Comment le ministère de l'éducation du Queensland a transformé ses capacités de reporting et de prise de décision grâce à une vision unique des risques.

INDUSTRIE
Gouvernement et éducation

LOCATION
Australie

NOMBRE D'EMPLOYÉS
85,000

Le troisième plus grand État d'Australie s'appuie sur la solution Riskonnect pour surveiller les risques et la conformité dans les écoles et les bureaux régionaux.

Le département de l'éducation du Queensland fournit des services éducatifs de classe mondiale aux personnes à chaque étape de leur développement personnel et professionnel. À travers ses portefeuilles clés de la petite enfance et de l'éducation, le ministère emploie plus de 85 000 personnes dans tout le Queensland, dans plus de 1 200 sites de travail, y compris les écoles publiques et les bureaux régionaux. En tant que troisième plus grand État, le Queensland représente plus de 20% des inscriptions en éducation dans le pays.

Le défi

Ses enseignants et ses directeurs sont soutenus par une gamme variée de spécialistes, de personnel d'entreprise et de personnel de soutien qui supervisent et gèrent les opérations quotidiennes et stratégiques afin de garantir le bon fonctionnement de l'organisation.

Avec un nombre aussi important d'employés et d'étudiants à travers l'État, le ministère doit veiller à se prémunir contre tout événement indésirable susceptible d'affecter sa communauté sur le plan financier et social, ainsi que de préserver le bien-être des individus.

Au cours des cinq dernières années, le nombre et la complexité des risques qui doivent être gérés dans l'ensemble de l'organisation pour atteindre cet objectif ont considérablement augmenté, ce qui fait que l'équipe de gestion de l'entreprise est responsable d'une série de risques départementaux de nature et de priorité différentes.

Les risques peuvent aller de la prise en charge d'une forte croissance démographique (dans le sud), aux problèmes d'isolement des villes éloignées (enseignement à distance dans le nord), aux attaques de crocodiles dans le nord de l'État, en passant par les événements météorologiques tels que les cyclones qui obligent à fermer les écoles de l'État et les risques d'inondation qui en découlent. Reconnaissant l'importance d'une gestion solide des risques, le ministère a investi dans la solution Project Risk Manager de Riskonnect.

Non seulement la solution de Riskonnect a répondu à nos exigences, mais la PRM était intuitive et correspondait à la nouvelle façon dont nous parlions du risque. Elle nous permet de visualiser les risques différemment.

Robyn Albury, Directeur exécutif, Stratégie de gouvernance et planification

Une vision unique du risque dans un cadre de gestion d'entreprise

Alors que les systèmes de gestion en place reposaient de plus en plus sur des feuilles de calcul Excel, l'équipe a constaté que le processus lourd en texte utilisé pour superviser et contrôler les risques ne correspondait pas à son nouveau cadre de gestion et à ses nouvelles procédures. En outre, l'équipe trouvait difficile d'interpréter la valeur des risques, de surveiller les tolérances et les tendances et de faire des rapports et de communiquer à ce sujet.

Robyn Albury, directrice exécutive de la gouvernance, commente : "Nous avons commencé à chercher comment communiquer les risques de manière logique aux décideurs de haut niveau. Nous sommes partis d'une base de processus de qualité et avons créé un cadre de gestion des risques plus facile à comprendre. En conséquence, nous avons changé notre langage et la façon dont nous voulions discuter et rendre compte des risques - et les feuilles de calcul contenant plus de 800 risques ne correspondaient plus à cette façon de travailler. En conséquence, nous avons changé notre langage et la façon dont nous voulions discuter et rendre compte des risques - et les feuilles de calcul avec plus de 800 risques ne correspondaient plus à cette façon de travailler. L'équipe chargée des risques d'entreprise a défini ses besoins et, après avoir invité plusieurs entreprises à soumissionner, a choisi Riskonnect pour son expertise dans le domaine de la GRC, et plus particulièrement pour sa solution de gestion des risques, Project Risk Manager (PRM). Nous avons des processus d'achat très spécifiques qui définissent nos besoins en détail. Non seulement la solution de Riskonnect a répondu à ces besoins, mais PRM était intuitive et correspondait à la nouvelle façon dont nous parlions du risque. Elle nous permet de visualiser les risques différemment - ce qui nous aide à avoir des conversations différentes sur les actions et les contrôles que nous avons mis en place."

Nous pouvons calculer le nombre de risques, les catégoriser et observer les tendances, ce qui nous aide à communiquer avec les cadres supérieurs sur leur profil de risque.

