Die Implementierung wirksamer Kontrollen ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Risikomanagementprogramms. „Kontrollen“ sind Maßnahmen, die eine Organisation ergreifen muss, um Risikostufen erfolgreich zu minimieren, zu mindern oder zu verwalten, wodurch sie innerhalb ihrer Risikobereitschaft agieren können.
Der Aufbau und die Implementierung eines flexiblen Risiko- und Kontrollrahmens ist die effektivste Methode zur Risikominderung. Dieser Ansatz hält „Risiken“ im Einflussbereich des Managements, und der Rahmen kann entsprechend angepasst werden, um die Sensibilität einer Organisation gegenüber einem bestimmten Risikofaktor widerzuspiegeln.
Dieser Blog konzentriert sich auf die Bedeutung von „Kontrollen“ in einem Risikomanagementprogramm und hebt die Notwendigkeit hervor, diese den relevanten Risiken zuzuordnen. Er untersucht, warum Ihr Unternehmen regelmäßige Kontrollprüfungen und -tests durchführen muss, um die Wirksamkeit der Kontrollen sicherzustellen, zeigt, wie Risikostufen innerhalb Ihrer Risikobereitschaft gehalten werden können, und erklärt, wie Unternehmen Betriebsdaten nutzen können, um die Auswirkungen und Wirksamkeit von Kontrollen zu bewerten.
Kontrollarten verstehen
„Kontrollen“ zur Senkung der Risikostufen können in vielen Formen und Ausprägungen auftreten. Viele Unternehmen nutzen präventive Kontrollen wie strenge Richtlinien, Prozesse, Verfahrensdokumente oder Sicherheitsausrüstung (wie Antivirenprogramme oder Firewalls), die zur Risikosenkung eingesetzt werden. Einige Risikoarten erfordern detektive Kontrollen wie Audits, Inspektionen, Überprüfungen, Monitoring, Überwachung und Vorfallmeldungen. Einige Kontrollen umfassen korrigierende Maßnahmen wie Patch-Updates, Ursachenanalyse und Schulungen, um zu hohe Risikostufen zu senken. Einige Kontrollen erfordern die Vermittlung von Wissen und Anleitungen in Form von Schulungen, Kommunikation und Richtlinienaktualisierungen. Schließlich gibt es auch mindernde Kontrollen zur Risikoübertragung, wie der Abschluss von Versicherungen, die Implementierung von Notfallplänen und Backups sowie die Formulierung von Geschäftskontinuitätsplänen, um operationelle Risiken zu verzögern und sicherzustellen, dass das Geschäft betriebsbereit bleibt.
Vor der Implementierung von „Kontrollen“ müssen Organisationen alle möglichen Arten von Kontrollmaßnahmen berücksichtigen und bestimmen, welche für jedes Risiko am effektivsten und praktischsten sind. Risikomanager sollten einen proaktiven Ansatz verfolgen, indem sie Kontrollen auswählen, die das Risiko mindern, bevor es eintritt, anstatt korrigierende Maßnahmen zu implementieren, nachdem ein Schlüsselrisikoindikator (KRI) bereits ein hohes Niveau erreicht hat.
Es gibt mehrere Ansätze, die typischerweise von Unternehmen zur Risikoreduzierung angewendet werden; dazu gehören:
Risikovermeidung: Dieser Ansatz zielt darauf ab, jegliche Exposition gegenüber einem Risikofaktor zu eliminieren, der das Potenzial hat, einen Verlust zu verursachen. Zum Beispiel könnte ein Bauunternehmen beschließen, den Betrieb während eines Gewitters einzustellen, um Schäden an Arbeitern zu vermeiden.
Schadensverhütung: Diese Maßnahme wird von Organisationen eingesetzt, um Verluste wie Betriebsfehler, Betrug oder Diebstahl zu reduzieren und zu verhindern. Beispiele hierfür sind die Installation von Überwachungskameras und die Durchführung regelmäßiger Audits.
