Sistemas de información para la gestión de riesgos (RMIS) se desarrollaron inicialmente como una forma de que las organizaciones consolidaran los datos de múltiples fuentes en una sola plataforma. Esto significaba que sus incidentes y siniestros se comunicaban directamente a su compañía o TPA, y una vez al mes, la compañía/TPA le devolvía electrónicamente esos datos para que los descargara en un Aplicación RMIS. Una vez cargados todos los datos en el RMIS, se podían ejecutar informes consolidados en hojas de cálculo para hacer un seguimiento de los recuentos de pérdidas y de los datos financieros durante un periodo de tiempo determinado. En aquella época, este flujo de trabajo se consideraba vanguardista.

Hoy en día, los gestores de riesgos necesitan hacer un seguimiento de mucho más que los recuentos históricos y los datos financieros. Necesitan tendencias y análisis en tiempo real de todos los incidentes que se produzcan, no sólo de los siniestros reales que se presenten. Así que la pregunta es: ¿cómo se pueden obtener datos más inmediatos y detallados si se utiliza un transportista/TPA para administrar y gestionar los siniestros?

La respuesta se puede encontrar con su RMIS. Puede utilizar su RMIS como vehículo principal de admisión en lugar del transportista/TPA. El RMIS puede exportar los datos necesarios al transportista/TPA con la frecuencia que se considere necesaria. El transportista/TPA puede entonces devolver los datos financieros, las notas y otros datos de gestión de siniestros al RMIS con el proceso estándar de actualización de datos.

Este flujo de trabajo actualizado ofrece numerosas ventajas y permite reducir los costes:

  • Notificación inmediata de nuevos incidentes - Se obtiene una visibilidad inmediata de los eventos en cuanto se envían. El envío también puede desencadenar automáticamente notificaciones a diferentes partes internas y externas basadas en datos específicos del evento. Y en el caso de los sucesos más graves, puede tomar medidas inmediatas para mitigar la exposición a las pérdidas y mantener los costes bajos.
  • Seguimiento de todos los incidentes - La función principal de su transportista/TPA es gestionar las reclamaciones. Si usted admite el uso de su RMIS, puede exigir que se introduzcan todos los incidentes -incluidos los cuasi accidentes- para mejorar la tendencia y la prevención de futuros accidentes.
  • Ahorro de costes por registro - Los transportistas/TPA suelen cobrar por registro. Si usted recibe sus incidentes a través del RMIS, puede controlar qué registros se envían al transportista/TPA. Por ejemplo, usted no exportaría los incidentes o los cuasi accidentes a la compañía/APT, pero utilizaría esos datos para establecer tendencias dentro del RMIS.
  • Datos más sólidos - Usted puede controlar qué datos se toman, cuáles se requieren y en qué formato se reciben. Es posible que el transportista/TPA no capte todos los datos que usted necesita para comprender los detalles de su siniestro. Su trabajo consiste simplemente en evaluar la cobertura y pagar el siniestro lo más rápidamente posible por el menor valor en dólares. Las organizaciones suelen querer conocer mejor todos los sucesos para aplicar procedimientos que eviten que se repitan sucesos similares.
  • Datos más precisos - Si se utiliza un centro de llamadas para la recepción de incidentes, lo que se dice por teléfono no siempre se introduce con precisión en el sistema. En cambio, una herramienta de notificación electrónica introduce los datos directamente en la fuente, con lo que se eliminan las discrepancias de interpretación. Los datos capturados son los que usted necesita.
  • Flujos de trabajo de múltiples transportistas/TPA - Si tiene varios transportistas/TPA, puede automatizar qué incidentes se envían a cada transportista/TPA en función de la información introducida a través de la herramienta de admisión.

Si está interesado en implantar este flujo de trabajo, explore sus opciones con su proveedor de RMIS y su compañía aérea/TPA. No obstante, hay que tener en cuenta algunos aspectos para determinar si este flujo de trabajo le conviene:

  • ¿Beneficiará el nuevo flujo de trabajo a su organización? Debe mitigar su propio riesgo, a menos que ya tenga un programa de costes garantizados con su actual aseguradora/TPA. Averigüe con su transportista/TPA qué ahorro de costes podría esperar de la modificación de los flujos de trabajo existentes y qué coste le supondría la implantación de un nuevo flujo de trabajo y determine si el coste neto es aceptable.
  • ¿Puede su aseguradora/TPA consumir los incidentes electrónicos? La mayoría de los sistemas actuales tienen la capacidad de exportar e importar datos electrónicamente con una intervención humana nula o mínima, así que confirme que el sistema de su compañía o TPA puede acomodarse a ello.
  • ¿Puede su actual RMIS soportar la frecuencia de exportación requerida por su organización y la compañía aérea/TPA? Hoy en día, todo el mundo quiere enviar y recibir información lo más rápidamente posible. ¿Necesita su transportista/TPA información diaria, cada hora o incluso en tiempo real? Entonces podrá determinar si su RMIS actual puede soportar esa frecuencia.
  • ¿Está preparado para diseñar el flujo de trabajo de entrada? Usted es responsable de determinar qué debe incluirse en el cuestionario de admisión, así como de probar e implementar internamente el proceso modificado. A la hora de evaluar lo que debe incluirse en el formulario de admisión, el guión actual de su compañía o TPA puede ser un buen punto de partida, o puede que ya disponga de un formulario en papel para la recopilación inicial de datos. Su proveedor de RMIS también debería tener algunos formularios estándar para empezar, y puede consultar con usted en el proceso de diseño. En cualquier caso, prepárese para invertir el tiempo necesario en diseñar y probar el flujo de trabajo de admisión para garantizar el éxito.

En resumen, una inversión inicial relativamente pequeña puede tener una recompensa duradera en términos de precisión, puntualidad y exhaustividad de sus datos sobre siniestros e incidentes, lo que puede suponer una reducción de los costes. Lo mejor de todo es que la tecnología ya forma parte de su RMIS. ¿A qué está esperando?