Nikki Tran, Directeur intérimaire, Risques et politiques

Données sur les risques partagées dans toute l'organisation

Un autre avantage clé du choix de Riskonnect était que, en tant que solution basée sur le cloud, elle permet aux gestionnaires des sept bureaux régionaux, ainsi qu'à l'équipe centrale de gestion des risques de l'entreprise, d'utiliser le même système. Après le déploiement initial auprès des utilisateurs centraux, le ministère a déployé une deuxième vague de licences Risk Express, conçues pour les utilisateurs professionnels.

Les responsables de l'ensemble de l'organisation gèrent désormais activement les risques et les mettent à jour sur une base trimestrielle, tandis que l'équipe chargée des risques d'entreprise procède à l'interrogation et à l'établissement de rapports sur les tendances, les contrôles et les actions pour l'équipe de direction.

Nikki Tran, directrice par intérim de la division Risques et politiques, commente : "L'utilisation de PRM nous a aidés à modifier nos conversations avec les propriétaires de risques. Il est plus facile pour eux de présenter les risques visuellement et pour nous d'interroger les données et de donner notre avis. Nous pouvons voir la probabilité et les conséquences de risques particuliers, rendre compte des contrôles en place et des actions entreprises.

Avant, nous n'avions pas de contrôles et d'actions documentés - maintenant nous avons cette visibilité et pouvons l'utiliser pour des domaines d'activité et des propriétaires spécifiques. C'est logique et aligné sur nos processus, étayé par des données pertinentes. Nous pouvons calculer le nombre de risques, les catégoriser et observer les tendances, ce qui nous aide à communiquer avec les cadres supérieurs sur leur profil de risque."

Nous pouvons désormais présenter efficacement des rapports de conformité complets au conseil d'administration. En utilisant une approche basée sur les risques, il est facile d'identifier les contrôles et les actions nécessaires qui sont alignés sur nos politiques pour répondre à nos obligations légales.

Robyn Albury, Directeur exécutif, Stratégie de gouvernance et planification

Assurer la conformité grâce à une approche fondée sur le risque

Le contrôle de la conformité a également été un avantage important de l'utilisation de la PRM.

Le ministère a maintenant mis en œuvre une approche fondée sur le risque pour gérer la conformité, en identifiant les cas où les obligations ont été respectées, les personnes responsables et les cas où des mesures doivent être prises. L'équipe a introduit un profil de risque d'urgence - aidant à identifier les risques, à résumer les contrôles et à suivre les actions que les personnes possèdent.

Albury a déclaré : "Nous pouvons désormais présenter efficacement des rapports de conformité complets au conseil d'administration. En utilisant une approche basée sur les risques, il est facile d'identifier les contrôles et les actions nécessaires qui sont alignés sur nos politiques pour répondre à nos obligations légales. Dans le passé, nous aurions pu avoir des actions listées sur plusieurs années contre certains risques, sans pouvoir suivre les progrès ou les résultats. Désormais, nous pouvons suivre et évaluer ce que les propriétaires des risques font pour atténuer les risques et assurer la conformité, ce qui nous donne une bien meilleure vue d'ensemble des risques. Nous pouvons commencer à associer l'évaluation des risques à des facteurs externes qui se produisent réellement, à prendre des mesures et à établir des rapports à leur sujet."

Par exemple, l'équipe chargée des risques a désormais une bonne visibilité des risques liés à la santé et à la sécurité sur le lieu de travail dans une région rurale particulière, qui se situe actuellement en dehors de la tolérance convenue.

La raison en est qu'un grand nombre d'enseignants se rendent dans différentes écoles de la région et passent de longues périodes de temps, parfois jusqu'à 10-12 heures, à conduire pour enseigner la musique et d'autres matières spécialisées. Cela présente des risques potentiels pour leur santé et leur sécurité, qui doivent être traités par des contrôles et des actions appropriés afin de répondre aux exigences législatives.

Albury a déclaré : "En examinant les chiffres de notre audit interne sur chaque école de la région, nous avons pu identifier que 39% des écoles ont une violation de la santé et de la sécurité au travail ou des problèmes de non-conformité. En utilisant les contrôles et les données que nous avons mis en place dans PRM, nous pouvons maintenant approfondir et identifier le risque, le propriétaire et ce qu'il fait à ce sujet.

Nous pouvons facilement dire à notre conseil d'administration d'où vient la notation - quel secteur la voit et identifier pourquoi elle est hors tolérance."

PRM a transformé notre capacité de reporting et notre prise de décision. Elle nous présente une belle histoire - ou nous aide à cibler les domaines qui nécessitent l'attention de notre conseil de direction. Il nous offre une transparence totale et une vue unique des risques dans toute l'organisation.

Robyn Albury, Directeur exécutif, Stratégie de gouvernance et planification

Une meilleure compréhension pour de meilleures décisions

Dans l'ensemble, la PRM permet à l'équipe de gestion des risques de l'entreprise de disposer des faits au bout des doigts et de les interpréter pour mettre en évidence les problèmes, les actions ou les succès.