Datenqualität ist alles: 12 Fragen, die Sie RMIS-Anbietern stellen sollten

Von Jay Walkington, stellvertretender Direktor, Datendienste bei Riskonnect

Ihr Unternehmen hat sich auf den Weg gemacht, eine neue RMIS-Lösung auszuwählen. Die Suche nach Anbietern auf dem Markt, um eine umfassende Lösung zu finden, die Ihre Anforderungen erfüllt, kann eine entmutigende Aufgabe sein. Während Sie sich bei Ihrer Suche auf die Funktionalität, die Merkmale, die Konfigurierbarkeit und die Benutzeroberfläche konzentrieren, sollten Sie die entscheidende Bedeutung Ihrer Daten, die in dem neuen System gespeichert werden, nicht übersehen. Datenkompetenz, Datenqualität und Datensicherheit sind Schlüsselfaktoren für den Erfolg Ihres Unternehmens und beeinflussen wichtige finanzielle und nicht-finanzielle Entscheidungen auf Schritt und Tritt. Zu den Folgen von Datenproblemen können ungenaue Berichte, unzulässige Zahlungen, Verzögerungen bei Geschäftsprozessen, fehlerhafte Entscheidungen oder sogar Geldstrafen für Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften gehören. Im Folgenden finden Sie 12 Fragen, die Sie Ihrem potenziellen RMIS-Anbieter stellen sollten, um die kritischen Fähigkeiten im Bereich der Datenqualität zu bewerten.

1. Welchen Ansatz verfolgen Sie bei der Datenqualität?

Versicherungsdaten können chaotisch sein. Ansprüche und detaillierte Transaktionen können durch Übernahmen, Systemmigrationen, Tabellenkalkulationen, alte Ansprüche, Eingaben, manuelle Dateneingabe und unterschiedliche Geschäftsregeln der Datenanbieter ein Eigenleben entwickeln. All diese Faktoren können zu Dateninkonsistenzen und/oder fehlerhaften Daten führen, die sich auf Ihre Geschäftsprozesse und Ihr Berichtswesen auswirken. Wie geht Ihr Anbieter mit diesen Problemen um, wenn sie während der Datenimplementierung auftreten? Behandelt er die Daten als Durchlauf, so dass sich diese Probleme möglicherweise weiter ausbreiten, oder verfügt er über eine dokumentierte Strategie zur Behebung von Datenausfällen, zur Benachrichtigung von Datenanbietern und zur Normalisierung von Daten über mehrere Datensätze hinweg? Sprechen Sie mit Ihrem Anbieter über seinen Ansatz und stellen Sie sicher, dass Sie genau verstehen, wie fehlerhafte Daten Ihre Geschäftsentscheidungen beeinflussen können.

2. Welche Standard-Datenschnittstellen bieten Sie an?

Standardschnittstellen können ein wichtiger Faktor für die Reduzierung von Kosten und Implementierungszeiträumen sein. Informieren Sie sich über die vollständige Bibliothek der Standarddatenschnittstellen, die ein Anbieter bereitstellt, und über seine Pläne, diese Standardangebote in Zukunft zu erweitern. Ebenso wichtig ist der Ansatz des Anbieters, diese Standards beizubehalten, wenn die Datenanbieter ihre Layouts in Zukunft erweitern. Auch wenn Sie sich auf Ihre bestehenden Anforderungen an Datenschnittstellen konzentrieren, sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters Ihre potenziellen zukünftigen Anforderungen nicht aus den Augen verlieren.

3. Welche Art von Dokumentation bieten Sie für Standard-Datenschnittstellen an?

Vergewissern Sie sich, dass Ihr Anbieter eine detaillierte Dokumentation über seine Standards zur Verfügung stellt. Auch wenn frühere Erfahrungen mit einem Datenanbieter von Vorteil sind, bedeutet dies nicht unbedingt, dass er über einen umfassenden Standard verfügt. In einer detaillierten Dokumentation wird klar und deutlich dargelegt, was im Standardangebot enthalten ist – und was noch wichtiger ist – was nicht enthalten ist.

