Os workshops de risco são uma parte indispensável de um programa eficaz de Gestão do Risco Empresarial. São uma ferramenta poderosa para envolver os decisores no processo de gestão do risco e para construir uma cultura mais madura, transparente e consciente do risco.

De acordo com Codorniz RobA Comissão Europeia, especialista em ERM de renome, autor e frequente Risk@Work Para o orador, os workshops sobre riscos têm a ver com conversas e definição de prioridades. Trazem os principais decisores para a mesa numa plataforma estruturada para discutir o cenário de risco, identificar pontos fortes e lacunas na preparação, aplicar o pensamento analítico e tomar decisões. Os workshops de risco proporcionam um local seguro para fazer perguntas, obter respostas, ter discussões abertas e testemunhar as decisões tomadas. São a melhor forma de levar os decisores a incorporar o pensamento do risco nas actividades diárias.

Preparação de um seminário sobre riscos

A existência de um patrocinador é essencial para o êxito de um workshop sobre riscos. O patrocinador é a pessoa que é responsável pelo risco e tem autoridade para tomar decisões relacionadas com a tolerabilidade e as acções a realizar. O patrocinador identifica os objectivos, decide a ordem de trabalhos, apresenta os critérios de risco, faz perguntas de sondagem ao grupo e atribui acções. O patrocinador deve estar na sala durante todo o workshop para testemunhar a discussão, fazer perguntas, testar hipóteses e tomar decisões sobre como avançar. No final, o patrocinador partilha as conclusões do workshop com os líderes e outras partes interessadas.

Outros elementos essenciais incluem:

Objectivos. Por que razão está a realizar o seminário sobre riscos? Que problema está a tentar resolver? Uma forma de identificar os objectivos é através de uma matriz. A matriz pode ajudá-lo a determinar se o workshop se deve centrar principalmente na tomada de decisões sobre os riscos - ou mais na aprendizagem sobre os riscos. Considere também se o seu foco é amplo ou restrito. Um enfoque amplo explora os riscos estratégicos, enquanto um enfoque restrito se concentra em riscos específicos, fazendo uso intensivo de dados para avaliar os riscos e a adequação dos atenuantes.

Agenda. De que riscos é que vão falar? O promotor pode querer solicitar a opinião dos participantes antes ou no início do workshop sobre riscos, mas, em última análise, é da responsabilidade do promotor decidir o que vai ser discutido. Juntamente com a ordem de trabalhos, poderá ser necessário fornecer aos participantes algumas informações e/ou dados de base. Se for esse o caso, mantenha-o altamente estruturado e simples.

Critérios de risco. O que é que vai fazer em relação a estes riscos? Como é que vai medir os seus riscos? O que é tolerável? Os critérios de risco são o principal instrumento para abrandar e descomprimir o pensamento, de modo a ultrapassar preconceitos individuais e colectivos e estabelecer uma ligação entre os juízos de risco de um indivíduo e os objectivos globais da organização. Proporcionam também uma forma coerente de avaliar se os controlos existentes são abrangentes, tendo em conta o âmbito do risco e a probabilidade de ocorrência do risco num determinado período de tempo. Devem ser calibrados para permitir uma avaliação consistente do risco e um julgamento da tolerabilidade dos riscos em toda a organização.

Facilitadores. Idealmente, um workshop deve ter dois facilitadores. Um dirige o tráfego e o outro regista o que é dito. Os facilitadores têm autoridade sobre o processo. Eles gerenciam a agenda, resumem os pontos de vista e controlam o tempo. Eles não expressam opiniões, editorializam ou fazem julgamentos.

Instalações. A realização do workshop fora das instalações oferece um ambiente neutro e evita que os participantes regressem às suas secretárias durante um intervalo. A realização de um seminário virtualmente é desaconselhada, mas pode ser necessária para acomodar pessoas que não podem participar pessoalmente.

Equipamento. Utilize uma ferramenta de votação anónima, como os keypads de votação, para avaliar as opiniões dos participantes e aumentar o envolvimento. Os resultados da votação estimulam a discussão e ajudam a minimizar o pensamento de grupo.

É útil ter dois ecrãs na sala. Um ecrã é utilizado para acompanhar os pontos da ordem de trabalhos e apresentar os resultados das votações. O segundo ecrã serve para apresentar documentos relevantes e/ou mostrar o debate que está a decorrer, gravado por um facilitador.