Schadensminderung: Diese Kontrollaktivität zielt darauf ab, das Ausmaß eines möglichen Verlusts zu begrenzen. Zum Beispiel würde die Installation einer Sprinkleranlage in einem Lagerhaus und die Einbeziehung von Notausgängen die Verluste, die aus einem Brand resultieren, wahrscheinlich reduzieren.
Risikotrennung: Diese Risikokontrolltechnik begrenzt die Ausbreitung von Aktivitäten und das Risiko über mehrere Standorte. Ihr Hauptziel ist es, die Gesamtintensität des Risikos zu reduzieren. Zum Beispiel der Einsatz einer geografisch verteilten Belegschaft, damit die Produktion bei Problemen in einem Lagerhaus ununterbrochen fortgesetzt werden kann. Weitere Beispiele sind die Anwendung interner Audit-Techniken oder die Beauftragung eines separaten Teams oder einer Einzelperson zur Überprüfung oder Überwachung von Prozessen, um Fehler oder betrügerische Aktivitäten zu erkennen.
Verwendung von „Kontrollen“, um innerhalb Ihrer Risikobereitschaft zu agieren
Konzepte der Risikobereitschaft und -toleranz sind integrale Bestandteile eines effektiven Risikomanagementprozesses. Das Fehlen einer „Risikobereitschaft“ könnte bedeuten, dass die Bemühungen Ihrer Organisation zur Risikominderung fehlgeleitet sind.
Risikobereitschaft und tolerierbare Risikostufen müssen auf Vorstandsebene vereinbart werden. Unternehmen sollten eine Risikobereitschaft festlegen, indem sie ihre aktuelle Risikoexposition analysieren und entscheiden, welche Stufen tolerierbar sind und minimale Auswirkungen auf das Geschäft haben werden, und welche Stufe als zu hoch angesehen und kontrolliert werden muss. Die Risikostufen sollten dann kontinuierlich überwacht werden, und wenn die Risikostufen die vereinbarte Risikobereitschaft überschreiten, können Regeln festgelegt werden, um die relevanten Teams zu benachrichtigen, damit Maßnahmen ergriffen und Kontrollen eingeführt werden können.
Risiko-„Kontrollen“ sind entscheidend, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen seine Risikobereitschaft nicht überschreitet und um es auf einem tolerierbaren Risikoniveau zu halten. Risikokontrollen spielen eine entscheidende Rolle dabei, Organisationen den Betrieb mit bestimmten vorhandenen Risiken zu ermöglichen, während sichergestellt wird, dass es Schutzmaßnahmen gibt, um eine Eskalation dieser Risiken zu verhindern. Unternehmen müssen Risikobereitschaften festlegen, die mit Risikokontrollen verknüpft sind, basierend auf internen und externen Überlegungen, wodurch sie akzeptable Risikostufen bestimmen und eine Reihe aktiver „Kontrollen“ etablieren können, die innerhalb des verfügbaren Budgets und der Ressourcen funktionieren.
Aufbau und Pflege eines Kontrollregisters
Der Aufbau und die Pflege eines Kontrollregisters sind integraler Bestandteil des Risikomanagementprozesses. Ein „Kontrollregister“ ist ein Protokoll, das Unternehmen verwenden, um „Kontrollen“ unternehmensweit zu dokumentieren und zu verfolgen, und es sollte direkt mit dem Risikoregister der Organisation verknüpft sein.
Für jede „Kontrolle“ innerhalb des „Kontrollregisters“ erfassen Unternehmen typischerweise kritische Details, darunter Kontrollname und -beschreibung, Kontrolltyp, Eigentümer, Zweck, das kontrollierte Risiko, wie oft die Kontrolle angewendet wird, der Implementierungsstatus, die Wirksamkeit, die Testfrequenz und alle damit verbundenen Richtlinien oder Nachweise. Daten und Aktionen werden auch bezüglich des letzten Überprüfungsdatums und aller bevorstehenden Überprüfungen oder ausstehenden Aktionen im Zusammenhang mit der Kontrolle erfasst.