4. Haben Sie eine API-Strategie, da sich die Technologien zur Datenübertragung weiterentwickeln?

Batch-Datenübertragungen (SFTP) sind seit über zwanzig Jahren der Standard in der Versicherungsbranche, aber das ändert sich jetzt rapide. Da die Kunden immer anspruchsvoller werden, steigt der Bedarf an einem Echtzeit-Datenaustausch über APIs in der gesamten Branche. Ihr Anbieter sollte über eine klar definierte Strategie verfügen, die sowohl einen Standard- als auch einen individuellen Implementierungsansatz umfasst. Sprechen Sie mit Ihrem Anbieter auch über seine strategischen Partnerschaften mit Datenanbietern und Rating-Agenturen, um sich für die Zukunft zu wappnen.

5. Welche Sicherheitszertifizierungen haben Sie?

In der heutigen Zeit ist die Datensicherheit von größter Bedeutung. Geldstrafen und – was noch wichtiger ist – Reputationsrisiken aufgrund von Datenschutzverletzungen oder anderen Cyber-Vorfällen können für Ihr Unternehmen verheerend sein. Prüfen Sie die Sicherheitsdokumentation Ihres Anbieters zusammen mit Ihrer internen IT-Abteilung gründlich, um zu verstehen, welche Maßnahmen er ergreift und wer Zugriff auf Ihre Daten hat. Achten Sie auf die Sicherheitszertifizierungen der einzelnen Anbieter und machen Sie sich ein Bild davon, was jeder Schutz bietet. Geben Sie sich in diesem Bereich nicht mit dem bloßen Minimum zufrieden, selbst wenn es die Anforderungen Ihres eigenen Unternehmens erfüllt. Die Zertifizierungen und die allgemeine Datensicherheit entwickeln sich ständig weiter. Daher ist es wichtig, dass Sie wissen, wie der Anbieter Ihre Daten jetzt und in Zukunft schützen will.

6. Welche Dateiformate unterstützen Sie?

ASCII delimited/fixed oder MS Excel sind gängige Formate für Dateiübertragungen. Viele Datenanbieter senden jedoch auch Daten in XML, JSON, MS Access, binär, SQL Server-Backups, Oracle-Backups und vielen anderen Dateiformaten. Jeder Datenanbieter hat ein bevorzugtes Format für die Übermittlung von Daten. Vergewissern Sie sich zumindest, dass der von Ihnen gewählte Anbieter diese speziellen Dateiformate akzeptieren kann. Ist dies nicht der Fall, kann es sein, dass Ihnen der Datenanbieter zusätzliche Gebühren für die kundenspezifische Entwicklung und für kundenspezifische Datenextrakte in einem anderen Format in Rechnung stellt. Außerdem müssen Sie den zusätzlichen Zeitaufwand und die Wartung eines benutzerdefinierten Prozesses in die Gesamtkosten des Projekts einkalkulieren.

7. Welche verschiedenen Arten von Plattformumgebungen werden Sie für uns pflegen?

Als bewährtes Verfahren sollte Ihr Anbieter mindestens zwei getrennte Umgebungen unterhalten: UAT und Produktion. Die Daten sollten in einer aktuellen UAT-Umgebung geladen, getestet und genehmigt werden, bevor sie in die Produktion überführt werden. Dieser Schritt wird oft von Anbietern geopfert, um die Implementierung der Daten zu beschleunigen. Die Beibehaltung dieser Sicherheitsvorkehrungen verringert jedoch die Risiken für Ihre Produktionsdaten/Benutzer/Arbeitsabläufe erheblich.

8. Wie wollen Sie unsere Daten während der Implementierung verwalten?

Versicherungsdaten sind komplex, und die Datenanbieter betrachten und strukturieren die Daten in der Regel unterschiedlich. Dies ist besonders wichtig, wenn es um die Finanzdaten von Schadensfällen und die entsprechenden detaillierten Transaktionen geht. Das Verständnis der eingehenden Daten, die Zuordnung von Datenelementen und Finanzdaten und die Entwicklung der Logik zur ordnungsgemäßen Konvertierung von Daten in eine Plattform sind hoch spezialisierte Fähigkeiten. Die korrekte und effiziente Kodierung dieser Konvertierungslogik ist eine weitere Spezialität. Stellt der Anbieter Personal speziell für diese Fähigkeiten ein – oder verlässt er sich auf einen Tausendsassa-Ansatz? Wenn diese speziellen Fähigkeiten erkannt und berücksichtigt werden, führt dies in der Regel zu einem qualitativ hochwertigeren Produkt und einer kürzeren UAT-Zeitspanne. Außerdem werden so während des gesamten Lebenszyklus der Datenkonvertierung Kontrollen und Ausgleiche geschaffen.