"Não farei uma oficina de risco sem votação anónima", diz Quail. "Garante a participação individual de todos. É eficiente. Em cinco segundos, sabemos o que todos pensam sobre o risco e podemos usar isso para orientar a discussão."

Pessoas. Planeie convidar entre oito e 18 pessoas para o seu workshop. Isto permite uma representação completa das pessoas com conhecimentos sobre os riscos da organização, embora seja um grupo manejável.

Tempo. Quatro horas é o ideal para manter o grupo concentrado e no caminho certo. Mais do que isso pode ser cansativo e o envolvimento começa a diminuir. Com um planeamento adequado, deve ser possível discutir um risco em 20 a 30 minutos. Assim, num workshop de quatro horas, é provável que consiga cobrir oito a 12 riscos. Duplique o tempo necessário para cada risco se o workshop for virtual.

Cinco passos para um workshop sobre riscos bem-sucedido

"Em vez de dizer a alguém como fazer a gestão de riscos com uma pilha de diapositivos, [num workshop sobre riscos] pegamos num problema empresarial real com decisões reais que têm de ser tomadas e analisamo-lo em conjunto", explica Quail. "Eles aprendem sobre ERM fazendo-o."

O objectivo de um workshop sobre riscos não é necessariamente chegar a um consenso sobre cada tópico. Em vez disso, o objectivo é fornecer ao promotor uma visão e informação suficientes para tomar decisões e avançar. Aqui estão cinco passos para avaliar cada risco na agenda:

  1. Compreender o risco. Peça aos participantes para descreverem cenários de como um risco se pode desenrolar. Pode acabar por ter até uma dúzia de variações. Isto dar-lhe-á uma ampla gama de cenários do risco e ajudará a construir uma compreensão colectiva do risco. Todos os factos estarão em cima da mesa, o que torna a discussão que se segue muito mais produtiva. "A vantagem de utilizar cenários em vez de, por exemplo, escrever uma definição, é o facto de ser muito mais divertido e envolvente", afirma Quail.
  1. Medir o risco. Discuta o impacto que o risco pode ter em toda a organização. O risco pode afectar as finanças, a reputação, os funcionários, os clientes e outras partes interessadas? Peça aos participantes que votem anonimamente no pior resultado possível da ameaça com base nos critérios de risco estabelecidos. Inicie a discussão pedindo a um dos participantes que não votou para explicar a razão do seu voto. A ideia é estimular a conversa e o debate. De seguida, faça uma segunda votação e veja como os participantes mudaram de opinião. Mais uma vez, o objectivo não é chegar a um acordo; é fornecer ao patrocinador informações suficientes para tomar decisões.
  1. Examinar a força dos controlos. Existem planos, políticas, acções e indicadores em vigor? Esta etapa centra-se nos controlos existentes, bem como nos seus pontos fortes e fracos. Dirija a conversa para questões como a responsabilidade pelo risco, os recursos disponíveis, a coordenação e a monitorização dos controlos. O facilitador pode sondar utilizando os modelos de controlo como ponto de referência para se certificar de que se tem uma visão completa do aspecto dos controlos e das possíveis lacunas. Os participantes votam novamente de forma anónima sobre a eficácia dos controlos.
  1. Avaliar a probabilidade de ocorrência. Pergunte aos participantes qual a probabilidade de o risco ocorrer, digamos, nos próximos cinco anos, e peça-lhes que votem numa escala de probabilidade. Enquanto as estimativas da probabilidade de cada risco são simplesmente o melhor palpite de cada participante (que pode não ser muito exacto no sentido absoluto), o valor é a estimativa do grupo da probabilidade relativa de ocorrência de um risco em comparação com outros.
  1. Decidir se este risco é tolerável. Depois de o facilitador resumir os pontos-chave levantados na discussão, o promotor pode decidir se o risco é tolerável com base nos controlos actuais ou se é necessário tomar medidas para gerir melhor o risco. O patrocinador atribuirá então as acções necessárias a serem tomadas. A etapa final é a preparação de um relatório para outros executivos e partes interessadas.

No final do workshop sobre riscos, os participantes terão uma melhor compreensão dos riscos e de como eles interagem entre si. E o patrocinador terá o conhecimento necessário para tomar decisões sábias.

Quail sublinha que os workshops de risco não se destinam apenas aos C-suites ou aos conselhos de administração. "A vantagem de realizar seminários sobre riscos é o facto de vender às pessoas o valor do ERM. Se quisermos que o ERM perdure, temos de ir mais fundo na organização e encontrar formas de o injectar na forma como os decisores operam a todos os níveis da empresa."

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