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Défi

Transport for London a des centaines de projets en cours à tout moment - et le bon déroulement de ces projets est une priorité.

L'autorité de transport intégrée est chargée de gérer les opérations quotidiennes du réseau de transport public de Londres, qui comprend le métro londonien, ainsi que les routes, les ponts, les tunnels et autres actifs de surface.

Certains projets - comme l'extension d'une ligne de métro - sont très importants et très visibles. Les budgets et les calendriers sont accessibles au public. Et tout le monde, des politiciens au grand public, peut voir l'évolution d'un projet et donner son avis, ce qui ne fait qu'accroître la pression.

Le défi consiste à mener à bien les projets dans le respect des délais et du budget avec une équipe de seulement 25 spécialistes des risques. "Nous devons affecter notre équipe aux projets pour lesquels son expertise est la plus nécessaire et aider l'ensemble de l'organisation à prendre en charge la gestion des risques et des contrôles pour les projets plus courants", explique Ajay Patel, responsable des risques - projets et programmes pour TfL.

Solution

TfL s'est tourné vers le logiciel de gestion des risques de projet de Riskonnect il y a une vingtaine d'années et n'a jamais regardé en arrière.

L'organisation utilise le logiciel pour identifier, évaluer et atténuer les risques associés à son portefeuille de projets divers. Les menus déroulants et les champs auto-remplis facilitent la saisie pour tous les membres de l'organisation, et les données sont toujours cohérentes et crédibles.

"La qualité des données est essentielle", explique Patel. "L'examen du gouvernement est rigoureux. On nous pose des questions très détaillées au niveau des projets individuels sur le risque, l'appétit global et le montant du financement approprié. Riskonnect fournit des certitudes - et cela renforce vraiment la confiance."

TfL peut facilement apporter lui-même des modifications aux champs, aux menus et à d'autres personnalisations de routine du logiciel. Et l'équipe Riskonnect est là pour aider à résoudre les problèmes les plus complexes. "Nous sommes en mesure de faire ce que nous voulons avec le système dans une certaine mesure - et ce degré de flexibilité est inestimable", dit Patel.

Les risques sont notés à l'aide d'une matrice de qualité d'évaluation des risques du projet. L'équipe de TfL dispose d'un accès de dernière minute pour s'assurer que les risques techniques, commerciaux et de livraison ont tous été pris en compte et que les liens entre les risques et les hypothèses ont été correctement reconnus.

Le logiciel offre également la simulation de Monte Carlo pour prédire la probabilité d'occurrence et l'impact financier possible pour différentes situations de risque. Selon M. Patel, cette capacité a ouvert les yeux des gens sur la valeur de l'utilisation de la modélisation statistique pour prédire les résultats des risques - ce qui a contribué à élever la stature de la gestion des risques à TfL.

Au fil des ans, l'organisation a accumulé une grande quantité de données historiques provenant des registres de risques, des coûts totaux des projets achevés et des aperçus des changements de portée, qui sont réinjectées dans le système pour affiner les projections et s'assurer que les bons risques sont capturés et évalués.

Les résultats sont pris en compte dans le budget et le calendrier d'un projet pour rendre les résultats plus prévisibles : "Il s'agit d'amortir le choc avant qu'il ne se produise", remarque M. Patel. Il note que le logiciel s'intègre bien à d'autres plateformes utilisées pour le suivi des calendriers et des jalons.

De plus en plus important, Riskonnect est également utilisé pour aider à classer les projets en deux catégories principales : les projets à faible impact et les projets à impact élevé. Les projets de type "light touch" - comme le remplacement de voies ou le revêtement de routes - utilisent le logiciel pour identifier et gérer les risques, mais l'exécution est largement prise en charge par l'équipe de réalisation du projet. Les projets de type "enhanced touch", comme la nouvelle ligne de transit Crossrail, bénéficient de l'expertise des spécialistes des risques de TfL en plus du logiciel.

Les projets dépassant la barre des 15 millions de livres sterling sont généralement considérés comme des projets " enhanced touch ", mais M. Patel souligne que le coût n'est qu'un point de départ. La complexité et la visibilité d'un projet entrent également en ligne de compte : simple, standard, important ou majeur.

"Certains projets de 100 millions de livres sterling sont en fait assez routiniers et peuvent être bien gérés par l'équipe de réalisation du projet grâce à Riskonnect", explique-t-il. "D'un autre côté, certains projets de 5 millions de livres sterling sont extrêmement complexes ou inédits et nécessitent effectivement l'intervention d'un spécialiste. Riskonnect fournit une analyse quantitative détaillée, mais l'interprétation humaine est importante."

Résultats

L'un des premiers projets à utiliser le logiciel Riskonnect a été l'extension de la ligne Jubilee à Canary Wharf. Ce fut un succès retentissant - et l'utilisation de Riskonnect s'est rapidement développée à partir de là. Récemment, TfL a terminé l'extension de la ligne du Nord avant la date prévue et sans dépasser le budget. "La gestion des risques - et Riskonnect - ont joué un rôle important dans cette réussite", note Patel.

"Riskonnect a permis l'émergence d'une culture du risque qui n'existait pas auparavant", ajoute-t-il. "L'organisation considère désormais la gestion des risques comme une valeur ajoutée, et non plus comme un simple exercice à cocher."

Pour TfL, les grandes questions sont toujours de savoir combien un projet va coûter et combien de temps il va prendre. Avec Riskonnect, l'organisation peut utiliser le risque pour faire des estimations plus précises et des résultats plus prévisibles. "Pour la cohérence, la transparence, l'excellence de l'analyse et l'adaptabilité, le logiciel de Riskonnect est absolument essentiel à la gestion des risques de nos projets. Nous ne pourrions jamais revenir à l'époque des feuilles de calcul. Riskonnect détient une mine d'informations dont nous avons besoin pour aller de l'avant."

"Mais le véritable joyau est le partenariat que nous avons construit au fil des ans", dit-il. "Nous nous sommes réunis en tant qu'individus au-delà de nos rôles de gestion des risques et de fournisseur de logiciels - et au-delà du logiciel lui-même - en tant que communauté partageant les meilleures pratiques et montrant aux autres comment réaliser des projets réussis. Nous ouvrons la voie à l'avenir."

Pour en savoir plus sur la gestion des risques liés aux projets, consultez le site Riskonnect. Solution logicielle de gestion des risques liés aux projets.