Ein „Kontrollregister“ enthält typischerweise mindestens eine Kontrolle für jedes Risiko, das das Unternehmen verwaltet. Einige Risiken können mehrere Kontrollen aufweisen, zum Beispiel zur Bewältigung des Diebstahlrisikos in einem Einzelhandelsgeschäft könnten mehrere Kontrollen wie Videoüberwachung, ein Wachmann und Produktsicherungen vorhanden sein. Alle Kontrollen sollten regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie voll funktionsfähig sind, und Vorfalldaten bezüglich tatsächlicher Diebstahlvorfälle sollten verwendet werden, um festzustellen, ob weitere Kontrollen erforderlich sind.
Die Nutzung von Tools wie einer „Risikomatrix“ und „Berichten zur Geschäftsrisikoanalyse“ beim Aufbau eines Kontrollregisters wird Teams helfen, das Risikoniveau basierend auf Wahrscheinlichkeit und Auswirkung zu visualisieren, wodurch sie feststellen können, wo Kontrollen am dringendsten benötigt werden.
Da Risiken überall um uns herum sind, ist es wichtig, jede Kontrolle zu dokumentieren und sicherzustellen, dass sie mit den Risiken verknüpft sind, die sie mindern sollen. Dies ist nicht nur eine Voraussetzung für ein robustes Risikomanagement, sondern auch nützlich für eine frühzeitige Risikominderung, um Bedrohungen zu bewältigen, bevor sie einen Verlust verursachen. Diese Dokumentation ist auch entscheidend, wenn das Senior Management die Wahrscheinlichkeit und die Folgen von Risiken überprüft, um das Budget für Risikobeseitigungsmaßnahmen festzulegen.
Eine gute Dokumentation der „Risikokontrollen“ Ihrer Organisation und ihrer Wirksamkeit fördert auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Deshalb nutzen viele Unternehmen GRC-Software, um Risikoteams dabei zu unterstützen, den Status und Fortschritt jedes Risikos und der entsprechenden Kontrollen digital zu verfolgen. Diese Plattformen bieten auch Berichts- und Visualisierungstools für Risiken und Kontrollen, um Risikoinformationen und den Kontrollstatus an Stakeholder zu kommunizieren und so ausreichende Daten zur Entscheidungsfindung bereitzustellen.
Regelmäßige Kontrollprüfungen und Wirksamkeitstests
Die Durchführung regelmäßiger Kontrollprüfungen und Wirksamkeitstests hilft Risiko- und Audit-Teams, Schwachstellen im internen Kontrollprogramm zu identifizieren und sicherzustellen, dass jede Kontrolle angemessen konzipiert wurde, um das beabsichtigte Risiko zu mindern.
Die regelmäßige Prüfung von Kontrollen wird durchgeführt, um ein Verständnis für das interne Kontrollumfeld Ihrer Organisation zu gewinnen und beinhaltet die Durchführung verschiedener Verfahren und Prüfungen, um sicherzustellen, dass sie wie beabsichtigt funktionieren. Testmethoden könnten Fragebögen, Beobachtungen, Inspektionen und die Überprüfung relevanter Dokumente und Aufzeichnungen zur Überprüfung der Wirksamkeit umfassen. Nach der Prüfung, wenn die Kontrollen nicht funktionieren oder sich als unwirksam erweisen, müssen neue oder verbesserte Kontrollen eingeführt werden, um das bevorstehende Risiko zu mindern.
