Sie sie beheben können. Das Üben des Plans gibt Ihnen die Möglichkeit, das, was funktioniert, zu verfeinern und zu perfektionieren. Schließlich macht Übung den Meister, nicht wahr? Es gibt jedem die Möglichkeit zu erfahren, wie er tatsächlich reagieren wird, die Gründe für die Prozesse und Protokolle besser zu verstehen, Fragen zu stellen und Verbesserungen vorzuschlagen.
- Nicht fertig werden
Ein unvollständig ausgearbeiteter Plan führt nicht zu einem vollständig geschützten Unternehmen. Unterentwickelte Pläne sind genauso schlecht wie gar kein Plan.
Lösung: Setzen Sie alles daran, Ihren BCP zu vervollständigen. Wissen Sie, wer die Verantwortung trägt? Wer sind die Ersthelfer für verschiedene Vorfälle? Haben Sie Ersatzreferenten für den Fall bestimmt, dass die Hauptakteure nicht verfügbar sind? Haben Sie für alle potenziellen Bedrohungen und Störungen vorgesorgt? Haben Sie alle Pläne dokumentiert und verteilt?
- Die Erwartung, dass alles wie geplant läuft
Murphys Gesetz: Wenn etwas schief gehen kann, wird es auch schief gehen. Viel zu oft planen Unternehmen nicht für Abweichungen von Plänen, keine Eventualitäten. Was ist, wenn alle Ihre Kommunikationsmöglichkeiten ausfallen? Was ist, wenn Ihnen der Nachschub ausgeht? Was ist, wenn Ihre Daten nicht in der erwarteten Zeitspanne wiederhergestellt werden können?
Lösung: Formulieren Sie Ausweichpläne für Ihre Pläne. Überlegen Sie, was Ihr nächster Schritt wäre, wenn bestimmte Teile Ihres Plans schief gehen und machen Sie einen Plan für diese Fälle.
Bereiten Sie Ihren BCP-Fallschirm vor und bewahren Sie ihn
Wenn Sie diese BCP-Fallen erkennen und sich an die entsprechenden Lösungen halten, können Sie Ihre Chancen erhöhen, Krisen erfolgreich zu meistern, größere Schäden und Verluste zu vermeiden und auf den sprichwörtlichen Füßen zu landen. Ihr Geschäft, Ihr Ruf und Ihre Kunden hängen davon ab.