9. Wie viele Stunden veranschlagen Sie für unsere Beteiligung an den datenbezogenen Implementierungsaktivitäten und welche Aufgaben werden wir haben?

Je nach Anbieter können sich Ihre Aufgaben drastisch unterscheiden. Bietet Ihr Anbieter einen kompletten Datenservice an oder überträgt er Ihnen einen Teil dieser Aufgaben? Besprechen Sie mit Ihrem Anbieter im Detail, welche Aufgaben Sie übernehmen werden, z.B. die Zuordnung von Feldern, Orten und Codes, die Behebung von Codefehlern, die allgemeine Datenbereinigung, UAT und die laufende Datenverarbeitung. Ihre Zeit ist ein wertvolles Gut. Machen Sie sich klar, in welchem Umfang Sie sich engagieren werden, wie sich dies mit der bestehenden Arbeitsbelastung Ihres Teams vereinbaren lässt, ob Ihre Teammitglieder über die richtigen Fähigkeiten verfügen, um bestimmte Aufgaben auszuführen, und welche Auswirkungen es auf die Kontinuität hat, wenn eine Person Ihr Unternehmen verlässt. Vergewissern Sie sich, dass diese Punkte in die Gesamtkosten der Dienstleistungen, die Sie implementieren möchten, einfließen.

10. Haben Sie definierte und transparente QA- und UAT-Prozesse?

QA- und UAT-Aufgaben können eine Implementierung leicht zum Scheitern bringen, wenn sie nicht ordnungsgemäß und nach einem geplanten Ansatz durchgeführt werden. Bevor Sie mit der UAT beginnen, sollte der Anbieter einen gründlichen QA-Prozess durchführen, um sicherzustellen, dass die Daten ordnungsgemäß in die Spezifikationen konvertiert werden. Es ist wichtig zu beachten, dass die Person, die die Datenschnittstelle erstellt hat, nicht dieselbe Person sein sollte, die die Qualitätssicherung durchführt. Welche Berichte, Dokumente und Checklisten können Sie nach Abschluss der QS des Anbieters erwarten, um Ihnen bei Ihren UAT-Bemühungen zu helfen? Wenn Sie die Prozesse und die Detailgenauigkeit eines Anbieters verstehen, können Sie bei der Implementierung unzählige Stunden einsparen.

11. Haben Sie einen Standard-Backout-Prozess (Wiederherstellung) für den Fall, dass beim Laden von Daten Probleme auftreten?

Die Anbieter sollten über Sicherheitsvorkehrungen verfügen, um sicherzustellen, dass die Daten ordnungsgemäß geladen werden. Es kann jedoch vorkommen, dass Daten, die in das System geladen wurden, zurückgesetzt werden müssen. Ist der Prozess des Anbieters in diesen Fällen automatisiert oder manuell? Wenn er manuell erfolgt, ist er klar definiert, um andere Teile des Systems oder Benutzer nicht zu stören? Wenn Sie auf Notfälle vorbereitet sind, können Sie ernsthafte Probleme vermeiden, wenn diese Situationen eintreten.

12. Sind die Geschäftsregeln für alle in die Plattform eingegebenen Daten konsistent?

Jeder Anbieter definiert die Geschäftsregeln für Daten, die in seine Plattform eingegeben werden. Dies kann viele Formen annehmen, z. B. Pflichtfelder, Code-Validierungen, aufeinanderfolgende Daten (Verlust, Bericht, Abschluss, Wiedereröffnung), Finanz-/Statusabgleich usw. Diese Geschäftsregeln müssen konsistent sein, unabhängig davon, ob die Daten über das Front-End, über eine Batch-Schnittstelle (SFTP) oder über eine API eingegeben werden. Wenn Sie mit einer der Antworten des Anbieters nicht zufrieden sind, suchen Sie sich einen anderen Anbieter, der Ihnen das bieten kann, was Sie brauchen. Seien Sie vor allem gründlich bei Ihren Fragen. Wenn Sie in dieser Phase etwas übersehen oder verharmlosen, könnte sich das später als Nachteil erweisen. Wenn Sie die Genauigkeit und Konsistenz der Daten in der von Ihnen gewählten Plattform sicherstellen, wird sich dies in den kommenden Jahren auszahlen.

Wenn Sie bereit sind, eine Ausschreibung für ein RMIS zu erstellen, beginnen Sie mit dieser Liste der wichtigsten RMIS-bezogenen Fragen und erfahren Sie mehr über die Datenumwandlungsdienste von Riskonnect.