Der Zeitpunkt und die Häufigkeit der Kontrollprüfungen hängen von den spezifischen Bedürfnissen der Organisation und der Art der beteiligten Risiken ab. Regelmäßige Kontrollprüfungen sind entscheidend, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und sicherzustellen, dass Kontrollen wie beabsichtigt funktionieren, um die Organisation zu schützen. Fehlgeschlagene oder unwirksame Kontrollen können selbst ein Risiko darstellen.
Operative Daten zur Bewertung der Kontrollauswirkungen nutzen
Sobald die Organisation eine Bibliothek von „Kontrollen“ etabliert hat, ist es wichtig sicherzustellen, dass diese wirksam sind. Daher ist es zusätzlich zu regelmäßigen Kontrollprüfungen und -tests auch wichtig, operative Daten, Risikostufen und protokollierte Vorfälle zu betrachten, um festzustellen, ob die Kontrollen das Risiko tatsächlich innerhalb tolerierbarer Niveaus halten.
Durch die Untersuchung vergangener Vorfälle und operativer Daten können Teams gemeinsame Faktoren identifizieren, die zum Versagen oder zur Ineffizienz einer Risikokontrolle beitragen. Zum Beispiel, wenn Daten zeigen, dass Geräteausfälle nach bestimmten Nutzungsschwellen häufiger auftreten, können Sie Wartungskontrollen planen, bevor diese Punkte erreicht werden, um das Risiko zu reduzieren.
Viele Unternehmen finden GRC-Software nützlich, um die Wirksamkeit von Kontrollen zu verstehen, da sie Datenanalysetools zur Verfolgung der Kontrollleistung bietet. Teams können operative Daten aus anderen Systemen und Datenquellen dank API-Integrationen in Echtzeit innerhalb der Plattform einfach einsehen. Die API-Integration funktioniert, indem die GRC-Plattform mit verschiedenen Geschäftssystemen verknüpft wird. Einmal integriert, können die beiden Plattformen Daten über die APIs hin- und hersenden, um Informationen in Echtzeit auszutauschen. Dies ermöglicht es Teams, Kontrollen operativen Daten, Vorfällen und KRIs zuzuordnen, um ein klares Bild davon zu erhalten, wie das Risiko kontrolliert wird. Das System liefert sofortige Warnungen, wenn Risikostufen steigen oder Kontrollen fehlschlagen, und hebt Probleme hervor, die angegangen werden müssen, bevor die Risikostufen eskalieren. Durch die Nutzung eines solchen Tools können Organisationen die Auswirkungen der Risikokontrolle effektiv bewerten und analysieren, was zu einer verbesserten Risikobewertung und optimierten Entscheidungsprozessen führt.
Kontrollen optimieren, um Kosten und Wirksamkeit auszugleichen
Risikokontrolle ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der von Risikoteams regelmäßige Kontrollprüfungen und -tests zu Verbesserungszwecken erfordert. Risikokontrolle kostet Geld, und da Unternehmen keine unbegrenzten Ressourcen und Budgets haben, müssen sie entscheiden, welche Risiken am kritischsten sind, um die zur Kontrolle erforderlichen Mittel zu bestimmen. Teams sollten regelmäßige Risikobewertungen durchführen und Risikodaten analysieren, um ihre Risiken zu priorisieren und angemessene Ressourcen zu deren Kontrolle zuzuweisen.
Methoden und Tools wie Risikomatrizen, SWOT-Analyse oder Bowtie-Visualisierungen können verwendet werden, um die potenziellen Risikoquellen sowie die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen zu identifizieren, was Unternehmen hilft, die geeigneten Kontrollen zu priorisieren.
Um Kontrollen vollständig zu optimieren und Kosten vs. Wirksamkeit auszugleichen, müssen Risikoteams ihre aktuellen Risikokontrollen analysieren, um deren Stärken und Schwächen sowie die Bedrohungen und Chancen in ihrem Risikoumfeld zu identifizieren.
