Ihr Unternehmen hat eine neue Risikosoftwarelösung in Arbeit und Sie wurden als Ansprechpartner für die Implementierung benannt. Das sind aufregende Neuigkeiten – zumindest solange, bis Ihnen klar wird, was auf dem Spiel steht. Auf was haben Sie sich da eingelassen? Erfolg oder Misserfolg hängen weitgehend von der Stärke Ihrer Partnerschaft mit dem von Ihnen gewählten Anbieter und davon ab, wie gut Sie auf das Risiko der Softwareeinführung vorbereitet sind. In diesem Sinne finden Sie hier acht Tipps, die Sie auf den Weg zu einer erfolgreichen Implementierung von Risikosoftware bringen: 1. Definieren Sie die Ziellinie, bevor Sie starten – Würden Sie ein Rennen starten, ohne zu wissen, wo die Ziellinie ist? Natürlich nicht, denn Sie würden wahrscheinlich wertvolle Zeit und Energie in die falsche Richtung verschwenden. Wenn Sie eine Implementierung beginnen, ohne die Ziellinie – d.h. die Erfolgskriterien – klar zu definieren, kann dies zu Verzögerungen, Verwirrung und einer Ausweitung des Umfangs führen.
Beginnen Sie mit klar definierten Geschäftsanforderungen, die vollständig auf Ihr Unternehmen abgestimmt sind. Diese Anforderungen bilden die Grundlage für die funktionalen/technischen Spezifikationen, die Kriterien für die Benutzerakzeptanztests und können letztendlich dazu verwendet werden, den Erfolg Ihres Projekts zu messen. 2. Halten Sie sich an die Standards des Anbieters – Auch wenn Sie mit Ihrem aktuellen System und Ihren Arbeitsabläufen zufrieden sind, ist es ein kostspieliger – aber häufiger – Fehler, das neue System nach den alten Methoden zu gestalten. Wenn Sie ein neues System so stark anpassen, dass es Ihr altes System nachahmt, kann dies schwerwiegende Folgen haben, z. B. eine längere Implementierungszeit, einen größeren Umfang, künftige Supportprobleme und die Unfähigkeit, andere zentrale (oder künftige) Standardfunktionen zu nutzen. Die Anbieter investieren zahllose Stunden und Dollars in die Entwicklung konfigurierbarer Standards. Seien Sie also offen dafür, zu erfahren, wie diese Standards Ihre Geschäftsanforderungen erfüllen können. Das Festhalten an einer konfigurierten Version einer Standardlösung wird sich langfristig durch bessere Funktionalität und Support auszahlen. 3. Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren – Gehen Sie nicht davon aus, dass der Anbieter automatisch weiß, was Sie meinen, ohne dass Sie es aussprechen. Wenn es um eine erfolgreiche Implementierung von Risikosoftware geht, gibt es kein Zuviel an Kommunikation.
Diskutieren Sie in den frühen Phasen einer Implementierung alle möglichen Probleme – und scheuen Sie sich nicht, Fragen zu stellen oder Bedenken zu äußern. Selbst scheinbar kleine Probleme können große Auswirkungen auf die Implementierung haben, wenn sie erst in späteren Phasen oder, schlimmer noch, gar nicht angegangen werden. 4. Erfolgreiche Implementierungen von Risikosoftware sind wie eine Ehe – Genau wie bei einer Ehe müssen sowohl Ihr Unternehmen als auch der Anbieter ihren Beitrag leisten, damit die Verbindung erfolgreich ist.
Kommunikation und Vertrauen sind unerlässlich, beide Parteien müssen zur Rechenschaft gezogen werden und es wird harte Arbeit erfordern, damit die Beziehung gedeiht. Wenn sich eine Seite zurückhält, kann es sein, dass ihre Bedürfnisse nicht angemessen berücksichtigt werden, was die Umsetzung gefährden kann. Und wenn die Beziehung zu sehr aus dem Gleichgewicht gerät, könnte es zu einer unangenehmen Scheidung kommen.
5. Ja, Sie brauchen einen designierten Projektmanager – Eine Implementierung kann zwar auch ohne die Rolle des Projektmanagers erfolgreich sein, aber Ihre Erfolgschancen steigen exponentiell, wenn ein Projektmanager beteiligt ist. Die Koordination aller Ressourcen und Aufgaben während einer Softwareimplementierung mit hohem Risiko kann eine mühsame Aufgabe sein. Etwas so Einfaches wie die Planung eines Meetings für mehrere Personen kann sich als schwierig erweisen, wenn die Rolle des Projektmanagers auf mehrere Mitglieder des Implementierungsteams aufgeteilt ist. Ein einziger Ansprechpartner zentralisiert die Kommunikation, strafft alle Implementierungsaktivitäten und hält alle Beteiligten auf Kurs.
6. Seien Sie realistisch in Bezug auf Ihre anderen zeitlichen Verpflichtungen – Die Mitarbeit in einem Implementierungsteam ist vielleicht nur eine von vielen Aufgaben, die Sie zu erledigen haben. Seien Sie realistisch, was die Zeit angeht, die Ihnen für die Implementierung zur Verfügung steht, und informieren Sie den Anbieter – und die Teammitglieder – über andere Verpflichtungen oder Konflikte, die Sie haben, sobald der Basiszeitplan für das Projekt erstellt ist.
7. Ändern Sie den Testprozess nicht zu kurz – So verlockend es auch sein mag, die Tests zu beschleunigen, um Ihren Abgabetermin einzuhalten, ist dies nicht der richtige Ort, um zu sparen. Wenn Sie integrale Benutzerakzeptanztests umgehen oder verkürzen, können Sie sich auf Berge von Problemen nach der Inbetriebnahme, zusätzliche Arbeit und Verzögerungen bei Ihren Geschäftsprozessen einstellen. Die korrekte Durchführung von UAT erfordert Zeit – aber der zusätzliche Aufwand erspart Ihnen später viele Kopfschmerzen.
8. Bereiten Sie sich auf das Unerwartete vor – Egal wie sorgfältig Sie sind, es ist praktisch unmöglich, alle möglichen Risiken zu erkennen und sich darauf vorzubereiten. Etwas Unerwartetes wird zwangsläufig passieren, aber die Auswirkungen hängen davon ab, wie Sie darauf reagieren. Wenn ein unerwartetes Problem die Implementierung zum Scheitern zu bringen droht, arbeiten Sie konstruktiv mit Ihrem Team zusammen, um das Problem zu lösen und voranzukommen. Und wenn Sie den richtigen Anbieter gewählt haben, können Sie gemeinsam alle Überraschungen meistern, die auf Sie zukommen.