Wie GRC-Software Kontroll- und Risikomanagement verbessert
GRC-Software bietet Organisationen einen strukturierten Ansatz für Risikomanagement und Kontrollen und bietet eine zentralisierte Plattform für Unternehmen zur Verwaltung von Risiken, Kontrollen und operativer Leistung.
Unternehmen können die Plattform nutzen, um ein digitales Online-Risikoregister aufzubauen und den gesamten Risikomanagementprozess zu automatisieren, einschließlich Online-Risikobewertungsformularen, automatisierter Risikoüberwachung und Workflows zur Formalisierung von Eskalationen, Genehmigungen und mindernden Aktivitäten.
Auf derselben Plattform können Unternehmen auch ein voll funktionsfähiges Kontrollregister einrichten. Jede Kontrolle wird protokolliert und kann leicht dem relevanten Risiko zugeordnet werden. Unternehmen können regelmäßige Kontrollprüfungen und Kontrolltests innerhalb der Plattform durchführen, wobei alle Details vollständig dokumentiert werden. Vorfalldaten und operative Daten werden ebenfalls innerhalb der Plattform gespeichert, wodurch Unternehmen die Risikoexposition basierend auf Live-Betriebsdaten und protokollierten Vorfällen leicht überwachen können. Diese wichtige Zuordnung zwischen Risiken, Kontrollen, Vorfällen und operativen Daten liefert umfassende Einblicke, um das Unternehmen bei der Risikopriorisierung und der Zuweisung von Budget und Ressourcen für Kontrollen und Risikominderungsstrategien zu leiten. Diese Einblicke und Berichtsergebnisse wären bei der Verwendung manueller Risiko- und Kontrollmethoden, die nicht in andere Geschäftssysteme und operative Prozesse integriert sind, nicht verfügbar.
Diese Softwarelösungen bieten wertvolle Dashboards und Berichteinblicke, durch die Unternehmen potenzielle Risiken und Kontrollschwachstellen antizipieren können. Durch die Analyse dieser Berichte können Risikoteams proaktive Maßnahmen implementieren, um Verluste zu minimieren, Risiken zu reduzieren und die Geschäftskontinuität sicherzustellen. Mit Zugriff auf Echtzeitdaten zu Risikostufen können Entscheidungsträger schnell die Wirksamkeit bestehender Kontrollen bewerten und Bereiche identifizieren, die Aufmerksamkeit erfordern. Dies ermöglicht es Organisationen, schnell zu reagieren, Risiken zu mindern und produktive Entscheidungen im Einklang mit ihren Geschäftszielen zu treffen.
Der strategische Wert wirksamer Kontrollen
Wirksame Risikokontrollen, Maßnahmen und Richtlinien unterstützen Organisationen dabei, ihre wichtigsten Risikominderungsstrategien erfolgreich zu überwachen und anzupassen, um sicherzustellen, dass sie ihre Geschäftsziele mit minimalen Unterbrechungen erreichen. Die verschiedenen Arten von Risiko-„Kontrollen“, die Ihre Organisation implementiert, müssen jedoch kontinuierlich überwacht und getestet werden, um strategische Geschäftsziele zu erreichen, Gewinne zu maximieren und einen Wettbewerbsvorteil zu erhalten.
Da das interne und externe Umfeld, in dem Ihre Organisation agiert, jederzeit Änderungen unterliegen kann, ist es entscheidend, Systeme zu schaffen, die Ihrem Risikoteam helfen können, Risikostufen sowie die Wirksamkeit mindernder Kontrollen, Maßnahmen und Richtlinien zu überwachen, damit diese angepasst werden können, wenn sich die Risikolandschaft ändert und neue Risiken entstehen. GRC-Software bietet Organisationen eine Plattform zur effektiven und effizienten Implementierung und Verwaltung ihres Risikokontrollrahmens. Um mehr darüber zu erfahren, wie GRC-Software Ihre Organisation bei der Risikokontrolle unterstützen kann, kontaktieren Sie uns einfach für eine Demo.
